eOtpremnica na Sérvia: ligar o seu ERP, WMS e TMS até 1 de outubro de 2027

A partir de 1 de outubro de 2027, qualquer movimentação de mercadorias entre duas empresas privadas sérvias registadas para efeitos de IVA exige uma guia de remessa eletrónica, a eOtpremnica, enviada através do sistema do Ministério das Finanças antes de as mercadorias saírem. A empresa que as recebe tem de confirmar a receção no mesmo sistema num prazo de dias, e o transportador tem de conseguir apresentar a guia numa inspeção.

Isto abrange as entregas de vendas, as devoluções e as transferências entre os seus próprios armazéns. A guia de remessa deixa de ser um impresso que o ERP imprime. Passa a ser um ficheiro UBL que circula por uma API do Estado, volta com um identificador e um código QR e depois percorre um fluxo de estados dos dois lados.

Quem deve ler isto

Se fatura e expede a partir do Minimax, do BizniSoft ou do Pantheon, o seu fornecedor já disponibiliza suporte para a eOtpremnica. Se o seu volume é baixo o suficiente para introduzir as guias à mão no portal web gratuito do Ministério ou na sua aplicação móvel, também serve. Leia a secção sobre os prazos de receção, forme quem trabalha no cais de carga e o essencial está feito.

Este artigo é para o outro grupo: distribuidores, fabricantes, grossistas e transportadores cuja expedição e receção de mercadorias passam pelo seu próprio ERP, por um WMS personalizado, por um TMS ou pelo back end de uma loja online que regista encomendas B2B. Ninguém lhe vai enviar uma atualização. Tem de construir a integração.

O que já se aplica e o que muda

A Lei das Guias de Remessa Eletrónicas (Zakon o elektronskim otpremnicama) é de 2024 e já foi alterada duas vezes desde então. A lei de alteração mais recente, publicada no Službeni glasnik 80/2026 a 31 de agosto de 2026, manteve a data de outubro de 2027. As perguntas frequentes do Ministério e o texto consolidado definem as fases.

Desde 1 de janeiro de 2026:

• As empresas privadas enviam e recebem a eOtpremnica para produtos sujeitos a impostos especiais de consumo: tabaco, produtos com nicotina, café, bebidas alcoólicas e produtos petrolíferos.
• As empresas privadas enviam-na para quaisquer mercadorias entregues a uma entidade do setor público, e as entidades do setor público enviam-na para as suas próprias movimentações.
• Os transportadores apresentam a guia nessas movimentações.

O sistema de produção funciona desde 30 de dezembro de 2025. O ambiente de demonstração, destinado a testar software interno, está aberto desde 5 de março de 2025.

A partir de 1 de outubro de 2027:

• A obrigação de envio quando remetente e destinatário são ambos entidades do setor privado e as mercadorias não estão sujeitas a impostos especiais de consumo.
• A obrigação de receção para todas as entidades do setor privado.
• A apresentação da guia pelos transportadores nessas movimentações.

Há alguns pormenores que apanham muita gente desprevenida. Uma transferência entre dois armazéns dentro do mesmo complexo fabril exige uma guia interna (tipo Int no XML) se as mercadorias mudarem de morada e circularem por via pública. Uma importação exige uma guia interna desde o local onde adquiriu o direito de dispor das mercadorias, ou em certos casos desde a estância aduaneira, até ao seu armazém. Uma exportação exige normalmente uma até ao ponto em que o transitário as recebe. As vendas a retalho abrangidas pela lei da fiscalização estão isentas, pelo que uma loja online que vende contra recibos fiscais fica fora do âmbito nessas encomendas. A sua vertente grossista não.

A alteração de agosto diz ainda que, até 1 de janeiro de 2027, os serviços de fiscalização não vão ter em conta os erros de dados nas guias e nas receções enviadas. Isso ajuda quem envia produtos sujeitos a impostos especiais de consumo e quem fornece o setor público. Não muda nada para outubro de 2027.

