Espanjan pakollinen yritysten välinen sähköinen laskutus lokakuusta 2027: mitä räätälöityjen ja vanhojen järjestelmien on muutettava

Jokaisen Espanjassa toimivan yrityksen, jonka volumen de operaciones (arvonlisäverosääntöjen mukaan laskettu liikevaihto) ylitti edellisenä kalenterivuonna 8 miljoonaa euroa, on 6. lokakuuta 2027 alkaen annettava ja lähetettävä laskunsa muille espanjalaisille yrityksille ja vastaanotettava niiden laskut rakenteisina sähköisinä laskuina. Samasta päivästä alkaen sen on ostajana ilmoitettava veroviranomaiselle, milloin kukin toimittajan lasku on maksettu kokonaan tai että lasku on hylätty. Kaikki muut seuraavat 6. lokakuuta 2028. Kello alkoi käydä 6. lokakuuta 2026.

Järjestelmäsi nykyään sähköpostitse lähettämä PDF lakkaa olemasta lasku. Projektit kompastuvat kuitenkin useimmiten kirjanpidon toiseen puoleen: ostoreskontran on ilmoitettava jokaisen maksamansa toimittajan laskun maksupäivä ja eräpäivä neljän päivän kuluessa, viikonloppuja ja valtakunnallisia pyhäpäiviä lukuun ottamatta.

Jos laskusi ja toimittajamaksusi kulkevat kaupallisessa toiminnanohjausjärjestelmässä, jota yhä ylläpidetään, suurin osa laskujen antamiseen liittyvästä työstä kuuluu ohjelmistotoimittajalle. Kysy myös, mitä se tarjoaa maksujen ilmoittamiseen, sillä se riippuu siitä, miten talousosastosi kirjaa maksut.

Tämä artikkeli on yrityksille, joiden laskutus tai ostoreskontra pyörii jossakin, mihin kukaan ei myy päivityksiä: AS/400-sovelluksessa, vanhassa Navision-asennuksessa, jota on räätälöity niin pitkälle, ettei sitä voi enää päivittää, tai oman tiimisi kirjoittamassa laskutusmoottorissa. Kaikki alla kerrottu vastaa tilannetta 16. lokakuuta 2026.

Päivämäärät

Velvoite on lain Ley 56/2007 2 bis artiklassa sellaisena kuin Ley 18/2022:n eli niin sanotun ”Crea y Crece” -lain 12 artikla sen muotoili uudelleen. Yksityiskohdat ovat asetuksessa Real Decreto 238/2026, jonka neljäs loppusäännös säätää kaksi vaihetta laskettuna julkista ratkaisua koskevan ministeriön määräyksen voimaantulosta:

”a) Doce meses después, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones, calculado conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior. b) Veinticuatro meses después, para el resto de los empresarios y profesionales.”

Tuo määräys on Orden HAC/1028/2026, joka julkaistiin BOE:ssa 5. lokakuuta 2026 ja on ollut voimassa 6. lokakuuta alkaen. AEAT:n käyttöönottoaikataulu muuttaa sen päivämääriksi:

Yksityisillä laskujenvälitysalustoilla on omia velvoitteitaan 6. lokakuuta 2027 alkaen riippumatta siitä, keitä niiden asiakkaat ovat. AEAT:n julkisen ratkaisun on oltava käytettävissä vähintään kaksi kuukautta ennen ensimmäistä päivämäärää eli viimeistään elokuun 2027 alussa.

Suunnittelun kannalta kaksi yksityiskohtaa on tärkeitä. Raja lasketaan kuten arvonlisäverotuksessa, ajalta ”el año natural inmediato anterior”: kirjaimellisesti luettuna lokakuun 2027 päivämäärää varten se on vuosi 2026, mikä kannattaa vahvistaa veroneuvojalta. Lisäksi yli 8 miljoonan euron yrityksen on kahdentoista kuukauden ajan lähetettävä jokaisen sähköisen laskun mukana PDF, ”que asegure su legibilidad”, ellei asiakas ”acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original”. PDF ei koskaan mene AEAT:lle.

