Modernizzazione dell'ERP e uscita da SAP ECC: l'ingegneria attorno alla migrazione che nessuno aveva messo a piano

Dentro ogni migrazione ERP ci sono due progetti. C'è quello scritto nel piano (il nuovo sistema, il disegno dei processi, il system integrator), e c'è quello che emerge al quarto mese, quando qualcuno si mette a contare le interfacce.

Il secondo progetto è il nostro. Le ottanta integrazioni su misura, i report da cui dipende l'amministrazione e di cui nessuno è proprietario, i terminali di magazzino che leggono da una vista di database, il portale clienti collegato direttamente alle vecchie tabelle, i vent'anni di dati che devono arrivare nel nuovo sistema in una forma che il nuovo sistema accetti. Raramente sta nel perimetro iniziale, e spesso è ciò che determina la data.

Perché il tema è sul calendario adesso

La manutenzione mainstream di SAP ECC 6.0 termina il 31 dicembre 2027. La manutenzione estesa può accompagnare un'azienda fino alla fine del 2030, a costo maggiorato e con perimetro ridotto. Una quota consistente della base installata non ha ancora iniziato, le migrazioni richiedono di norma dai diciotto ai trentasei mesi, e la capacità dei partner e degli hyperscaler si sta prenotando ora.

La stessa pressione esiste fuori dal mondo SAP. I clienti Oracle EBS hanno il loro orizzonte di supporto, le installazioni Dynamics AX e NAV vengono spinte verso Business Central e Dynamics 365, e una lunga coda di aziende lavora su un ERP personalizzato pesantemente dieci anni fa da persone che nel frattempo se ne sono andate.

Qualunque sia la destinazione, la forma del problema non cambia: l'ERP non è un'isola, e ciò che vi è attaccato di solito non è documentato.

Che cosa facciamo

Censimento e mappatura delle interfacce

Prima di poter pianificare qualsiasi cosa, qualcuno deve stabilire che cosa parli davvero con l'ERP. Lo facciamo empiricamente (leggendo log del database, traffico di rete, job schedulati, configurazioni del middleware di integrazione e codice sorgente), non facendo circolare un questionario e sperando bene.

Il risultato è un inventario di ogni interfaccia con direzione, protocollo, frequenza, volume di dati, referente aziendale dove se ne trova uno, e una valutazione su cosa vada ricostruito, cosa possa essere dismesso e cosa possa essere adattato. I clienti trovano regolarmente da due a cinque volte le interfacce che si aspettavano, e un numero non trascurabile non serve più a niente.

Ricostruzione del livello di integrazione

Ricostruiamo le interfacce che devono sopravvivere, e preferiamo ricostruirle contro un'astrazione anziché puntarle direttamente al nuovo sistema. Un livello di integrazione tra le applicazioni satellite e l'ERP fa sì che la prossima migrazione (e ci sarà), non ripeta questo esercizio. Consente anche di spostare le applicazioni a ondate invece che in un unico fine settimana di cutover.

Il lavoro qui copre interfacce IDoc e BAPI, servizi OData, endpoint SOAP di un'altra epoca, scambi di file flat e SFTP che ancora oggi reggono metà del B2B europeo, code di messaggi e API REST moderne dal lato nuovo.

Ingegneria della migrazione dei dati

Estrazione, bonifica, trasformazione, caricamento e (la parte che di solito viene sottovalutata) riconciliazione. Costruiamo la migrazione come codice ripetibile, non come script una tantum, così può essere eseguita decine di volte su dati via via più puliti confrontando automaticamente i risultati a ogni giro.

È nella riconciliazione che si gioca la credibilità. L'amministrazione non firma una migrazione perché il caricamento è andato a buon fine: firma perché i saldi quadrano, i conteggi quadrano e le differenze rimaste sono spiegate e accettate per iscritto.

Le applicazioni su misura che sopravvivono all'ERP

Quasi tutte le aziende hanno applicazioni costruite attorno al vecchio ERP che codificano qualcosa che l'ERP non sapeva fare: un configuratore, uno strumento di pricing, un terminale di reparto, un portale clienti, un foglio di calcolo diventato portante. Alcune vanno dismesse dentro le funzionalità standard del nuovo sistema. Altre sono un vero vantaggio competitivo e vanno ricostruite come applicazioni a sé stanti, non più saldate a uno schema di database che sta per cambiare.

Vi aiutiamo a distinguere le une dalle altre, e poi costruiamo quelle che vale la pena tenere.

Reportistica e il patrimonio dati sommerso

Ogni ERP di lunga vita fa crescere attorno a sé uno strato di report, estrazioni e fogli di calcolo. Al cutover si rompono in modo rumoroso e non sono quasi mai nel piano. Li censiamo, individuiamo quelli su cui l'azienda si regge davvero e li ricostruiamo sul nuovo modello dati oppure su un livello di reporting che li isoli da esso.

Dismissione e conservazione dei dati

Il vecchio sistema contiene documenti che siete tenuti per legge a conservare per anni dopo lo spegnimento. Tenere ECC acceso in sola lettura per un decennio è un modo costoso di rispettare un obbligo di conservazione. Costruiamo l'estrazione verso un archivio consultabile, con i percorsi di ricerca ed esportazione che revisori e autorità fiscali chiedono davvero, così il vecchio sistema può essere spento.

Che cosa non siamo

Non siamo una società di consulenza funzionale SAP. Non configuriamo FI/CO, non disegniamo i vostri template di processo e non siamo il partner che conduce il programma S/4HANA. Sono ruoli specialistici e per quelli dovete rivolgervi a uno specialista.

