VERI*FACTU og sérsmíðaður reikningahugbúnaður: hvað Spánn krefst fyrir 1. janúar 2027

Fyrir 1. janúar 2027 verður hvert fyrirtæki á Spáni sem skilar tekjuskatti lögaðila (Impuesto sobre Sociedades) og gefur út reikninga úr hugbúnaði að nota hugbúnað sem hefur verið aðlagaður að Real Decreto 1007/2023. Hver reikningur fær færslu með tætigildi sem er keðjuð við færsluna á undan, og QR-kóða sem viðskiptavinurinn getur borið saman við skattyfirvöld. Allir aðrir sem falla undir, að mestu sjálfstætt starfandi einstaklingar, hafa frest til 1. júlí 2027.

Ef reikningarnir þínir koma úr tilbúnum hugbúnaðarpakka er þetta að mestu verk framleiðandans. Ef þeir koma úr hugbúnaði sem einhver skrifaði fyrir þig, eða sem þitt eigið teymi skrifaði, er þetta þitt verk. Þú breytir kóðanum og þú skrifar undir yfirlýsinguna um að hann uppfylli kröfurnar.

Dagsetningarnar og frestanirnar tvær

Þetta er þriðja dagsetningasettið, svo nokkur tortryggni á rétt á sér.

• Real Decreto 1007/2023 gaf fyrirtækjum upphaflega frest til 1. júlí 2025.
• Real Decreto 254/2025, frá 1. apríl 2025, færði hann til 1. janúar 2026 fyrir þá sem skila tekjuskatti lögaðila og 1. júlí 2026 fyrir aðra. Ástæðan var áþreifanleg: tæknilega reglugerðin, Orden HAC/1177/2024, var ekki birt fyrr en 28. október 2024.
• Real Decreto-ley 15/2025, frá 2. desember 2025, færði báðar dagsetningarnar um eitt ár. Textinn er í BOE og spænska þingið staðfesti hann í sama mánuði.

Tilkynning AEAT um framlenginguna, uppfærð 26. mars 2026, tekur af allan vafa: „las entidades que presenten el Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus SIF antes del 1 de enero de 2027. El resto de obligados tributarios, antes del 1 de julio de 2027.“

Gæti þetta færst aftur? Ekkert opinbert bendir til þess í október 2026. Fyrsta frestunin átti sér tæknilega orsök sem er ekki lengur til staðar. Móttökuþjónusta AEAT hefur verið í rekstri frá 23. apríl 2025 og frá 29. júlí 2025 mega hugbúnaðarframleiðendur aðeins bjóða aðlöguð kerfi. Að gera ráð fyrir þriðju frestuninni er veðmál, ekki áætlun.

Hvaða dagsetning á við þig? SL eða SA skilar Impuesto sobre Sociedades, svo fyrirtæki sem rekur eigið ERP-kerfi er nær örugglega á dagsetningunni 1. janúar 2027. Það er innan við þrír mánuðir. Júlídagsetningin er fyrir sjálfstætt starfandi einstaklinga og aðra skattgreiðendur sem falla undir.

Hverjir falla undir og hverjir ekki

Algengar spurningar AEAT um gildissvið smætta það niður í fjögur neikvæð skilyrði. Þú fellur undir ef þú gefur ekki eingöngu út reikninga handvirkt, ert ekki í SII (hvorki skylduð né af eigin vali), ert ekki með skattalegt heimilisfesti í Baskalandi eða Navarra, og hefur enga ákvörðun um undanþágu.

Undantekningarnar í reynd:

• Þeir sem skila í SII. Suministro Inmediato de Información er skylda fyrir fyrirtæki með veltu yfir 6 milljónum evra, virðisaukaskattshópa og fyrirtæki á skrá yfir mánaðarlegar endurgreiðslur virðisaukaskatts (REDEME), og aðrir geta valið að taka þátt. AEAT orðar það skýrt: „El ámbito subjetivo de ambos proyectos es excluyente.“ Ef þú ferð inn í SII hættirðu að senda VERI*FACTU færslur og hættir að prenta QR-kóðann.
• Baskaland og Navarra. Fyrirtæki með skattalegt heimilisfesti þar heyra undir sérstök skattyfirvöld héraðanna (foral) og þeirra eigin reglur, ekki RD 1007/2023.
• Eingöngu handvirk reikningagerð. Reikningabók á pappír fellur utan. Sömuleiðis töflureiknir sem er aðeins notaður til að slá inn, prenta og geyma reikninga; sá sem býr líka til virðisaukaskattsbækurnar þínar gerir það ekki.

