Fatturazione elettronica B2B obbligatoria in Spagna da ottobre 2027: cosa va cambiato nei gestionali su misura e nei sistemi legacy

Dal 6 ottobre 2027 ogni impresa in Spagna il cui volumen de operaciones (il volume d'affari ai fini IVA) ha superato 8 milioni di euro nell'anno solare precedente deve emettere, inviare e ricevere come fatture elettroniche strutturate le fatture scambiate con altre imprese spagnole. Dallo stesso giorno, come acquirente, deve comunicare all'agenzia delle entrate spagnola quando ogni fattura fornitore è stata pagata per intero, oppure che è stata rifiutata. Tutti gli altri seguono il 6 ottobre 2028. Il conto alla rovescia è partito il 6 ottobre 2026.

Il PDF che oggi il vostro sistema invia per email smette di essere la fattura. Ma ciò che coglie impreparati molti progetti sta sul versante opposto: la contabilità fornitori deve comunicare la data di pagamento e la data di scadenza di ogni fattura passiva che paga, entro quattro giorni, esclusi sabati, domeniche e festivi nazionali.

Se fatture e pagamenti ai fornitori passano da un gestionale commerciale ancora supportato, buona parte del lavoro sul lato emissione spetta alla software house. Chiedetele anche cosa rilascia per la comunicazione dei pagamenti, perché quella dipende da come la vostra tesoreria registra le uscite.

Questo articolo è per le aziende la cui fatturazione o contabilità fornitori gira su qualcosa per cui nessuno vende un aggiornamento: un'applicazione AS/400, una vecchia installazione di Navision personalizzata al punto da non poter più essere aggiornata, un motore di fatturazione scritto dal vostro team. Tutto ciò che segue è aggiornato al 16 ottobre 2026.

Le date

L'obbligo nasce dall'articolo 2 bis della Ley 56/2007, nel testo riscritto dall'articolo 12 della Ley 18/2022, la legge «Crea y Crece». I dettagli sono nel Real Decreto 238/2026, la cui quarta disposizione finale fissa due fasi, contate dall'entrata in vigore dell'ordinanza ministeriale sulla soluzione pubblica:

«a) Doce meses después, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones, calculado conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior. b) Veinticuatro meses después, para el resto de los empresarios y profesionales.»

Si tratta della Orden HAC/1028/2026, pubblicata nel BOE il 5 ottobre 2026 e in vigore dal 6 ottobre. Il calendario di attuazione dell'AEAT la traduce in date:

Le piattaforme private di scambio hanno obblighi propri dal 6 ottobre 2027, chiunque siano i loro clienti. La soluzione pubblica dell'AEAT deve essere disponibile almeno due mesi prima della prima scadenza, quindi al più tardi a inizio agosto 2027.

Due dettagli contano per la pianificazione. La soglia si misura come per l'IVA, con riferimento a «el año natural inmediato anterior»: alla lettera, il 2026 per la scadenza di ottobre 2027, cosa che il vostro consulente fiscale dovrebbe confermare. E per dodici mesi un'impresa sopra gli 8 milioni di euro deve inviare con ogni fattura elettronica un PDF «que asegure su legibilidad», a meno che il cliente «acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original». Il PDF non va mai all'AEAT.

Chi è dentro e chi è fuori

L'obbligo ricade su qualsiasi imprenditore o professionista, come definito ai fini IVA, tenuto a emettere fattura, quando il cliente è un'impresa con sede, stabile organizzazione o residenza in Spagna. La pagina dell'AEAT sull'ambito di applicazione aggiunge che riguarda le operazioni soggette a IVA, IGIC e IPSI, quindi Canarie, Ceuta e Melilla sono comprese.

Fuori dall'ambito, secondo la stessa pagina:

• Le fatture semplificate, tranne quelle qualificate previste dall'articolo 7.2 del regolamento sulla fatturazione.
• Le vendite ai consumatori e quelle a imprese non stabilite in Spagna, comprese le operazioni intracomunitarie.
• Le operazioni che il Ministero dell'Economia esclude con ordinanza, e alcune attività regolamentate dei gestori dei mercati dell'elettricità e del gas e delle stanze di compensazione IATA.

