Saksamaa E-Rechnungi kohustus: struktureeritud arvete väljastamine oma süsteemidest 1. jaanuariks 2027

Alates 1. jaanuarist 2027 ei tohi Saksa ettevõte, mille 2026. aasta käive oli üle 800 000 €, enam saata teisele Saksa ettevõttele paber- ega PDF-arvet. Arve peab olema struktureeritud e-arve: andmefail, mis vastab Euroopa standardile EN 16931. Alates 1. jaanuarist 2028 piirmäär kaob ja reegel kehtib kõigile ettevõtetele, välja arvatud mõned kitsad erandid.

Väikesele firmale saabub see tarkvarauuendusena. Ettevõttele, mille arved tulevad tema enda arveldussüsteemist, valdkonnatarkvarast või viieteistkümne aasta jooksul kohandatud ERP-st, on see tarkvaraprojekt ja aega on jäänud umbes kolmteist nädalat. See artikkel on kirjutatud teisele rühmale.

Mida seadus ütleb

Määratlus on UStG § 14-s: arve, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Vorming peab vastama direktiivi 2014/55/EL kohasele Euroopa standardile (praktikas EN 16931) või olema poolte vahel kokku lepitud, tingimusel et nõutavad andmed saab õigesti ja täielikult välja võtta sellise standardiga ühilduval kujul. PDF ei kvalifitseeru, ükskõik kui korralik see ka välja ei näeks.

Kohustus hõlmab tarneid teisele ettevõttele, kui mõlemad pooled on asutatud Saksamaal. Üleminekusätted on UStG § 27 lõikes 38:

• 2025. ja 2026. aastal tehtud tarneid võib endiselt arveldada paberil või kliendi nõusolekul muus elektroonilises vormingus, kui arve saadetakse välja hiljemalt 31. detsembril 2026.
• 2027. aastal tehtud tarnetele kehtib sama leevendus kuni 31. detsembrini 2027, kuid ainult siis, kui väljastaja kogukäive eelmisel kalendriaastal ei ületanud 800 000 €.
• EDI, mis standardile ei vasta, võib 2027. aastal tehtud tarnete puhul kliendi nõusolekul jätkuda, sõltumata teie suurusest.

Kolm üksikasja on olulisemad, kui esmapilgul tundub.

Piirmäära mõõdetakse eelmise aasta käibe järgi. Teie olukord 2027. aastal sõltub 2026. aasta näitajast, mida keegi ei tea täpselt enne raamatupidamise sulgemist. Kui olete 800 000 € lähedal, ehitage nii, nagu oleksite sellest üle.

Leevendus lõpeb saatmiskuupäevaga. Sõnasõnalt lugedes lakkab esimene üleminekusäte paberit ja PDF-i katmast 31. detsembril 2026, isegi 2026. aastal tehtud töö puhul. Kui olete piirmäärast üle ja arveldate tagantjärele, peab jaanuari esimesel nädalal detsembri töö eest saadetav arve olema juba struktureeritud. Kinnitage see oma maksunõustajaga, kuid ärge planeerige kasutuselevõttu jaanuari keskele.

Mõned arved jäävad kohustusest välja: tarbijatele väljastatud arved, piiriülesed arved, väikese summaga arved kuni 250 € koos maksudega, arvena käsitatavad piletid, väikeettevõtjate (Kleinunternehmer) arved ning UStG § 4 punktide 8 kuni 29 alusel maksust vabastatud tarned.

Me ei tea ühtegi eelnõu, mis neid kuupäevi edasi lükkaks. Planeerige nii, nagu need kehtivad.

Vastuvõtmise kohustus kehtib alates 2025. aastast. Väljastamine on uus osa.

Alates 1. jaanuarist 2025 peab iga Saksa ettevõte suutma e-arveid vastu võtta. Saksamaa rahandusministeeriumi e-arvete KKK ütleb selle kohta otse: „Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E-Mail-Postfach.“ Postkastist piisab.

Pange tähele üht rida § 14-s endas: kui e-arve kohustus kehtib, ei ole saaja nõusolekut vaja. Saksa ärikliendil ei ole õigust teie struktureeritud arvest keelduda.

