Rafrænir reikningar: Peppol, XRechnung, ZUGFeRD og Factur-X fyrir kerfi sem voru aldrei smíðuð fyrir þetta

Það er auðvelt að kaupa lausn fyrir rafræna reikninga. Vandinn liggur nánast aldrei í lausninni: hann liggur í tólf ára gamla pantanakerfinu sem býr reikningana til, verðlagningarreglunum sem enginn hefur skjalfest, og því að reikningsnúmerin koma úr geymdri stefju sem einhver skrifaði árið 2019 og hætti störfum eftir það.

Við smíðum tenginguna milli þess sem þú raunverulega rekur og þess sem reglurnar krefjast. Myndun skipulagðra reikninga, sannprófun, sending um netið, móttökumeðferð og varðveisla: tengt inn í kerfið sem fyrir er í stað þess að skipta því út.

Reglurnar og hvenær þær bíta

Evrópa er að færa sig úr PDF-reikningum yfir í skipulagða, véllesanlega reikninga á tímaáætlun sem er ólík eftir löndum, í aðdraganda VAT in the Digital Age (ViDA) pakka ESB sem samræmir þetta allt. Dagsetningarnar sem knýja verkefni í dag:

• Þýskaland: móttaka skipulagðra rafrænna reikninga hefur verið skylda frá 1. janúar 2025. Útgáfa verður skylda 1. janúar 2027 fyrir fyrirtæki með veltu yfir 800.000 evrum og 1. janúar 2028 fyrir öll önnur. Í reynd eru sniðin XRechnung (hreint XML) og ZUGFeRD 2.x (blandað PDF með innfelldu XML), bæði í samræmi við EN 16931.
• Frakkland: móttaka, og útgáfa hjá stórum og meðalstórum fyrirtækjum, frá 1. september 2026; útgáfa hjá litlum og meðalstórum fyrirtækjum frá 1. september 2027. Sendingar fara um skráða vettvanga og Factur-X er sameiginlega blandaða sniðið.
• Belgía: rafrænir reikningar milli fyrirtækja skylda um Peppol frá 1. janúar 2026, með rafrænni skýrslugjöf á fimmhyrningslíkani áformaða 2028.
• Pólland: KSeF, landsbundinn vettvangur með miðlægri staðfestingu, með eigin XML-skema og eigin tímaáætlun.
• Ítalía: SdI og FatturaPA, í rekstri frá 2019 og enn strangasta staðfestingarlíkanið í ESB.
• Spánn: Verifactu og reikningaskyldur samkvæmt Crea y Crece, sem koma til framkvæmda samhliða svæðisbundnu TicketBAI-kerfunum.

Seljir þú inn í fleiri en eitt þessara landa ertu ekki með eitt verkefni. Þú ert með einn arkitektúr og nokkrar landstengingar, og munurinn á því að nálgast þetta þannig eða ekki er munurinn á einni tengingu og fimm.

Hvar verkefni fara raunverulega úrskeiðis

Reikningsgögnin eru ekki til í því formi sem staðallinn vill. EN 16931 krefst svæða sem mörg kerfi hafa aldrei skráð: eiginlegrar kaupandatilvísunar, sundurliðunar virðisaukaskatts eftir skattþrepi fremur en eftir línu, skipulagðra greiðsluskilmála og einingakóða úr stýrðum orðaforða. Verkfræðivinnan felst í að endurgera þessi svæði úr því sem til er, með fyrirsjáanlegum hætti, fyrir hvern einasta reikning sem þú munt nokkurn tímann gefa út.

Sannprófun bregst eftir á. Reikningi sem er hafnað er ógreiddur reikningur. Sannprófun þarf að keyra fyrir sendingu, gegn gildandi skema og gildandi viðskiptareglum viðkomandi lands, og villurnar þurfa að birtast manneskju sem getur brugðist við þeim í stað þess að lenda í annál.

Móttakan er erfiðari en útgáfan. Allir skipuleggja útgáfu reikninga og gleyma því að frá móttökudeginum verður að taka við skipulögðum reikningum frá öllum birgjum, í hvaða samræmdu sniði sem er, og koma þeim inn í greiðsluferli birgjareikninga án þess að manneskja opni hvern og einn.

Númering og vörn gegn tvísendingu. Endursendingar, tímamörk í netsamskiptum og bilanir hjá vettvöngum eru eðlilegur hluti rekstrar. Reikningur sem er sendur tvisvar undir tveimur númerum er skattamál, ekki hugbúnaðarmál. Þetta þarf að vera rétt frá byrjun.