Tre casi che non sono esclusioni:

• Chi è nel SII. Né il decreto né l'elenco dell'AEAT menzionano il Suministro Inmediato de Información. Il SII è obbligatorio per chi presenta le dichiarazioni IVA mensili, e l'articolo 71.3 del regolamento IVA impone la cadenza mensile a un'impresa il cui volumen de operaciones, calcolato allo stesso modo, ha superato 6.010.121,04 euro nell'anno precedente. Quindi ogni società dell'ondata di ottobre 2027 che presenta le dichiarazioni IVA all'AEAT è già nel SII. Questo la tiene fuori da VERI*FACTU. Non la tiene fuori da questo obbligo.
• Paesi Baschi e Navarra. VERI*FACTU si ferma al confine forale; questo obbligo no. Il decreto prevede che la soluzione pubblica serva anche i contribuenti forali, tramite accordi tra le loro amministrazioni fiscali e l'AEAT.
• Autofatturazione e fatturazione da parte di terzi. Quando è il cliente o un terzo a emettere la fattura per vostro conto, gli obblighi restano vostri.

Come funziona il sistema

Le strade sono due, e si possono combinare: le piattaforme private di scambio e una soluzione pubblica gratuita gestita dall'AEAT. Le piattaforme private devono collegarsi tra loro gratuitamente quando un cliente lo chiede, così nessuno è costretto a passare alla piattaforma di un cliente. Un'impresa che non si è accordata con un fornitore per ricevere tramite una piattaforma privata si considera che abbia scelto la soluzione pubblica.

La fattura è un messaggio strutturato basato sul modello semantico EN 16931, in una di quattro sintassi: CII, UBL, EDIFACT o Facturae (articolo 7.1). Il preambolo del decreto aggiunge che sulle piattaforme private è valido anche Peppol BIS. La soluzione pubblica accetta solo UBL.

Qualunque sia la strada, l'AEAT riceve ogni fattura. Un sistema che non emette tramite la soluzione pubblica deve inviarle «simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL» (articolo 6.2). Secondo l'ordinanza, la copia è contrassegnata nel campo CopyIndicator, non contiene file incorporati ed è respinta se ne esiste già una con lo stesso codice univoco; una copia respinta si corregge e si reinvia, e l'originale resta valido. Il codice univoco è formato dal NIF dell'emittente, da serie e numero e dalla data di emissione. Le fatture emesse tramite piattaforme private recano una firma elettronica avanzata, e l'accesso via web service alla soluzione pubblica richiede un certificato elettronico.

Il mercato non parte da zero. Secondo il Ministero dell'Economia, «hoy se intercambian ya más de 550 millones de facturas electrónicas al año en España». La novità è che tutti devono farlo, e che l'AEAT vede ogni fattura e ogni pagamento.

Cosa deve fare un sistema su misura

Emissione

• Fatture come dati, non come layout di stampa. Ogni fattura deve esistere come record strutturato prima di essere inviata. Nei sistemi più vecchi il riepilogo IVA viene spesso calcolato dal report che stampa la fattura e non viene mai salvato.
• Anagrafiche pulite. La soluzione pubblica accetta una fattura solo se il NIF dell'emittente e quello del destinatario sono compilati correttamente. Indirizzi, unità di misura e condizioni di pagamento in testo libero vanno ricondotti a codici.
• Le estensioni spagnole. L'allegato dell'ordinanza aggiunge campi che in EN 16931 mancano: la ritenuta d'acconto sulle imposte sui redditi (retenciones), le fatture emesse da terzi, l'ubicazione di un immobile locato, il tipo di imposta nazionale e i codici per tipo e modalità di una fattura rettificativa.
• Un canale di consegna per ogni cliente: una piattaforma privata (e quale) oppure la soluzione pubblica.
• La copia UBL, al momento dell'emissione, a meno che non emettiate tramite la soluzione pubblica. Può inviarla una piattaforma per voi; se vi collegate direttamente, la costruite voi.
• Le correzioni. L'ordinanza consente di annullare una fattura («dar de baja») quando l'operazione non è mai esistita. Gli altri errori seguono le regole ordinarie di fatturazione, il che in pratica significa fatture rettificative.
• Il PDF transitorio per dodici mesi, se siete sopra gli 8 milioni di euro.

Ricezione e pagamento: la parte più pesante

È qui che i sistemi su misura soffrono, perché il lavoro arriva fino ad acquisti, approvazioni e tesoreria, invece di fermarsi a un modello di fattura.

