B2B-E-Rechnungspflicht in Spanien ab Oktober 2027: Was Eigenentwicklungen und Altsysteme ändern müssen

Ab dem 6. Oktober 2027 muss jedes Unternehmen in Spanien, dessen volumen de operaciones (der Umsatz nach den Regeln der Mehrwertsteuer) im vorangegangenen Kalenderjahr 8 Millionen Euro überschritten hat, Rechnungen an und von anderen spanischen Unternehmen als strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen, versenden und empfangen. Ab demselben Tag muss es als Käufer der Steuerbehörde melden, wann jede Lieferantenrechnung vollständig bezahlt wurde oder dass sie abgelehnt wurde. Alle anderen folgen am 6. Oktober 2028. Die Uhr läuft seit dem 6. Oktober 2026.

Das PDF, das Ihr System heute per E-Mail verschickt, ist dann nicht mehr die Rechnung. Was Projekte aber kalt erwischt, liegt auf der anderen Seite: Die Kreditorenbuchhaltung muss für jede Lieferantenrechnung, die sie bezahlt, das Zahlungsdatum und das Fälligkeitsdatum melden, und zwar innerhalb von vier Tagen, Wochenenden und landesweite Feiertage nicht mitgerechnet.

Laufen Ihre Rechnungen und Lieferantenzahlungen über ein Standard-ERP, das der Hersteller noch pflegt, ist der größte Teil der Arbeit beim Ausstellen Sache Ihres Anbieters. Fragen Sie auch, was er für die Zahlungsmeldungen liefert, denn das hängt davon ab, wie Zahlungen in Ihrem Treasury erfasst werden.

Dieser Artikel richtet sich an Unternehmen, deren Fakturierung oder Kreditorenbuchhaltung auf etwas läuft, für das niemand ein Update verkauft: eine AS/400-Anwendung, eine alte Navision-Installation, die so weit angepasst ist, dass kein Upgrade mehr geht, eine Fakturierungs-Engine, die Ihr eigenes Team geschrieben hat. Alle Angaben entsprechen dem Stand vom 16. Oktober 2026.

Die Termine

Die Pflicht steht in Artikel 2 bis der Ley 56/2007, neu gefasst durch Artikel 12 der Ley 18/2022, des Gesetzes „Crea y Crece“. Die Einzelheiten regelt das Real Decreto 238/2026, dessen vierte Schlussbestimmung zwei Phasen festlegt, gerechnet ab dem Inkrafttreten der Ministerialverordnung über die öffentliche Lösung:

„a) Doce meses después, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones, calculado conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior. b) Veinticuatro meses después, para el resto de los empresarios y profesionales.“

Diese Verordnung ist die Orden HAC/1028/2026, am 5. Oktober 2026 im BOE veröffentlicht und seit dem 6. Oktober in Kraft. Der Einführungskalender der AEAT macht daraus konkrete Termine:

Private Austauschplattformen haben ab dem 6. Oktober 2027 eigene Pflichten, unabhängig davon, wer ihre Kunden sind. Die öffentliche Lösung der AEAT muss mindestens zwei Monate vor dem ersten Termin verfügbar sein, also spätestens Anfang August 2027.

Zwei Details sind für die Planung wichtig. Die Schwelle wird wie bei der Mehrwertsteuer über „el año natural inmediato anterior“ gemessen, also über das unmittelbar vorangegangene Kalenderjahr: Wörtlich gelesen ist das für den Termin im Oktober 2027 das Jahr 2026, was Ihr Steuerberater bestätigen sollte. Und zwölf Monate lang muss ein Unternehmen über 8 Millionen Euro jeder E-Rechnung ein PDF beifügen, das die Lesbarkeit sicherstellt („que asegure su legibilidad“), es sei denn, der Kunde ist freiwillig und ausdrücklich bereit, die Rechnungen nur im Originalformat zu erhalten („acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original“). Das PDF geht nie an die AEAT.

Wer erfasst ist und wer nicht

Die Pflicht trifft jeden Unternehmer und Freiberufler im Sinne der Mehrwertsteuer, der eine Rechnung ausstellen muss, wenn der Kunde ein Unternehmen mit Sitz, Betriebsstätte oder Wohnsitz in Spanien ist. Die Seite der AEAT zum Anwendungsbereich ergänzt, dass Umsätze erfasst sind, die der Mehrwertsteuer, der IGIC oder der IPSI unterliegen. Die Kanarischen Inseln, Ceuta und Melilla sind also dabei.