Väljastamine on teistsugune probleem. Vastu võttes loeb tööriist kellegi teise faili. Väljastades on autoriks teie süsteem: kui andmed on juba allikas valed, ei saa keegi ahelas hiljem neid parandada, ja arve, mis kliendi valideerimist ei läbi, jääb tasumata.

Kes saab selle uuendusega

Lihtsalt öeldes: kui olete väike firma, kes väljastab arveid DATEV-ist, lexoffice'ist, sevDeskist või sarnasest tarkvarast, tarnib vormingu teie tarnija. Kontrollige oma põhiandmeid (käibemaksukohustuslasena registreerimise number, klientide aadressid, pangarekvisiidid), lülitage funktsioon sisse ja saatke testarve. Teil ei ole vaja projekti ega tarkvarafirmat.

Suuresti sama kehtib standardilähedase levinud ERP puhul: väljundi tarnib tarnija või teie partner ning töö seisneb seadistamises ja testimises.

Ülejäänud artikkel on ettevõtetele, kelle arved tulevad koodist, mis kuulub neile endale, või koodist, mida keegi enam ei hoolda:

• tellimusplatvormide, turuplatside ja kommunaalettevõtete arvestusmootorid, mis väljastavad arveid programmiliselt ja suures mahus;
• hulgikaubanduse, ehituse, logistika või väliteeninduse valdkonnatarkvara, mille tarnija on väike, aeglane või kadunud;
• ERP-d, mille arveväljund on aastaid tagasi ümber kirjutatud kohandatud trükiprogrammide, aruandemallide või kuulõpu kirjakoostena.

Vormingud: EN 16931, XRechnung ja ZUGFeRD

EN 16931 on Euroopa standard. See määratleb arve semantilise mudeli (väljad, nende tähenduse, kohustuslikud väljad ja nendevahelised ärireeglid) ning seob selle kahe XML-süntaksiga, UBL 2.1 ja UN/CEFACT CII.

XRechnung on EN 16931-le tuginev Saksa spetsifikatsioon, mida haldab KoSIT: puhas XML kummaski süntaksis, avaliku sektori asutuste jaoks kohustuslik ja ettevõtete vahel samavõrra kehtiv. KoSIT-i XRechnungi lehe järgi kehtib versioon 3.0 alates 1. veebruarist 2024 ja jääb kehtima vähemalt 31. juulini 2027. Versiooni 4.0 eelversioon avaldati septembris 2026 ja lõplik väljalase on oodata 2027. aasta kevadel. Lähete tootmisse versiooniga 3.0 ja uuendate esimese aasta jooksul.

ZUGFeRD on hübriidvorming: PDF/A-3 fail, millesse on manustatud CII XML. Inimesed loevad PDF-i, masinad loevad XML-i. Prantsusmaal kannab sama vorming nime Factur-X ja tehniliselt on need identsed. FeRD avaldas versiooni 2.5.2 4. augustil 2026. ZUGFeRD-il on profiilid (MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED) ja ministeeriumi KKK aktsepteerib ZUGFeRD-i alates versioonist 2.0.1 „mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL“.

Hübriidarve puhul loeb XML. KKK nimetab struktureeritud osa „führender Teil“, juhtivaks osaks. Kui teie PDF ja XML ei lähe kokku, on vale PDF.

Enamikule Saksa B2B-arvete väljastajatele on mõistlik vaikevalik ZUGFeRD profiilis EN 16931, et kliendid, kes loevad arveid endiselt silmaga, saaksid jätkata, ning lisaks XRechnung avaliku sektori asutustele ja kõigile, kes seda küsivad. Mõlemad peaksid tulema ühest sisemisest arveobjektist, mitte kahest eraldi koodiharust.

Mida tuleb teie süsteemis muuta

Arvest saavad andmed, mitte paigutus

Paljud vanemad süsteemid koostavad arve trükkimise hetkel: tekst liidetakse malli, summad arvutatakse aruandes ja käibemaksu märge on koodi kirjutatud lõik. Miski sellest EN 16931-le ei vasta. Vajate salvestatud arveobjekti, mis hoiab kõiki välju ning millest renderdatakse nii XML kui ka PDF.

