VERI*FACTU ja räätälöity laskutusohjelmisto: mitä Espanja vaatii 1. tammikuuta 2027 mennessä

Ennen 1. tammikuuta 2027 jokaisen Espanjassa yhteisöveroa (Impuesto sobre Sociedades) ilmoittavan ja ohjelmistolla laskuttavan yrityksen on käytettävä ohjelmistoa, joka on mukautettu Real Decreto 1007/2023:n vaatimuksiin. Jokaisesta laskusta syntyy tiivisteellä edelliseen ketjutettu tietue ja QR-koodi, jonka asiakas voi tarkistaa veroviranomaiselta. Kaikilla muilla soveltamisalaan kuuluvilla, lähinnä itsenäisillä ammatinharjoittajilla, on aikaa 1. heinäkuuta 2027 asti.

Jos laskusi tulevat kaupallisesta ohjelmistopaketista, tämä on pitkälti toimittajan työtä. Jos ne tulevat ohjelmistosta, jonka joku kirjoitti sinulle tai jonka oma tiimisi kirjoitti, työ on sinun. Sinä muutat koodin, ja sinä allekirjoitat vakuutuksen siitä, että se täyttää vaatimukset.

Päivämäärät ja kaksi lykkäystä

Tämä on jo kolmas päivämääräsarja, joten jonkinlainen epäily on aiheellista.

• Real Decreto 1007/2023 antoi yrityksille alun perin aikaa 1. heinäkuuta 2025 asti.
• Real Decreto 254/2025 1. huhtikuuta 2025 lykkäsi määräajan: yhteisöveroa ilmoittaville 1. tammikuuta 2026 ja muille 1. heinäkuuta 2026. Syy oli konkreettinen: tekninen määräys Orden HAC/1177/2024 julkaistiin vasta 28. lokakuuta 2024.
• Real Decreto-ley 15/2025 2. joulukuuta 2025 siirsi molempia päivämääriä vuodella. Sen teksti on BOE:ssa, ja kongressi vahvisti sen samassa kuussa.

AEAT:n tiedote määräajan pidennyksestä, päivitetty 26. maaliskuuta 2026, on yksiselitteinen: ”las entidades que presenten el Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus SIF antes del 1 de enero de 2027. El resto de obligados tributarios, antes del 1 de julio de 2027.”

Voiko päivämäärä siirtyä uudelleen? Lokakuussa 2026 mikään virallinen ei viittaa siihen. Ensimmäisellä viivästyksellä oli tekninen syy, jota ei enää ole. AEAT:n vastaanottopalvelut ovat olleet tuotannossa 23. huhtikuuta 2025 alkaen, ja 29. heinäkuuta 2025 alkaen ohjelmistotoimittajat ovat saaneet tarjota vain mukautettuja järjestelmiä. Kolmanteen lykkäykseen luottaminen on veto, ei suunnitelma.

Mikä päivämäärä koskee sinua? SL- tai SA-yhtiö ilmoittaa yhteisöveron, joten omaa toiminnanohjausjärjestelmää käyttävä yritys kuuluu lähes varmasti 1. tammikuuta 2027 määräajan piiriin. Siihen on alle kolme kuukautta. Heinäkuun päivämäärä koskee itsenäisiä ammatinharjoittajia ja muita soveltamisalaan kuuluvia verovelvollisia.

Kuka kuuluu soveltamisalaan ja kuka ei

AEAT:n soveltamisalaa koskeva FAQ tiivistää sen neljään kieltolauseeseen. Kuulut soveltamisalaan, jos et laskuta yksinomaan käsin, et ole SII:ssä (pakollisesti tai valinnaisesti), verotuksellinen kotipaikkasi ei ole Baskimaassa tai Navarrassa, eikä sinulla ole vapautuspäätöstä.

Poikkeukset käytännössä:

• SII:hin ilmoittavat. Suministro Inmediato de Información on pakollinen yrityksille, joiden liikevaihto ylittää 6 miljoonaa euroa, ALV-ryhmille ja kuukausittaisten ALV-palautusten rekisterissä (REDEME) oleville yrityksille, ja muut voivat liittyä siihen vapaaehtoisesti. AEAT sanoo sen suoraan: ”El ámbito subjetivo de ambos proyectos es excluyente.” Jos siirryt SII:hin, lopetat VERI*FACTU-tietueiden lähettämisen ja QR-koodin tulostamisen.
• Baskimaa ja Navarra. Yritykset, joiden verotuksellinen kotipaikka on siellä, ovat omien foraalisten veroviranomaistensa ja niiden sääntöjen alaisia, eivät RD 1007/2023:n.
• Täysin manuaalinen laskutus. Paperinen laskukirja on soveltamisalan ulkopuolella. Samoin taulukkolaskentatiedosto, jota käytetään vain laskujen kirjoittamiseen, tulostamiseen ja säilyttämiseen; jos se tuottaa myös ALV-kirjat, se kuuluu soveltamisalaan.

