HakkımızdaHizmetlerProjelerMakaleler

e-Fatura Entegrasyonu: Bunun İçin Tasarlanmamış Sistemlerde Peppol, XRechnung, ZUGFeRD ve Factur-X

Bir e-fatura ürünü satın almak kolaydır. Sorun neredeyse hiçbir zaman üründe değildir. Sorun, faturalarınızı üreten on iki yıllık sipariş yönetim sisteminde, kimsenin belgelemediği fiyatlandırma mantığında ve fatura numaralarınızın 2019'da şirketten ayrılmış birinin yazdığı bir saklı yordamdan (stored procedure) gelmesindedir.

Fiilen kullandığınız sistemle mevzuatın istedikleri arasındaki bağlantıyı biz kuruyoruz. Yapılandırılmış fatura üretimi, doğrulama, ağ üzerinden iletim, gelen faturaların işlenmesi ve arşivleme; hepsi mevcut sisteminizin yerine geçmeden, ona bağlanarak.

Zorunluluklar ve ne zaman devreye girdikleri

Avrupa, PDF faturalardan yapılandırılmış, makine tarafından okunabilir faturalara ülke ülke belirlenen bir takvimle geçiyor. Bu geçiş, hepsini uyumlaştıracak olan AB'nin VAT in the Digital Age (ViDA) paketinden önce gerçekleşiyor. Bugün projeleri belirleyen tarihler şunlar:

  • Almanya: yapılandırılmış e-fatura almak 1 Ocak 2025'ten bu yana zorunlu. Fatura düzenleme zorunluluğu, cirosu 800.000 avroyu aşan işletmeler için 1 Ocak 2027'de, diğer herkes için 1 Ocak 2028'de başlıyor. Uygulamada kullanılan formatlar XRechnung (saf XML) ve ZUGFeRD 2.x'tir (içine XML gömülmüş hibrit PDF); ikisi de EN 16931 ile uyumludur.
  • Fransa: fatura alma zorunluluğu ve büyük ve orta ölçekli şirketler için düzenleme zorunluluğu 1 Eylül 2026'dan, KOBİ'ler için düzenleme zorunluluğu 1 Eylül 2027'den itibaren. İletim kayıtlı platformlar üzerinden yapılıyor ve yaygın hibrit format Factur-X.
  • Belçika: 1 Ocak 2026'dan bu yana Peppol üzerinden B2B e-fatura zorunlu; beş köşeli model üzerinde e-raporlama 2028 için planlanıyor.
  • Polonya: kendi XML şeması ve kendi takvimi olan ulusal onay (clearance) platformu KSeF.
  • İtalya: 2019'dan beri yürürlükte olan ve hâlâ AB'nin en katı onay modeli olan SdI ve FatturaPA.
  • İspanya: bölgesel TicketBAI sistemlerinin yanında kademeli olarak devreye giren Verifactu ve Crea y Crece fatura yükümlülükleri.

Bu ülkelerin birkaçına satış yapıyorsanız elinizde tek bir proje yok. Tek bir mimariniz ve birkaç ülke adaptörünüz var. Konuya böyle yaklaşıp yaklaşmamak, tek bir entegrasyonla beş entegrasyon arasındaki farktır.

Projeler gerçekte nerede ters gidiyor

Fatura verisi standardın istediği biçimde mevcut değil. EN 16931, birçok sistemin hiç kaydetmediği alanlar ister: düzgün bir alıcı referansı, satır bazında değil oran bazında KDV dökümü, yapılandırılmış ödeme koşulları, kontrollü bir sözlükten gelen birim kodları. Mühendislik işi, bu alanları elinizdeki veriden, deterministik biçimde ve bundan sonra düzenleyeceğiniz her fatura için yeniden oluşturmaktır.

Doğrulama hataları iş işten geçtikten sonra ortaya çıkar. Reddedilen bir fatura, ödenmeyen bir faturadır. Doğrulama iletimden önce, güncel şemaya ve ülkenin güncel iş kurallarına göre çalışmalı; hatalar bir dosyaya kaydedilip unutulmak yerine bunlar üzerinde işlem yapabilecek bir kişinin önüne gelmelidir.

Gelen faturalar, gidenlerden daha zordur. Herkes fatura düzenlemeyi planlar ve alma zorunluluğunun başladığı tarihten itibaren her tedarikçiden, uyumlu herhangi bir formatta yapılandırılmış fatura kabul etmesi ve bunları kimse tek tek açmadan borç hesaplarına aktarması gerektiğini unutur.

Numaralandırma ve idempotency. Yeniden denemeler, ağ zaman aşımları ve platform kesintileri olağandır. İki farklı numarayla iki kez gönderilen bir fatura bir yazılım sorunu değil, bir vergi sorunudur. Bunun en baştan doğru kurulması gerekir.