Väljad, mis tavaliselt puuduvad või on valed:

• Osapoolte andmed. Struktureeritud aadressid ISO riigikoodidega ning käibemaksukohustuslasena registreerimise number või maksunumber. Vabateksti aadressiplokid tuleb tükeldada.
• Tarnekuupäev või teenuse osutamise periood, mida hoitakse andmetena, mitte lausena päises.
• Ühikud. Iga kogus vajab koodi UN/ECE soovituse 20 järgi (H87 tüki, KGM kilogrammi, DAY päeva kohta). „Stk.“ ja „pauschal“ tuleb vastendada.
• Käibemaks. Igal real on käibemaksukategooria ja -määr. Arvel on üks käibemaksu jaotus iga kategooria ja määra kombinatsiooni kohta ning summad peavad kahe kümnendkohaga täpselt kokku minema. Süsteemid, mis ümardavad käibemaksu rea kaupa, kukuvad siin läbi.
• Maksuvabastuse ja pöördmaksustamise sõnastus. Lause PDF-i allservas muutub käibemaksukategooria koodiks ja vabastuse põhjuseks.
• Makse. Makseviis, IBAN ja tingimused struktureeritud kujul.
• Viited. Tellimuse number või ostja viide, mille järgi teie kliendi ostureskontro arveid sobitab. Kui te pole seda kunagi salvestanud, hakake seda nüüd koguma.

Ainult tekstiga read („tarne kokkuleppe kohaselt“) on tavaline komistuskivi. Struktureeritud arvel on rida arveldatav rida, seega kuulub selline tekst märkusesse.

Parandused, kreeditarved ja isearveldus

KKK on selge: kui e-arve kohustus kehtib, peab ka parandus olema e-arve, kasutades parandusarve tüüpi. EN 16931-s viitab see eelnevale arvele numbri ja väljastamise kuupäeva kaudu, seega peab teie süsteem hoidma seda seost andmetena.

Jälgige sõnavara. Saksa käibemaksuõiguses on „Gutschrift“ iseväljastatud arve, mille väljastab eelneva kokkuleppe alusel klient (UStG § 14 lõige 2). See, mida eestlane nimetab kreeditarveks (hinna alandamine või tühistamine), on parandus. Paljud süsteemid kasutavad mõlema jaoks üht dokumenditüüpi. Eraldage need enne vastendamist, ja kui arveldate tarnijate eest ise, käsitlege neid dokumente arvetena, mida teie süsteem väljastab.

Lõpparve võib loetleda varasemad osamaksed lisas, kui struktureeritud osa sellele viitab; KKK kinnitab, et see jätkub ka pärast 2027. aastat.

Valideerimine enne, kui midagi välja läheb

KoSIT avaldab avatud lähtekoodiga validaatori, mis kontrollib XML-i skeemide ja Schematroni reeglite vastu, koos avaliku XRechnungi konfiguratsiooniga. See töötab käsurealt, HTTP-deemonina või teegina. Pange see saatmisteele: iga arve valideeritakse enne väljasaatmist ja tõrge jõuab järjekorda, millel on nimeline vastutaja ja kust on näha, milline väli millist reeglit rikkus.

ZUGFeRD-i puhul valideerige manustatud XML oma profiili reeglite järgi, kontrollige PDF/A-3 konteinerit eraldi ja veenduge, et PDF näitab samu summasid kui XML.

Edastamine

Seadus, ütleb KKK, „sieht keinen bestimmten Weg vor“: kindlat kanalit ei ole ette nähtud. E-kiri manustatud failiga sobib. Samuti sobib API, allalaadimisportaal, kontserni sisene jagatud salvestus või (ministeeriumi enda näide) USB-pulk. Peppol ei ole Saksamaa sisese B2B puhul nõutud.

Inseneritöö toimub kliendi kaupa: arve aadress, eelistatud vorming ja ülevaade sellest, mis kuhu saadeti. Ebaõnnestunud saatmise järel kordussaatmine kannab sama dokumenti sama arvenumbriga. Kaks numbrit ühe tarne kohta on maksuprobleem, mitte tarkvaraprobleem.

