Skylda til rafrænna reikninga milli fyrirtækja á Spáni frá október 2027: hverju sérsmíðuð og eldri kerfi þurfa að breyta

Frá 6. október 2027 verður hvert fyrirtæki á Spáni sem var með volumen de operaciones (veltu reiknaða samkvæmt virðisaukaskattsreglum) yfir 8 milljónum evra á síðasta almanaksári að gefa út, senda og taka við reikningum í viðskiptum við önnur spænsk fyrirtæki sem skipulögðum rafrænum reikningum. Frá sama degi þarf það, sem kaupandi, að tilkynna skattyfirvöldum hvenær hver reikningur frá birgi var greiddur að fullu, eða að honum hafi verið hafnað. Allir aðrir fylgja á eftir 6. október 2028. Klukkan fór að tifa 6. október 2026.

PDF-skjalið sem kerfið þitt sendir í tölvupósti í dag hættir að vera reikningurinn. En það sem kemur verkefnum í opna skjöldu er hinum megin í bókhaldinu: lánardrottnabókhaldið þarf að tilkynna greiðsludag og gjalddaga hvers reiknings frá birgi sem það greiðir, innan fjögurra daga, að frátöldum helgum og almennum frídögum á landsvísu.

Ef reikningar þínir og greiðslur til birgja fara um tilbúið ERP-kerfi sem framleiðandinn heldur enn við er mest af vinnunni við útgáfuna á hans könnu. Spurðu líka hvað hann afhendir fyrir greiðslutilkynningarnar, því það veltur á því hvernig fjármáladeildin hjá þér skráir greiðslur.

Þessi grein er fyrir fyrirtæki þar sem reikningagerðin eða lánardrottnabókhaldið keyrir á einhverju sem enginn selur uppfærslur fyrir: AS/400-forriti, gamalli Navision-uppsetningu sem hefur verið sérsniðin svo mikið að hún verður ekki uppfærð, reikningavél sem þitt eigið teymi skrifaði. Allt hér á eftir miðast við stöðuna 16. október 2026.

Dagsetningarnar

Skyldan er í grein 2 bis í Ley 56/2007, eins og henni var breytt með grein 12 í Ley 18/2022, lögunum sem kennd eru við „Crea y Crece“. Nánari útfærsla er í Real Decreto 238/2026, þar sem fjórða lokaákvæði reglugerðarinnar setur tvo áfanga, talið frá gildistöku ráðuneytisreglnanna um opinberu lausnina:

„a) Doce meses después, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones, calculado conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior. b) Veinticuatro meses después, para el resto de los empresarios y profesionales.“

Þær reglur eru Orden HAC/1028/2026, sem birtust í BOE 5. október 2026 og hafa gilt frá 6. október. Í innleiðingardagatali AEAT verða þær að dagsetningum:

Einkareknir skiptivettvangar fyrir reikninga bera sérstakar skyldur frá 6. október 2027, hverjir sem viðskiptavinir þeirra eru. Opinbera lausn AEAT þarf að vera tiltæk að minnsta kosti tveimur mánuðum fyrir fyrstu dagsetninguna, svo í síðasta lagi í byrjun ágúst 2027.

Tvö atriði skipta máli við áætlanagerð. Viðmiðunarmörkin eru reiknuð eins og fyrir virðisaukaskatt, yfir „el año natural inmediato anterior“: bókstaflega lesið er það árið 2026 fyrir dagsetninguna í október 2027, sem skattaráðgjafinn þinn ætti að staðfesta. Og í tólf mánuði þarf fyrirtæki yfir 8 milljónum evra að senda PDF-skjal með hverjum rafrænum reikningi „que asegure su legibilidad“, nema viðskiptavinurinn „acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original“. PDF-skjalið fer aldrei til AEAT.

Hverjir falla undir og hverjir ekki

Skyldan hvílir á öllum atvinnurekendum og sjálfstætt starfandi sérfræðingum, eins og þeir eru skilgreindir í virðisaukaskattsrétti, sem þurfa að gefa út reikning, þegar viðskiptavinurinn er fyrirtæki með aðsetur, fasta starfsstöð eða búsetu á Spáni. Síða AEAT um gildissvið bætir við að skyldan nái til viðskipta sem bera virðisaukaskatt, IGIC og IPSI, svo Kanaríeyjar, Ceuta og Melilla eru með.

