ERP-modernisering en SAP ECC-exit: het engineeringwerk rond de migratie die niemand heeft begroot

In elke ERP-migratie zitten twee projecten. Je hebt het project uit het plan (het nieuwe systeem, het procesontwerp, de systeemintegrator), en je hebt het project dat in maand vier opduikt, wanneer iemand de koppelingen gaat tellen.

Dat tweede project is van ons. De tachtig maatwerkkoppelingen, de rapportages waar de financiële afdeling van afhankelijk is en waar niemand eigenaar van is, de magazijnterminals die met een databaseview praten, het klantportaal dat rechtstreeks uit de oude tabellen leest, en twintig jaar aan gegevens die in het nieuwe systeem moeten landen in een vorm die het accepteert. Het staat zelden in de oorspronkelijke scope en het bepaalt vaak de datum.

Waarom dit nu op de agenda staat

De mainstream-onderhoudstermijn voor SAP ECC 6.0 loopt af op 31 december 2027. Met extended maintenance komt een bedrijf tot eind 2030, tegen een toeslag en met beperktere dekking. Een groot deel van de installed base is nog niet begonnen, migraties duren doorgaans achttien tot zesendertig maanden, en de partners en de capaciteit bij de hyperscalers worden nu vastgelegd.

Buiten SAP speelt dezelfde druk. Oracle EBS-klanten kijken tegen hun eigen supporthorizon aan, installaties van Dynamics AX en NAV worden richting Business Central en Dynamics 365 geduwd, en een lange staart van bedrijven draait een ERP dat tien jaar geleden zwaar is aangepast door mensen die inmiddels vertrokken zijn.

Wat de bestemming ook is, de vorm van het probleem is telkens dezelfde: het ERP is geen eiland, en wat eraan hangt is meestal ongedocumenteerd.

Wat wij doen

Inventarisatie van koppelingen

Voordat er iets te plannen valt, moet iemand vaststellen wat er werkelijk met het ERP praat. Dat doen wij empirisch (door databaselogs, netwerkverkeer, geplande taken, de configuratie van integratiemiddleware en de broncode te lezen), en niet door een vragenlijst rond te sturen en te hopen.

Het resultaat is een overzicht van elke koppeling met richting, protocol, frequentie, datavolume, de verantwoordelijke vanuit de business waar die te vinden is, en een oordeel of hij herbouwd moet worden, uitgezet kan worden of aangepast kan worden. Klanten vinden regelmatig twee tot vijf keer zoveel koppelingen als zij verwachtten, en een noemenswaardig deel blijkt nergens meer voor te dienen.

Herbouw van de integratielaag

Wij bouwen de koppelingen die moeten blijven opnieuw op, en wij doen dat bij voorkeur tegen een abstractie in plaats van rechtstreeks tegen het nieuwe systeem. Een integratielaag tussen uw satellietapplicaties en het ERP betekent dat de volgende migratie (en die komt er) deze exercitie niet herhaalt. Het maakt het bovendien mogelijk om applicaties in golven over te zetten in plaats van in één cutover-weekend.

Het werk loopt van IDoc- en BAPI-koppelingen via OData-services en SOAP-endpoints uit een eerder tijdperk tot platte bestanden en SFTP-uitwisselingen die nog altijd de helft van de Europese B2B dragen, message queues, en moderne REST-API's aan de nieuwe kant.

Datamigratie als engineering

Extractie, opschoning, transformatie, laden en (het deel dat doorgaans wordt onderschat) afstemming. Wij bouwen de migratie als herhaalbare code, niet als eenmalig script, zodat hij tientallen keren kan draaien tegen steeds schonere data, met elke keer een automatische vergelijking van de uitkomst.

Geloofwaardigheid ontstaat bij de afstemming. De financiële afdeling tekent niet af omdat het laden is gelukt; zij tekent af omdat de saldi kloppen, de aantallen kloppen, en de verschillen die overblijven verklaard en schriftelijk aanvaard zijn.