Arhiveerimine

Vähemalt struktureeritud osa tuleb säilitada „unversehrt in seiner ursprünglichen Form“, puutumatult algsel kujul, ja UStG § 14b seab säilitamisajaks kaheksa aastat väljastamisaasta lõpust. Salvestage täpselt need baidid, mille saatsite, koos räsiga. Ärge plaanige arveid hiljem andmebaasist uuesti genereerida: selleks ajaks on nii andmed kui ka kood muutunud. Sama kehtib vastu võetud e-arvete kohta.

Plaan oktoobrist detsembrini 2026

Kolmteist nädalat on keskendunud arenduseks piisav, kui lähteandmed on mõistlikus seisus. Arveldussüsteemi väljavahetamiseks sellest ei piisa.

1. ja 2. nädal: inventuur ja otsused. Loetlege kõik kohad, kus arveid tehakse, sealhulgas käsitsi koostatud kreeditarved, projektide lõpparved ja ühe suure kliendi tabel. Võrrelge 2026. aasta käivet piirmääraga. Valige vaikevorming ja otsustage, kas ehitate generaatori ise või saadate arveandmed e-arvete teenusepakkuja API-sse.

2. kuni 4. nädal: andmelünkade analüüs. Vastendage kolme kuu tegelikud arved väli välja haaval EN 16931-ga. Märkige, mis puudub, mis peab muutuma koodiks ja mida arvutatakse teisiti. Siin selgub projekti tegelik suurus.

4. kuni 9. nädal: arendus. Arveobjekt, vastendus, XML-i ja PDF/A-3 renderdamine, validaator saatmisteel, tõrgete järjekord ja arhiiv. Samal ajal puhastab keegi põhiandmeid ja kogub klientidelt arvete aadresse.

9. kuni 11. nädal: taasesitus ja piloot. Laske viimase kolme kuu arved läbi uue generaatori ja valideerige igaüks. Seejärel tehke piloot mõne valmis kliendiga ja küsige, kas nende süsteemid failid sisse loevad.

11. kuni 13. nädal: külmutamine ja tegevusjuhend. Külmutage muudatused detsembris. Pange kirja, kes vastutab tõrgete järjekorra eest, kuidas parandusarve väljastatakse ja mis juhtub, kui klient arve tagasi lükkab. Jaanuaris detsembri töö eest saadetavad arved kuuluvad juba kohustuse alla.

Jaanuar 2027. Minge tootmisse ja jälgige järjekorda iga päev kuni esimese kuu lõpu ja esimese käibedeklaratsioonini.

Kogu 2027. aasta jooksul. Planeerige XRechnung 4.0 uuendus enne, kui 3.0 kehtivus lõpeb, ja viige piirmäärast allapoole jäävad kontserni ettevõtted üle enne 1. jaanuari 2028.

Kui alustate hilja, kärpige automatiseerimist, mitte väljundi kehtivust: automatiseerige esmalt suure mahuga arvetüübid ja saatke harvad dokumendid mõne nädala jooksul käsitsi e-arvete tööriista kaudu.

Kust abi saada

Me ehitame ühenduse süsteemi vahel, mis teie arveid toodab, ja vormingu vahel, mida seadus nõuab: andmemudeli muudatused, vastendus, valideerimine, edastamine ja arhiiv, teie koodibaasis ja koos teie meeskonnaga. Meie e-arvete integratsiooni teenus kirjeldab, kuidas need projektid käivad; kui kohustus langeb ERP vahetuse keskele, vaadake ERP moderniseerimist. Laiem kalender on meie 2026. aasta ELi digitaalse vastavuse juhendis.

Oleme insenerid, mitte maksunõustajad: ulatuse küsimused kuuluvad teie maksunõustajale (Steuerberater) ja me ehitame tema vastuse järgi. Kirjeldage meile, mis teie arveid praegu toodab ja umbes mitu arvet kuus välja läheb: kirjutage aadressil office@c9group.dev.