Obligatorisk e-faktura mellom virksomheter i Spania fra oktober 2027: hva egenutviklede og eldre systemer må endre

Fra 6. oktober 2027 må alle virksomheter i Spania med et volumen de operaciones (omsetning beregnet etter merverdiavgiftsreglene) på over 8 millioner euro i forrige kalenderår utstede, sende og motta fakturaene sine til og fra andre spanske virksomheter som strukturerte elektroniske fakturaer. Fra samme dag må virksomheten, som kjøper, melde fra til skattemyndigheten når hver leverandørfaktura er betalt i sin helhet, eller at den er avvist. Alle andre følger etter 6. oktober 2028. Klokken begynte å gå 6. oktober 2026.

PDF-en systemet ditt sender på e-post i dag, slutter å være fakturaen. Men det som tar prosjektene på senga, ligger på den andre siden av regnskapet: leverandørreskontroen må rapportere betalingsdatoen og forfallsdatoen for hver leverandørfaktura den betaler, innen fire dager, helger og nasjonale helligdager ikke medregnet.

Kjører fakturaene og leverandørbetalingene dine på et kommersielt ERP-system som fortsatt vedlikeholdes, er det meste av arbeidet med utstedelsen ERP-leverandørens jobb. Spør også hva den tilbyr for betalingsrapporteringen, for det avhenger av hvordan finansavdelingen din registrerer betalinger.

Denne artikkelen er for selskaper der faktureringen eller leverandørreskontroen kjører på noe ingen selger oppdateringer til: et AS/400-program, en gammel Navision-installasjon som er tilpasset så langt at den ikke lenger kan oppgraderes, en faktureringsmotor ditt eget team har skrevet. Alt nedenfor gjelder per 16. oktober 2026.

Datoene

Plikten står i artikkel 2 bis i Ley 56/2007, slik den ble omskrevet ved artikkel 12 i Ley 18/2022, den såkalte «Crea y Crece»-loven. Detaljene står i Real Decreto 238/2026, der fjerde sluttbestemmelse fastsetter to faser, regnet fra ikrafttredelsen av departementsforskriften om den offentlige løsningen:

«a) Doce meses después, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones, calculado conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior. b) Veinticuatro meses después, para el resto de los empresarios y profesionales.»

Den forskriften er Orden HAC/1028/2026, kunngjort i BOE 5. oktober 2026 og i kraft fra 6. oktober. AEATs kalender for innføringen gjør dette om til konkrete datoer:

Private utvekslingsplattformer har egne plikter fra 6. oktober 2027, uansett hvem kundene deres er. AEATs offentlige løsning må være tilgjengelig minst to måneder før den første datoen, altså senest i begynnelsen av august 2027.

To detaljer har betydning for planleggingen. Terskelen måles som for merverdiavgift, over «el año natural inmediato anterior»: lest bokstavelig er det 2026 for datoen i oktober 2027, noe skatterådgiveren din bør bekrefte. Og i tolv måneder må en virksomhet over 8 millioner euro sende en PDF med hver e-faktura «que asegure su legibilidad», med mindre kunden «acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original». PDF-en går aldri til AEAT.

Hvem som omfattes, og hvem som ikke gjør det

Plikten gjelder enhver næringsdrivende eller selvstendig yrkesutøver, slik begrepene er definert for merverdiavgift, som må utstede faktura, når kunden er en virksomhet med sete, fast driftssted eller bosted i Spania. AEATs side om virkeområdet legger til at plikten omfatter transaksjoner som er underlagt merverdiavgift, IGIC og IPSI, så Kanariøyene, Ceuta og Melilla er med.

Utenfor virkeområdet, ifølge den samme siden:

• Forenklede fakturaer, unntatt de kvalifiserte etter artikkel 7.2 i faktureringsforskriften.
• Salg til forbrukere, og salg til virksomheter som ikke er etablert i Spania, salg innenfor EU medregnet.
• Transaksjoner som økonomidepartementet unntar ved forskrift, og visse regulerte aktiviteter hos markedsoperatørene for strøm og gass og hos IATAs clearingsentraler.