Maatwerkapplicaties die het ERP overleven

De meeste bedrijven hebben applicaties rond het oude ERP gebouwd die iets vastleggen wat het ERP niet kon: een configurator, een prijstool, een terminal op de werkvloer, een klantportaal, een planningsspreadsheet dat dragend is geworden. Sommige daarvan horen te verdwijnen in de standaardfunctionaliteit van het nieuwe systeem. Andere zijn een echt concurrentievoordeel en horen fatsoenlijk herbouwd te worden als zelfstandige applicatie, niet langer vastgelast aan een databaseschema dat op het punt staat te veranderen.

Wij helpen u die twee uit elkaar te houden, en bouwen vervolgens de applicaties die het waard zijn.

Rapportage en het schaduwdatalandschap

Rond elk langlevend ERP groeit een laag van rapportages, extracties en spreadsheets die erbuiten staan. Die breken luidruchtig bij de cutover en staan vrijwel nooit in het plan. Wij inventariseren ze, bepalen welke de business daadwerkelijk draaiende houden, en bouwen die opnieuw op tegen het nieuwe datamodel of tegen een rapportagelaag die ze daarvan afschermt.

Buitengebruikstelling en bewaarplicht

Het oude systeem bevat gegevens die u wettelijk nog jaren moet bewaren nadat het is uitgezet. ECC read-only laten doordraaien is een dure manier om aan een bewaartermijn te voldoen. Wij bouwen de extractie naar een toegankelijk archief met de zoek- en exportmogelijkheden waar accountants en de Belastingdienst daadwerkelijk om vragen, zodat het oude systeem uit kan.

Wat dit niet is

Wij zijn geen functioneel SAP-adviesbureau. Wij configureren geen FI/CO, wij ontwerpen uw procestemplates niet, en wij zijn niet de partner die het S/4HANA-programma leidt. Dat zijn specialistische rollen en daar hoort u een specialist voor in te schakelen.

Wij zijn het engineeringteam dat naast die partner werkt aan alles wat het ERP raakt maar wat het ERP-programma niet dekt. In de praktijk worden wij ofwel rechtstreeks door de klant ingeschakeld om diens kant van het programma te beschermen, ofwel als onderaannemer van de systeemintegrator die het leidt.

Zoekt u iemand die de hele S/4HANA-conversie op zich neemt, dan zeggen wij dat wij dat niet zijn: liever in het eerste gesprek dan in het derde.

Waar wij werken

Naast een S/4HANA-programma: herbouw van koppelingen, datamigratie-engineering, werk aan satellietapplicaties en het uitfaseren van het oude landschap.

Migraties volledig weg van SAP: naar Odoo, Dynamics 365 Business Central, ERPNext, NetSuite of een sectorspecifiek systeem, het vaakst bij middelgrote bedrijven voor wie S/4HANA buiten proportie is. Daar vormen het koppelings- en datawerk het merendeel van het project.

Oracle-, Dynamics AX/NAV- en Infor-landschappen die onder dezelfde levenscyclusdruk staan met minder aandacht erop.

Bedrijven die helemaal niet migreren, die voorlopig blijven zitten en de omliggende systemen willen moderniseren, de koppelingen onderhoudbaar willen maken en het risico willen verlagen zolang zij wachten.

Hoe trajecten lopen

Discovery, drie tot zes weken. Inventarisatie van koppelingen, beoordeling van datakwaliteit, doorlichting van satellietapplicaties, en een schriftelijk rapport over hoe het omliggende landschap er werkelijk uitziet. Dit is bewust ook los af te nemen: meerdere klanten hebben het gebruikt om scope en prijs van het voorstel van een systeemintegrator opnieuw te onderhandelen, wat het ruimschoots heeft terugverdiend.

Bouw, parallel aan het hoofdprogramma: integratielaag, migratiepijplijn, herbouw van applicaties, op uw planning en tegen uw cutover-datum.

