O nasUsługiProjektyArtykuły
← Powrót do usług

Integracja e-fakturowania: KSeF, Peppol, XRechnung, ZUGFeRD i Factur-X dla systemów, których do tego nie projektowano

Kupienie produktu do e-fakturowania jest proste. Problemem prawie nigdy nie jest produkt: tylko dwunastoletni system obsługi zamówień, który wystawia Państwa faktury, nieudokumentowana logika cenowa i fakt, że numery faktur pochodzą z procedury składowanej napisanej przez kogoś, kto odszedł w 2019 roku.

Budujemy łącznik między tym, co u Państwa faktycznie działa, a tym, czego wymaga przepis. Generowanie faktur ustrukturyzowanych, walidacja, przesyłanie przez sieć, obsługa dokumentów przychodzących i archiwizacja: wpięte w istniejący system, a nie zamiast niego.

Obowiązki i terminy, w których zaczynają boleć

Europa przechodzi z faktur w PDF na faktury ustrukturyzowane, odczytywalne maszynowo, kraj po kraju, w drodze do unijnego pakietu VAT w erze cyfrowej (ViDA), który ma to wszystko ujednolicić. Terminy, które dziś napędzają projekty:

  • Polska: KSeF, krajowa platforma clearingowa, z własną schemą XML i własnym harmonogramem. Model jest inny niż w Peppolu: faktura nie idzie bezpośrednio do kontrahenta, tylko najpierw do platformy, która ją przyjmuje albo odrzuca, nadaje numer KSeF i dopiero wtedy dokument istnieje w obrocie. To przesuwa ciężar projektu na uwierzytelnianie, obsługę odrzuceń i pewność, że system źródłowy potrafi w ogóle wyprodukować fakturę ustrukturyzowaną w wymaganym schemacie. Kto sprzedaje również za granicę, potrzebuje KSeF-u obok pozostałych krajowych ścieżek, a nie zamiast nich.
  • Niemcy: odbiór faktur ustrukturyzowanych jest obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r. Wystawianie staje się obowiązkowe 1 stycznia 2027 r. dla firm o obrotach powyżej 800 000 EUR i 1 stycznia 2028 r. dla pozostałych. W praktyce liczą się formaty XRechnung (czysty XML) i ZUGFeRD 2.x (hybrydowy PDF z osadzonym XML-em), oba zgodne z EN 16931.
  • Francja: odbiór, a dla dużych i średnich firm także wystawianie, od 1 września 2026 r.; wystawianie dla MŚP od 1 września 2027 r. Przesyłanie odbywa się przez zarejestrowane platformy, wspólnym formatem hybrydowym jest Factur-X.
  • Belgia: obowiązkowe e-fakturowanie B2B przez Peppol od 1 stycznia 2026 r., z e-raportowaniem w modelu pięciu narożników planowanym na 2028 r.
  • Włochy: SdI i FatturaPA, działające od 2019 r. i wciąż najbardziej rygorystyczny model clearingowy w UE.
  • Hiszpania: Verifactu oraz obowiązki fakturowe z ustawy Crea y Crece, wdrażane równolegle z regionalnymi systemami TicketBAI.

Jeśli sprzedają Państwo do kilku z tych krajów, nie mają Państwo jednego projektu. Mają Państwo jedną architekturę i kilka adapterów krajowych, a różnica między potraktowaniem tego w ten sposób a nietraktowaniem jest różnicą między jedną integracją a pięcioma.

Gdzie te projekty naprawdę się wykładają

Dane faktury nie istnieją w kształcie, jakiego oczekuje standard. EN 16931 wymaga pól, których wiele systemów nigdy nie zbierało: porządnego oznaczenia nabywcy, rozbicia VAT według stawek zamiast według pozycji, ustrukturyzowanych warunków płatności, kodów jednostek ze słownika kontrolowanego. Praca inżynierska polega na deterministycznym odtworzeniu tych pól z tego, co jest, dla każdej faktury, jaką kiedykolwiek Państwo wystawią.

Odrzucenia przychodzą po fakcie. Odrzucona faktura to faktura niezapłacona. Walidacja musi działać przed wysyłką, wobec aktualnej schemy i aktualnych krajowych reguł biznesowych, a błędy muszą trafiać do człowieka, który może zareagować, nie do pliku z logami.