Siamo il team di ingegneria che lavora accanto a quel partner su tutto ciò che l'ERP tocca ma che il programma ERP non copre. In pratica veniamo ingaggiati o direttamente dal cliente, per proteggere il suo lato del programma, o come subfornitori del system integrator che lo conduce.

Se cercate qualcuno che si prenda in carico l'intera conversione a S/4HANA, vi diremo che non siamo noi, e preferiamo dirlo alla prima conversazione anziché alla terza.

Dove interveniamo

Accanto a un programma S/4HANA: ricostruzione delle integrazioni, ingegneria della migrazione dei dati, lavoro sulle applicazioni satellite e dismissione del parco legacy.

Migrazioni fuori da SAP: verso Odoo, Dynamics 365 Business Central, ERPNext, NetSuite o un sistema verticale di settore, scelta frequente tra le aziende di media dimensione per cui S/4HANA è sproporzionato. Qui il lavoro su integrazioni e dati è la maggior parte del progetto.

Parchi applicativi Oracle, Dynamics AX/NAV e Infor, sottoposti alla stessa pressione di ciclo di vita ma con molta meno attenzione addosso.

Aziende che non migrano affatto, che hanno deciso di restare dove sono e hanno bisogno di modernizzare i sistemi attorno, rendere le interfacce manutenibili e ridurre il rischio nell'attesa.

Come si svolgono i progetti

Discovery, dalle tre alle sei settimane. Inventario delle interfacce, valutazione della qualità dei dati, revisione delle applicazioni satellite e un rapporto scritto su come è fatto davvero il parco applicativo attorno all'ERP. È deliberatamente disponibile come incarico autonomo: diversi clienti l'hanno usata per rinegoziare perimetro e prezzo dell'offerta di un system integrator, e già solo questo l'ha ripagata.

Realizzazione, in parallelo al programma principale: livello di integrazione, pipeline di migrazione, ricostruzione delle applicazioni, sui vostri tempi e contro la vostra data di cutover.

Supporto al cutover, comprese le prove generali, le esecuzioni di riconciliazione e il periodo di hypercare, quando le interfacce mai davvero sollecitate in test finalmente lo sono.

Dismissione, una volta che il nuovo sistema è stabile e l'archivio è stato approvato.

Tecnologie

Java, .NET, Python, Node.js e PHP sul lato applicativo; tecnologie di interfaccia SAP tra cui IDoc, BAPI, RFC e OData; middleware come MuleSoft, Apache Camel, Kafka e Azure Integration Services; SQL Server, Oracle, DB2, HANA e PostgreSQL; AWS e Azure. Dove il parco esistente gira su qualcosa di più datato (Delphi, VB6, PowerBuilder, COBOL accanto all'ERP), per noi è terreno noto, non una sorpresa.

Domande frequenti

Quando finisce esattamente il supporto a SAP ECC?

La manutenzione mainstream di SAP ECC 6.0 termina il 31 dicembre 2027. La manutenzione estesa è disponibile fino alla fine del 2030, a costo aggiuntivo e con perimetro ridotto. Verificate le condizioni specifiche del vostro enhancement pack e del vostro contratto direttamente con SAP, perché i termini variano.

Abbiamo già nominato un system integrator. Voi dove vi collocate?

Al suo fianco. L'integrator possiede la conversione dell'ERP; noi ci prendiamo il perimetro attorno: interfacce, ingegneria dei dati, applicazioni satellite, reportistica e dismissione. È una divisione frequente, tiene l'integrator concentrato sul sistema in cui è specializzato e fa sì che qualcuno risponda delle parti che di solito cadono tra due contratti.

È realistico uscire del tutto da SAP?

Per alcune aziende sì. Dipende da quanto di ciò che fate è standard, da quanto vive nelle personalizzazioni e dal fatto che una piattaforma più piccola regga i vostri volumi e i vostri requisiti normativi. È un'opzione concreta per produttori e distributori di media dimensione e una cattiva idea per gruppi multinazionali complessi. La fase di discovery vi dà gli elementi per decidere, non un argomento a favore.

Quanto tempo richiede l'inventario delle interfacce?

Dalle tre alle sei settimane per la maggior parte dei parchi applicativi di media dimensione. Il vincolo è soprattutto l'accesso: quanto in fretta arriviamo a log, codice sorgente, configurazioni del middleware e alle persone che ricordano perché una certa cosa esista.

Potete mantenere consultabile il vecchio sistema dopo lo spegnimento?

Sì. Costruiamo l'estrazione verso un archivio interrogabile con il periodo di conservazione e le capacità di ricerca ed esportazione che revisori e autorità fiscali richiedono. Di norma costa molto meno che tenere acceso in sola lettura un ERP sotto licenza per un decennio.

E se decidessimo di non migrare adesso?

È una decisione legittima, tanto più con la manutenzione estesa disponibile fino al 2030. Il lavoro allora è ridurre il rischio nel frattempo: documentare e stabilizzare le interfacce, dismettere ciò che nessuno usa e modernizzare le applicazioni attorno all'ERP, così che quando deciderete di muovervi il contorno non sia l'ostacolo.

Iniziamo

Diteci che cosa avete in casa, a che punto siete nella decisione e se avete già nominato un integrator. Vi diremo quanto rischia di costarvi il parco applicativo attorno all'ERP e da dove partiremmo.

Contattateci per definire il perimetro di una discovery su interfacce e dati.

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