E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2027: Strukturierte Rechnungen aus eigenen Systemen ausstellen

Ab dem 1. Januar 2027 darf ein deutsches Unternehmen, dessen Umsatz 2026 über 800.000 Euro lag, einem anderen deutschen Unternehmen keine Papier- oder PDF-Rechnung mehr schicken. Die Rechnung muss eine strukturierte E-Rechnung sein: ein Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Ab dem 1. Januar 2028 fällt die Schwelle weg, und die Regel gilt bis auf wenige, eng gefasste Ausnahmen für alle Unternehmen.

Für einen kleinen Betrieb kommt das als Software-Update. Für ein Unternehmen, dessen Rechnungen aus einem eigenen Abrechnungssystem, einer Branchensoftware oder einem über fünfzehn Jahre angepassten ERP kommen, ist es ein Softwareprojekt, und es bleiben rund dreizehn Wochen. Dieser Artikel richtet sich an die zweite Gruppe.

Was das Gesetz sagt

Die Definition steht in § 14 UStG: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Das Format muss der europäischen Norm nach der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen (in der Praxis EN 16931) oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein, sofern sich die erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das dieser Norm entspricht. Ein PDF erfüllt das nicht, so ordentlich es auch aussieht.

Die Pflicht betrifft Leistungen an andere Unternehmer, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Der Übergang ist in § 27 Abs. 38 UStG geregelt:

• Für Umsätze aus 2025 und 2026 darf noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format abgerechnet werden, solange die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt wird.
• Für Umsätze aus 2027 gilt dieselbe Erleichterung bis zum 31. Dezember 2027, aber nur, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
• EDI-Verfahren, die der Norm nicht entsprechen, dürfen für Umsätze aus 2027 mit Zustimmung des Empfängers weiterlaufen, unabhängig von Ihrer Größe.

Drei Details wiegen schwerer, als sie aussehen.

Die Schwelle bemisst sich am Vorjahresumsatz. Ihre Lage im Jahr 2027 hängt an Ihrer Zahl für 2026, die niemand genau kennt, bevor die Bücher abgeschlossen sind. Wenn Sie auch nur in der Nähe von 800.000 Euro liegen, bauen Sie so, als lägen Sie darüber.

Die Erleichterung endet mit einem Versanddatum. Wörtlich gelesen deckt die erste Übergangsregel Papier und PDF nach dem 31. Dezember 2026 nicht mehr ab, auch nicht für Leistungen aus 2026. Wenn Sie über der Schwelle liegen und nachträglich abrechnen, muss schon die Rechnung, die Sie in der ersten Januarwoche für Leistungen aus dem Dezember verschicken, strukturiert sein. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater, aber planen Sie den Go-live nicht für Mitte Januar.

Manche Rechnungen bleiben außen vor: Rechnungen an Verbraucher, grenzüberschreitende Rechnungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, die als Rechnung gelten, Rechnungen von Kleinunternehmern sowie nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen.

Uns ist kein Gesetzentwurf bekannt, der diese Termine verschiebt. Planen Sie so, als blieben sie bestehen.

Empfangen müssen Sie seit 2025. Neu ist das Ausstellen.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung sind dazu unmissverständlich: „Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E-Mail-Postfach.“

Beachten Sie einen Satz in § 14 selbst: Soweit die Pflicht zur E-Rechnung gilt, ist die Zustimmung des Empfängers nicht erforderlich. Ein deutscher Geschäftskunde kann Ihre strukturierte Rechnung also nicht ablehnen.

Das Ausstellen ist ein anderes Problem. Beim Empfang liest ein Werkzeug die Datei eines anderen. Beim Ausstellen ist Ihr System der Urheber: Wenn die Daten an der Quelle falsch sind, kann sie später in der Kette niemand reparieren, und eine Rechnung, die an der Prüfung Ihres Kunden scheitert, bleibt unbezahlt liegen.

Für wen ein Update reicht

Ganz offen: Wenn Sie als kleiner Betrieb aus DATEV, lexoffice, sevDesk oder einem ähnlichen Paket fakturieren, liefert Ihr Anbieter das Format. Prüfen Sie Ihre Stammdaten (USt-IdNr., Kundenadressen, Bankverbindung), schalten Sie die Funktion ein und schicken Sie eine Testrechnung. Dafür brauchen Sie weder ein Projekt noch ein Softwareunternehmen.

