O nasStoritveProjektiČlanki
← Nazaj na storitve

Integracija e-računov: Peppol, XRechnung, ZUGFeRD in Factur-X za sisteme, ki za to niso bili narejeni

Kupiti izdelek za e-račune je enostavno. Težava skoraj nikoli ni izdelek: težava je dvanajst let star sistem za upravljanje naročil, ki vaše račune ustvarja, cenovna logika, ki je nihče ni dokumentiral, in dejstvo, da številke računov prihajajo iz shranjene procedure, ki jo je napisal nekdo, ki je odšel leta 2019.

Gradimo vmesnik med tem, kar dejansko uporabljate, in tem, kar zahteva predpis. Ustvarjanje strukturiranih računov, validacija, prenos po omrežju, obdelava prejetih računov in arhiviranje: vgrajeno v vaš obstoječi sistem, ne namesto njega.

Obveznosti in kdaj zares zagrizejo

Evropa prehaja s PDF računov na strukturirane, strojno berljive, po časovnici, ki se razlikuje od države do države, pred paketom DDV v digitalni dobi (ViDA), s katerim bo EU vse skupaj poenotila. Datumi, ki trenutno poganjajo projekte:

  • Nemčija: prejemanje strukturiranih e-računov je obvezno od 1. januarja 2025. Izdajanje postane obvezno 1. januarja 2027 za podjetja s prometom nad 800.000 EUR in 1. januarja 2028 za vse ostale. V praksi se uporabljata formata XRechnung (čisti XML) in ZUGFeRD 2.x (hibridni PDF z vgrajenim XML), oba skladna z EN 16931.
  • Francija: prejemanje ter izdajanje za velika in srednje velika podjetja od 1. septembra 2026, izdajanje za mala in srednja podjetja od 1. septembra 2027. Prenos poteka prek registriranih platform, skupni hibridni format je Factur-X.
  • Belgija: obvezno izdajanje e-računov B2B prek omrežja Peppol od 1. januarja 2026, e-poročanje po modelu petih kotov pa je načrtovano za leto 2028.
  • Poljska: KSeF, nacionalna platforma za predhodno potrjevanje, z lastno shemo XML in lastno časovnico.
  • Italija: SdI in FatturaPA, v obratovanju od leta 2019 in še vedno najstrožji model potrjevanja v EU.
  • Španija: Verifactu in obveznosti izdajanja računov po zakonu Crea y Crece, ki se uvajajo vzporedno z regionalnimi sistemi TicketBAI.

Če prodajate v več teh držav, nimate enega projekta. Imate eno arhitekturo in več državnih adapterjev, razlika med tem, ali stvar tako obravnavate ali ne, pa je razlika med eno integracijo in petimi.

Kje gredo projekti dejansko narobe

Podatkov o računu ni v obliki, ki jo standard pričakuje. EN 16931 zahteva polja, ki jih mnogi sistemi nikoli niso zajemali: pravo referenco kupca, razčlenitev DDV po stopnjah namesto po postavkah, strukturirane plačilne pogoje, enote iz nadzorovanega šifranta. Inženirsko delo je deterministična rekonstrukcija teh polj iz tega, kar imate, za vsak račun, ki ga boste kdaj izdali.

Napake pri validaciji se pokažejo prepozno. Zavrnjen račun je neplačan račun. Validacija mora teči pred prenosom, glede na trenutno shemo in trenutna poslovna pravila države, napake pa morajo priti pred človeka, ki lahko ukrepa, ne v dnevniško datoteko.

Prejem je težji od izdajanja. Vsi načrtujejo izdajanje računov in pozabijo, da morajo od datuma obveznega prejemanja sprejemati strukturirane račune vseh dobaviteljev v katerem koli skladnem formatu in jih spraviti med obveznosti do dobaviteljev, ne da bi jih človek odpiral enega po enega.

Številčenje in idempotentnost. Ponovni poskusi, omrežne prekinitve in izpadi platform so običajni. Račun, poslan dvakrat pod dvema številkama, je davčna in ne programska težava. To mora biti pravilno od začetka.