Neler inşa ediyoruz

Değerlendirme ve format kararı

Kısa bir çalışma (genellikle bir ile iki hafta arası). Bu sürede faturalarınızın gerçekte nasıl üretildiğine, hangi zorunlulukların sizi ne zaman kapsadığına ve gerçekçi seçeneklerinizin neler olduğuna bakıyoruz. Çıktı yazılı bir öneridir: hangi formatlara ihtiyacınız olduğu, Peppol erişiminin bir sağlayıcı üzerinden mi yoksa kendi erişim noktanız üzerinden mi olması gerektiği, kaynak sisteminizde neyin değişmesi gerektiği ve bunun maliyeti.

Bazen öneri, standart bir ürün ile küçük bir adaptörün işi göreceğidir. Bunu size altı ay boyunca fatura kesmek yerine ilk hafta söylemeyi tercih ederiz.

Fatura üretimi ve eşleme

Kaynak verinizden gerekli sözdizimlerine (EN 16931 kapsamında UBL ve CII, XRechnung, ZUGFeRD 2.x, Factur-X, FatturaPA, KSeF XML) uzanan eşleme katmanını kuruyoruz. Alan türetmeleri, hem bir denetçinin hem de finans ekibinizin izleyebileceği şekilde belgelenir. Kaynak sistem zorunlu bir alanı hiç sağlayamıyorsa bunu erkenden söylüyor ve varsayılan bir değer uydurmak yerine o verinin nasıl toplanacağını tasarlıyoruz.

İletimden önce doğrulama

Şema doğrulaması, Schematron iş kuralları ve ülkeye özgü kontroller, hiçbir şey şirketinizden çıkmadan önce çalışır. Hatalar, sahibi bir kişi olan bir kuyruğa yönlendirilir ve bir yığın izi (stack trace) değil, hangi alanın neden başarısız olduğunu söyleyen bir mesajla gelir.

Ağ bağlantısı

Hacme ve ne kadar kontrole ihtiyaç duyduğunuza bağlı olarak, ya köklü bir sağlayıcı üzerinden ya da kendi erişim noktanızı işleterek Peppol Access Point bağlantısı. Onay modeli uygulayan ülkelerde ulusal platformla (KSeF, SdI, Fransız PDP ekosistemi) doğrudan entegrasyon yapıyoruz; bu platformların her birinin farklı ele aldığı sertifika ve kimlik doğrulama işlemleri de buna dahil.

Gelen faturaların işlenmesi

Tedarikçi faturalarının alınması, doğrulanması ve tek bir iç temsile dönüştürülmesi; varsa satın alma siparişleri ve mal kabul kayıtlarıyla eşleştirilmesi ve borç hesapları iş akışınıza aktarılması. Projenin getirisi genellikle buradan gelir, çünkü kimsenin ölçmediği manuel veri girişini ortadan kaldırır.

Arşivleme ve denetim izi

Orijinal yapılandırılmış belgenin, Almanya'daki GoBD'yi, İtalya'daki conservazione sostitutiva'yı veya faaliyet gösterdiğiniz yerdeki eşdeğer kuralları karşılayan bir biçimde ve sürede, mevzuata uygun olarak saklanması. Belgeye geri erişim yolu varsayılmaz, test edilir.

Entegre olduğumuz sistemler

SAP ECC ve S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 ve Business Central, Odoo, NetSuite, Sage, Infor, Xero, DATEV arayüzleri ve (en sık karşılaştığımız) işin işleyişinin merkezinde duran ve bir zorunluluk yüzünden değiştirilmeyecek olan özel ya da ağır biçimde değiştirilmiş bir sistem. .NET, Java, PHP, Python, Node.js ile ve önümüze ne çıkıyorsa, daha eski teknoloji yığınlarıyla çalışıyoruz.

Bir pazar yeri, bir abonelik platformu veya yüksek hacimde programatik olarak fatura düzenleyen bir faturalama motoru işletiyorsanız, tam olarak bizim için tasarlandığımız durumdasınız: fatura sizin kodunuz tarafından üretiliyor, dolayısıyla uyumluluğun da sizin kodunuzda yaşaması gerekiyor.

Bu ne değildir

Fatura yazılımı satmıyoruz ve bir muhasebe paketi değiliz. Uyumlu fatura üreten bir araç arayan küçük bir işletmeyseniz bir tane satın alın: DATEV, sevDesk, Lexware ve bir düzine başka ürün bu işi iyi yapar ve bir entegrasyon projesinin çok küçük bir kısmına mal olur.

Fatura zaten sahip olduğunuz bir sistem tarafından üretiliyorsa, birkaç ülkenin kurallarının bir arada çalışması gerekiyorsa veya hacim bu işin kimse başında beklemeden yürümesini gerektiriyorsa bize gelin.

Çalışmalar nasıl yürür

Değerlendirme: bir ile iki hafta, sabit fiyat; yazılı bir öneri ve maliyetlendirilmiş bir planla sonuçlanır.