Hvað við smíðum

Greining og ákvörðun um snið

Stutt verkefni (að jafnaði ein til tvær vikur), þar sem við skoðum hvernig reikningarnir þínir verða raunverulega til, hvaða reglur ná til þín og hvenær, og hverjir raunhæfir kostir þínir eru. Afurðin er skrifleg ráðlegging: hvaða snið þú þarft, hvort tengingin við Peppol eigi að fara um þjónustuaðila eða þinn eigin aðgangspunkt, hvað þarf að breytast í upprunakerfinu og hvað það kostar.

Stundum er ráðleggingin sú að staðlað verkfæri ásamt lítilli tengingu dugi. Við segjum þér það heldur í fyrstu viku en að rukka þig í sex mánuði.

Myndun reikninga og vörpun

Við smíðum vörpunarlagið frá upprunagögnunum þínum yfir í þau málskipan sem krafist er (UBL og CII samkvæmt EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD 2.x, Factur-X, FatturaPA og KSeF XML), með leiðslu hvers svæðis skjalfestri þannig að bæði endurskoðandi og fjármálateymið geti fylgt henni eftir. Þar sem upprunakerfið getur alls ekki skilað skyldusvæði segjum við það snemma og hönnum skráninguna í stað þess að finna upp sjálfgefið gildi.

Sannprófun fyrir sendingu

Skemasannprófun, Schematron-viðskiptareglur og landsbundnar athuganir keyra áður en nokkuð fer út úr húsi. Villur fara í biðröð sem manneskja ber ábyrgð á, með skilaboðum sem segja hvaða svæði brást og hvers vegna, ekki með stafla af villurakningu.

Nettenging

Tenging við Peppol-aðgangspunkt, annaðhvort um rótgróinn þjónustuaðila eða með eigin aðgangspunkti, eftir umfangi og því hversu mikla stjórn þú þarft. Í löndum með miðlæga staðfestingu tengjumst við landsvettvangnum beint (KSeF, SdI og franska PDP-umhverfinu) að meðtalinni meðferð skilríkja og auðkenninga, sem þessir vettvangar gera allir með sínum hætti.

Móttökumeðferð

Móttaka, sannprófun og samræming birgjareikninga yfir í eina innri framsetningu, mátuð við innkaupapantanir og vörumóttöku þar sem þær eru til, og afhent inn í greiðsluferlið þitt. Það er hér sem ávinningurinn af verkefninu kemur yfirleitt fram, því þetta fjarlægir handvirka innslátt sem enginn hefur nokkurn tímann mælt.

Varðveisla og rekjanleikaslóð

Regluleg varðveisla upprunalega skipulagða skjalsins, í því formi og í þann tíma sem þýskar GoBD-reglur, ítölsk conservazione sostitutiva eða sambærilegar reglur á þínum starfssvæðum krefjast, þar sem endurheimtarleiðin er prófuð en ekki gefin sér.

Kerfi sem við tengjum við

SAP ECC og S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 og Business Central, Odoo, NetSuite, Sage, Infor, Xero, DATEV-viðmót og (langoftast) sérsmíðað eða þungt breytt kerfi sem er miðlægt í rekstrinum og verður ekki skipt út vegna reglugerðar. Við vinnum í .NET, Java, PHP, Python og Node.js, og í eldri tæknistafla þegar það er það sem fyrir liggur.

Rekir þú markaðstorg, áskriftarvettvang eða reikningavél sem gefur út reikninga sjálfvirkt í miklu magni, þá er það einmitt tilvikið sem við erum byggð fyrir: reikningurinn verður til í þínum kóða, svo regluvarslan verður líka að búa í þínum kóða.

Hvað þetta er ekki

Við seljum ekki reikningahugbúnað og við erum ekki bókhaldskerfi. Sértu lítið fyrirtæki í leit að tóli sem býr til reikninga í samræmi við reglur, þá kauptu slíkt: DATEV, sevDesk, Lexware og tugir annarra gera þetta vel og kosta brot af því sem tengingarverkefni kostar.

Komdu til okkar þegar reikningurinn verður til í kerfi sem þú átt nú þegar, þegar reglur nokkurra landa þurfa að lifa saman, eða þegar magnið þýðir að þetta verður að ganga án þess að nokkur fylgist með.

Hvernig verkefni ganga fyrir sig

Greining, ein til tvær vikur, á föstu verði, sem lýkur með skriflegri ráðleggingu og kostnaðarmetinni áætlun.