Ulkomaiset yritykset kuuluvat soveltamisalaan, kun niillä on kiinteä toimipaikka Espanjassa.

Jos laskutat kaupallisella paketilla (A3, Sage, Holded ja vastaavat), toimittaja on tuottaja, ja sen on toimitettava mukautettu versio omalla vakuutuksellaan. Päivitä ohjelmisto, tarkista, että vakuutus on paikallaan, ja voit lopettaa lukemisen tähän.

Tämä artikkeli on muille: räätälöidylle toiminnanohjausjärjestelmälle, viisitoista vuotta sitten kirjoitetulle Access-, Delphi- tai FileMaker-ohjelmalle tai oman verkkoalustasi laskutusmoduulille.

Yrityksesi on tuottaja

Asetuksen 13.1 artikla asettaa sertifioinnin järjestelmän tuottajalle, ja se tehdään declaración responsable -vakuutuksella. AEAT:n sertifiointia koskeva FAQ vastaa talon sisäiseen tapaukseen suoraan: ”Cada sistema en operación debe disponer de una Certificación emitida mediante declaración responsable de su productor (artículo 13.1 RRSIF). Si el software hubiera sido desarrollado por la propia empresa, será esta la que deba certificarlo.”

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä:

• Ulkoista auditointia ei ole. AEAT kutsuu sitä tuottajan ”auto-certificación”-menettelyksi. Kukaan ei hyväksy järjestelmääsi etukäteen. Sinä allekirjoitat ja vastaat siitä.
• Alihankkija, joka rakentaa sinulle laajennuksen tuotteena, sertifioi sen laajennuksen. Jos rakensit sen itse, sertifioit sen itse.
• Vakuutuksen on näyttävä järjestelmän sisällä jokaisessa versiossa ja oltava saatavilla myös sen ulkopuolella tuotteesta riippumatta.
• Sen sisältö on kiinteä Orden HAC/1177/2024:n 15 artiklan mukaan: muun muassa järjestelmän nimi, tunniste ja versio, sen komponentit, toimiiko se vain VERI*FACTU-tilassa, tuottajan nimi, NIF ja osoite sekä allekirjoituksen päivämäärä ja paikka.

Hankala tapaus on ohjelma, jonka tekijä lähti vuosia sitten. Jonkun on silti tuotettava mukautettu versio ja allekirjoitettava se. Päätä kirjallisesti, kuka se on, ennen kuin työ alkaa.

Sertifioidun kaupallisen tuotteen räätälöinti vaatii erillisen vakuutuksen vain, jos muutos koskee sitä, miten asetuksen vaatimukset on toteutettu. Tuottajan hallinnan ulkopuolella tehty muutos, joka voi muuttaa niitä, ei täytä vaatimuksia.

Panokset määrää yleisen verolain (Ley General Tributaria) 201 bis artikla: 150 000 euron kiinteä sakko tilikautta ja järjestelmätyyppiä kohden vaatimukset täyttämättömien järjestelmien tuottamisesta ja 50 000 euroa tilikaudelta sellaisen järjestelmän hallussapidosta, joka olisi pitänyt sertifioida mutta jota ei ole sertifioitu tai jota on muutettu. Kumpaa näistä itse rakennettuun järjestelmään sovellettaisiin, on kysymys veroneuvojallesi. Kumpikaan luku ei ole pieni.

Mitä ohjelmiston on tehtävä

Tietue jokaisesta laskusta laskun antohetkellä

9.1 artikla edellyttää, että järjestelmä muodostaa laskutustietueen (registro de facturación de alta) ”de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura”. Mitätöidystä laskusta muodostetaan peruutustietue (registro de anulación).

10 artiklassa luetellaan, mitä tietue sisältää: laskuttajan NIF ja nimi, tarvittaessa vastaanottaja, sarja ja numero, anto- ja liiketoimipäivät, laskutyyppi, mahdollisen oikaistavan laskun tiedot, kuvaus, loppusumma, ALV-järjestelmä, veron peruste, verokannat ja veron määrät, verottomuuden tai verotuksen ulkopuolisuuden perusteet, järjestelmän ja sen tuottajan tunnisteet sekä sekunnin tarkkuudella oleva aikaleima.