Geliştirme: kaynak verinin ne kadar temiz olduğuna bağlı olarak ilk ülke için genellikle altı ile on iki hafta. Sizin deponuzda, sizin dal (branch) stratejinizle, ekibinizle birlikte çalışır ve geride testler bırakırız.

Pilot: hata oranı olması gereken düzeye inene kadar, mevcut süreçle paralel olarak küçük bir karşı taraf grubuna gerçek faturalar gönderilir.

Geçiş ve destek: hata kuyruğu izlenir ve sorumluluğu üstlenen biri bulunur; bu, önemli soruların gerçekten ortaya çıktığı ilk ay sonu kapanışı ve ilk KDV beyannamesi boyunca sürer.

Çalıştığımız standartlar

EN 16931 ve sözdizimi bağlamaları (UBL 2.1, UN/CEFACT CII), Peppol BIS Billing 3.0 ve Peppol iletim altyapısı, XRechnung ve KoSIT doğrulayıcısı, ZUGFeRD 2.x ve Factur-X profilleri, FatturaPA, KSeF ve 2030 sonrasını şekillendiren ViDA önerileri.

Sık sorulan sorular

Almanya'daki e-fatura zorunluluğu bizim için tam olarak ne zaman geçerli?

Fatura alma zorunluluğu 1 Ocak 2025'ten bu yana tüm Alman işletmeleri için geçerli. Düzenleme zorunluluğu, önceki yıl cironuz 800.000 avroyu aştıysa 1 Ocak 2027'den, aksi hâlde 1 Ocak 2028'den itibaren geçerli. Zorunluluk yurt içi B2B işlemleri kapsıyor; sınır ötesi ve B2C faturalandırmanın durumu farklıdır ve vergi danışmanınızla teyit etmeye değer.

XRechnung ile ZUGFeRD arasındaki fark nedir?

XRechnung, Alman kamu sektörü tarafından tanımlanan ve kamu kurumlarına kesilen faturalar için zorunlu olan saf bir XML formatıdır. ZUGFeRD 2.x ise hibrittir: aynı yapılandırılmış verinin içine gömüldüğü bir PDF/A-3 belgesi. Böylece bir insan PDF'i, bir makine de XML'i okuyabilir. İkisi de EN 16931 ile uyumludur. Almanya'da ticari B2B uygulamada ağırlık ZUGFeRD'dedir; birçok alıcı ikisini de kabul eder.

Kendi Peppol Access Point'imize ihtiyacımız var mı?

Genellikle hayır. Şirketlerin çoğu mevcut bir erişim noktası sağlayıcısı üzerinden bağlanır; bu daha ucuz ve daha hızlıdır. Kendi erişim noktanızı işletmek yüksek hacimde, iletim katmanı üzerinde kontrole ihtiyaç duyduğunuzda veya başkalarına faturalama hizmeti sunduğunuzda mantıklıdır.

Mevcut e-fatura sağlayıcımızla çalışabilir misiniz?

Evet ve çoğu zaman doğru yapı da budur: sağlayıcı iletimi ve ağ üyeliğini üstlenir; biz de sisteminiz ile onların API'si arasındaki her şeyi, yani eşlemeyi, doğrulamayı, yeniden denemeleri, hata işlemeyi ve mutabakatı inşa ederiz.

Doğrulamadan geçemeyen faturalara ne olur?

Hangi alanın hangi kuralı ihlal ettiğine dair okunabilir bir açıklamayla bir kuyruğa düşerler. Bu kuyruğu bilinçli olarak tasarlıyoruz, çünkü canlıya geçişten sonraki ilk aylarda sistemin en çok kullanılan parçası odur ve kötü tasarlanmış bir kuyruk, bir uyumluluk projesini kalıcı bir manuel sürece dönüştürür.

Aynı faturayı iki kez göndermeyi nasıl önlüyorsunuz?

Fatura kimliğinizden türetilen ve her yeniden denemede taşınan sabit bir idempotency anahtarı ile neyin gönderildiği konusunda tek yetkili kaynak olan bir iletim kaydı. Her yeniden deneme yeni bir tanımlayıcı üretmek yerine orijinal tanımlayıcıyı kullanır.

Başlayın

Hangi ülkelere fatura kestiğinizi, ayda yaklaşık kaç fatura düzenlediğinizi ve bunları bugün neyin ürettiğini bize söyleyin. Size hangi zorunlulukların sizi hangi sırayla kapsadığını ve bunun bir bağlayıcı mı yoksa bir proje mi olduğunu söyleyelim.

e-Fatura hazırlık değerlendirmesi için randevu almak üzere bizimle iletişime geçin.

İlgili hizmetler

Bu hizmetle başlamaya hazır mısınız?

İletişime Geçin
← Tüm Hizmetlere Dön