Obaveza E-Rechnung u Nemačkoj: izdavanje strukturiranih faktura iz sopstvenih sistema do 1. januara 2027

Od 1. januara 2027. nemačka firma čiji je promet u 2026. bio veći od 800.000 evra više ne može drugoj nemačkoj firmi da pošalje papirnu ili PDF fakturu. Faktura mora da bude strukturirana e-faktura: fajl sa podacima napravljen po evropskom standardu EN 16931. Od 1. januara 2028. prag nestaje i pravilo važi za svaku firmu, uz nekoliko uskih izuzetaka.

Maloj firmi ovo stiže kao ažuriranje softvera. Za kompaniju čije fakture izlaze iz sopstvenog sistema za fakturisanje, iz granskog paketa ili iz ERP-a prilagođavanog petnaest godina, ovo je softverski projekat, a ostalo je trinaestak nedelja. Ovaj tekst je za tu drugu grupu.

Šta kaže zakon

Definicija se nalazi u § 14 UStG: faktura „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht", dakle faktura koja se izdaje, prenosi i prima u strukturiranom elektronskom formatu i omogućava elektronsku obradu. Format mora da bude usklađen sa evropskim standardom iz Direktive 2014/55/EU (u praksi EN 16931) ili dogovoren između strana, pod uslovom da se traženi podaci mogu tačno i potpuno izvući u oblik usklađen sa tim standardom. PDF se ne računa, koliko god uredno izgledao.

Obaveza obuhvata promet drugoj firmi kada su obe strane sa sedištem u Nemačkoj. Prelazni period uređen je u § 27 Abs. 38 UStG:

• Promet izvršen 2025. i 2026. i dalje sme da se fakturiše na papiru, ili u drugom elektronskom formatu ako kupac pristane, pod uslovom da faktura bude poslata do 31. decembra 2026.
• Promet izvršen 2027. ima istu olakšicu do 31. decembra 2027, ali samo ako ukupan promet izdavaoca u prethodnoj kalendarskoj godini nije bio veći od 800.000 evra.
• EDI koji ne ispunjava standard sme da se koristi i za promet izvršen 2027, uz saglasnost kupca, bez obzira na veličinu firme.

Tri detalja su važnija nego što izgledaju.

Prag se meri prometom iz prethodne godine. Vaš položaj u 2027. zavisi od cifre za 2026, koju niko neće tačno znati dok se knjige ne zaključe. Ako ste iole blizu 800.000 evra, gradite kao da ste iznad praga.

Olakšica se završava datumom slanja. Ako se čita doslovno, prvo prelazno pravilo prestaje da pokriva papir i PDF 31. decembra 2026, čak i za posao obavljen 2026. Ako ste iznad praga i fakturišete naknadno, faktura koju u prvoj nedelji januara šaljete za decembarski posao već mora da bude strukturirana. Proverite to sa svojim poreskim savetnikom, ali ne planirajte početak rada za sredinu januara.

Neke fakture ostaju van obaveze: fakture potrošačima, prekogranične fakture, fakture na male iznose do 250 evra bruto, karte koje se smatraju fakturama, fakture Kleinunternehmera i promet oslobođen po § 4 Nr. 8 do 29 UStG.

Nije nam poznat nijedan predlog zakona koji bi pomerio ove datume. Planirajte kao da važe.

Prijem je obavezan od 2025. Izdavanje je novi deo.

Od 1. januara 2025. svaka nemačka firma mora da bude u stanju da prima e-fakture. Pitanja i odgovori o e-fakturisanju Saveznog ministarstva finansija bez okolišanja kažu šta je za to potrebno: „Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E-Mail-Postfach." Dovoljno je sanduče elektronske pošte.

Obratite pažnju na jedan red u samom § 14: tamo gde važi obaveza e-fakture, saglasnost primaoca nije potrebna. Nemački poslovni kupac ne može da odbije vašu strukturiranu fakturu.

Izdavanje je drugačiji problem. Kada primate, alat čita tuđi fajl. Kada izdajete, autor je vaš sistem: ako su podaci pogrešni na izvoru, niko kasnije u lancu ne može da ih popravi, a faktura koja ne prođe validaciju kod kupca ostaje nenaplaćena.

Kome ovo stiže kao ažuriranje

Otvoreno: ako ste mala firma koja fakturiše iz DATEV-a, lexofficea, sevDeska ili sličnog paketa, format isporučuje vaš dobavljač. Proverite matične podatke (PDV identifikacioni broj, adrese kupaca, bankovne podatke), uključite funkciju i pošaljite probnu fakturu. Ne treba vam projekat i ne treba vam softverska kompanija.

Slično važi i za rasprostranjen ERP koji je i dalje blizu standarda: izlaz isporučuje dobavljač ili vaš partner, a posao se svodi na konfiguraciju i testiranje.