Utan gildissviðs, samkvæmt sömu síðu:

• Einfaldaðir reikningar, nema þeir sem uppfylla viðbótarkröfur samkvæmt grein 7.2 í reglugerðinni um reikningagerð.
• Sala til neytenda, og sala til fyrirtækja sem hafa ekki staðfestu á Spáni, þar á meðal innan ESB.
• Viðskipti sem efnahagsráðuneytið undanskilur með reglum, og tiltekin lögbundin starfsemi rekstraraðila raforku- og gasmarkaðanna og greiðslujöfnunarstöðva IATA.

Þrennt sem er ekki undanþága:

• Þeir sem skila í SII. Hvorki reglugerðin né listi AEAT nefnir Suministro Inmediato de Información. SII er skylda fyrir þá sem skila virðisaukaskatti mánaðarlega, og grein 71.3 í virðisaukaskattsreglugerðinni setur fyrirtæki á mánaðarleg skil þegar volumen de operaciones þess, reiknað á sama hátt, fór yfir 6.010.121,04 evrur árið áður. Hvert fyrirtæki í áfanganum í október 2027 sem skilar virðisaukaskatti til AEAT er því þegar í SII. Það heldur þessum fyrirtækjum utan VERI*FACTU. Það heldur þeim ekki utan þessarar skyldu.
• Baskaland og Navarra. VERI*FACTU stöðvast við mörk héraðanna sem hafa eigið skattforræði (foral); þetta gerir það ekki. Reglugerðin segir að opinbera lausnin muni þjóna skattgreiðendum þessara héraða með samningum milli skattyfirvalda þeirra og AEAT.
• Reikningar sem kaupandi eða þriðji aðili gefur út. Þegar viðskiptavinurinn eða þriðji aðili gefur út reikninginn fyrir þína hönd eru skyldurnar áfram þínar.

Hvernig kerfið virkar

Leiðirnar eru tvær og þær má sameina: einkareknir skiptivettvangar og ókeypis opinber lausn sem AEAT rekur. Einkavettvangar verða að tengjast hver öðrum án endurgjalds þegar viðskiptavinur óskar þess, svo enginn neyðist yfir á vettvang viðskiptavinar. Fyrirtæki sem hefur ekki samið við birgi um að taka við reikningum í gegnum einkavettvang telst hafa valið opinberu lausnina.

Reikningurinn er skipulegt skeyti samkvæmt merkingarlíkani EN 16931, á einu fjögurra sniða: CII, UBL, EDIFACT eða Facturae (grein 7.1). Aðfaraorð reglugerðarinnar bæta við að Peppol BIS sé gilt á einkavettvöngum. Opinbera lausnin tekur aðeins við UBL.

Hver sem leiðin er fær AEAT á endanum hvern einasta reikning. Kerfi sem gefur ekki út í gegnum opinberu lausnina verður að senda „simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL“ (grein 6.2). Samkvæmt ráðuneytisreglunum er afritið merkt í reitnum CopyIndicator, ber engar innfelldar skrár og er hafnað ef þegar er til afrit með sama einkvæma kóða; hafnað afrit er lagað og sent aftur, og frumritið heldur gildi sínu. Einkvæmi kóðinn er NIF útgefanda, röð og númer og útgáfudagur. Reikningar sem gefnir eru út í gegnum einkavettvanga bera útfærða rafræna undirskrift, og aðgangur að opinberu lausninni um vefþjónustu krefst rafræns skilríkis.

Markaðurinn byrjar ekki frá grunni: efnahagsráðuneytið segir að „hoy se intercambian ya más de 550 millones de facturas electrónicas al año en España“. Nýjungin er að allir verða að gera þetta og að AEAT sér hvern reikning og hverja greiðslu.

