Japans nye standard for regnskapsføring av leieavtaler: systemarbeidet før april 2027

Fra det første regnskapsåret som begynner 1. april 2027 eller senere, fører japansk GAAP nesten alle leieavtaler i balansen. Leie av kontorer og butikker, lagre, firmabiler og leieavtaler som ligger skjult i tjenestekontrakter, blir alle en bruksrettseiendel (使用権資産) og en leieforpliktelse (リース負債). For et selskap med regnskapsår som avsluttes i mars, er det seks måneder fra nå.

De regnskapsmessige vurderingene hører hjemme hos økonomiavdelingen og revisoren deres. Denne artikkelen handler om den andre halvdelen: kontraktsdataene, beregningen, posteringene og grensesnittene. Det er der disse prosjektene blir forsinket.

Hva som endres, og for hvem

Det japanske standardsettende organet for regnskap, Accounting Standards Board of Japan (ASBJ), publiserte ASBJ Statement No. 34, Accounting Standard for Leases, med Implementation Guidance No. 33, den 13. september 2024. De erstatter Statement No. 13 fra 2007. ASBJs sammendrag (på japansk) fastsetter datoene:

• Påkrevd fra starten av regnskapsår som begynner 1. april 2027 eller senere, både i konsernregnskapet og i selskapsregnskapet.
• Tillatt fra regnskapsår som begynner 1. april 2025 eller senere.

Ingenting ASBJ har publisert siden, har flyttet de datoene.

Etter den gamle standarden ble finansielle leieavtaler ført i balansen, mens operasjonelle leieavtaler ble kostnadsført som leie. Etter Statement No. 34 innregner leietakeren en eiendel og en forpliktelse for hver leieavtale og fører avskrivninger og renter, uansett hva leieavtalen tidligere ble kalt. Det er den ene modellen i IFRS 16, med noen forenklinger. Regnskapsføringen for utleiere forblir i stor grad som før.

To detaljer betyr mer for systemene enn de ser ut til.

Den gjelder selskapsregnskapet, ikke bare konsernregnskapet. ASBJ vurderte å begrense den til konsernregnskapet og valgte å la være. Hvert konsernselskaps hovedbok får de nye tallene, så en justering på toppen ved konsolideringen løser det ikke.

Leieavtaler må nå identifiseres. Statement No. 13 hadde ingen regler for å finne en leieavtale inne i en kontrakt. Statement No. 34 har det, og ASBJ sier rett ut at kontrakter som aldri er regnskapsført som leieavtaler, kan vise seg å inneholde en.

Hvem som omfattes

Standarden er skrevet for selskaper som anvender fullstendig japansk GAAP. I praksis betyr det børsnoterte selskaper og store selskaper etter aksjeselskapsloven (Companies Act) (aksjekapital på 500 millioner yen eller mer, eller samlet gjeld på 20 milliarder yen eller mer), som må utnevne en regnskapsrevisor. ASBJ påpeker at små og mellomstore selskaper normalt følger regnskapsretningslinjene for SMB i stedet.

Det omfatter japanske datterselskaper av utenlandske konsern som er store selskaper etter aksjeselskapsloven. Deres lovpålagte regnskap er japansk GAAP, uansett hva morselskapet rapporterer etter. Med et morselskap på IFRS 16 finnes de fleste dataene: ASBJ utformet standarden slik at et selskap som anvender IFRS i konsernregnskapet, kan bruke IFRS 16-tallene i selskapsregnskapet i hovedsak uten justering. Et morselskap på US GAAP betyr mer arbeid. Topic 842 beholder én lineær kostnad for operasjonelle leieavtaler, mens den japanske standarden krever avskrivning pluss renter for alle.

Hvem dette ikke er for: konsern som allerede anvender IFRS 16 og har de tallene i selskapenes hovedbøker, har gjort det meste av dette. Ingenting av det som følger, er regnskapsrådgivning.