Ostatak teksta je za kompanije čije fakture dolaze iz koda koji same poseduju, ili iz koda koji više niko ne održava:

• billing engine u pretplatničkim platformama, marketplace-ovima i komunalnim preduzećima, koji programski izdaje fakture u velikom obimu;
• granski softver za veleprodaju, građevinu, logistiku ili terenski servis, čiji je dobavljač mali, spor ili ga više nema;
• ERP sisteme čiji je izlaz faktura pre mnogo godina prepisan kao prilagođeni programi za štampu, šabloni izveštaja ili mesečno cirkularno pismo.

Formati: EN 16931, XRechnung i ZUGFeRD

EN 16931 je evropski standard. On definiše semantički model fakture (polja, njihovo značenje, koja su obavezna i poslovna pravila među njima) i vezuje ga za dve XML sintakse, UBL 2.1 i UN/CEFACT CII.

XRechnung je nemačka specifikacija nad EN 16931, koju održava KoSIT: čist XML u bilo kojoj od dve sintakse, obavezan za javne organe i jednako važeći između firmi. Prema KoSIT-ovoj stranici o XRechnungu, verzija 3.0 važi od 1. februara 2024. i ostaje na snazi najmanje do 31. jula 2027. Preliminarna verzija 4.0 objavljena je u septembru 2026, a konačno izdanje se očekuje u proleće 2027. Počećete na verziji 3.0 i nadograditi u prvoj godini rada.

ZUGFeRD je hibridni format: PDF/A-3 fajl sa ugrađenim CII XML-om. Ljudi čitaju PDF, mašine čitaju XML. U Francuskoj se isti format zove Factur-X i tehnički su identični. FeRD je 4. avgusta 2026. objavio verziju 2.5.2. ZUGFeRD postoji u profilima (MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED), a pitanja i odgovori ministarstva prihvataju ZUGFeRD od verzije 2.0.1 „mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL", odnosno sa izuzetkom profila MINIMUM i BASIC-WL.

U hibridnoj fakturi važi XML. Ministarstvo strukturirani deo naziva „führender Teil", vodeći deo. Ako se vaš PDF i vaš XML ne slažu, pogrešan je PDF.

Za većinu nemačkih B2B izdavalaca razuman podrazumevani izbor je ZUGFeRD u profilu EN 16931, kako bi kupci koji fakture još čitaju očima mogli da nastave po starom, plus XRechnung za javne organe i za svakog ko ga traži. Oba treba da nastaju iz jednog internog objekta fakture, a ne iz dve putanje u kodu.

Šta mora da se promeni u vašem sistemu

Faktura postaje podatak, a ne izgled stranice

Mnogi stariji sistemi sklapaju fakturu u trenutku štampe: tekst spojen u šablon, zbirovi izračunati unutar izveštaja, napomena o PDV-u kao zakucan pasus. Ništa od toga ne preživljava EN 16931. Potreban vam je sačuvan objekat fakture koji drži svako polje, a iz njega se generišu i XML i PDF.

Polja koja obično nedostaju ili su pogrešna:

• Podaci o stranama. Strukturirane adrese sa ISO oznakama zemalja i PDV identifikacioni broj ili poreski broj. Adresne blokove u slobodnom tekstu treba rastaviti.
• Datum prometa ili period usluge, sačuvan kao podatak, a ne kao rečenica u zaglavlju.
• Jedinice mere. Svaka količina traži šifru iz UN/ECE Preporuke 20 (H87 za komad, KGM za kilogram, DAY za dan). „Stk." i „pauschal" moraju da se mapiraju.
• PDV. Svaka stavka nosi PDV kategoriju i stopu. Faktura nosi po jednu PDV rekapitulaciju za svaku kombinaciju kategorije i stope, a zbirovi moraju da se slažu tačno na dve decimale. Sistemi koji zaokružuju PDV po stavci ovde padaju.
• Tekst o oslobođenju i obrnutom obračunu. Rečenica na dnu PDF-a postaje šifra PDV kategorije plus razlog oslobođenja.
• Plaćanje. Način plaćanja, IBAN i uslovi u strukturiranom obliku.
• Reference. Broj porudžbine ili referenca kupca prema kojoj služba obaveza vašeg kupca uparuje fakturu. Ako je nikada niste čuvali, počnite da je prikupljate sada.

Stavke koje su samo tekst („isporuka po dogovoru") česta su prepreka. U strukturiranoj fakturi stavka je stavka koja se naplaćuje, pa takav tekst pripada napomeni.

Ispravke, knjižna odobrenja i samofakturisanje

Ministarstvo je izričito: tamo gde važi obaveza e-fakture, i ispravka mora da bude e-faktura, sa vrstom fakture za ispravku. U EN 16931 ona upućuje na prethodnu fakturu po broju i datumu izdavanja, pa vaš sistem tu vezu mora da čuva kao podatak.

Pazite na terminologiju. U nemačkom PDV pravu „Gutschrift" je samofaktura, koju po prethodnom dogovoru izdaje kupac (§ 14 Abs. 2 UStG). Ono što bi se kod nas zvalo knjižno odobrenje (umanjenje cene ili storno) je ispravka. Mnogi sistemi koriste jednu vrstu dokumenta za oba slučaja. Razdvojite ih pre mapiranja, a ako izdajete samofakture dobavljačima, tretirajte te dokumente kao fakture koje izdaje vaš sistem.