Vanhemmissa järjestelmissä työ piilee tässä:

• ALV-erittelyt lasketaan usein tulostushetkellä eikä niitä koskaan tallenneta. Niiden on oltava olemassa datana laskun antohetkellä.
• ”Laskun antaminen” on usein pelkkää raportin tulostamista. Tarvitaan selkeä kohta, jossa luonnoksesta tulee lasku, ja tietue luodaan silloin.
• Numeroiden uudelleenkäyttö on ohi. Laskun poistaminen ja sen numeron käyttäminen uudelleen, tapa monessa pienessä järjestelmässä, epäonnistuu nyt: AEAT hylkää toisen tietueen ilmoituksella ”Registro de facturación duplicado.” Tuotannossa annetut testilaskut ovat oikeita laskuja, ja ne on peruttava.
• Kukaan ei muokkaa tietueita. AEAT:n FAQ:n mukaan annettujen tietueiden tietokannan suora muuttaminen ei saa olla sallittu toiminto. Jos henkilöstö korjaa laskuja tänään SQL:llä, se loppuu. Korjaukset tehdään oikaisulaskuilla.

Tiivisteketju

Jokainen tietue sisältää edellisen tietueen sarjan, numeron ja päivämäärän sekä osan sen tiivisteestä (huella). Algoritmi on SHA-256, ja tarkat kentät ja niiden yhdistämistapa ovat AEAT:n teknisessä dokumentaatiossa yhdessä tietuerakenteiden, XSD-skeemojen, WSDL:n sekä validointi- ja virheluettelon kanssa.

Ennen uuden tietueen muodostamista järjestelmän on tarkistettava, että viimeisin tietue on ketjutettu oikein ja ettei sen aikaleima ole yli minuuttia nykyhetkeä myöhäisempi. Tietueet muodostetaan siinä järjestyksessä, jossa laskut annetaan.

Tällä on arkkitehtuurinen seuraus. Jokainen asennus tarvitsee yhden sarjallistetun kohdan, jossa tietueet luodaan. Kaksi verkkopalvelinta, jotka lisäävät samaan ketjuun ilman koordinointia, rikkovat sen. AEAT hyväksyy sekamallit, kuten kassapäätteet, jotka saavat tietueen keskitetystä taustajärjestelmästä, mutta itse ketju on yhdessä paikassa.

Jokainen järjestelmä yksilöidään verovelvollisen NIF:llä, kaksimerkkisellä järjestelmätunnisteella ja asennusnumerolla, joka ei saa koskaan toistua, vaikka sama ohjelmisto asennettaisiin uudelleen samalle koneelle.

QR-koodi laskussa

Jokaisessa laskussa on ISO/IEC 18004 -standardin mukainen QR-koodi, kooltaan vähintään 30x30 ja enintään 40x40 mm, virheenkorjaustasolla M. Se koodaa URL-osoitteen, joka sisältää laskuttajan NIF:n, sarjan ja numeron, antopäivän ja loppusumman ja jonka asiakas voi tarkistaa AEAT:lta. VERI*FACTU-tilassa laskussa lukee lisäksi ”VERI*FACTU” tai ”Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.

Vanhoille ohjelmistoille tämä tarkoittaa laskupohjan muokkaamista (Access-raportti, FileMaker-asettelu, PDF-generaattori) ja QR-kirjaston lisäämistä teknologiapinoon, jossa sellaista ei ole koskaan ollut.

Kaksi tilaa: VERI*FACTU tai ei

VERI*FACTU-tila. Järjestelmä lähettää jokaisen tietueen AEAT:lle automaattisesti sitä mukaa kuin se muodostetaan. Vastineeksi tietueet tarvitsevat tiivisteen mutta eivät sähköistä allekirjoitusta, AEAT säilyttää ne, eikä pelkästään tässä tilassa toimiva järjestelmä tarvitse tapahtumalokia. Tarvitset SOAP-asiakkaan AEAT:n julkaistuja palveluja vasten, hyväksytyn sähköisen varmenteen ja jonon yhteyskatkoja varten. AEAT:n kehittäjä-FAQ käsittelee katkoa häiriönä: tietueet odottavat jonossa ja niitä yritetään uudelleen, ja laskutus jatkuu.

Muu kuin VERI*FACTU-tila. Tietueet jäävät sinulle, ja jokainen on allekirjoitettava (XAdES Enveloped, ETSI EN 319 132) hyväksytyllä varmenteella. Järjestelmän on myös pidettävä allekirjoitettua tapahtumalokia, joka kattaa tämän tilan käynnistykset ja pysäytykset, poikkeamatarkistukset ja niiden havainnot sekä varmuuskopioiden palautukset ja viennit, ja siihen on kirjattava yhteenvetotapahtuma vähintään kuuden käyttötunnin välein. Lisäksi tietueet on luovutettava, kun AEAT niitä pyytää.