Hvor systemarbeidet ligger

1. Finne leieavtalene

ProShip, en leverandør av programvare for regnskapsføring av leieavtaler, spurte 1 007 regnskapsmedarbeidere i børsnoterte og store selskaper i mai 2025 og publiserte resultatene i april 2026. Bare 23,5 % var ferdige med å kartlegge kontraktene som kunne være omfattet; 53,9 % holdt fortsatt på.

Definisjonen følger IFRS 16: en kontrakt, eller en del av en, som overfører retten til å bruke en identifisert eiendel i en tidsperiode mot vederlag. Testen er kontroll. Du får i det vesentlige alle de økonomiske fordelene av eiendelen, og du styrer hvordan den brukes.

Fast eiendom er den åpenbare gruppen. Den vanskeligere gruppen skjuler seg i tjenestekontrakter: logistikkavtaler med dedikert lagerplass eller dedikerte kjøretøy, IT-drift på dedikert maskinvare, outsourcingavtaler knyttet til bestemt utstyr.

Om hver av dem inneholder en leieavtale, er en vurdering for økonomiavdelingen. Å finne dem er en datajobb. Start i leverandørreskontroen: hent ut 12 til 24 måneder med betalinger, grupper dem etter leverandør og konto, flagg gjentakende beløp på kontoer for leie, logistikk, outsourcing og IT, og be deretter om kontraktene bak dem. Et spørreskjema til avdelingene fanger opp det hovedboken går glipp av.

Standarden lar også et selskap holde leieavtaler om immaterielle eiendeler utenfor. Få det avgjort tidlig: det avgjør om programvarelisenser i det hele tatt skal inn i registeret.

2. Et register som kan bære vurderingene

Registeret over leieavtaler blir det autoritative systemet. Hver leieavtale trenger:

• selskap, kostnadssted, motpart, underliggende eiendel og eiendelsklassen den ville hørt til hvis den var eid (notene trenger den fordelingen);
• iverksettelsestidspunkt og uoppsigelig periode;
• opsjoner på forlengelse og oppsigelse, med vurderingen av om utøvelse er «rimelig sikker», hvem som gjorde den og når;
• betalingsplanen, delt opp i faste betalinger, betalinger knyttet til en indeks eller sats, variable betalinger utenfor forpliktelsen, restverdigarantier, kjøpsopsjoner og bøter ved oppsigelse;
• ikke-leiekomponenter, og om økonomiavdelingen har valgt å slå dem sammen per eiendelsklasse;
• diskonteringsrenten;
• forskuddsbetalinger, direkte merutgifter, insentiver og kostnader til tilbakeføring, som bestemmer bruksrettseiendelen ved start;
• engangsvederlag for festerett (借地権の設定に係る権利金等) og klausuler om ny leie (再リース), som begge har egne japanske regler;
• flagg for unntakene for kortsiktige leieavtaler og eiendeler med lav verdi.

Leieperioden er der japansk fast eiendom gjør dette vanskelig. For ordinære leieavtaler for tomt og bygning (普通借地契約, 普通借家契約) erkjente ASBJ at det er vanskelig å fastsette perioden, og la til egne japanske eksempler. I ProShip-undersøkelsen pekte 40,0 % av respondentene som allerede var i gang med forberedelsene, på leieperioden som spørsmålet som tar lengst tid. Lagre hver forutsetning og begrunnelsen for den som data, ikke som en kommentar i en celle i et regneark.

3. Beregningen

Forpliktelsen er nåverdien av leiebetalinger som ennå ikke er betalt. Bruksrettseiendelen tar utgangspunkt i den forpliktelsen, pluss forskuddsbetalinger, direkte merutgifter og kostnader til tilbakeføring, minus insentiver. Renter beregnes etter effektiv rente-metoden. Avskrivningen går normalt over leieperioden ned til null.

Japansk GAAP beholder forenklinger som IFRS 16 ikke har, og systemet må støtte dem økonomiavdelingen velger:

• Er samlede bruksrettseiendeler uvesentlige, kan rentene fordeles lineært, eller utelates, med eiendel og forpliktelse ført til de udiskonterte betalingene.
• Leieavtaler på 12 måneder eller kortere uten kjøpsopsjon kan kostnadsføres.
• Små leieavtaler kan kostnadsføres: den gamle testen på 3 millioner yen i samlede betalinger per kontrakt videreføres, ved siden av et unntak i IFRS 16-stil for eiendeler med lav verdi som nye.

