eOtpremnica i Serbia: slik kobler du ERP, WMS og TMS til innen 1. oktober 2027

Fra 1. oktober 2027 krever hver vareforflytning mellom to mva-registrerte private selskaper i Serbia en elektronisk følgeseddel, eOtpremnica, sendt gjennom finansdepartementets system før varene forlater stedet. Selskapet som tar imot dem, må bekrefte mottaket i det samme systemet i løpet av få dager, og transportøren må kunne vise frem følgeseddelen ved en kontroll.

Det omfatter salgsleveranser, returer og overføringer mellom egne lagre. Følgeseddelen slutter å være et skjema ERP-systemet ditt skriver ut. Den blir en UBL-fil som går gjennom et statlig API, kommer tilbake med en identifikator og en QR-kode, og deretter går gjennom en statusflyt på begge sider.

Hvem som bør lese dette

Fakturerer og sender du fra Minimax, BizniSoft eller Pantheon, leverer programvareleverandøren allerede støtte for eOtpremnica. Er volumet lavt nok til at dere kan skrive inn følgesedlene i departementets gratis nettportal eller mobilapp, fungerer det også. Les avsnittet om fristene for mottak, lær opp folkene på lasterampen, og så er du stort sett ferdig.

Denne artikkelen er for den andre gruppen: distributører, produsenter, grossister og transportører der forsendelse og varemottak går gjennom eget ERP-system, et tilpasset WMS, et TMS eller bakenden i en nettbutikk som registrerer B2B-ordrer. Ingen kommer til å levere en oppdatering til deg. Du må bygge integrasjonen selv.

Hva som allerede gjelder, og hva som endres

Loven om elektroniske følgesedler (Zakon o elektronskim otpremnicama) er fra 2024 og har blitt endret to ganger siden. Den nyeste endringsloven, publisert i Službeni glasnik 80/2026 den 31. august 2026, beholdt datoen i oktober 2027. Departementets spørsmål og svar og den konsoliderte teksten beskriver trinnene.

Siden 1. januar 2026:

• Private selskaper sender og mottar eOtpremnica for særavgiftspliktige varer: tobakk, nikotinprodukter, kaffe, alkoholholdige drikker og petroleumsprodukter.
• Private selskaper sender den for alle varer som leveres til en offentlig virksomhet, og offentlige virksomheter sender den for sine egne forflytninger.
• Transportører viser frem følgeseddelen for disse forflytningene.

Produksjonssystemet har vært i drift siden 30. desember 2025. Demomiljøet, som er ment for testing av intern programvare, har vært åpent siden 5. mars 2025.

Fra 1. oktober 2027:

• Plikten til å sende der både avsender og mottaker er private virksomheter og varene ikke er særavgiftspliktige.
• Plikten for alle private virksomheter til å motta.
• At transportører viser frem følgeseddelen for disse forflytningene.

Noen detaljer overrasker mange. En overføring mellom to lagre innenfor samme fabrikkområde krever en intern følgeseddel (type Int i XML-en) hvis varene skifter adresse og bruker offentlig vei. En import krever en intern følgeseddel fra stedet der du fikk disposisjonsretten, eller i noen tilfeller fra tollstedet, til lageret ditt. En eksport krever som regel én frem til punktet der speditøren overtar. Detaljsalg under loven om fiskalisering er unntatt, så en nettbutikk som selger mot fiskale kvitteringer, er utenfor virkeområdet for de ordrene. Engrossiden er det ikke.

Endringen i august sier også at tilsynsmyndighetene frem til 1. januar 2027 ikke vil ta hensyn til datafeil i sendte følgesedler og mottaksbekreftelser. Det hjelper avsenderne av særavgiftspliktige varer og avsendere i offentlig sektor. Det gjør ingenting for oktober 2027.

Kan datoen flyttes? Loven er endret to ganger på under to år, så flere endringer er mulige. Men endringen som nettopp ble vedtatt, beholdt datoen. Planlegg etter den.

Det er mottakstrinnet som har fristene

Å sende er den enkle halvdelen. Den konsoliderte loven legger de harde fristene på mottakssiden.

1. Før varene flyttes, sender avsenderen følgeseddelen. Inntil mottakeren har bekreftet det fysiske mottaket, kan avsenderen annullere den, med begrunnelse.
2. Fysisk mottak må bekreftes samme dag som varene tas imot, eller senest tre virkedager etter at mottaket startet.
3. Innen åtte dager etter den bekreftelsen godtar eller avviser mottakeren leveransen, helt eller delvis, ved å sende en ePrijemnica (elektronisk mottaksbekreftelse).
4. En privat mottaker som ikke sender noe innen åtte dager, anses å ha avvist hele leveransen. For en offentlig mottaker er det motsatt: taushet betyr godtatt.
5. Ved delvis godkjenning har avsenderen 30 dager fra mottaksbekreftelsen kom, til å godta avvikene. Ellers behandles avsenderen som om den har avvist hele mottaksbekreftelsen.
6. En følgeseddel uten bekreftelse av fysisk mottak slutter å være gyldig 30 dager etter at forflytningen startet.