Konačna faktura sme da navede ranije delimične uplate u prilogu, pod uslovom da strukturirani deo upućuje na njega; ministarstvo potvrđuje da to važi i posle 2027.

Validacija pre nego što išta izađe

KoSIT objavljuje validator otvorenog koda koji proverava XML prema šemama i Schematron pravilima, sa javnom konfiguracijom za XRechnung. Pokreće se iz komandne linije, kao HTTP daemon ili kao biblioteka. Ugradite ga u putanju slanja: svaka faktura se validira pre nego što ode, a greška završava u redu koji ima imenovanog vlasnika, sa porukom koje je polje prekršilo koje pravilo.

Za ZUGFeRD validirajte ugrađeni XML prema pravilima svog profila, posebno proverite PDF/A-3 kontejner i potvrdite da PDF prikazuje iste zbirove kao XML.

Prenos

Zakon, kaže ministarstvo, „sieht keinen bestimmten Weg vor": ne propisuje kanal. Mejl sa fajlom u prilogu je u redu. Isto važi za API, portal za preuzimanje, zajedničko skladište unutar grupe ili (primer samog ministarstva) USB stik. Peppol nije obavezan za domaći B2B u Nemačkoj.

Inženjerski posao je po kupcu: adresa za fakture, željeni format i evidencija šta je kome poslato. Ponovni pokušaj posle neuspelog slanja nosi isti dokument sa istim brojem fakture. Dva broja za jedan promet su poreski, a ne softverski problem.

Arhiviranje

Najmanje strukturirani deo mora da se čuva „unversehrt in seiner ursprünglichen Form", neoštećen u izvornom obliku, a § 14b UStG propisuje rok čuvanja od osam godina od kraja godine izdavanja. Čuvajte tačno one bajtove koje ste poslali, sa hešom. Ne planirajte da fakture kasnije ponovo generišete iz baze: do tada će se i podaci i kod promeniti. Isto važi za e-fakture koje primate.

Plan za period od oktobra do decembra 2026

Trinaest nedelja je dovoljno za fokusiranu izradu ako su izvorni podaci u razumnom stanju. Nije dovoljno za zamenu sistema za fakturisanje.

Nedelje 1 i 2: popis i odluke. Navedite svako mesto na kome nastaje faktura, uključujući ručna knjižna odobrenja, konačne fakture za projekte i tabelu za jednog velikog kupca. Uporedite promet za 2026. sa pragom. Izaberite podrazumevani format i odlučite da li gradite generator ili podatke o fakturama šaljete na API provajdera za e-fakturisanje.

Od 2. do 4. nedelje: analiza nedostajućih podataka. Mapirajte tri meseca stvarnih faktura polje po polje na EN 16931. Označite šta nedostaje, šta mora da postane šifra i šta se računa drugačije. Tu se vidi stvarna veličina projekta.

Od 4. do 9. nedelje: izrada. Objekat fakture, mapiranje, generisanje XML-a i PDF/A-3, validator u putanji slanja, red grešaka i arhiva. Paralelno neko čisti matične podatke i prikuplja adrese za fakture od kupaca.

Od 9. do 11. nedelje: ponovna obrada i pilot. Provucite fakture iz poslednja tri meseca kroz novi generator i validirajte svaku. Zatim napravite pilot sa nekoliko kupaca koji su voljni i pitajte ih da li njihovi sistemi čitaju fajlove.

Od 11. do 13. nedelje: zamrzavanje i radni priručnik. Zamrznite izmene u decembru. Zapišite ko je vlasnik reda grešaka, kako se izdaje ispravka i šta se dešava kada kupac odbije fakturu. Januarske fakture za decembarski posao već su obuhvaćene.

Januar 2027. Počnite sa radom i pratite red svakog dana kroz prvo zatvaranje meseca i prvu PDV prijavu.

Tokom 2027. Isplanirajte nadogradnju na XRechnung 4.0 pre nego što verzija 3.0 prestane da važi i prevedite sve kompanije iz grupe koje su ispod praga pre 1. januara 2028.

Ako počinjete kasno, smanjite automatizaciju, a ne ispravnost izlaza: prvo automatizujte vrste faktura sa najvećim obimom, a retke dokumente nekoliko nedelja šaljite ručno preko alata za e-fakturisanje.

Gde potražiti pomoć

Gradimo vezu između sistema koji proizvodi vaše fakture i formata koji zakon traži: izmene modela podataka, mapiranje, validaciju, prenos i arhivu, u vašem kodu i zajedno sa vašim timom. Naša usluga integracije e-fakturisanja opisuje kako ti projekti teku; ako obaveza padne usred promene ERP-a, pogledajte modernizaciju ERP-a. Širi kalendar je u našem vodiču kroz EU digitalnu usklađenost 2026.

Mi smo inženjeri, a ne poreski savetnici: pitanja obuhvata pripadaju vašem Steuerberateru, a mi gradimo prema njegovom odgovoru. Recite nam šta danas proizvodi vaše fakture i otprilike koliko ih mesečno izlazi: pišite na office@c9group.dev.