Strona przychodząca jest trudniejsza niż wychodząca. Wszyscy planują wystawianie faktur i zapominają, że od daty obowiązku odbioru muszą przyjąć faktury ustrukturyzowane od każdego dostawcy, w dowolnym zgodnym formacie, i wprowadzić je do rozrachunków z dostawcami bez otwierania każdej z nich przez człowieka.

Numeracja i idempotentność. Ponowienia, przekroczenia czasu i przerwy w działaniu platform są normą. Faktura wysłana dwa razy pod dwoma numerami to problem podatkowy, nie programistyczny. To musi być zrobione dobrze od początku.

Co budujemy

Analiza i wybór formatów

Krótka współpraca (zwykle tydzień do dwóch), w której sprawdzamy, jak Państwa faktury naprawdę powstają, które obowiązki i kiedy Państwa dosięgną oraz jakie są realne opcje. Efektem jest pisemna rekomendacja: jakie formaty są potrzebne, czy do Peppola podłączyć się przez dostawcę, czy przez własny punkt dostępowy, co musi się zmienić w systemie źródłowym i ile to kosztuje.

Czasem rekomendacja brzmi: wystarczy gotowy produkt i mały adapter. Wolimy powiedzieć to w pierwszym tygodniu, niż fakturować sześć miesięcy.

Generowanie faktur i mapowanie

Budujemy warstwę mapowania z Państwa danych źródłowych na wymagane składnie (UBL i CII zgodnie z EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD 2.x, Factur-X, FatturaPA, XML KSeF), z udokumentowanym wyprowadzeniem każdego pola, tak żeby prześledzili je zarówno audytor, jak i dział finansowy. Tam, gdzie system źródłowy w ogóle nie jest w stanie dostarczyć pola obowiązkowego, mówimy to wcześnie i projektujemy jego pozyskanie, zamiast wymyślać wartość domyślną.

Walidacja przed wysyłką

Walidacja schemy, reguły biznesowe w Schematronie i kontrole krajowe działają, zanim cokolwiek opuści Państwa firmę. Błędy trafiają do kolejki, którą ktoś prowadzi, z komunikatem mówiącym, które pole nie przeszło i dlaczego, a nie ze zrzutem stosu.

Podłączenie do sieci

Podłączenie do Peppol Access Point, przez uznanego dostawcę albo przez własny punkt, zależnie od wolumenu i potrzebnego poziomu kontroli. W krajach z modelem clearingowym integrujemy się bezpośrednio z platformą krajową (KSeF, SdI, francuski ekosystem PDP), łącznie z obsługą certyfikatów i uwierzytelniania, którą każda z tych platform robi inaczej.

Obsługa dokumentów przychodzących

Odbiór, walidacja i normalizacja faktur od dostawców do jednej wewnętrznej reprezentacji, dopasowanie do zamówień i przyjęć towaru tam, gdzie takie istnieją, oraz przekazanie do obiegu rozrachunków. Zwykle właśnie stąd bierze się zwrot z projektu, bo znika ręczne przepisywanie, którego nikt nigdy nie zmierzył.

Archiwizacja i ścieżka audytu

Zgodne przechowywanie oryginalnego dokumentu ustrukturyzowanego, w formie i przez okres spełniający niemieckie GoBD, włoską conservazione sostitutiva lub odpowiednie przepisy tam, gdzie Państwo działają, ze ścieżką odtworzenia przetestowaną, a nie założoną.

Systemy, z którymi się integrujemy

SAP ECC i S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 i Business Central, Odoo, NetSuite, Sage, Infor, Xero, interfejsy DATEV oraz (najczęściej) system autorski lub mocno przerobiony, który jest sercem firmy i nie zostanie wymieniony z powodu obowiązku ustawowego. Pracujemy w .NET, Javie, PHP, Pythonie, Node.js, a gdy to właśnie mamy przed sobą: również w starszych stosach.

Jeśli prowadzą Państwo marketplace, platformę subskrypcyjną albo silnik rozliczeniowy wystawiający faktury programowo i masowo, to jest dokładnie nasz przypadek: fakturę generuje Państwa kod, więc zgodność też musi zamieszkać w Państwa kodzie.

Czego nie robimy

Nie sprzedajemy oprogramowania do fakturowania i nie jesteśmy programem księgowym. Jeśli są Państwo małą firmą szukającą narzędzia, które wystawi zgodną fakturę, proszę je kupić: kilkanaście produktów robi to dobrze i kosztuje ułamek ceny projektu integracyjnego.

Do nas warto przyjść wtedy, gdy fakturę produkuje system, który już Państwo mają, gdy muszą współistnieć przepisy kilku krajów albo gdy wolumen wymaga, żeby to działało bez niczyjego nadzoru.