Kaj gradimo

Ocena in odločitev o formatih

Kratko sodelovanje (običajno en do dva tedna), v katerem pogledamo, kako se vaši računi dejansko ustvarjajo, katere obveznosti vas dosežejo in kdaj ter kakšne so vaše realne možnosti. Rezultat je pisno priporočilo: katere formate potrebujete, ali naj dostop do omrežja Peppol poteka prek ponudnika ali prek vaše lastne dostopne točke, kaj se mora spremeniti v izvornem sistemu in koliko to stane.

Včasih je priporočilo, da zadošča standardni izdelek z majhnim adapterjem. Raje vam to povemo v prvem tednu, kot da vam šest mesecev zaračunavamo.

Ustvarjanje in preslikava računov

Gradimo preslikovalno plast iz vaših izvornih podatkov v zahtevane sintakse (UBL in CII po EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD 2.x, Factur-X, FatturaPA, KSeF XML), z dokumentiranimi izpeljavami polj, tako da jim lahko sledita revizor in vaše računovodstvo. Kadar izvorni sistem obveznega polja sploh ne more zagotoviti, to povemo zgodaj in zasnujemo zajem, namesto da si izmislimo privzeto vrednost.

Validacija pred prenosom

Validacija sheme, poslovna pravila Schematron in preverjanja, specifična za posamezno državo, tečejo, preden karkoli zapusti vašo hišo. Napake se usmerijo v čakalno vrsto, ki jo ima nekdo v lasti, s sporočilom, ki pove, katero polje je padlo in zakaj, ne s sledjo klicev.

Priključitev na omrežje

Priključitev na dostopno točko Peppol, bodisi prek uveljavljenega ponudnika bodisi z lastno dostopno točko, odvisno od količine in tega, koliko nadzora potrebujete. Pri državah z modelom potrjevanja se povežemo neposredno z nacionalno platformo (KSeF, SdI, francoskim ekosistemom PDP), vključno z ravnanjem s certifikati in avtentikacijo, kar vse te platforme rešujejo drugače.

Obdelava prejetih računov

Prejem, validacija in normalizacija dobaviteljskih računov v enotno interno predstavitev, uskladitev z naročilnicami in prevzemi, kjer ti obstajajo, in dostava v vaš postopek likvidacije računov. Od tod običajno pride donos projekta, saj odpravi ročno prepisovanje, ki ga nihče nikoli ni meril.

Arhiviranje in revizijska sled

Skladno hranjenje izvirnega strukturiranega dokumenta, v obliki in za obdobje, ki zadošča nemškim pravilom GoBD, italijanski conservazione sostitutiva ali enakovrednim pravilom tam, kjer poslujete, s preizkušeno in ne domnevano potjo za priklic.

Sistemi, s katerimi se povezujemo

SAP ECC in S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 in Business Central, Odoo, NetSuite, Sage, Infor, Xero, vmesniki DATEV in (najpogosteje) lasten ali močno predelan sistem, ki je osrednji za delovanje podjetja in ga zaradi neke obveznosti nihče ne bo zamenjal. Delamo v .NET, Javi, PHP, Pythonu, Node.js in, kadar je pred nami prav to, tudi v starejših tehnologijah.

Če vodite tržnico, naročniško platformo ali obračunski sistem, ki račune izdaja programsko in v velikih količinah, je to natanko primer, za katerega smo narejeni: račun ustvari vaša koda, zato mora skladnost živeti v vaši kodi.

Česa ne počnemo

Ne prodajamo programske opreme za izdajanje računov in nismo računovodski paket. Če ste majhno podjetje in iščete orodje, ki izdela skladne račune, ga kupite: DATEV, sevDesk, Lexware in ducat drugih to počnejo dobro in stanejo delček integracijskega projekta.

K nam pridite, kadar račun ustvarja sistem, ki ga že imate, kadar morajo sobivati pravila več držav ali kadar količina pomeni, da mora vse teči brez človeka, ki bi gledal.

Kako poteka sodelovanje

Ocena, en do dva tedna, po fiksni ceni, s pisnim priporočilom in ovrednotenim načrtom na koncu.