Erlend fyrirtæki falla undir þegar þau eru með fasta starfsstöð á Spáni.

Ef þú gefur út reikninga úr tilbúnum pakka (A3, Sage, Holded og þess háttar) er framleiðandinn sá sem framleiðir kerfið og þarf að afhenda aðlagaða útgáfu með eigin yfirlýsingu. Uppfærðu, gakktu úr skugga um að yfirlýsingin sé til staðar, og þá geturðu hætt að lesa.

Þessi grein er fyrir hina: sérsmíðað ERP-kerfi, Access-, Delphi- eða FileMaker-forrit sem var skrifað fyrir fimmtán árum, eða reikningaeiningu inni í þínum eigin vefvettvangi.

Fyrirtækið þitt er framleiðandinn

Grein 13.1 í reglugerðinni leggur vottunina á þann sem framleiðir kerfið, með declaración responsable (ábyrgðaryfirlýsingu). Algengar spurningar AEAT um vottun svara tilvikinu um eigin smíði beint: „Cada sistema en operación debe disponer de una Certificación emitida mediante declaración responsable de su productor (artículo 13.1 RRSIF). Si el software hubiera sido desarrollado por la propia empresa, será esta la que deba certificarlo.“

Hvað það þýðir í reynd:

• Engin ytri úttekt fer fram. AEAT kallar það „auto-certificación“ framleiðandans. Enginn samþykkir kerfið þitt fyrir fram. Þú skrifar undir og þú berð ábyrgð á því.
• Verktaki sem smíðar viðbót fyrir þig sem vöru vottar þá viðbót. Ef þú smíðaðir hana sjálfur vottar þú hana.
• Yfirlýsingin þarf að vera sýnileg inni í kerfinu, í hverri útgáfu, og líka aðgengileg utan þess, óháð vörunni.
• Efni hennar er fastákveðið í 15. grein Orden HAC/1177/2024: meðal annars heiti kerfisins, auðkenni og útgáfa, íhlutir þess, hvort það virkar eingöngu í VERI*FACTU ham, nafn framleiðandans, NIF og heimilisfang, og dagsetning og staður undirritunar.

Erfiða tilvikið er forritið sem höfundurinn yfirgaf fyrir mörgum árum. Einhver þarf samt að framleiða aðlöguðu útgáfuna og skrifa undir hana. Ákveðið hver það er, skriflega, áður en vinnan hefst.

Sérsniðin breyting á vottaðri tilbúinni vöru þarf aðeins sérstaka yfirlýsingu ef breytingin snertir hvernig kröfur reglugerðarinnar eru útfærðar. Breyting sem gerð er utan stjórnar framleiðandans og getur haft áhrif á þær uppfyllir ekki kröfurnar.

Hvað er í húfi ræðst af grein 201 bis í almennu skattalögunum: föst sekt upp á 150.000 evrur fyrir hvert fjárhagsár og hverja tegund kerfis fyrir að framleiða kerfi sem uppfylla ekki kröfurnar, og 50.000 evrur fyrir hvert fjárhagsár fyrir að hafa í notkun kerfi sem ætti að vera vottað en er það ekki, eða sem hefur verið breytt. Hvor þessara sekta ætti við um kerfi sem fyrirtækið smíðaði sjálft er spurning fyrir skattaráðgjafann þinn. Hvorug fjárhæðin er lítil.

Hvað hugbúnaðurinn þarf að gera

Færsla fyrir hvern reikning, á útgáfustundu

Grein 9.1 krefst þess að kerfið búi til registro de facturación de alta „de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura“. Ógiltur reikningur fær ógildingarfærslu (registro de anulación).

Grein 10 telur upp hvað færslan geymir: NIF og nafn útgefanda, viðtakanda þar sem þess er krafist, röð og númer, útgáfudag og dagsetningu viðskipta, tegund reiknings, upplýsingar um reikning sem hún leiðréttir, lýsingu, heildarfjárhæð, virðisaukaskattsfyrirkomulag, skattstofn, hlutföll og fjárhæðir, ástæður undanþágu eða þess að viðskipti séu utan skattskyldu, auðkenni kerfisins og framleiðanda þess, og tímastimpil upp á sekúndu.