Hvað sérsmíðað kerfi þarf að gera

Útgáfa

• Reikningar sem gögn, ekki prentútlit. Hver reikningur þarf að vera til sem skipulögð færsla áður en hann er sendur. Í eldri kerfum er sundurliðun virðisaukaskatts oft reiknuð í skýrslunni sem prentar reikninginn og aldrei vistuð.
• Hrein grunngögn. Opinbera lausnin tekur aðeins við reikningi þegar NIF útgefanda og viðtakanda eru rétt útfyllt. Heimilisföng, einingar og greiðsluskilmálar í frjálsum texta þurfa vörpun yfir í kóða.
• Spænsku viðbæturnar. Viðauki ráðuneytisreglnanna bætir við reitum sem vantar í EN 16931: staðgreiðslu tekjuskatts (retenciones), reikningum sem þriðji aðili gefur út, staðsetningu leiguhúsnæðis, tegund innlends skatts og kóðum fyrir tegund og aðferð leiðréttingarreiknings.
• Afhendingarleið fyrir hvern viðskiptavin: einkavettvangur (og þá hver) eða opinbera lausnin.
• UBL-afritið, á útgáfustundu, nema þú gefir út í gegnum opinberu lausnina. Vettvangur getur sent það fyrir þig; ef þú tengist beint smíðar þú það sjálfur.
• Leiðréttingar. Ráðuneytisreglurnar leyfa þér að afturkalla reikning („dar de baja“) þegar viðskiptin áttu sér aldrei stað. Aðrar villur fara eftir almennum reglum um reikningagerð, sem í reynd þýðir leiðréttingarreikninga.
• PDF-skjal til bráðabirgða í tólf mánuði, ef þú ert yfir 8 milljónum evra.

Móttaka og greiðsla: stærri helmingurinn

Hér lenda sérsmíðuð kerfi í vandræðum, því þetta nær inn í innkaup, samþykktir og fjárstýringu en ekki bara eitt reikningssniðmát.

• Taka við skipulögðum reikningum, frá vettvangi eða frá opinberu lausninni, þar sem viðtakandi getur sótt þá hvenær sem er, beint eða með sjálfvirkum aðgangi.
• Tilkynna birginum. Grein 10 krefst þess að viðskiptavinurinn láti útgefandann vita hvort hann samþykkti eða hafnaði reikningnum og hvenær, og hvenær hann greiddi hann að fullu, „en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales“. Þegar reikningurinn fer um opinberu lausnina gildir grein 12 eingöngu.
• Tilkynna AEAT. Grein 12 krefst þess að viðskiptavinurinn tilkynni opinberu lausninni um fulla raunverulega greiðslu hvers reiknings sem hann hefur tekið við og ekki hafnað, ásamt dagsetningu hennar, „en un plazo máximo de 4 días naturales desde dicha fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales“, og um gjalddaga greiðslunnar. Höfnun er líka tilkynnt; ef ekkert er tilkynnt telst reikningurinn samþykktur. Þetta gildir sama hvaða leið reikningurinn fór.
• Sniðið. Samkvæmt greinum 7 og 8 í ráðuneytisreglunum eru þetta UBL-skeyti af gerðinni ApplicationResponse (PAYMENT og REJECTION, hvort með sinni ógildingu), send um vefþjónustu með einkvæmum kóða reikningsins, eða eitt í einu í gegnum vefeyðublað. Vettvangurinn þinn getur tilkynnt fyrir þig ef þú veitir honum umboð. Ef opinbera lausnin liggur niðri lengur en 24 klukkustundir vegna bilunar hjá AEAT færðu fjóra virka daga eftir að bilunin hefur verið löguð.
• Réttur greiðsludagur. Aðfaraorð reglugerðarinnar skilgreina hann sem daginn sem birginn fær í raun greitt: greiðslu í reiðufé, skuldfærslu á reikning greiðandans við millifærslu eða umsamda skuldajöfnun. „La mera puesta a disposición del proveedor de un mecanismo financiero para adelantar el cobro de la factura no computará“. Við confirming (birgjafjármögnun í gegnum banka) er dagurinn sem bankinn býður birginum þínum fyrirframgreiðslu ekki dagsetningin sem þú tilkynnir.
• Ein undantekning. Þegar reikningurinn sjálfur ber greiðsludag sem er sami dagur og útgáfudagurinn eða fyrr, og samsvarar dagsetningu viðskiptanna, telst greiðslutilkynningin hafa verið gerð.