Nicht erfasst sind laut derselben Seite:

• Vereinfachte Rechnungen, außer den qualifizierten vereinfachten Rechnungen nach Artikel 7.2 der spanischen Rechnungsverordnung.
• Verkäufe an Verbraucher sowie an Unternehmen, die nicht in Spanien ansässig sind, innergemeinschaftliche Umsätze eingeschlossen.
• Umsätze, die das Wirtschaftsministerium per Verordnung ausnimmt, sowie bestimmte regulierte Tätigkeiten der Strom- und Gasmarktbetreiber und der IATA-Clearingstellen.

Drei Dinge, die keine Ausnahmen sind:

• Teilnehmer am SII. Weder das Dekret noch die Liste der AEAT erwähnen das Suministro Inmediato de Información. Das SII ist Pflicht für alle, die ihre Mehrwertsteuer monatlich erklären, und Artikel 71.3 der Mehrwertsteuerverordnung verpflichtet ein Unternehmen zur monatlichen Erklärung, wenn sein volumen de operaciones, auf dieselbe Weise berechnet, im Vorjahr 6.010.121,04 Euro überschritten hat. Jedes Unternehmen der Welle vom Oktober 2027, das seine Mehrwertsteuer bei der AEAT erklärt, ist also bereits im SII. Damit fällt es nicht unter VERI*FACTU. Unter diese Pflicht fällt es trotzdem.
• Baskenland und Navarra. VERI*FACTU endet an der Grenze der foralen Steuergebiete, diese Pflicht nicht. Laut Dekret wird die öffentliche Lösung auch die Steuerpflichtigen dieser Gebiete bedienen, über Vereinbarungen zwischen ihren Steuerbehörden und der AEAT.
• Gutschriftverfahren und Rechnungsstellung durch Dritte. Wenn der Kunde oder ein Dritter die Rechnung für Sie ausstellt, bleiben die Pflichten bei Ihnen.

Wie das System funktioniert

Es gibt zwei Wege, und Sie können sie kombinieren: private Austauschplattformen und eine kostenlose öffentliche Lösung, die die AEAT betreibt. Private Plattformen müssen sich auf Wunsch eines Kunden kostenlos miteinander verbinden, niemand wird also auf die Plattform eines Kunden gezwungen. Ein Unternehmen, das mit einem Lieferanten nicht vereinbart hat, über eine private Plattform zu empfangen, wird so behandelt, als hätte es die öffentliche Lösung gewählt.

Die Rechnung ist eine strukturierte Nachricht auf Basis des semantischen Modells der EN 16931, in einer von vier Syntaxen: CII, UBL, EDIFACT oder Facturae (Artikel 7.1). Die Präambel des Dekrets ergänzt, dass Peppol BIS auf privaten Plattformen zulässig ist. Die öffentliche Lösung akzeptiert nur UBL.

Egal welcher Weg: Am Ende hat die AEAT jede Rechnung. Ein System, das nicht über die öffentliche Lösung ausstellt, muss ihr „simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL“ senden (Artikel 6.2), also zeitgleich mit der Ausstellung eine originalgetreue elektronische Kopie jeder Rechnung in UBL. Nach der Verordnung wird die Kopie im Feld CopyIndicator gekennzeichnet, enthält keine eingebetteten Dateien und wird abgewiesen, wenn schon eine mit demselben eindeutigen Code existiert; eine abgewiesene Kopie wird korrigiert und erneut gesendet, und das Original bleibt gültig. Der eindeutige Code besteht aus der NIF (Steuernummer) des Ausstellers, Serie und Nummer sowie dem Ausstellungsdatum. Über private Plattformen ausgestellte Rechnungen tragen eine fortgeschrittene elektronische Signatur, und für den Zugriff per Webservice auf die öffentliche Lösung braucht man ein elektronisches Zertifikat.

Der Markt fängt nicht bei null an. Das Wirtschaftsministerium schreibt: „hoy se intercambian ya más de 550 millones de facturas electrónicas al año en España“, schon heute sind es also mehr als 550 Millionen E-Rechnungen im Jahr. Neu ist, dass alle mitmachen müssen und dass die AEAT jede Rechnung und jede Zahlung sieht.