• Ricevere fatture strutturate, da una piattaforma o dalla soluzione pubblica, dove il destinatario può recuperarle in qualsiasi momento, direttamente o tramite accesso automatizzato.
• Comunicare al fornitore. L'articolo 10 impone al cliente di comunicare all'emittente se ha accettato o rifiutato la fattura e quando, e quando l'ha pagata per intero, «en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales». Quando la fattura passa dalla soluzione pubblica, vale solo l'articolo 12.
• Comunicare all'AEAT. L'articolo 12 impone al cliente di comunicare alla soluzione pubblica il pagamento effettivo integrale di ogni fattura ricevuta e non rifiutata, con la relativa data, «en un plazo máximo de 4 días naturales desde dicha fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales», oltre alla data di scadenza del pagamento. Anche i rifiuti vanno comunicati; se non si comunica nulla, la fattura si presume accettata. Questo vale qualunque strada abbia seguito la fattura.
• Il formato. In base agli articoli 7 e 8 dell'ordinanza si tratta di messaggi UBL ApplicationResponse (PAYMENT e REJECTION, ciascuno con il relativo annullamento), inviati via web service usando il codice univoco della fattura, oppure uno alla volta tramite un modulo web. La vostra piattaforma può fare queste comunicazioni per voi, se la autorizzate. Se la soluzione pubblica resta ferma per più di 24 ore per cause dell'AEAT, avete quattro giorni lavorativi dal ripristino.
• La data di pagamento giusta. Il preambolo del decreto la definisce come il giorno in cui il fornitore viene effettivamente pagato: quello del pagamento in contanti, dell'addebito sul conto del pagatore per un bonifico o della compensazione concordata. «La mera puesta a disposición del proveedor de un mecanismo financiero para adelantar el cobro de la factura no computará». Con il confirming (il reverse factoring), il giorno in cui la banca offre un anticipo al vostro fornitore non è la data da comunicare.
• Un'eccezione. Quando la fattura stessa riporta una data di pagamento uguale o anteriore alla data di emissione, coincidente con la data dell'operazione, la comunicazione del pagamento si considera già effettuata.

Per un modulo di contabilità fornitori datato servono dati nuovi: un collegamento da ogni addebito bancario ai codici univoci delle fatture che ha saldato, un indicatore di pagamento integrale, una data di scadenza salvata e una coda che invia i messaggi e li ritenta entro il termine. Un bonifico che salda trenta fatture diventa trenta messaggi di pagamento.

Questi dati servono anche oltre il fisco. Ogni primo trimestre l'AEAT trasmette all'Observatorio Estatal de la Morosidad Privada (l'osservatorio statale sui ritardi di pagamento tra privati) le informazioni per il suo elenco delle imprese che l'anno prima non hanno rispettato i termini di pagamento della Ley 3/2004. Le date che il vostro sistema comunica sono la prova.

Dove si colloca VERI*FACTU

Sono regimi distinti. VERI*FACTU, previsto dal Real Decreto 1007/2023, fissa requisiti antifrode per il software di fatturazione: un record con hash per ogni fattura e un codice QR. La fatturazione elettronica B2B fissa il formato in cui le fatture viaggiano tra imprese e la comunicazione del loro pagamento. Con le parole del Ministero dell'Economia, «se trata de dos medidas diferentes». Il decreto li collega in un solo punto: una fattura elettronica obbligatoria deve provenire da sistemi adeguati all'articolo 29.2.j della legge generale tributaria (Ley General Tributaria), la norma che VERI*FACTU sviluppa.

Per un'impresa sopra gli 8 milioni di euro nel territorio fiscale comune (cioè fuori dai Paesi Baschi e dalla Navarra), il SII chiude la questione: VERI*FACTU non si applica, ottobre 2027 sì. Per un'impresa più piccola, i due progetti ora puntano allo stesso mese. Il 5 ottobre 2026 il Ministero delle Finanze ha annunciato che gli obblighi VERI*FACTU non ancora applicabili slitteranno «hasta octubre de 2028», per coincidere con la fatturazione elettronica delle imprese fino a 8 milioni di euro. Al 16 ottobre 2026 nel BOE non è comparsa alcuna norma che introduca questo cambiamento, quindi le date VERI*FACTU del 2027 restano vincolanti. La nostra guida a VERI*FACTU si occupa di quel versante.

Un piano fino al 6 ottobre 2027

A metà ottobre 2026 un'impresa della prima ondata ha poco meno di dodici mesi. Bastano per un sistema su misura, se il lavoro parte in questo trimestre.