Ähnlich ist es bei einem verbreiteten ERP, das noch nah am Standard ist: Der Hersteller oder Ihr Partner liefert die Ausgabe, und die Arbeit besteht aus Konfiguration und Tests.

Der Rest dieses Artikels richtet sich an Unternehmen, deren Rechnungen aus Code kommen, der ihnen selbst gehört, oder aus Code, den niemand mehr pflegt:

• Abrechnungs-Engines in Abo-Plattformen, Marktplätzen und bei Versorgern, die Rechnungen programmatisch und in großer Zahl ausstellen;
• Branchensoftware für Großhandel, Bau, Logistik oder Außendienst, deren Hersteller klein oder langsam ist oder nicht mehr existiert;
• ERP-Systeme, deren Rechnungsausgabe vor Jahren als eigene Druckprogramme, Berichtsvorlagen oder als Serienbrief zum Monatsende neu geschrieben wurde.

Die Formate: EN 16931, XRechnung und ZUGFeRD

EN 16931 ist die europäische Norm. Sie definiert das semantische Datenmodell einer Rechnung (die Felder, ihre Bedeutung, welche Pflicht sind und die Geschäftsregeln zwischen ihnen) und bindet es an zwei XML-Syntaxen, UBL 2.1 und UN/CEFACT CII.

XRechnung ist die deutsche Spezifikation auf Basis der EN 16931, gepflegt von der KoSIT: reines XML in einer der beiden Syntaxen, von öffentlichen Auftraggebern verlangt und zwischen Unternehmen ebenso gültig. Laut der XRechnung-Seite der KoSIT gilt Version 3.0 seit dem 1. Februar 2024 und bleibt mindestens bis zum 31. Juli 2027 gültig. Eine Vorabversion von 4.0 wurde im September 2026 veröffentlicht, die endgültige Fassung wird für das Frühjahr 2027 erwartet. Sie gehen also mit 3.0 live und stellen innerhalb des ersten Jahres um.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem CII-XML. Menschen lesen das PDF, Maschinen das XML. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X, technisch sind die beiden identisch. Das FeRD hat am 4. August 2026 die Version 2.5.2 veröffentlicht. ZUGFeRD gibt es in Profilen (MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED), und die FAQ des Ministeriums akzeptieren ZUGFeRD ab Version 2.0.1 „mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL“.

Bei einer hybriden Rechnung zählt das XML. Die FAQ nennen den strukturierten Teil den „führenden Teil“. Wenn PDF und XML voneinander abweichen, ist das PDF falsch.

Für die meisten deutschen Rechnungsaussteller im B2B ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 der vernünftige Standard, damit Kunden, die Rechnungen noch mit dem Auge lesen, weitermachen können, dazu XRechnung für öffentliche Auftraggeber und alle, die danach fragen. Beides sollte aus einem einzigen internen Rechnungsobjekt entstehen, nicht aus zwei getrennten Codepfaden.

Was sich in Ihrem System ändern muss

Die Rechnung wird zu Daten, nicht zu einem Layout

Viele ältere Systeme bauen die Rechnung erst beim Drucken zusammen: Text, der in eine Vorlage verkettet wird, Summen, die im Bericht addiert werden, der Umsatzsteuerhinweis als fest verdrahteter Absatz. Nichts davon übersteht die EN 16931. Sie brauchen ein gespeichertes Rechnungsobjekt mit allen Feldern, aus dem XML und PDF gleichermaßen erzeugt werden.

Die Felder, die meistens fehlen oder falsch sind:

• Angaben zu den Beteiligten. Strukturierte Adressen mit ISO-Ländercodes und eine USt-IdNr. oder Steuernummer. Adressblöcke im Freitext müssen aufgeteilt werden.
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, als Datenfeld statt als Satz im Rechnungskopf.
• Mengeneinheiten. Jede Menge braucht einen Code aus der UN/ECE-Empfehlung 20 (H87 für Stück, KGM für Kilogramm, DAY für Tag). „Stk.“ und „pauschal“ müssen zugeordnet werden.
• Umsatzsteuer. Jede Position trägt eine Umsatzsteuerkategorie und einen Steuersatz. Die Rechnung enthält je Kombination aus Kategorie und Satz eine Aufschlüsselung, und die Summen müssen auf zwei Nachkommastellen exakt aufgehen. Systeme, die die Umsatzsteuer pro Position runden, scheitern hier.
• Hinweise auf Steuerbefreiung und Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Der Satz unten auf dem PDF wird zu einem Code für die Umsatzsteuerkategorie plus einem Befreiungsgrund.
• Zahlung. Zahlungsart, IBAN und Zahlungsbedingungen in strukturierter Form.
• Referenzen. Die Bestellnummer oder Käuferreferenz, mit der die Kreditorenbuchhaltung Ihres Kunden abgleicht. Wenn Sie sie nie gespeichert haben, fangen Sie jetzt damit an.

Reine Textzeilen („Lieferung wie vereinbart“) sind ein häufiger Stolperstein. In einer strukturierten Rechnung ist eine Position eine abrechenbare Position, solcher Text gehört deshalb in eine Bemerkung.

Berichtigungen, Stornos und Gutschriften

Die FAQ sind eindeutig: Soweit die Pflicht zur E-Rechnung gilt, muss auch eine Rechnungsberichtigung eine E-Rechnung sein, mit der Rechnungsart für eine Korrektur. In der EN 16931 verweist sie über Nummer und Ausstellungsdatum auf die vorangegangene Rechnung, Ihr System muss diese Verknüpfung also als Daten vorhalten.

Achten Sie auf die Begriffe. Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift eine Rechnung, die der Leistungsempfänger nach vorheriger Vereinbarung ausstellt (§ 14 Abs. 2 UStG). Was im kaufmännischen Sprachgebrauch ebenfalls Gutschrift heißt (eine Preisminderung oder eine Stornierung), ist umsatzsteuerlich eine Rechnungskorrektur. Viele Systeme verwenden für beides eine einzige Belegart. Trennen Sie die beiden, bevor Sie sie zuordnen, und wenn Sie gegenüber Lieferanten per Gutschrift abrechnen, behandeln Sie diese Belege als Rechnungen, die Ihr System ausstellt.

Eine Schlussrechnung darf frühere Abschlagszahlungen in einer Anlage auflisten, sofern der strukturierte Teil darauf verweist; die FAQ bestätigen, dass das auch nach 2027 so bleibt.

Prüfung, bevor etwas das Haus verlässt

Die KoSIT veröffentlicht einen quelloffenen Validator, der XML gegen Schemas und Schematron-Regeln prüft, mit einer öffentlichen Konfiguration für XRechnung. Er läuft auf der Kommandozeile, als HTTP-Daemon oder als Bibliothek. Bauen Sie ihn in den Versandweg ein: Jede Rechnung wird vor dem Versand geprüft, und ein Fehler landet in einer Warteschlange, für die eine namentlich benannte Person zuständig ist, mit der Angabe, welches Feld gegen welche Regel verstößt.

Bei ZUGFeRD prüfen Sie das eingebettete XML gegen die Regeln Ihres Profils, den PDF/A-3-Container separat und dass das PDF dieselben Summen zeigt wie das XML.

Übermittlung

Das Gesetz, so die FAQ, „sieht keinen bestimmten Weg vor“. E-Mail mit der Datei im Anhang ist in Ordnung. Ebenso eine API, ein Download-Portal, ein gemeinsamer Speicher innerhalb eines Konzerns oder (das Beispiel des Ministeriums selbst) ein USB-Stick. Peppol ist für inländische B2B-Rechnungen in Deutschland nicht vorgeschrieben.

Die technische Arbeit fällt pro Kunde an: eine Rechnungsadresse, ein bevorzugtes Format und ein Nachweis darüber, was wohin gesendet wurde. Ein erneuter Versand nach einem Fehlschlag enthält dasselbe Dokument mit derselben Rechnungsnummer. Zwei Nummern für eine Leistung sind ein steuerliches Problem, kein technisches.

Archivierung

Mindestens der strukturierte Teil muss „unversehrt in seiner ursprünglichen Form“ aufbewahrt werden, und § 14b UStG legt die Aufbewahrungsfrist auf acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres fest. Speichern Sie genau die Bytes, die Sie gesendet haben, mit einem Hashwert. Planen Sie nicht, Rechnungen später aus der Datenbank neu zu erzeugen: Bis dahin haben sich Daten und Code weiterentwickelt. Dasselbe gilt für E-Rechnungen, die Sie empfangen.