Cutover-ondersteuning, inclusief de repetities, de afstemmingsruns en de hypercareperiode waarin de koppelingen die in de test nooit helemaal zijn beproefd dat alsnog worden.

Buitengebruikstelling, zodra het nieuwe systeem stabiel is en het archief is afgetekend.

Technologie

Java, .NET, Python, Node.js en PHP aan de applicatiekant; SAP-koppeltechnologie waaronder IDoc, BAPI, RFC en OData; middleware waaronder MuleSoft, Apache Camel, Kafka en Azure Integration Services; SQL Server, Oracle, DB2, HANA en PostgreSQL; AWS en Azure. Draait het bestaande landschap op iets ouders (Delphi, VB6, PowerBuilder, COBOL naast het ERP) dan is dat bekend terrein en geen verrassing.

Veelgestelde vragen

Wanneer loopt de SAP ECC-ondersteuning precies af?

De mainstream-onderhoudstermijn voor SAP ECC 6.0 loopt af op 31 december 2027. Extended maintenance is beschikbaar tot eind 2030, tegen extra kosten en met beperktere dekking. Controleer de details voor uw enhancement pack en uw contract rechtstreeks bij SAP, want de voorwaarden verschillen.

Wij hebben al een systeemintegrator aangesteld. Waar past u dan?

Ernaast. De integrator is eigenaar van de ERP-conversie; wij zijn eigenaar van het landschap eromheen: koppelingen, data-engineering, satellietapplicaties, rapportage en buitengebruikstelling. Die verdeling is gebruikelijk, zij houdt de integrator gericht op het systeem waar hij in gespecialiseerd is, en zij zorgt dat iemand verantwoordelijk is voor de onderdelen die normaal tussen contracten door vallen.

Is het realistisch om helemaal van SAP af te stappen?

Voor sommige bedrijven wel. Het hangt ervan af hoeveel van wat u doet standaard is, hoeveel in maatwerk zit, en of een kleiner platform uw volume en uw regelgevingseisen aankan. Het is een reële optie voor middelgrote fabrikanten en distributeurs en een slechte voor complexe multinationale groepen. De discoveryfase levert u het bewijsmateriaal om te beslissen in plaats van het argument.

Hoe lang duurt de inventarisatie van koppelingen?

Drie tot zes weken voor de meeste middelgrote landschappen. Het wordt vooral begrensd door toegang: hoe snel wij bij logs, broncode, middlewareconfiguratie en de mensen komen die zich herinneren waarom iets bestaat.

Kunt u het oude systeem beschikbaar houden voor controle nadat wij het uitzetten?

Ja. Wij bouwen de extractie naar een doorzoekbaar archief met de bewaartermijn, zoekfunctie en exportmogelijkheid die uw accountants en de belastingautoriteiten verlangen. Dat is doorgaans veel goedkoper dan een gelicentieerd ERP tien jaar read-only laten draaien.

Wat als wij besluiten nog niet te migreren?

Dat is een legitiem besluit, zeker nu extended maintenance tot 2030 beschikbaar is. Het werk bestaat dan uit het verlagen van risico in de tussentijd: koppelingen documenteren en stabiliseren, uitzetten wat niets meer gebruikt, en de applicaties rond het ERP moderniseren zodat het omliggende landschap niet de blokkade is wanneer u wél overstapt.

Aan de slag

Vertel ons wat u draait, waar u in de besluitvorming staat en of er al een integrator is aangesteld. Wij zeggen u wat het omliggende landschap u waarschijnlijk gaat kosten en waar wij zouden beginnen.

Neem contact op om een discovery van koppelingen en data te laten inplannen.

Gerelateerde diensten

Onderhoud van legacy‑systemen: voor de systemen die blijven staan waar ze staan
E-facturatiekoppelingen: de verplichting die vaak midden in een migratie valt
Staff augmentation en outsourcing: engineers die voor de duur van het programma meedraaien