Kuka kuuluu soveltamisalaan ja kuka ei

Velvoite koskee jokaista arvonlisäverotuksessa tarkoitettua elinkeinon- tai ammatinharjoittajaa, jonka on annettava lasku, kun asiakas on yritys, jonka kotipaikka, kiinteä toimipaikka tai asuinpaikka on Espanjassa. AEAT:n soveltamisalaa koskeva sivu lisää, että velvoite kattaa arvonlisäveron, IGIC:n ja IPSI:n alaiset liiketoimet, joten Kanariansaaret, Ceuta ja Melilla ovat mukana.

Saman sivun mukaan soveltamisalan ulkopuolelle jäävät:

• Yksinkertaistetut laskut lukuun ottamatta laskutusasetuksen 7.2 artiklassa tarkoitettuja täydennettyjä yksinkertaistettuja laskuja.
• Myynti kuluttajille sekä myynti yrityksille, jotka eivät ole sijoittautuneet Espanjaan, EU:n sisäinen myynti mukaan lukien.
• Liiketoimet, jotka talousministeriö rajaa ulkopuolelle määräyksellä, sekä tietyt sähkö- ja kaasumarkkinaoperaattorien ja IATA:n selvityskeskusten säännellyt toiminnot.

Kolme asiaa, jotka eivät ole poikkeuksia:

• SII:hin ilmoittavat. Asetuksessa ja AEAT:n luettelossa ei mainita Suministro Inmediato de Información -järjestelmää. SII on pakollinen arvonlisäveron kuukausittain ilmoittaville, ja arvonlisäveroasetuksen 71.3 artikla tekee yrityksestä kuukausi-ilmoittajan, kun sen samalla tavalla laskettu volumen de operaciones ylitti edellisenä vuonna 6 010 121,04 euroa. Jokainen lokakuun 2027 aaltoon kuuluva yritys, joka ilmoittaa arvonlisäveronsa AEAT:lle, on siis jo SII:ssä. SII pitää nämä yritykset VERI*FACTU:n ulkopuolella. Tämän velvoitteen ulkopuolella se ei niitä pidä.
• Baskimaa ja Navarra. VERI*FACTU pysähtyy foraalisten alueiden rajalle; tämä velvoite ei pysähdy. Asetuksen mukaan julkinen ratkaisu palvelee foraalisten alueiden verovelvollisia niiden veroviranomaisten ja AEAT:n välisillä sopimuksilla.
• Itselaskutus ja kolmannen osapuolen laskutus. Kun asiakas tai kolmas osapuoli antaa laskun puolestasi, velvoitteet ovat edelleen sinun.

Miten järjestelmä toimii

Reittejä on kaksi, ja niitä voi yhdistää: yksityiset laskujenvälitysalustat ja AEAT:n ylläpitämä maksuton julkinen ratkaisu. Yksityisten alustojen on kytkeydyttävä toisiinsa maksutta, kun asiakas sitä pyytää, joten ketään ei pakoteta asiakkaan alustalle. Yrityksen, joka ei ole sopinut toimittajan kanssa vastaanottavansa laskuja yksityisen alustan kautta, katsotaan valinneen julkisen ratkaisun.

Lasku on EN 16931 -standardin semanttisen mallin mukainen rakenteinen sanoma jollakin neljästä syntaksista: CII, UBL, EDIFACT tai Facturae (7.1 artikla). Asetuksen johdannon mukaan myös Peppol BIS kelpaa yksityisillä alustoilla. Julkinen ratkaisu hyväksyy vain UBL:n.

Reitistä riippumatta jokainen lasku päätyy lopulta AEAT:lle. Järjestelmän, joka ei anna laskuja julkisen ratkaisun kautta, on lähetettävä ”simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL” (6.2 artikla). Määräyksen mukaan kopio merkitään CopyIndicator-kenttään, se ei sisällä upotettuja tiedostoja, ja se hylätään, jos samalla yksilöivällä koodilla on jo kopio; hylätty kopio korjataan ja lähetetään uudelleen, ja alkuperäinen lasku pysyy voimassa. Yksilöivä koodi koostuu laskuttajan NIF:stä, sarjasta ja numerosta sekä antopäivästä. Yksityisten alustojen kautta annetuissa laskuissa on kehittynyt sähköinen allekirjoitus, ja julkisen ratkaisun käyttö verkkopalvelurajapinnan kautta edellyttää sähköistä varmennetta.