Í eldri kerfum er það hér sem vinnan leynist:

• Sundurliðun virðisaukaskatts er oft reiknuð við prentun og aldrei vistuð. Hún þarf að vera til sem gögn á útgáfustundu.
• „Útgáfa“ er oft bara prentun skýrslu. Það þarf að vera skýr punktur þar sem drög verða að reikningi, og færslan er búin til þá.
• Endurnotkun númera heyrir sögunni til. Að eyða reikningi og nota númerið hans aftur, ávani í ótalmörgum litlum kerfum, gengur ekki lengur: AEAT hafnar seinni færslunni sem „Registro de facturación duplicado.“ Prufureikningar sem gefnir eru út í raunumhverfi eru raunverulegir reikningar og þarf að ógilda.
• Enginn breytir færslum. Algengar spurningar AEAT segja að beinar breytingar á gagnagrunni útgefinna færslna megi ekki vera leyfð aðgerð. Ef starfsfólk lagar reikninga með SQL í dag, þá hættir það. Leiðréttingar fara í gegnum leiðréttingarreikninga.

Tætigildiskeðjan

Hver færsla ber röð, númer og dagsetningu fyrri færslu og hluta af tætigildi hennar (huella). Reikniritið er SHA-256, og nákvæmir reitir og samskeyting eru í tæknilegum gögnum AEAT, ásamt hönnun færslna, XSD-skemum, WSDL og skrá yfir sannprófanir og villur.

Áður en ný færsla er búin til verður kerfið að athuga að sú síðasta sé rétt keðjuð og að tímastimpill hennar sé ekki meira en einni mínútu seinni en núverandi tími. Færslur eru búnar til í þeirri röð sem reikningar eru gefnir út.

Það hefur afleiðingar fyrir högunina. Hver uppsetning þarf einn raðtengdan stað þar sem færslur verða til. Tveir vefþjónar sem bæta við sömu keðjuna án samhæfingar munu brjóta hana. AEAT samþykkir blandaðar uppsetningar, svo sem afgreiðslukassa sem fá færsluna frá miðlægu bakvinnslukerfi, en keðjan sjálf býr á einum stað.

Hvert kerfi er auðkennt með NIF skattgreiðandans, tveggja stafa kerfisauðkenni og uppsetningarnúmeri sem má aldrei endurtaka sig, jafnvel þótt sami hugbúnaður sé settur upp aftur á sömu vél.

QR-kóðinn á reikningnum

Hver reikningur ber QR-kóða samkvæmt ISO/IEC 18004, á bilinu 30x30 til 40x40 mm, með villuleiðréttingarstigi M. Hann kóðar vefslóð sem inniheldur NIF útgefanda, röð og númer, útgáfudag og heildarfjárhæð, sem viðskiptavinurinn getur borið saman við AEAT. Í VERI*FACTU ham stendur líka á reikningnum „VERI*FACTU“ eða „Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT“.

Fyrir eldri hugbúnað þýðir þetta að endurvinna reikningssniðmátið (Access-skýrslu, FileMaker-útlit, PDF-framleiðanda) og bæta QR-safni við tæknistafla sem hefur aldrei haft slíkt.

Tveir hamir: VERI*FACTU eða ekki

VERI*FACTU hamur. Kerfið sendir hverja færslu sjálfkrafa til AEAT um leið og hún verður til. Í staðinn þurfa færslur tætigildi en enga rafræna undirskrift, AEAT geymir þær, og kerfi sem virkar eingöngu í þessum ham þarf enga atburðaskrá. Þú þarft SOAP-biðlara sem talar við birtar þjónustur AEAT, fullgilt rafrænt skilríki og biðröð fyrir þegar tengingin bregst. Algengar spurningar AEAT fyrir forritara meðhöndla rof sem atvik: færslur bíða í biðröðinni og eru reyndar aftur, og reikningagerð heldur áfram.

Hamur án VERI*FACTU. Færslurnar eru áfram hjá þér og hverja þeirra þarf að undirrita (XAdES Enveloped, ETSI EN 319 132) með fullgildu skilríki. Kerfið verður líka að halda undirritaða atburðaskrá sem nær yfir ræsingu og stöðvun í þessum ham, frávikaprófanir og niðurstöður þeirra, endurheimt afrita og útflutning, með samantektaratburði að minnsta kosti á sex klukkustunda fresti í rekstri, og það verður að afhenda færslur þegar AEAT óskar eftir þeim.