Was ein eigenes System leisten muss

Ausstellen

• Rechnungen als Daten, nicht als Drucklayout. Jede Rechnung muss als strukturierter Datensatz vorliegen, bevor sie versendet wird. In älteren Systemen berechnet oft erst der Report, der die Rechnung druckt, die Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer, und gespeichert wird sie nie.
• Saubere Stammdaten. Die öffentliche Lösung nimmt eine Rechnung nur an, wenn die NIF von Aussteller und Empfänger korrekt ausgefüllt ist. Adressen, Einheiten und Zahlungsbedingungen im Freitext müssen auf Codes abgebildet werden.
• Die spanischen Erweiterungen. Der Anhang der Verordnung ergänzt Felder, die der EN 16931 fehlen: den Einbehalt auf die Einkommensteuer (retenciones), von Dritten ausgestellte Rechnungen, die Lage einer vermieteten Immobilie, die Art der nationalen Steuer sowie Codes für Art und Verfahren einer Korrekturrechnung.
• Ein Zustellweg pro Kunde: eine private Plattform (und welche) oder die öffentliche Lösung.
• Die UBL-Kopie, im Moment der Ausstellung, sofern Sie nicht über die öffentliche Lösung ausstellen. Eine Plattform kann sie für Sie senden; wenn Sie sich direkt anbinden, bauen Sie sie selbst.
• Korrekturen. Die Verordnung erlaubt es, eine Rechnung zurückzuziehen („dar de baja“), wenn der Umsatz nie stattgefunden hat. Andere Fehler folgen den normalen Rechnungsregeln, in der Praxis also Korrekturrechnungen.
• Das Übergangs-PDF zwölf Monate lang, wenn Sie über 8 Millionen Euro liegen.

Empfangen und bezahlen: die größere Hälfte

Hier tut es Eigenentwicklungen weh, weil es Einkauf, Freigabeprozesse und Treasury betrifft und nicht nur eine Rechnungsvorlage.

• Strukturierte Rechnungen empfangen, von einer Plattform oder aus der öffentlichen Lösung, wo ein Empfänger sie jederzeit abrufen kann, direkt oder über einen automatisierten Zugang.
• An den Lieferanten melden. Artikel 10 verpflichtet den Kunden, dem Aussteller mitzuteilen, ob und wann er die Rechnung angenommen oder abgelehnt hat und wann er sie vollständig bezahlt hat, „en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales“, also binnen vier Tagen ohne Wochenenden und landesweite Feiertage. Läuft die Rechnung über die öffentliche Lösung, gilt allein Artikel 12.
• An die AEAT melden. Artikel 12 verpflichtet den Kunden, der öffentlichen Lösung die vollständige tatsächliche Zahlung jeder empfangenen und nicht abgelehnten Rechnung mit ihrem Datum zu melden, „en un plazo máximo de 4 días naturales desde dicha fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales“ (vier Tage ab dem Zahlungstag, ohne Wochenenden und landesweite Feiertage), dazu das Fälligkeitsdatum. Auch Ablehnungen werden gemeldet; wird nichts gemeldet, gilt die Rechnung als angenommen. Das gilt unabhängig davon, welchen Weg die Rechnung genommen hat.
• Das Format. Nach den Artikeln 7 und 8 der Verordnung sind das UBL-Nachrichten vom Typ ApplicationResponse (PAYMENT und REJECTION, jeweils mit Stornierung), gesendet per Webservice unter Angabe des eindeutigen Codes der Rechnung oder einzeln über ein Webformular. Ihre Plattform kann für Sie melden, wenn Sie sie dazu ermächtigen. Fällt die öffentliche Lösung auf Seiten der AEAT länger als 24 Stunden aus, haben Sie nach der Behebung vier Arbeitstage Zeit.
• Das richtige Zahlungsdatum. Die Präambel des Dekrets definiert es als den Tag, an dem der Lieferant tatsächlich bezahlt wird: die Barzahlung, bei einer Überweisung die Belastung des Kontos des Zahlers oder die vereinbarte Verrechnung. „La mera puesta a disposición del proveedor de un mecanismo financiero para adelantar el cobro de la factura no computará“: Ein Finanzierungsinstrument, mit dem der Lieferant früher an sein Geld kommt, zählt nicht. Beim confirming (Reverse Factoring) ist der Tag, an dem die Bank Ihrem Lieferanten eine Vorauszahlung anbietet, also nicht das Datum, das Sie melden.
• Eine Ausnahme. Trägt die Rechnung selbst ein Zahlungsdatum, das am oder vor dem Ausstellungsdatum liegt und dem Datum des Umsatzes entspricht, gilt die Zahlungsmeldung als erfolgt.