Tre ting som ikke er unntak:

• Virksomheter i SII. Verken dekretet eller AEATs liste nevner Suministro Inmediato de Información. SII er obligatorisk for dem som leverer mva-melding månedlig, og artikkel 71.3 i merverdiavgiftsforskriften setter en virksomhet på månedlig innlevering når dens volumen de operaciones, beregnet på samme måte, oversteg 6 010 121,04 euro året før. Alle selskaper i bølgen fra oktober 2027 som leverer mva-meldingen til AEAT, er altså allerede i SII. Det holder dem utenfor VERI*FACTU. Det holder dem ikke utenfor denne plikten.
• Baskerland og Navarra. VERI*FACTU stopper ved grensen til de forale skatteområdene; det gjør ikke dette. Dekretet sier at den offentlige løsningen skal betjene skattytere under forale regler gjennom avtaler mellom deres skattemyndigheter og AEAT.
• Selvfakturering og fakturering ved tredjepart. Når kunden eller en tredjepart utsteder fakturaen for deg, er pliktene fortsatt dine.

Slik fungerer systemet

Det finnes to veier, og du kan kombinere dem: private utvekslingsplattformer og en gratis offentlig løsning som AEAT driver. Private plattformer må koble seg til hverandre kostnadsfritt når en kunde ber om det, så ingen tvinges over på kundens plattform. En virksomhet som ikke har avtalt med en leverandør å motta fakturaer via en privat plattform, anses å ha valgt den offentlige løsningen.

Fakturaen er en strukturert melding etter den semantiske modellen i EN 16931, i én av fire syntakser: CII, UBL, EDIFACT eller Facturae (artikkel 7.1). Dekretets fortale legger til at Peppol BIS er gyldig på private plattformer. Den offentlige løsningen godtar bare UBL.

Uansett vei ender hver eneste faktura hos AEAT. Et system som ikke utsteder gjennom den offentlige løsningen, må sende «simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL» (artikkel 6.2). Etter forskriften merkes kopien i feltet CopyIndicator, den har ingen innebygde filer, og den avvises hvis det allerede finnes en kopi med samme unike kode; en avvist kopi rettes og sendes på nytt, og originalen forblir gyldig. Den unike koden består av utstederens NIF, serie og nummer og utstedelsesdatoen. Fakturaer som utstedes via private plattformer, har en avansert elektronisk signatur, og tilgang til den offentlige løsningen via webtjeneste krever et elektronisk sertifikat.

Markedet starter ikke fra null: økonomidepartementet sier at «hoy se intercambian ya más de 550 millones de facturas electrónicas al año en España». Det nye er at alle må, og at AEAT ser hver faktura og hver betaling.

Hva et egenutviklet system må gjøre

Utstedelse

• Fakturaer som data, ikke som et utskriftsoppsett. Hver faktura må finnes som en strukturert post før den sendes. I eldre systemer beregnes mva-oppstillingen ofte av rapporten som skriver ut fakturaen, og lagres aldri.
• Rene stamdata. Den offentlige løsningen tar bare imot en faktura når utstederens og mottakerens NIF er riktig utfylt. Adresser, enheter og betalingsbetingelser i fritekst må mappes til koder.
• De spanske utvidelsene. Vedlegget til forskriften legger til felt som EN 16931 mangler: forskuddstrekk i inntektsskatt (retenciones), fakturaer utstedt av en tredjepart, beliggenheten til en utleid eiendom, typen nasjonal avgift og koder for type og metode for en korrigerende faktura.
• En leveringsvei per kunde: en privat plattform (og hvilken) eller den offentlige løsningen.
• UBL-kopien, i det øyeblikket fakturaen utstedes, med mindre du utsteder gjennom den offentlige løsningen. En plattform kan sende den for deg; kobler du deg til direkte, bygger du den selv.
• Rettelser. Forskriften lar deg trekke tilbake en faktura («dar de baja») når transaksjonen aldri har funnet sted. Andre feil følger de ordinære faktureringsreglene, som i praksis betyr korrigerende fakturaer.
• PDF ved siden av e-fakturaen i tolv måneder, hvis du ligger over 8 millioner euro.

Mottak og betaling: den største halvdelen

Det er her egenutviklede systemer får det tøft, fordi arbeidet griper inn i innkjøp, godkjenninger og finans, ikke bare i én fakturamal.