Jak przebiega współpraca

Analiza, tydzień do dwóch, stała cena, zakończona pisemną rekomendacją i wycenionym planem.

Budowa, zwykle sześć do dwunastu tygodni dla pierwszego kraju, zależnie od czystości danych źródłowych. Pracujemy w Państwa repozytorium, w Państwa strategii gałęzi, z Państwa zespołem, i zostawiamy po sobie testy.

Pilotaż, na prawdziwych fakturach do wąskiej grupy kontrahentów, równolegle z dotychczasowym procesem, aż odsetek błędów zejdzie tam, gdzie powinien.

Przełączenie i wsparcie, z monitorowaną kolejką błędów i osobą za nią odpowiedzialną, przez pierwsze zamknięcie miesiąca i pierwszą deklarację VAT, bo wtedy właśnie wychodzą pytania, które mają znaczenie.

Standardy, według których pracujemy

EN 16931 wraz z powiązaniami składniowymi (UBL 2.1, UN/CEFACT CII), Peppol BIS Billing 3.0 i infrastruktura transportowa Peppol, XRechnung i walidator KoSIT, profile ZUGFeRD 2.x i Factur-X, FatturaPA, KSeF oraz propozycje ViDA kształtujące to, co przyjdzie po 2030 roku.

Najczęstsze pytania

Od kiedy dokładnie obowiązuje nas niemiecki obowiązek e-fakturowania?

Odbiór obowiązuje wszystkie niemieckie firmy od 1 stycznia 2025 r. Wystawianie obowiązuje od 1 stycznia 2027 r., jeśli obrót za rok poprzedni przekroczył 800 000 EUR, a w pozostałych przypadkach od 1 stycznia 2028 r. Obowiązek obejmuje krajowe transakcje B2B; traktowanie faktur transgranicznych i B2C jest inne i warto je potwierdzić z doradcą podatkowym.

Czym różni się XRechnung od ZUGFeRD?

XRechnung to czysty XML, zdefiniowany przez niemiecki sektor publiczny i obowiązkowy dla faktur do organów administracji. ZUGFeRD 2.x jest hybrydą: dokumentem PDF/A-3 z tymi samymi danymi ustrukturyzowanymi osadzonymi w środku, więc człowiek czyta PDF, a maszyna XML. Oba są zgodne z EN 16931. Praktyka handlowa B2B w Niemczech skłania się ku ZUGFeRD, wielu nabywców przyjmuje jednak oba.

Czy potrzebujemy własnego punktu dostępowego Peppol?

Zwykle nie. Większość firm podłącza się przez istniejącego dostawcę punktu dostępowego, co jest tańsze i szybsze. Własny punkt ma sens przy dużych wolumenach, gdy potrzebna jest kontrola nad warstwą transportową albo gdy sami świadczą Państwo usługi fakturowe innym.

Czy mogą Państwo pracować z naszym obecnym dostawcą e-fakturowania?

Tak i często to właściwy podział: dostawca odpowiada za transmisję i członkostwo w sieci, my budujemy wszystko między Państwa systemem a jego API, mapowanie, walidację, ponowienia, obsługę błędów i uzgodnienia.

Co dzieje się z fakturami, które nie przejdą walidacji?

Trafiają do kolejki z czytelnym wyjaśnieniem, które pole naruszyło którą regułę. Projektujemy tę kolejkę świadomie, bo w pierwszych miesiącach po uruchomieniu to najczęściej używana część systemu, a zła kolejka zamienia projekt zgodnościowy w trwały proces ręczny.

Jak unikają Państwo wysłania tej samej faktury dwa razy?

Stabilnym kluczem idempotentności wyprowadzonym z tożsamości faktury, przenoszonym przez każde ponowienie, plus dziennikiem transmisji, który jest jedynym źródłem prawdy o tym, co zostało wysłane. Każde ponowienie używa pierwotnego identyfikatora, zamiast generować nowy.

Pierwszy krok

Proszę napisać, do których krajów Państwo fakturują, ile mniej więcej faktur miesięcznie i co je dziś produkuje. Powiemy, które obowiązki Państwa dosięgną, w jakiej kolejności i czy to łącznik, czy projekt.

Skontaktujcie się z nami, aby umówić analizę gotowości do e-fakturowania.

Powiązane usługi

Gotowy do rozpoczęcia z tą usługą?

Skontaktuj się
← Powrót do wszystkich usług