Für ein altes Kreditorenmodul bedeutet das neue Daten: eine Verknüpfung von jeder Kontobelastung zurück zu den eindeutigen Codes der Rechnungen, die sie beglichen hat, ein Kennzeichen für vollständig bezahlt, ein gespeichertes Fälligkeitsdatum und eine Warteschlange, die die Nachrichten sendet und fehlgeschlagene Sendungen innerhalb der Frist wiederholt. Eine Überweisung, die dreißig Rechnungen begleicht, wird zu dreißig Zahlungsmeldungen.

Die Daten dienen nicht nur der Steuer. Jedes Jahr im ersten Quartal übermittelt die AEAT dem Observatorio Estatal de la Morosidad Privada (der staatlichen Beobachtungsstelle für Zahlungsverzug) die Angaben für seine Liste der Unternehmen, die im Vorjahr die Zahlungsfristen der Ley 3/2004 nicht eingehalten haben. Die Zahlungsdaten, die Ihr System meldet, sind der Beleg.

Wie sich VERI*FACTU einordnet

Es sind getrennte Regelungen. VERI*FACTU nach dem Real Decreto 1007/2023 stellt Anforderungen an Rechnungssoftware, um Betrug zu verhindern: einen gehashten Datensatz pro Rechnung und einen QR-Code. Die B2B-E-Rechnung legt fest, in welchem Format Rechnungen zwischen Unternehmen übermittelt werden, und regelt die Meldung ihrer Bezahlung. Das Wirtschaftsministerium sagt es so: „se trata de dos medidas diferentes“. Das Dekret verknüpft sie an einer Stelle: Eine verpflichtende E-Rechnung muss aus Systemen stammen, die an Artikel 29.2.j des allgemeinen Steuergesetzes (Ley General Tributaria) angepasst sind, also an die Vorschrift, die VERI*FACTU ausgestaltet.

Für ein Unternehmen über 8 Millionen Euro im allgemeinen Steuergebiet (außerhalb des Baskenlands und Navarras) entscheidet das SII die Frage: VERI*FACTU gilt nicht, der Oktober 2027 schon. Bei einem kleineren Unternehmen zielen beide Projekte jetzt auf denselben Monat. Am 5. Oktober 2026 hat das Finanzministerium angekündigt, die noch ausstehenden VERI*FACTU-Pflichten „hasta octubre de 2028“ zu verschieben, damit sie mit der E-Rechnung für Unternehmen bis 8 Millionen Euro zusammenfallen. Bis zum 16. Oktober 2026 ist keine Norm im BOE erschienen, die das umsetzt, die VERI*FACTU-Termine von 2027 bleiben also verbindlich. Unser Leitfaden zu VERI*FACTU behandelt diese Seite.

Ein Plan bis zum 6. Oktober 2027

Ab Mitte Oktober 2026 bleiben einem Unternehmen der ersten Welle knapp zwölf Monate. Für eine Eigenentwicklung reicht das, wenn die Arbeit in diesem Quartal beginnt.