• Ta imot strukturerte fakturaer, fra en plattform eller fra den offentlige løsningen, der mottakeren når som helst kan hente dem, direkte eller via automatisert tilgang.
• Rapporter til leverandøren. Artikkel 10 krever at kunden forteller utstederen om den har godtatt eller avvist fakturaen og når, og når den betalte den i sin helhet, «en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales». Når fakturaen går gjennom den offentlige løsningen, gjelder bare artikkel 12.
• Rapporter til AEAT. Artikkel 12 krever at kunden rapporterer til den offentlige løsningen den fullstendige faktiske betalingen av hver faktura den har mottatt og ikke avvist, med dato, «en un plazo máximo de 4 días naturales desde dicha fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales», og betalingens forfallsdato. Avvisninger rapporteres også; rapporteres ingenting, anses fakturaen som godtatt. Dette gjelder uansett hvilken vei fakturaen gikk.
• Formatet. Etter artikkel 7 og 8 i forskriften er dette UBL-meldinger av typen ApplicationResponse (PAYMENT og REJECTION, hver med en annullering), sendt via webtjeneste med fakturaens unike kode, eller én om gangen via et webskjema. Plattformen din kan rapportere for deg hvis du gir den fullmakt. Er den offentlige løsningen nede i mer enn 24 timer på grunn av feil hos AEAT, får du fire virkedager fra feilen er rettet.
• Riktig betalingsdato. Dekretets fortale definerer den som dagen leverandøren faktisk får betalt: kontantbetalingen, belastningen av betalerens konto ved en overføring, eller den avtalte motregningen. «La mera puesta a disposición del proveedor de un mecanismo financiero para adelantar el cobro de la factura no computará». Ved confirming (leverandørfinansiering via banken) er dagen banken tilbyr leverandøren din et forskudd, ikke datoen du rapporterer.
• Ett unntak. Når selve fakturaen har en betalingsdato som er lik eller tidligere enn utstedelsesdatoen, og som samsvarer med transaksjonsdatoen, regnes betalingsrapporten som levert.

For en eldre modul for leverandørreskontro betyr dette nye data: en kobling fra hver bankbelastning tilbake til de unike kodene for fakturaene den gjorde opp, et flagg for full betaling, en lagret forfallsdato og en kø som sender meldingene og prøver på nytt innenfor fristen. Én overføring som gjør opp tretti fakturaer, blir tretti betalingsmeldinger.

Dataene har nytte utover skatt. Hvert første kvartal sender AEAT opplysningene til Observatorio Estatal de la Morosidad Privada (det statlige observatoriet for sene betalinger i privat sektor), som bruker dem i listen over selskaper som brøt betalingsfristene i Ley 3/2004 året før. Datoene systemet ditt rapporterer, er bevisene.

Hvor VERI*FACTU passer inn

Det er to separate ordninger. VERI*FACTU, etter Real Decreto 1007/2023, stiller krav mot fusk til faktureringsprogramvare: en hashet post per faktura og en QR-kode. E-fakturaplikten mellom virksomheter fastsetter formatet fakturaene sendes i mellom virksomheter, og rapporteringen av betalingen. Med økonomidepartementets ord: «se trata de dos medidas diferentes». Dekretet knytter dem sammen ett sted: en pliktig e-faktura må komme fra systemer som er tilpasset artikkel 29.2.j i den spanske skatteforvaltningsloven (Ley General Tributaria), bestemmelsen VERI*FACTU utdyper.

For et selskap over 8 millioner euro i det alminnelige skatteområdet (territorio común) avgjør SII saken: VERI*FACTU gjelder ikke, oktober 2027 gjør det. For et mindre selskap peker begge prosjektene nå mot samme måned. Den 5. oktober 2026 kunngjorde finansdepartementet at de gjenstående VERI*FACTU-pliktene skal flyttes «hasta octubre de 2028», slik at de faller sammen med e-fakturaplikten for virksomheter med inntil 8 millioner euro. Per 16. oktober 2026 er ingen forskrift som gjør den endringen, kunngjort i BOE, så VERI*FACTU-datoene for 2027 er fortsatt bindende. Vår guide til VERI*FACTU dekker den siden.

En plan frem til 6. oktober 2027

Fra midten av oktober 2026 har et selskap i den første bølgen knapt tolv måneder. Det holder for et egenutviklet system hvis arbeidet starter dette kvartalet.