Fyrir eldri lánardrottnaeiningu þýðir þetta ný gögn: tengingu frá hverri bankaskuldfærslu aftur í einkvæma kóða reikninganna sem hún gerði upp, merki um fullnaðargreiðslu, vistaðan gjalddaga og biðröð sem sendir skeytin og reynir aftur innan frestsins. Ein millifærsla sem gerir upp þrjátíu reikninga verður að þrjátíu greiðsluskeytum.

Gögnin nýtast víðar en í skattamálum. Á fyrsta ársfjórðungi hvers árs sendir AEAT Observatorio Estatal de la Morosidad Privada (eftirlitsstofu ríkisins með vanskilum í einkageiranum) upplýsingarnar sem hún notar í lista sinn yfir fyrirtæki sem brutu greiðslufresti Ley 3/2004 árið áður. Dagsetningarnar sem kerfið þitt tilkynnir eru sönnunargögnin.

Hvar VERI*FACTU kemur inn

Þetta eru aðskilin kerfi. VERI*FACTU, samkvæmt Real Decreto 1007/2023, setur reikningahugbúnaði kröfur gegn skattsvikum: færslu með tætigildi fyrir hvern reikning og QR-kóða. Skyldan um rafræna reikninga milli fyrirtækja ákveður á hvaða sniði reikningar fara á milli fyrirtækja, og tilkynningar um greiðslu þeirra. Með orðum efnahagsráðuneytisins: „se trata de dos medidas diferentes“. Reglugerðin tengir þau saman á einum stað: skyldubundinn rafrænn reikningur verður að koma úr kerfum sem eru aðlöguð að grein 29.2.j í almennu skattalögunum (Ley General Tributaria), ákvæðinu sem VERI*FACTU útfærir.

Fyrir fyrirtæki yfir 8 milljónum evra á almenna skattsvæðinu (territorio común) ræður SII úrslitum: VERI*FACTU á ekki við, en október 2027 á við. Fyrir minni fyrirtæki stefna bæði verkefnin nú á sama mánuðinn. Þann 5. október 2026 tilkynnti fjármálaráðuneytið að þeim VERI*FACTU-skyldum sem enn eru ekki komnar til framkvæmda verði frestað „hasta octubre de 2028“, svo þær falli saman við rafræna reikninga hjá fyrirtækjum með allt að 8 milljónir evra. Þann 16. október 2026 hafði engin regla um þá breytingu birst í BOE, svo VERI*FACTU-dagsetningarnar 2027 eru enn bindandi. Grein okkar um VERI*FACTU fjallar um þá hlið.

Áætlun fram að 6. október 2027

Frá miðjum október 2026 hefur fyrirtæki í fyrsta áfanganum tæpa tólf mánuði. Það dugar fyrir sérsmíðað kerfi ef vinnan hefst á þessum ársfjórðungi.

1. Október til nóvember 2026: úttekt. Hvert kerfi sem gefur út reikninga til spænskra fyrirtækja, og hvert kerfi sem tekur við, samþykkir og greiðir reikninga frá birgjum. Staðfestu með ráðgjafanum þínum í hvaða áfanga þú ert.
2. Nóvember 2026 til janúar 2027: veldu leiðina. Einkavettvangur, bein tenging við opinberu lausnina eða hvort tveggja. Spyrðu vettvanginn hvaða snið hann tekur við, hvort hann sendir UBL-afritið og greiðslutilkynningarnar fyrir þig, hvernig stöðuskeyti berast til baka og hvort hann er með prófunarumhverfi.
3. Desember 2026 til mars 2027: gögn. Sannprófun NIF, skipulögð heimilisföng, greiðsluskilmálar sem gögn, vistuð sundurliðun virðisaukaskatts, spænsku viðbæturnar, vörpunin yfir í EN 16931.
4. Janúar til maí 2027: lánardrottnabókhald. Vinnsla innsendra reikninga, hafnanir, greiðsludagar úr bankahreyfingum, tilkynningabiðröðin.
5. Um leið og AEAT opnar opinberu lausnina, og í síðasta lagi í ágúst 2027: prófaðu alla leið frá upphafi til enda. Ráðuneytisreglurnar vísa um tæknilýsingar til þess sem AEAT birtir á Sede electrónica sinni, svo hafðu vörpunina í einni einingu og gerðu ráð fyrir endurskoðunum.
6. September 2027: farðu snemma í loftið með nokkrum viðskiptavinum og birgjum, með PDF-skjal samhliða.
7. 6. október 2027: skylda. Einhver ber ábyrgð á tilkynningabiðröðinni frá fyrsta degi.