1. Oktober bis November 2026: Bestandsaufnahme. Jedes System, das Rechnungen an spanische Unternehmen ausstellt, und jedes System, das Lieferantenrechnungen empfängt, freigibt und bezahlt. Lassen Sie sich von Ihrem Berater bestätigen, zu welcher Welle Sie gehören.
2. November 2026 bis Januar 2027: den Weg wählen. Eine private Plattform, eine direkte Anbindung an die öffentliche Lösung oder beides. Fragen Sie eine Plattform, welche Syntaxen sie annimmt, ob sie die UBL-Kopie und die Zahlungsmeldungen für Sie sendet, wie Statusmeldungen zurückkommen und ob es eine Testumgebung gibt.
3. Dezember 2026 bis März 2027: Daten. Prüfung der NIF, strukturierte Adressen, Zahlungsbedingungen als Daten, gespeicherte Aufschlüsselungen der Mehrwertsteuer, die spanischen Erweiterungen, das Mapping auf die EN 16931.
4. Januar bis Mai 2027: Kreditorenbuchhaltung. Eingangsverarbeitung, Ablehnungen, Zahlungsdaten aus den Kontobewegungen, die Warteschlange für die Meldungen.
5. Sobald die AEAT die öffentliche Lösung öffnet, spätestens im August 2027: Ende-zu-Ende-Tests. Die Verordnung überlässt die technischen Spezifikationen dem, was die AEAT in ihrer Sede electrónica veröffentlicht. Halten Sie das Mapping deshalb in einem Modul und rechnen Sie mit Überarbeitungen.
6. September 2027: früh live gehen, mit einigen Kunden und Lieferanten, das PDF parallel dazu.
7. 6. Oktober 2027: Pflicht. Ab dem ersten Tag ist jemand für die Warteschlange der Meldungen verantwortlich.

Für die Welle vom Oktober 2028 gelten dieselben Schritte ein Jahr später. Ihre größeren Lieferanten werden Ihnen ab Oktober 2027 E-Rechnungen schicken, zusammen mit dem PDF, das laut Präambel des Dekrets für alle anderen die Lesbarkeit sicherstellt. Nutzen Sie dieses Jahr, um den Empfang einzuüben.

Was sich noch ändern könnte

• Der Zeitplan ist schon einmal verrutscht. Im März 2026 erwartete das Wirtschaftsministerium die Verordnung „antes del 1 de julio de 2026“, also vor dem 1. Juli 2026. Sie kam im Oktober. Jetzt ergeben sich die Termine aus dem Dekret selbst, und um sie zu verschieben, bräuchte es eine neue Norm.
• Die EU-Bedingung. Die Ley 18/2022 hat ihren Artikel 12 von einer EU-Ausnahme zu den Artikeln 218 und 232 der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie abhängig gemacht. Die Richtlinie (EU) 2025/516, Teil des ViDA-Pakets, hat beide Artikel mit ihrem Inkrafttreten geändert, sodass die Mitgliedstaaten inländische E-Rechnungen ohne Zustimmung des Empfängers vorschreiben können, und die Präambel des Dekrets beruft sich auf sie. Ob damit die Bedingung erfüllt ist, müssen Juristen beurteilen; die Regierung hat weitergemacht, und wir planen nach ihren Terminen.
• Die Spezifikationen. Die Syntax der öffentlichen Lösung kann durch gemeinsame Verordnung der beiden Ministerien geändert werden, und weitere Syntaxen können zugelassen werden.
• Ausnahmen für Branchen. Das Wirtschaftsministerium kann Umsätze per Verordnung ausnehmen, in der Regel befristet.
• Sanktionen. Weder das Dekret noch die Verordnung sehen eigene Bußgelder vor. Das Bußgeld von bis zu 10.000 Euro in Artikel 2 bis.9 der Ley 56/2007 betrifft Unternehmen, die Verbrauchern keine E-Rechnungen anbieten, nicht die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen. Was ein Verstoß im B2B kosten würde, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Wo Sie Hilfe bekommen

Wir bauen die Teile davon, die in Ihrem eigenen Code landen: das Mapping auf die EN 16931 und die UBL-Ausgabe, die Kopie an die öffentliche Lösung, Änderungen an den Stammdaten, die Eingangsverarbeitung bis in die Kreditorenbuchhaltung, die Erfassung der Zahlungsdaten und die Warteschlange für die Meldungen mit ihren Wiederholungsversuchen. Unsere Leistung zur E-Rechnungs-Integration beschreibt, wie diese Arbeit abläuft. Kommt die Pflicht mitten in einer Systemablösung, lesen Sie weiter bei ERP-Modernisierung, und wenn niemand mehr weiß, wie das alte Programm funktioniert, beginnt es mit der Wartung von Bestandssystemen.

Wenn Ihre Rechnungen oder Lieferantenzahlungen über ein System laufen, für das niemand einen Konnektor verkauft, schreiben Sie an office@c9group.dev. Wir sind Ingenieure, keine Juristen oder Steuerberater: Fragen zu Anwendungsbereich und Haftung gehören zu Ihren Beratern, und wir bauen nach deren Antwort.