1. Da ottobre a novembre 2026: inventario. Ogni sistema che emette fatture verso imprese spagnole, e ogni sistema che riceve, approva e paga le fatture dei fornitori. Confermate con il vostro consulente in quale ondata rientrate.
2. Da novembre 2026 a gennaio 2027: scelta della strada. Una piattaforma privata, un collegamento diretto alla soluzione pubblica, o entrambi. Chiedete a una piattaforma quali sintassi accetta, se invia per voi la copia UBL e le comunicazioni dei pagamenti, come tornano indietro i messaggi di stato e se ha un ambiente di test.
3. Da dicembre 2026 a marzo 2027: dati. Validazione dei NIF, indirizzi strutturati, condizioni di pagamento come dati, riepiloghi IVA salvati, estensioni spagnole, mappatura su EN 16931.
4. Da gennaio a maggio 2027: contabilità fornitori. Elaborazione delle fatture in entrata, rifiuti, date di pagamento ricavate dai movimenti bancari, coda delle comunicazioni.
5. Appena l'AEAT apre la soluzione pubblica, ed entro agosto 2027: test end-to-end. L'ordinanza rimanda le specifiche tecniche a quanto l'AEAT pubblica nella sua Sede electrónica, quindi tenete la mappatura in un solo modulo e aspettatevi revisioni.
6. Settembre 2027: avvio anticipato con alcuni clienti e fornitori, con il PDF in parallelo.
7. 6 ottobre 2027: scatta l'obbligo. Qualcuno è responsabile della coda delle comunicazioni fin dal primo giorno.

Per l'ondata di ottobre 2028 valgono gli stessi passi, un anno dopo. I vostri fornitori più grandi cominceranno a inviarvi fatture elettroniche a ottobre 2027, con il PDF che, secondo il preambolo del decreto, garantisce la leggibilità a tutti gli altri. Usate quell'anno per imparare a riceverle.

Cosa può ancora cambiare

• Il calendario è già slittato in passato. A marzo 2026 il Ministero dell'Economia prevedeva l'ordinanza «antes del 1 de julio de 2026». È arrivata a ottobre. Ora le date discendono dal decreto stesso, e spostarle richiederebbe una nuova norma.
• La condizione europea. La Ley 18/2022 subordinava il suo articolo 12 a una deroga UE agli articoli 218 e 232 della direttiva IVA. La direttiva (UE) 2025/516, parte del pacchetto ViDA, ha modificato entrambi gli articoli dalla sua entrata in vigore per consentire agli Stati membri di imporre la fattura elettronica nelle operazioni nazionali senza il consenso del destinatario, e il preambolo del decreto la cita. Se questo soddisfi la condizione è una questione da giuristi; il governo è andato avanti, e noi pianifichiamo sulle sue date.
• Le specifiche. La sintassi della soluzione pubblica può essere cambiata con ordinanza congiunta dei due ministeri, e possono essere ammesse altre sintassi.
• Esclusioni settoriali. Il Ministero dell'Economia può escludere operazioni con ordinanza, di norma in via temporanea.
• Sanzioni. Né il decreto né l'ordinanza prevedono sanzioni proprie. La sanzione fino a 10.000 euro dell'articolo 2 bis.9 della Ley 56/2007 riguarda la mancata offerta di fatture elettroniche ai consumatori, non la fatturazione B2B. Quanto costerebbe un inadempimento B2B è una domanda per il vostro consulente fiscale.

Dove trovare aiuto

Sviluppiamo le parti di questo lavoro che finiscono nel vostro codice: la mappatura EN 16931 e l'output UBL, la copia verso la soluzione pubblica, le modifiche alle anagrafiche, l'elaborazione delle fatture in entrata nella contabilità fornitori, la rilevazione delle date di pagamento e la coda delle comunicazioni con i suoi tentativi di reinvio. Il nostro servizio di integrazione della fatturazione elettronica descrive come si svolge questo lavoro. Se l'obbligo arriva nel mezzo di una sostituzione del sistema, vedete la modernizzazione del gestionale, e quando non è rimasto nessuno che sappia come funziona il vecchio programma, si parte dalla manutenzione dei sistemi legacy.

Se le vostre fatture o i pagamenti ai fornitori girano su un sistema per cui nessuno vende un connettore, scrivete a office@c9group.dev. Siamo ingegneri, non avvocati né consulenti fiscali: le questioni di ambito e di responsabilità spettano ai vostri, e noi sviluppiamo sulla base della loro risposta.