Fyrir áfangann í október 2028 gilda sömu skref ári síðar. Stærri birgjar þínir byrja að senda þér rafræna reikninga í október 2027, með PDF-skjalinu sem aðfaraorð reglugerðarinnar segja að tryggi öllum hinum læsileika. Notaðu það ár til að læra að taka við þeim.

Hvað gæti enn breyst

• Tímaáætlunin hefur raskast áður. Í mars 2026 gerði efnahagsráðuneytið ráð fyrir ráðuneytisreglunum „antes del 1 de julio de 2026“. Þær komu í október. Nú koma dagsetningarnar úr reglugerðinni sjálfri, og til að færa þær þyrfti nýja reglu.
• Skilyrði ESB. Ley 18/2022 gerði gildistöku eigin greinar 12 háða því að ESB veitti undanþágu frá greinum 218 og 232 í virðisaukaskattstilskipuninni. Tilskipun (ESB) 2025/516, sem er hluti af ViDA-pakkanum, breytti báðum greinunum frá gildistöku sinni þannig að aðildarríki mega krefjast innlendra rafrænna reikninga án samþykkis viðtakanda, og aðfaraorð reglugerðarinnar vísa til hennar. Hvort það uppfyllir skilyrðið er spurning fyrir lögfræðinga; ríkisstjórnin hefur haldið sínu striki og við miðum við dagsetningar hennar.
• Tæknilýsingarnar. Sniði opinberu lausnarinnar má breyta með sameiginlegum reglum ráðuneytanna tveggja, og fleiri snið má leyfa.
• Undanþágur fyrir einstakar greinar. Efnahagsráðuneytið getur undanskilið viðskipti með reglum, að jafnaði tímabundið.
• Viðurlög. Hvorki reglugerðin né ráðuneytisreglurnar kveða á um sérstakar sektir. Sektin upp á allt að 10.000 evrur í grein 2 bis.9 í Ley 56/2007 á við um það að bjóða neytendum ekki rafræna reikninga, ekki um reikningagerð milli fyrirtækja. Hvað brot á B2B-skyldunni myndi kosta er spurning fyrir skattaráðgjafann þinn.

Hvar þú færð aðstoð

Við smíðum þá hluta þessa sem lenda í þínum eigin kóða: vörpunina yfir í EN 16931 og UBL-úttakið, afritið til opinberu lausnarinnar, breytingar á grunngögnum, vinnslu innsendra reikninga inn í lánardrottnabókhaldið, skráningu greiðsludaga og tilkynningabiðröðina með endursendingum. Þjónusta okkar við samþættingu rafrænna reikninga lýsir því hvernig sú vinna fer fram. Ef skyldan lendir í miðju kerfisskiptaverkefni, sjáðu nútímavæðingu ERP-kerfa, og þegar enginn sem eftir er veit hvernig gamla forritið virkar er viðhald eldri kerfa þar sem þetta byrjar.

Ef reikningar þínir eða greiðslur til birgja fara um kerfi sem enginn selur tengil fyrir, skrifaðu á office@c9group.dev. Við erum verkfræðingar en ekki lögfræðingar eða skattaráðgjafar: spurningar um gildissvið og ábyrgð eiga heima hjá þínum ráðgjöfum og við smíðum eftir svarinu sem þeir gefa.