4. Hendelser som utløser ny måling

Et register som er riktig 1. april og feil i juni, er til ingen nytte. Standarden definerer to typer hendelser.

Endringer i leieavtalen endrer omfang eller vederlag: redusert gulvareal, kortere eller lengre periode, endret leie per enhet. Å legge til en eiendel til en frittstående pris skaper en separat leieavtale. En reduksjon i omfanget reduserer eiendelen og gir en gevinst eller et tap. Andre endringer justerer eiendelen med endringen i forpliktelsen.

Nye vurderinger skjer uten en endring i avtalen: leieperioden endres, eller betalingene endres gjennom en kjøpsopsjon, en restverdigaranti, eller en indeks eller sats som leien er knyttet til.

Systemet trenger en hendelseslogg med virkningsdatoer, ny beregning fremover fra hver hendelse, og alle tidligere planer bevart slik at revisoren kan spore hvert tall. Det vanskeligste problemet er organisatorisk. Personen som reforhandler en leieavtale for et lager, jobber ikke i regnskap, så hendelsen må nå registeret gjennom en arbeidsflyt, ikke en e-post noen husket å sende.

5. Anleggsmidler, posteringer og hovedboken

Finansielle leieavtaler ligger som regel allerede i anleggsmiddelsystemet. Tidligere operasjonelle leieavtaler, for det meste eiendom, er den nye gruppen.

Posteringsflyten:

1. Ved iverksettelse: bruksrettseiendel mot leieforpliktelse.
2. Hver måned: avskrivning, og renter på forpliktelsen.
3. Hver betaling: leiefakturaen reduserer forpliktelsen i stedet for å treffe leiekostnaden.
4. Hver ny måling: justeringen av eiendel og forpliktelse, pluss eventuell gevinst eller tap.

Trinn 3 er der integrasjonene ryker. I dag kommer utleierens faktura gjennom leverandørreskontroen og bokføres som leiekostnad (地代家賃). Fortsetter det mens leiesystemet bokfører avskrivning og renter, telles leien to ganger. Den vanlige løsningen er å sende leiefakturaer til en mellomkonto og la leiesystemet bokføre fordelingen, noe som krever en kobling mellom leverandør og kontrakt som overlever endringer i kontraktene.

Leieavtaler mellom konsernselskaper må kunne identifiseres på begge sider for eliminering. Og ta vare på betalingsplanen som en egen post: omtrent ni av ti respondenter i ProShip-undersøkelsen ventet konsekvenser for arbeidet med skattemeldingen, fordi regnskapsmessig og skattemessig behandling ventes å gli fra hverandre.

6. Noteopplysninger

Notene for leietakeren omfatter samlet kontantutbetaling for leieavtaler, tilgang av bruksrettseiendeler, avskrivning per eiendelsklasse, kostnad for kortsiktige leieavtaler og variable betalinger som er holdt utenfor forpliktelsen. Hver av dem er en rapport som må bygges og avstemmes, og kontantutbetalingen kommer fra betalingsdata, så den avhenger av koblingen til leverandørreskontroen. Et selskap som utarbeider konsernregnskap, kan utelate flere av disse notene i selskapsregnskapet.

Standardpakke eller egenutviklet?

De fleste selskaper vil kjøpe. I ProShip-undersøkelsen planla 35,4 % å innføre eller bytte et system for forvaltning av leieavtaler, og ytterligere 23,0 % vurderte det. Når det gjelder ekstern hjelp utover revisjonsselskapet, hadde 15,9 % allerede signert en kontrakt, og 42,1 % vurderte det. Det er en leverandørs undersøkelse, så les den som en retning, ikke en måling.