Markkinat eivät lähde nollasta: talousministeriön mukaan ”hoy se intercambian ya más de 550 millones de facturas electrónicas al año en España”. Uutta on se, että kaikkien on pakko, ja että AEAT näkee jokaisen laskun ja jokaisen maksun.

Mitä räätälöidyn järjestelmän on tehtävä

Laskujen antaminen

• Laskut datana, ei tulosteasetteluna. Jokaisen laskun on oltava olemassa rakenteisena tietueena ennen lähettämistä. Vanhemmissa järjestelmissä ALV-erittely lasketaan usein vasta laskun tulostavassa raportissa eikä sitä koskaan tallenneta.
• Siistit perustiedot. Julkinen ratkaisu hyväksyy laskun vain, jos laskuttajan ja vastaanottajan NIF on täytetty oikein. Vapaatekstinä olevat osoitteet, yksiköt ja maksuehdot on muunnettava koodeiksi.
• Espanjan omat laajennukset. Määräyksen liite lisää kenttiä, joita EN 16931:ssä ei ole: tuloveron ennakonpidätys (retenciones), kolmannen osapuolen antamat laskut, vuokratun kiinteistön sijainti, kansallisen veron laji sekä oikaisulaskun tyyppiä ja menetelmää koskevat koodit.
• Toimitusreitti asiakaskohtaisesti: yksityinen alusta (ja mikä) tai julkinen ratkaisu.
• UBL-kopio laskun antohetkellä, ellet anna laskuja julkisen ratkaisun kautta. Alusta voi lähettää sen puolestasi; jos kytkeydyt suoraan, rakennat sen itse.
• Korjaukset. Määräys sallii laskun poistamisen (”dar de baja”), kun liiketointa ei koskaan ollut. Muut virheet hoidetaan tavallisten laskutussääntöjen mukaan, mikä käytännössä tarkoittaa oikaisulaskuja.
• Siirtymäkauden PDF kahdentoista kuukauden ajan, jos ylität 8 miljoonan euron rajan.

Vastaanotto ja maksaminen: suurempi puolisko

Tässä räätälöidyt järjestelmät joutuvat lujille, koska muutos ulottuu ostoihin, hyväksyntöihin ja maksuliikenteeseen eikä vain yhteen laskupohjaan.

• Vastaanota rakenteiset laskut, alustalta tai julkisesta ratkaisusta, josta vastaanottaja voi noutaa ne milloin tahansa, suoraan tai automaattisen yhteyden kautta.
• Ilmoita toimittajalle. Asetuksen 10 artikla velvoittaa asiakkaan kertomaan laskuttajalle, hyväksyikö se laskun vai hylkäsikö sen ja milloin, sekä milloin se maksoi laskun kokonaan, ”en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales”. Kun lasku kulkee julkisen ratkaisun kautta, sovelletaan yksinomaan 12 artiklaa.
• Ilmoita AEAT:lle. Asetuksen 12 artikla velvoittaa asiakkaan ilmoittamaan julkiseen ratkaisuun jokaisen vastaanottamansa ja hylkäämättömän laskun täyden tosiasiallisen maksun päivämäärineen ”en un plazo máximo de 4 días naturales desde dicha fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales” sekä maksun eräpäivän. Myös hylkäykset ilmoitetaan; jos mitään ei ilmoiteta, laskun katsotaan tulleen hyväksytyksi. Tämä pätee riippumatta siitä, mitä reittiä lasku kulki.
• Muoto. Määräyksen 7 ja 8 artiklan mukaan nämä ovat UBL:n ApplicationResponse-sanomia (PAYMENT ja REJECTION, kumpikin peruutuksineen), jotka lähetetään verkkopalvelurajapinnan kautta laskun yksilöivällä koodilla tai yksi kerrallaan verkkolomakkeella. Alustasi voi ilmoittaa puolestasi, jos valtuutat sen. Jos julkinen ratkaisu on AEAT:n puolelta poissa käytöstä yli 24 tuntia, saat korjauksen jälkeen neljä arkipäivää aikaa.
• Oikea maksupäivä. Asetuksen johdanto määrittelee sen päiväksi, jona toimittaja tosiasiallisesti saa rahansa: käteismaksun päivä, tilisiirrossa maksajan tilin veloituspäivä tai sovitun kuittauksen päivä. ”La mera puesta a disposición del proveedor de un mecanismo financiero para adelantar el cobro de la factura no computará”. Confirming-rahoituksessa (pankin kautta järjestetty toimittajarahoitus) ilmoitettava päivä ei ole se, jona pankki tarjoaa toimittajallesi ennakkomaksua.
• Yksi poikkeus. Kun laskussa itsessään on maksupäivä, joka on sama kuin antopäivä tai sitä aiempi ja vastaa liiketoimen päivää, maksuilmoitus katsotaan tehdyksi.