Når begge sider er enige, får dokumentene statusen Usaglašeno (Fulfilled i API-et), og ingenting kan endres etter det.

Å overskride fristen for fysisk mottak er et oppført lovbrudd: fra 200 000 til 2 000 000 dinarer for selskapet og fra 50 000 til 150 000 dinarer for den ansvarlige personen. Samme ramme gjelder for å ikke sende en følgeseddel i det hele tatt.

Den praktiske konklusjonen: fysisk mottak hører hjemme på lasterampen, i WMS-et, i det øyeblikket varene registreres inn. Venter det på noen som avstemmer ved månedsslutt, er fristen allerede passert.

Hva du må bygge mot departementets API

Den tekniske dokumentasjonen beskriver et REST-API som utveksler UBL 2.1-XML. eOtpremnica er en DespatchAdvice, ePrijemnica en ReceiptAdvice, og hvert annet trinn (annullering, start av transport, bytte av kjøretøy, fysisk mottak, godkjenning eller avvisning av en mottaksbekreftelse) er en ApplicationResponse med en numerisk kode. Departementet holdt et verksted for IT-bransjen 5. desember 2025 om dokumenttyper, XML-utvidelsene, innsending og webhooks.

Sending

Hvert dokument går til ett endepunkt, POST /public/documents/requests, med en unik forespørsels-ID du lager selv. Behandlingen er asynkron. Resultatet kommer senere, via webhook eller ved polling av /public/documents/requests/changes, som rapporterer hver forespørsel som ventende, vellykket eller mislykket, med forretningsfeilene vedlagt.

ERP-systemet ditt trenger derfor en utboks: en post per følgeseddel, en tilstandsmaskin og en vei for nye forsøk som ikke lager duplikater. Systemet avviser et dokumentnummer som allerede finnes for selskapet ditt, og det hjelper, men bare hvis nummereringen din forblir stabil på tvers av nye forsøk.

Feillisten i departementets spørsmål og svar om API-et viser hvor dataarbeidet ligger:

• Utstedelsesdatoen må være i dag, etter serbisk tid. Ingen tilbakedatering, og ingen lagring av gårsdagens følgesedler i en kø over natten.
• Hver adresse (din, kundens, transportørens, laste- og lossesteder) trenger gate og by.
• Ved egen transport, transportør eller mottakerens transport er transportør, kjøretøyets registreringsnummer og transportmiddel obligatoriske. Egen transport krever også at transportørstatus slås på for selskapet ditt.
• Mengder har en kode for måleenhet. Linjene nummereres fra 1. En GTIN, hvis den oppgis, består bare av sifre.
• Mottakeren må være registrert og aktiv. GET /public/companies/status kontrollerer et PIB før du sender.

Stamdataene er som regel en større jobb enn XML-en. Et valideringsendepunkt lar deg teste dokumenter før innsending, og det hører hjemme i testsuiten din.

Mottak og lageret

Innkommende følgesedler kommer gjennom /public/documents/customers/changes, som polles per dato med 1 000 endringer per side, eller via webhook. Webhook-abonnementet gjelder per dag: et kall til /public/webhook-notifications/subscribe dekker neste dag. Kjør det som en planlagt jobb, varsle når det feiler, og behold pull-endepunktet som en nattlig avstemming, slik at en tapt push-melding ikke blir en tapt frist.

Hver innkommende følgeseddel bør havne i WMS-et som et forventet mottak, med leverandørens varenumre koblet til dine. Når varene registreres inn, sender WMS-et handlingen for fysisk mottak. Etter kontroll av mengde og kvalitet sender det ePrijemnica: per linje, mengden som kom frem, og mengden som ble avvist og returnert med samme kjøretøy. Systemet godtar ikke en avvist mengde som er større enn den mottatte.

Departementets egen rollemodell er en nyttig mal. Lagerrollen kan liste opp og laste ned innkommende følgesedler og bekrefte fysisk mottak. Det er riktig form for en tilgang i WMS-et også.

Som avsender mottar du også den andre sidens mottaksbekreftelse og må godta eller avvise den. Følg med på fristen på 30 dager for å bli enige i ERP-systemet, ikke i noens innboks.