Räätälöidyssä järjestelmässä pelkkä VERI*FACTU on yleensä pienempi toteutus. Ei allekirjoitusinfrastruktuuria, ei tapahtumalokia, ei poikkeamatyökaluja. Järjestelmän, joka tarjoaa molemmat tilat, on toteutettava kaikki.

Suunnitelma, joka mahtuu ennen 1. tammikuuta 2027

Lokakuun alusta yhteisöveroa ilmoittavalla on noin kolmetoista viikkoa. Tämä järjestys toimii.

1. Viikko 1: kartoitus. Listaa jokainen laskuja antava järjestelmä: toiminnanohjausjärjestelmä, verkkokaupan laskutusmoduuli, tilausskripti, myymälän kassapääte. Varmista, ettet ole SII:ssä tai foraalisten sääntöjen alainen.
2. Viikot 1 ja 2: päätä, kuka allekirjoittaa ja mikä tila valitaan. Nimeä kullekin järjestelmälle tuottaja. Valitse pelkkä VERI*FACTU, ellei ole syytä muuhun. Varmista, että yrityksen hyväksytty varmenne on olemassa ja että sillä on omistaja, koska AEAT:n kehittäjä-FAQ huomauttaa, ettei järjestelmä voi toimia ilman sitä.
3. Viikosta 2 viikkoon 4: datan puuteanalyysi. Vertaa järjestelmän tallentamia tietoja 10 artiklaan ja AEAT:n tietuerakenteeseen. Puuttuvat ALV-erittelyt, laskutyyppikoodit ja oikaisuviitteet tulevat esiin tässä.
4. Viikosta 3 viikkoon 8: rakentaminen. Tietueen muodostus laskun antohetkellä, ketju ja sen tarkistukset, muuttumaton tallennus, peruutus, QR jokaiseen pohjaan ja lähetysasiakas uudelleenyritysjonoineen. Poista annettujen tietueiden suora muokkaus.
5. Viikosta 6 viikkoon 10: testaus. Aloita AEAT:n testiympäristössä ja lähetä sitten oikeita tietueita. AEAT pitää määräaikaa edeltävää aikaa testijaksona, jonka aikana voit lopettaa lähettämisen ja palata toiseen järjestelmään. Lue kehittäjä-FAQ ennen peruutus- ja oikaisutoimintojen kirjoittamista: se kattaa useimmat erikoistapaukset.
6. Viikosta 9 viikkoon 12: vakuutus ja koulutus. Kirjoita declaración responsable, näytä se sovelluksessa ja sen ulkopuolella ja kirjaa versio. Kerro taloushallinnolle, että numeroita ei koskaan käytetä uudelleen ja että virheet korjataan oikaisulaskuilla.
7. Joulukuun puoliväli: käyttöönotto. Määräaika, jossa lukee ”antes del 1 de enero”, ei ole käyttöönottopäivä. Ota järjestelmä käyttöön kaksi viikkoa etuajassa, jotta ensimmäiset ongelmat tulevat esiin, kun aikaa vielä on.

Jos määräaikasi on 1. heinäkuuta 2027, sama suunnitelma pätee väljemmällä aikataululla. Aloita tammikuussa, älä toukokuussa.

Uudelleenrakentamiselle on kaksi vaihtoehtoa, jotka kannattaa punnita rehellisesti. AEAT hyväksyy sekamuotoiset arkkitehtuurit, joten toiminnanohjausjärjestelmäsi voi jatkaa laskutietojen valmistelua, kun erillinen ostettu tai rakennettu komponentti muodostaa tietueet, QR-koodin ja lähetyksen, kunhan vakuutukset kattavat sen, miten osat sopivat yhteen. Ja jos vanha ohjelma antaa kourallisen laskuja kuukaudessa, AEAT:n maksuton laskutussovellus pienyrityksille tai vakiopaketti voi tulla halvemmaksi kuin vanhan ohjelman mukauttaminen.

Mistä saat apua

Muutamme laskutuskoodia, jota yritykset jo käyttävät, myös vanhemmissa teknologioissa: tietueiden muodostuksen, tiivisteketjun, QR-koodin laskupohjiin ja AEAT:n lähetysasiakkaan, ja jätämme jälkeemme testit. Verkkolaskuintegraatiopalvelumme kattaa toteutuksen, ja vanhojen järjestelmien ylläpito on se, mistä työ alkaa, kun kukaan talossa ei enää tiedä, miten vanha ohjelma toimii.

Jos määräaikasi on 1. tammikuuta 2027 ja järjestelmäsi on räätälöity, kirjoita osoitteeseen office@c9group.dev. Olemme insinöörejä emmekä veroneuvojia: soveltamisalaa ja vastuuta koskevat kysymykset kuuluvat omalle veroneuvojallesi, ja me rakennamme hänen vastauksensa mukaan.