Vanhalle ostoreskontramoduulille tämä tarkoittaa uutta dataa: linkin jokaisesta tiliveloituksesta niiden laskujen yksilöiviin koodeihin, jotka sillä maksettiin, merkinnän täydestä maksusta, tallennetun eräpäivän ja jonon, joka lähettää sanomat ja yrittää uudelleen määräajan sisällä. Yksi tilisiirto, jolla maksetaan kolmekymmentä laskua, tuottaa kolmekymmentä maksusanomaa.

Datalla on käyttöä verotuksen ulkopuolellakin. Joka vuoden ensimmäisellä neljänneksellä AEAT toimittaa Observatorio Estatal de la Morosidad Privada -elimelle (yksityissektorin maksuviivästyksiä seuraava valtion tarkkailuelin) tiedot sen luetteloon yrityksistä, jotka edellisenä vuonna rikkoivat Ley 3/2004:n mukaisia maksuaikoja. Järjestelmäsi ilmoittamat päivämäärät ovat näyttö.

Miten VERI*FACTU liittyy tähän

Kyse on kahdesta erillisestä järjestelmästä. VERI*FACTU, joka perustuu asetukseen Real Decreto 1007/2023, asettaa laskutusohjelmistoille petostentorjuntavaatimuksia: tiivisteellä varustetun tietueen jokaisesta laskusta ja QR-koodin. Yritysten välinen sähköinen laskutus määrää muodon, jossa laskut kulkevat yritysten välillä, ja niiden maksujen ilmoittamisen. Talousministeriön sanoin: ”se trata de dos medidas diferentes”. Asetus yhdistää ne yhdessä kohdassa: pakollisen sähköisen laskun on tultava järjestelmistä, jotka on mukautettu yleisen verolain (Ley General Tributaria) 29.2.j artiklaan, eli siihen säännökseen, jota VERI*FACTU täsmentää.

Yli 8 miljoonan euron yritykselle yleisellä veroalueella (territorio común) SII ratkaisee asian: VERI*FACTU ei koske sitä, lokakuu 2027 koskee. Pienemmällä yrityksellä molemmat hankkeet osuvat nyt samaan kuukauteen. Valtiovarainministeriö ilmoitti 5. lokakuuta 2026, että VERI*FACTU:n vielä voimaan tulemattomat velvoitteet siirretään ”hasta octubre de 2028”, jotta ne osuvat samaan aikaan kuin enintään 8 miljoonan euron yritysten sähköinen laskutus. Lokakuun 16. päivään 2026 mennessä BOE:ssa ei ole julkaistu muutosta toteuttavaa normia, joten VERI*FACTU:n vuoden 2027 päivämäärät sitovat edelleen. VERI*FACTU-oppaamme käsittelee sitä puolta.

Suunnitelma 6. lokakuuta 2027 asti

Lokakuun 2026 puolivälistä alkaen ensimmäisen aallon yrityksellä on vajaat kaksitoista kuukautta. Se riittää räätälöidylle järjestelmälle, jos työ alkaa tällä vuosineljänneksellä.