Fyrir sérsmíðað kerfi er hreinn VERI*FACTU hamur yfirleitt minni smíði. Enginn undirskriftarinnviður, engin atburðaskrá, engin frávikatól. Kerfi sem býður báða hami þarf að útfæra allt saman.

Áætlun sem passar fyrir 1. janúar 2027

Frá byrjun október hefur fyrirtæki sem skilar tekjuskatti lögaðila um þrettán vikur. Þetta er röðin sem virkar.

1. Vika 1: úttekt. Skráðu hvert kerfi sem gefur út reikninga: ERP-kerfið, reikningaeiningu vefverslunarinnar, áskriftarskriftuna, afgreiðslukassann. Staðfestu að þú sért ekki í SII eða undir reglum héraðanna (foral).
2. Vikur 1 til 2: ákveddu hver skrifar undir og hvaða hamur er notaður. Nefndu framleiðandann fyrir hvert kerfi. Veldu hreinan VERI*FACTU ham nema þú hafir ástæðu til annars. Gakktu úr skugga um að fullgilt skilríki fyrirtækisins sé til og að einhver beri ábyrgð á því, því algengar spurningar AEAT fyrir forritara benda á að kerfið geti ekki starfað án þess.
3. Vikur 2 til 4: frávikagreining gagna. Berðu það sem kerfið þitt geymir saman við 10. grein og hönnun færslna hjá AEAT. Sundurliðun virðisaukaskatts sem vantar, kóðar reikningstegunda og tilvísanir í leiðréttingar koma í ljós hér.
4. Vikur 3 til 8: smíði. Gerð færslna við útgáfu, keðjan og prófanir hennar, óbreytanleg geymsla, ógilding, QR-kóðinn á hverju sniðmáti og sendingarbiðlarinn með endursendingarbiðröð. Fjarlægðu beinar breytingar á útgefnum færslum.
5. Vikur 6 til 10: prófanir. Byrjaðu í prófunarumhverfi AEAT og sendu síðan raunverulegar færslur. AEAT lítur á tímann fram að fresti þínum sem prófunartímabil, þar sem þú mátt hætta að senda og fara aftur í annað kerfi. Lestu algengar spurningar fyrir forritara áður en þú skrifar ógildingar- og leiðréttingarferlin: þar er fjallað um flest jaðartilvikin.
6. Vikur 9 til 12: yfirlýsing og þjálfun. Skrifaðu declaración responsable, birtu hana í forritinu og utan þess, og skráðu útgáfuna. Segðu fjármáladeildinni að númer séu aldrei endurnotuð og að villur séu lagaðar með leiðréttingarreikningum.
7. Um miðjan desember: farðu í loftið. Frestur sem hljóðar „antes del 1 de enero“ er ekki gangsetningardagur. Farðu í loftið tveimur vikum fyrr, svo fyrstu vandamálin komi upp á meðan enn er tími.

Fyrir dagsetninguna 1. júlí 2027 gildir sama áætlun með meira svigrúmi. Byrjaðu í janúar, ekki í maí.

Tveir valkostir í stað endursmíði eiga skilið heiðarlegt mat. AEAT samþykkir blandaða högun, svo ERP-kerfið þitt getur haldið áfram að undirbúa reikningsgögn á meðan sérstakur íhlutur, keyptur eða smíðaður, býr til færslurnar, QR-kóðann og sendinguna, að því tilskildu að yfirlýsingarnar nái yfir hvernig hlutarnir passa saman. Og ef gamla forritið gefur út örfáa reikninga á mánuði gæti ókeypis reikningaforrit AEAT fyrir lítil fyrirtæki, eða staðlaður pakki, kostað minna en að aðlaga það.

Hvar þú færð aðstoð

Við breytum reikningakóða sem fyrirtæki keyra nú þegar, líka á eldri tæknistöflum: gerð færslna, tætigildiskeðjunni, QR-kóðanum á sniðmátunum þínum og sendingarbiðlaranum fyrir AEAT, og skiljum eftir prófanir. Þjónusta okkar við samþættingu rafrænna reikninga nær yfir smíðina, og viðhald eldri kerfa er þar sem þetta byrjar þegar enginn sem eftir er veit hvernig gamla forritið virkar.

Ef þú ert með dagsetninguna 1. janúar 2027 og sérsmíðað kerfi, skrifaðu á office@c9group.dev. Við erum verkfræðingar en ekki skattaráðgjafar: spurningar um gildissvið og ábyrgð eiga heima hjá þínum ráðgjöfum og við smíðum eftir svarinu sem þeir gefa.