Izvedba, običajno šest do dvanajst tednov za prvo državo, odvisno od tega, kako čisti so izvorni podatki. Delamo v vašem repozitoriju, po vaši strategiji vej, z vašo ekipo, in za sabo pustimo teste.

Pilot, s pošiljanjem resničnih računov ozkemu krogu poslovnih partnerjev vzporedno z obstoječim postopkom, dokler delež napak ni tam, kjer mora biti.

Prehod in podpora, z nadzorom vrste napak in odgovorno osebo zanjo, skozi prvo mesečno zaključevanje in prvi obračun DDV: takrat se namreč pokažejo vprašanja, ki štejejo.

Standardi, po katerih delamo

EN 16931 in njegove sintaktične vezave (UBL 2.1, UN/CEFACT CII), Peppol BIS Billing 3.0 in prenosna infrastruktura Peppol, XRechnung in validator KoSIT, profila ZUGFeRD 2.x in Factur-X, FatturaPA, KSeF ter predlogi ViDA, ki oblikujejo to, kar pride po letu 2030.

Pogosta vprašanja

Kdaj natanko za nas velja nemška obveznost e-računov?

Prejemanje velja za vsa nemška podjetja od 1. januarja 2025. Izdajanje velja od 1. januarja 2027, če je vaš promet v preteklem letu presegel 800.000 EUR, sicer pa od 1. januarja 2028. Obveznost zajema domače transakcije B2B; obravnava čezmejnega izdajanja in izdajanja B2C je drugačna in jo je vredno potrditi z davčnim svetovalcem.

V čem je razlika med XRechnung in ZUGFeRD?

XRechnung je čisti XML, ki ga je opredelil nemški javni sektor in je obvezen za račune javnim organom. ZUGFeRD 2.x je hibrid: dokument PDF/A-3 z istimi strukturiranimi podatki, vgrajenimi vanj, tako da človek prebere PDF, stroj pa XML. Oba sta skladna z EN 16931. Komercialna praksa B2B v Nemčiji se nagiba k ZUGFeRD, mnogi kupci sprejmejo oboje.

Ali potrebujemo lastno dostopno točko Peppol?

Običajno ne. Večina podjetij se poveže prek obstoječega ponudnika dostopne točke, kar je ceneje in hitreje. Lastna dostopna točka je smiselna pri velikih količinah, kadar potrebujete nadzor nad prenosno plastjo ali kadar storitve izdajanja računov ponujate drugim.

Ali lahko delate z našim obstoječim ponudnikom za e-račune?

Da, in pogosto je prav to prava razdelitev: ponudnik poskrbi za prenos in članstvo v omrežju, mi pa zgradimo vse med vašim sistemom in njegovim API-jem, preslikave, validacijo, ponovne poskuse, obravnavo napak in usklajevanje.

Kaj se zgodi z računi, ki ne prestanejo validacije?

Gredo v čakalno vrsto z berljivo razlago, katero polje je kršilo katero pravilo. To vrsto zasnujemo premišljeno, saj je v prvih mesecih po zagonu najbolj uporabljani del sistema, slaba pa iz projekta skladnosti naredi trajen ročni postopek.

Kako preprečite, da bi bil isti račun poslan dvakrat?

S stabilnim idempotenčnim ključem, izpeljanim iz identitete vašega računa in prenesenim skozi vsak ponovni poskus, ter z dnevnikom prenosov, ki je merodajen glede tega, kaj je bilo poslano. Vsak ponovni poskus uporabi izvirni identifikator in ne ustvari novega.

Začnite

Povejte nam, v katere države izdajate račune, koliko računov približno na mesec in kaj jih danes ustvarja. Povedali vam bomo, katere obveznosti vas dosežejo, v kakšnem vrstnem redu in ali je to vmesnik ali projekt.

Kontaktirajte nas za dogovor o oceni pripravljenosti na e-račune.

Sorodne storitve

Pripravljeni za začetek s to storitvijo?

Stopite v stik
← Nazaj na vse storitve