Ein Plan für Oktober bis Dezember 2026

Dreizehn Wochen reichen für einen fokussierten Umbau, wenn die Quelldaten in ordentlichem Zustand sind. Sie reichen nicht, um das Abrechnungssystem zu ersetzen.

Woche 1 und 2: Bestandsaufnahme und Entscheidungen. Listen Sie jede Stelle auf, an der eine Rechnung entsteht, einschließlich manueller Gutschriften, Projektschlussrechnungen und der Tabelle für den einen Großkunden. Prüfen Sie den Umsatz 2026 gegen die Schwelle. Legen Sie das Standardformat fest und entscheiden Sie, ob Sie den Generator selbst bauen oder die Rechnungsdaten an die API eines E-Rechnungs-Dienstleisters schicken.

Woche 2 bis 4: Datenlückenanalyse. Ordnen Sie drei Monate echter Rechnungen Feld für Feld der EN 16931 zu. Markieren Sie, was fehlt, was zu einem Code werden muss und was anders berechnet wird. Hier zeigt sich die tatsächliche Größe des Projekts.

Woche 4 bis 9: Umsetzung. Das Rechnungsobjekt, die Zuordnung, die Erzeugung von XML und PDF/A-3, der Validator im Versandweg, die Fehlerwarteschlange und das Archiv. Parallel bereinigt jemand die Stammdaten und sammelt die Rechnungsadressen der Kunden ein.

Woche 9 bis 11: Nachspielen und Pilot. Lassen Sie die Rechnungen der letzten drei Monate durch den neuen Generator laufen und prüfen Sie jede einzelne. Starten Sie dann einen Pilotbetrieb mit einigen bereitwilligen Kunden und fragen Sie, ob deren Systeme die Dateien lesen können.

Woche 11 bis 13: Einfrieren und Betriebshandbuch. Frieren Sie im Dezember die Änderungen ein. Halten Sie fest, wer für die Fehlerwarteschlange zuständig ist, wie eine Rechnungsberichtigung ausgestellt wird und was passiert, wenn ein Kunde eine Rechnung zurückweist. Januarrechnungen für Leistungen aus dem Dezember fallen bereits unter die Pflicht.

Januar 2027. Go-live, und beobachten Sie die Warteschlange täglich bis über den ersten Monatsabschluss und die erste Umsatzsteuer-Voranmeldung hinaus.

Im Lauf des Jahres 2027. Planen Sie die Umstellung auf XRechnung 4.0, bevor 3.0 seine Gültigkeit verliert, und bringen Sie Konzerngesellschaften unterhalb der Schwelle vor dem 1. Januar 2028 auf denselben Stand.

Wenn Sie spät anfangen, sparen Sie an der Automatisierung, nicht an der Gültigkeit der Ausgabe: Automatisieren Sie zuerst die Rechnungsarten mit hohem Volumen und schicken Sie seltene Belege für ein paar Wochen von Hand über ein E-Rechnungs-Werkzeug.

Wo Sie Hilfe bekommen

Wir bauen die Verbindung zwischen dem System, das Ihre Rechnungen erzeugt, und dem Format, das das Gesetz verlangt: Änderungen am Datenmodell, Zuordnung, Prüfung, Übermittlung und Archiv, in Ihrer Codebasis und gemeinsam mit Ihrem Team. Wie solche Projekte ablaufen, beschreibt unsere Leistung zur E-Rechnungs-Integration; wenn die Pflicht mitten in einen ERP-Wechsel fällt, lesen Sie die Seite zur ERP-Modernisierung. Den größeren Kalender finden Sie in unserem Leitfaden zur EU-Digital-Compliance 2026.

Wir sind Ingenieure, keine Steuerberater: Fragen zum Anwendungsbereich gehören zu Ihrem Steuerberater, und wir bauen nach seiner Antwort. Sagen Sie uns, was Ihre Rechnungen heute erzeugt und wie viele ungefähr pro Monat hinausgehen: Schreiben Sie an office@c9group.dev.