En god pakke håndterer beregningen, planene og standardrapportene. Den finner ikke kontraktene deres, renser ikke dataene og kobler seg ikke selv til leverandørreskontroen og hovedboken. Det gir tre vanlige situasjoner:

• Standard ERP-system med en støttet modul for leieavtaler eller anleggsmidler. Leverandøren leverer logikken. Arbeidet ditt er konfigurasjon, innlasting av data, endringen i leverandørreskontroen og testing. Få utgivelsesdatoen og hva den dekker, skriftlig.
• Spesialisert programvare for leieavtaler ved siden av ERP-systemet. Grensesnittene er prosjektet: kontraktsdata inn, posteringer ut, kobling i leverandørreskontroen, stamdata for selskaper og kostnadssteder, og avstemming mellom de to systemene.
• Et egenutviklet anleggsmiddelsystem. Ingen leverandøroppdatering kommer. Enten får systemet en eiendelsklasse for bruksrett, avskrivning over leieperioden, ny måling og en kobling til en plan for forpliktelsen, eller så flyttes regnskapsføringen av leieavtaler til en pakke, og det egenutviklede systemet beholder de eide eiendelene. Begge sider endres uansett.

For datterselskaper av utenlandske konsern kan et konsernverktøy for leieavtaler allerede mate rapporteringen til morselskapet. Kan de japanske valgene samordnes med konsernets prinsipper, holder én beregning for begge regnskapene; hvis ikke, har systemet to grunnlag per kontrakt.

En plan for de neste seks månedene

Forutsatt regnskapsår som avsluttes i mars, slik at standarden gjelder fra 1. april 2027:

Oktober 2026: kartlegging og beslutninger. Kjør analysen av leverandørreskontroen og send forespørsler om kontrakter. Få økonomiavdelingens prinsippvalg skrevet ned: terskler for unntak, sammenslåing av ikke-leiekomponenter, immaterielle eiendeler med eller ikke, tilnærmingen til leieperiode for ordinære leieavtaler for bygninger, diskonteringsrenter. Velg system, eller bekreft leverandørens utgivelse.

November: registeret. Fastsett datamodellen, last inn kontraktene, start gjennomgangen av vurderingene. Spesifiser grensesnittene: kontraktsdata inn, posteringer ut, ruting i leverandørreskontroen.

Desember: utvikling. Konfigurer beregningen, koble posteringene, bygg endringen i leverandørreskontroen.

Januar 2027: test med ekte kontrakter. Kjør hele registeret mot konsekvensanslaget og beregn inngående balanser per 1. april 2027. Standarden tillater at den kumulative effekten føres mot opptjent egenkapital ved start, så åpningsberegningen er en egen kjøring.

Februar: generalprøve. Avslutt én måned på det nye grunnlaget i et testmiljø, med betalinger, avskrivning, renter, én endring av leieavtalen, én ny vurdering og noterapportene.

Mars: overgang. Frys registeret, ferdigstill inngående balanser, legg om rutingen i leverandørreskontroen for fakturaer i april, dokumenter kontrollene og gå gjennom flyten med revisoren.

April 2027: i drift. Avslutter dere månedlig, er den første avslutningen på det nye grunnlaget ved utgangen av april. Det første halvåret avsluttes 30. september 2027.

Ligger dere bak denne planen, bestem en reserveløsning nå: en kontrollert midlertidig beregning fra det samme registeret for de inngående balansene og de første månedene, med systemet i drift i løpet av året. Ikke ideelt, men langt bedre enn ikke noe register.

Med regnskapsår som avsluttes i desember, begynner det første året 1. januar 2028. Samme plan, femten måneder i stedet for seks.

Hvor dette passer inn

Vi er ingeniører, ikke regnskapsførere: økonomiavdelingen og revisoren tar prinsippbeslutningene, og vi bygger etter dem. Vår del er innlasting og rensing av registeret over leieavtaler, grensesnittene mellom programvaren for leieavtaler, leverandørreskontroen og hovedboken, og endringer i egenutviklede anleggsmiddelsystemer, slik det er beskrevet på sidene våre om ERP-modernisering og vedlikehold av eldre systemer. Står april 2027 i planen deres, men ikke integrasjonen, skriv til office@c9group.dev.