1. Lokakuusta marraskuuhun 2026: kartoitus. Jokainen järjestelmä, joka antaa laskuja espanjalaisille yrityksille, ja jokainen järjestelmä, joka vastaanottaa, hyväksyy ja maksaa toimittajien laskuja. Varmista neuvonantajasi kanssa, mihin aaltoon kuulut.
2. Marraskuusta 2026 tammikuuhun 2027: valitse reitti. Yksityinen alusta, suora yhteys julkiseen ratkaisuun tai molemmat. Kysy alustalta, mitä syntakseja se hyväksyy, lähettääkö se UBL-kopion ja maksuilmoitukset puolestasi, miten tilasanomat palaavat ja onko sillä testiympäristöä.
3. Joulukuusta 2026 maaliskuuhun 2027: data. NIF-tunnusten validointi, rakenteiset osoitteet, maksuehdot datana, tallennetut ALV-erittelyt, Espanjan omat laajennukset, kenttävastaavuudet EN 16931:een.
4. Tammikuusta toukokuuhun 2027: ostoreskontra. Saapuvien laskujen käsittely, hylkäykset, maksupäivät pankkitapahtumista, ilmoitusjono.
5. Heti kun AEAT avaa julkisen ratkaisun, ja viimeistään elokuussa 2027: testaa koko ketju päästä päähän. Määräys jättää tekniset määrittelyt sen varaan, mitä AEAT julkaisee sähköisessä asiointipalvelussaan (Sede electrónica), joten pidä kenttävastaavuudet yhdessä moduulissa ja varaudu muutoksiin.
6. Syyskuu 2027: käyttöönotto etuajassa muutaman asiakkaan ja toimittajan kanssa, PDF rinnalla.
7. 6. lokakuuta 2027: pakollinen. Jollakulla on vastuu ilmoitusjonosta ensimmäisestä päivästä alkaen.

Lokakuun 2028 aallolle samat vaiheet pätevät vuotta myöhemmin. Suuremmat toimittajasi alkavat lähettää sinulle sähköisiä laskuja lokakuussa 2027, mukanaan PDF, jonka asetuksen johdannon mukaan on määrä taata luettavuus kaikille muille. Käytä tuo vuosi niiden vastaanottamisen opetteluun.

Mikä voi vielä muuttua

• Aikataulu on lipsunut ennenkin. Maaliskuussa 2026 talousministeriö odotti määräystä ”antes del 1 de julio de 2026”. Se tuli lokakuussa. Nyt päivämäärät tulevat suoraan asetuksesta, ja niiden siirtäminen vaatisi uuden normin.
• EU-ehto. Ley 18/2022 sitoi oman 12 artiklansa siihen, että EU myöntää poikkeuksen arvonlisäverodirektiivin 218 ja 232 artiklasta. Direktiivi (EU) 2025/516, osa ViDA-pakettia, muutti molempia artikloita voimaantulostaan lähtien niin, että jäsenvaltiot voivat vaatia kotimaisia sähköisiä laskuja ilman vastaanottajan suostumusta, ja asetuksen johdanto viittaa siihen. Täyttyykö ehto sillä, on juristien kysymys; hallitus on edennyt, ja me suunnittelemme sen päivämäärien mukaan.
• Määrittelyt. Julkisen ratkaisun syntaksia voidaan muuttaa kahden ministeriön yhteisellä määräyksellä, ja syntakseja voidaan hyväksyä lisää.
• Toimialakohtaiset poikkeukset. Talousministeriö voi rajata liiketoimia ulkopuolelle määräyksellä, yleensä tilapäisesti.
• Seuraamukset. Asetuksessa ja määräyksessä ei säädetä omista sakoista. Ley 56/2007:n 2 bis.9 artiklan enintään 10 000 euron sakko koskee sitä, ettei kuluttajille tarjota sähköisiä laskuja, eikä yritysten välistä laskutusta. Mitä B2B-velvoitteen laiminlyönti maksaisi, on kysymys veroneuvojallesi.

Mistä saat apua

Rakennamme ne osat, jotka osuvat omaan koodiisi: kenttävastaavuudet EN 16931:een ja UBL-sanomien muodostuksen, kopion julkiseen ratkaisuun, perustietomuutokset, saapuvien laskujen käsittelyn ostoreskontraan, maksupäivien tallentamisen ja ilmoitusjonon uudelleenyrityksineen. Verkkolaskuintegraatiopalvelumme kuvaa, miten työ etenee. Jos velvoite osuu keskelle järjestelmän vaihtoa, katso toiminnanohjausjärjestelmän modernisointi, ja kun talossa ei enää ole ketään, joka tietää, miten vanha ohjelma toimii, työ alkaa vanhojen järjestelmien ylläpidosta.

Jos laskusi tai toimittajamaksusi kulkevat järjestelmässä, johon kukaan ei myy liitäntää, kirjoita osoitteeseen office@c9group.dev. Olemme insinöörejä emmekä juristeja tai veroneuvojia: soveltamisalaa ja vastuuta koskevat kysymykset kuuluvat omille neuvonantajillesi, ja me rakennamme heidän vastauksensa mukaan.