1. Oktober til november 2026: kartlegging. Hvert system som utsteder fakturaer til spanske virksomheter, og hvert system som mottar, godkjenner og betaler leverandørfakturaer. Bekreft med rådgiveren din hvilken bølge du tilhører.
2. November 2026 til januar 2027: velg vei. En privat plattform, en direkte kobling til den offentlige løsningen, eller begge. Spør plattformen hvilke syntakser den godtar, om den sender UBL-kopien og betalingsrapportene for deg, hvordan statusmeldinger kommer tilbake, og om den har et testmiljø.
3. Desember 2026 til mars 2027: data. Validering av NIF, strukturerte adresser, betalingsbetingelser som data, lagrede mva-oppstillinger, de spanske utvidelsene, mappingen til EN 16931.
4. Januar til mai 2027: leverandørreskontro. Behandling av inngående fakturaer, avvisninger, betalingsdatoer fra bankbevegelser, rapporteringskøen.
5. Så snart AEAT åpner den offentlige løsningen, og senest i august 2027: test hele flyten fra ende til ende. Forskriften overlater de tekniske spesifikasjonene til det AEAT publiserer på sin Sede electrónica, så hold mappingen i én modul og regn med revisjoner.
6. September 2027: gå i drift tidlig med noen få kunder og leverandører, med PDF ved siden av.
7. 6. oktober 2027: obligatorisk. Noen har ansvaret for rapporteringskøen fra første dag.

For bølgen i oktober 2028 gjelder de samme stegene ett år senere. De større leverandørene dine begynner å sende deg e-fakturaer i oktober 2027, med den PDF-en som ifølge dekretets fortale sikrer lesbarheten for alle andre. Bruk det året til å lære å ta imot dem.

Hva som fortsatt kan endre seg

• Tidsplanen har sklidd ut før. I mars 2026 ventet økonomidepartementet forskriften «antes del 1 de julio de 2026». Den kom i oktober. Nå følger datoene av selve dekretet, og å flytte dem ville kreve en ny rettsregel.
• EU-vilkåret. Ley 18/2022 gjorde sin artikkel 12 avhengig av et EU-unntak fra artikkel 218 og 232 i merverdiavgiftsdirektivet. Direktiv (EU) 2025/516, en del av ViDA-pakken, endret begge artiklene fra direktivets ikrafttredelse, slik at medlemsstatene kan kreve innenlandske e-fakturaer uten mottakerens samtykke, og dekretets fortale viser til det. Om det oppfyller vilkåret, er et spørsmål for jurister; regjeringen har gått videre, og vi planlegger etter dens datoer.
• Spesifikasjonene. Syntaksen i den offentlige løsningen kan endres ved felles forskrift fra de to departementene, og flere syntakser kan tillates.
• Unntak for enkelte bransjer. Økonomidepartementet kan unnta transaksjoner ved forskrift, som regel midlertidig.
• Sanksjoner. Verken dekretet eller forskriften fastsetter egne bøter. Boten på inntil 10 000 euro i artikkel 2 bis.9 i Ley 56/2007 gjelder manglende tilbud om e-faktura til forbrukere, ikke fakturering mellom virksomheter. Hva brudd på B2B-plikten ville koste, er et spørsmål for skatterådgiveren din.

Hvor du får hjelp

Vi bygger de delene av dette som havner i din egen kode: mappingen til EN 16931 og UBL-utdataene, kopien til den offentlige løsningen, endringer i stamdata, behandling av inngående fakturaer inn i leverandørreskontroen, registrering av betalingsdatoer og rapporteringskøen med nye forsøk. Vår tjeneste for e-fakturaintegrasjon beskriver hvordan det arbeidet foregår. Kommer kravet midt i et systembytte, se ERP-modernisering, og når ingen som er igjen, vet hvordan det gamle programmet virker, er vedlikehold av eldre systemer der det starter.

Kjører fakturaene eller leverandørbetalingene dine på et system ingen selger en ferdig kobling til, skriv til office@c9group.dev. Vi er ingeniører, ikke jurister eller skatterådgivere: spørsmål om virkeområde og ansvar hører hjemme hos dine rådgivere, og vi bygger etter svaret de gir.