Kobling til e-fakturaer i SEF

Å koble en følgeseddel til en e-faktura i SEF er valgfritt. Når en følgeseddel er sendt og det faktiske avsendelsestidspunktet er passert, kan SEF koble én eller flere følgesedler til én e-faktura, og fakturaen trenger ikke vente på at mottaksflyten er ferdig. Kjører treveismatchingen av ordre, leveranse og faktura allerede i ERP-systemet, gir koblingen kundens fakturamottak den samme dokumentasjonen. Arbeidet vårt med e-fakturaintegrasjon dekker SEF-siden.

Transportører og veien

Sjåføren kan vise frem følgeseddelen fra departementets app for transportører. Er transportøren ikke bruker av systemet, skriver avsenderen ut følgeseddelen, transportøren signerer den før avreise, og avsenderen laster opp den signerte kopien før varene flyttes. Etter endringen i august kan en transportør som ikke kan bruke systemet, i stedet vise QR-koden som ble generert da følgeseddelen ble sendt; avsenderen legger da ved utskriftsvisningen før avreise. TMS-et ditt må kunne lage det av disse alternativene transportørene dine bruker, og API-et returnerer QR-koden separat for etiketter.

Ved driftsstans finnes en papirløsning: tre utskrevne eksemplarer med sikkerhetsklistremerker med hologram fra Topčider-myntverket til Serbias nasjonalbank, registrert i systemet innen neste virkedag. Kjøp klistremerkene før du trenger dem.

Slik fungerer API-nøkkelen

Den juridiske representanten registrerer selskapet og logger inn gjennom den statlige eID-portalen. Nøklene opprettes deretter i nettgrensesnittet (Settings, API settings, Admin module, API keys). Demo og produksjon er separate miljøer, så planlegg for nøkler i begge.

Nøkkelen identifiserer selskapet. Spørsmålene og svarene om API-et er tydelige: du kan ikke sende dokumenter på vegne av et annet selskap, og systemet gjenkjenner selskapet ut fra API-nøkkelen det presenterer. I praksis:

• Et konsern med fem juridiske enheter trenger fem nøkler og en ruter som velger riktig nøkkel ut fra PIB.
• Et felles servicesenter eller et programvarehus kan ikke sende alle kundene sine gjennom én nøkkel.
• Nøkler hører hjemme i et hemmelighetslager med en eier og en rutine for rotasjon, ikke i en konfigurasjonsfil på ERP-serveren.

En plan over tolv måneder

Det er oktober 2026. Regnet bakover fra 1. oktober 2027:

Oktober til desember 2026: kartlegging og tilgang.

• List opp hver type forflytning: salg, returer, overføringer mellom lagre, import, eksport, egen bilpark, eksterne transportører, henting av kunden.
• Registrer selskapet i produksjon og skaff API-nøkler for demo.
• Begynn å rydde i stamdataene: adresser, partneres PIB og organisasjonsnumre, transportører, kjøretøy, måleenheter.

Januar til mars 2027: sendeløpet.

• Generer DespatchAdvice fra forsendelser, med utboksen, asynkron statusoppfølging og feilhåndtering.
• Daglig jobb for webhook-abonnement pluss avstemming via pull.
• Validatoren kjører i CI mot demomiljøet.

April til juni 2027: mottak og mottaksbekreftelse.

• Innkommende følgesedler inn i WMS-et som forventede mottak.
• Fysisk mottak på lasterampen, ePrijemnica etter kontroller, varsler på dag to av tre og dag seks av åtte.
• Håndtering av godkjenning og avvisning for mottaksbekreftelsene du får som avsender. Kobling til SEF, hvis du vil ha det.

Juli til september 2027: veien og piloten.

• Flyten for transportører, utskrift og QR, prosedyren for driftsstans med klistremerker på plass.
• Kjør ekte følgesedler i produksjon med partnere som har registrert seg; private selskaper kan allerede bruke systemet frivillig.
• Lær opp lageransatte og sjåfører. Frys endringer i september.

Tolv måneder er god tid for én juridisk enhet med rene data. Det er knapt for et konsern med flere enheter, flere lagre og stamdata ingen har rørt på mange år.

Hvor du får hjelp

C9 Group har kontor i Novi Sad, så serbiske regler er hjemmebane for oss. Vi bygger selve integrasjonen: UBL-generering, API-klienten, håndtering av webhooks og mottaksflyten på lageret, inne i det eksisterende ERP-systemet, WMS-et eller bakenden i nettbutikken. Se vår tjeneste for ERP-modernisering, eller skriv til office@c9group.dev.