Smíði, að jafnaði sex til tólf vikur fyrir fyrsta landið, eftir því hversu hrein upprunagögnin eru. Við vinnum í þinni geymslu, eftir þinni greinastefnu, með þínu teymi, og við skiljum eftir prófanir.

Tilraunakeyrsla, þar sem raunverulegir reikningar fara til lítils hóps mótaðila samhliða núverandi ferli, þar til villuhlutfallið er þar sem það á að vera.

Yfirfærsla og stuðningur, með vöktun á villubiðröðinni og skýrri ábyrgð á henni, í gegnum fyrsta mánaðaruppgjörið og fyrsta virðisaukaskattsskilið, sem er þegar spurningarnar sem máli skipta koma raunverulega upp.

Staðlar sem við vinnum eftir

EN 16931 og málskipanirnar undir honum (UBL 2.1, UN/CEFACT CII), Peppol BIS Billing 3.0 og flutningsinnviðir Peppol, XRechnung og KoSIT-sannprófunartólið, ZUGFeRD 2.x og Factur-X snið, FatturaPA, KSeF, og ViDA-tillögurnar sem móta það sem tekur við eftir 2030.

Algengar spurningar

Hvenær nákvæmlega á þýska skyldan um rafræna reikninga við um okkur?

Móttaka hefur átt við um öll þýsk fyrirtæki frá 1. janúar 2025. Útgáfa á við frá 1. janúar 2027 ef velta næstliðins árs fór yfir 800.000 evrur, og frá 1. janúar 2028 að öðrum kosti. Skyldan nær til viðskipta milli fyrirtækja innanlands; meðferð reikninga yfir landamæri og til neytenda er önnur og rétt er að staðfesta hana hjá skattaráðgjafa þínum.

Hver er munurinn á XRechnung og ZUGFeRD?

XRechnung er hreint XML, skilgreint af þýska hinu opinbera og skylda fyrir reikninga til opinberra aðila. ZUGFeRD 2.x er blandað snið: PDF/A-3 skjal með sömu skipulögðu gögnunum innfelldum, þannig að manneskja getur lesið PDF-ið og vél getur lesið XML-ið. Bæði eru í samræmi við EN 16931. Í viðskiptum milli fyrirtækja í Þýskalandi hallast venjan að ZUGFeRD og margir kaupendur taka við hvoru sem er.

Þurfum við okkar eigin Peppol-aðgangspunkt?

Yfirleitt ekki. Flest fyrirtæki tengjast um þjónustuaðila sem rekur aðgangspunkt, sem er ódýrara og fljótlegra. Eigin aðgangspunktur borgar sig við mikið magn, þegar þú þarft stjórn á flutningslaginu, eða þegar þú veitir öðrum reikningaþjónustu.

Getið þið unnið með núverandi þjónustuaðila okkar fyrir rafræna reikninga?

Já, og oft er það rétta uppsetningin: þjónustuaðilinn sér um sendingar og aðild að netinu, við smíðum allt milli kerfisins þíns og vefþjónustunnar hans, vörpunina, sannprófunina, endursendingarnar, villumeðferðina og afstemminguna.

Hvað verður um reikninga sem falla á sannprófun?

Þeir fara í biðröð með læsilegri skýringu á því hvaða svæði braut hvaða reglu. Við hönnum þá biðröð af ásetningi, því fyrstu mánuðina eftir gangsetningu er hún mest notaði hluti kerfisins, og léleg biðröð breytir regluvörsluverkefni í varanlegt handverk.

Hvernig komið þið í veg fyrir að sami reikningur sé sendur tvisvar?

Með stöðugum auðkennislykli (idempotency key) sem leiddur er af auðkenni reikningsins og fylgir hverri endursendingu, ásamt sendingarannál sem er hin endanlega heimild um það hvað var sent. Sérhver endursending endurnýtir upprunalega auðkennið í stað þess að búa til nýtt.

Byrjaðu

Segðu okkur inn í hvaða lönd þú gefur út reikninga, hversu marga reikninga í mánuði það eru í grófum dráttum, og hvað býr þá til í dag. Við segjum þér hvaða reglur ná til þín, í hvaða röð, og hvort þetta sé tenging eða verkefni.

Hafðu samband til að bóka viðbúnaðarmat fyrir rafræna reikninga.

Tengd þjónusta

• Innganga á ESB-markað: það sem eftir stendur af reglustaflanum fyrir sölu inn á Evrópu
• ERP-endurnýjun og útganga úr SAP ECC: þegar reikningaskyldan lendir í miðjum flutningum
• Viðhald eldri kerfa: fyrir kerfið sem býr reikningana til