A data pode mudar? A lei foi alterada duas vezes em menos de dois anos, por isso novas alterações são possíveis. Mas a alteração que acaba de ser aprovada manteve a data. Planeie em função dela.

É na receção que estão os prazos

Enviar é a metade fácil. A lei consolidada põe os prazos apertados do lado de quem recebe.

1. Antes de as mercadorias se movimentarem, o remetente envia a guia. Enquanto o destinatário não confirmar a receção física, o remetente pode anulá-la, indicando o motivo.
2. A receção física tem de ser confirmada no dia em que as mercadorias são recebidas ou, o mais tardar, três dias úteis depois de a receção ter começado.
3. No prazo de oito dias a contar dessa confirmação, o destinatário aceita ou recusa a entrega, total ou parcialmente, enviando uma ePrijemnica (nota de receção eletrónica).
4. Um destinatário do setor privado que não envie nada em oito dias considera-se ter recusado a entrega na totalidade. Para um destinatário do setor público é o contrário: o silêncio vale como aceitação.
5. Numa aceitação parcial, o remetente tem 30 dias a contar da chegada da nota de receção para concordar com as diferenças. Caso contrário, considera-se que recusou a nota de receção na totalidade.
6. Uma guia sem confirmação de receção física deixa de ser válida 30 dias depois do início da movimentação.

Quando as duas partes estão de acordo, os documentos passam ao estado Usaglašeno (Fulfilled na API) e, a partir daí, nada pode ser alterado.

Falhar o prazo da receção física é uma infração prevista na lei: 200 000 a 2 000 000 dinares para a empresa e 50 000 a 150 000 dinares para o responsável. O mesmo intervalo aplica-se a não enviar guia nenhuma.

A conclusão prática: a receção física pertence ao cais de carga, ao WMS, ao momento em que as mercadorias dão entrada. Se ficar à espera de alguém que faz a reconciliação no fim do mês, o prazo já passou.

O que construir sobre a API do Ministério

A documentação técnica descreve uma API REST que troca XML UBL 2.1. A eOtpremnica é um DespatchAdvice, a ePrijemnica um ReceiptAdvice, e todos os outros passos (anulação, início do transporte, mudança de veículo, receção física, aceitação ou recusa de uma nota de receção) são um ApplicationResponse com um código numérico. O Ministério organizou um workshop para o setor das TI a 5 de dezembro de 2025 sobre os tipos de documento, as extensões do XML, a submissão e os webhooks.

Envio

Todos os documentos vão para um único endpoint, POST /public/documents/requests, com um ID de pedido único gerado por si. O processamento é assíncrono. O resultado chega mais tarde, por webhook ou consultando periodicamente /public/documents/requests/changes, que indica cada pedido como pendente, bem-sucedido ou falhado, com os erros de negócio anexados.

Por isso, o seu ERP precisa de uma caixa de saída: um registo por guia, uma máquina de estados e um caminho de nova tentativa que não crie duplicados. O sistema rejeita um número de documento que já exista para a sua empresa, o que ajuda, mas só se a numeração se mantiver estável entre tentativas.

A lista de erros nas perguntas frequentes sobre a API do Ministério mostra onde está o trabalho com os dados:

• A data de emissão tem de ser a de hoje, na hora da Sérvia. Nada de datas retroativas, nem de deixar as guias de ontem numa fila durante a noite.
• Todas as moradas (a sua, a do cliente, a do transportador, os locais de carga e descarga) precisam de rua e localidade.
• Para transporte próprio, por transportador ou pelo destinatário, o transportador, a matrícula do veículo e o meio de transporte são obrigatórios. O transporte próprio exige também ativar o estatuto de transportador para a sua empresa.
• As quantidades levam um código de unidade de medida. As linhas são numeradas a partir de 1. Um GTIN, se for indicado, só tem algarismos.
• O destinatário tem de estar registado e ativo. GET /public/companies/status verifica um PIB antes do envio.

Os dados mestre são normalmente um trabalho maior do que o XML. Há um endpoint de validação que permite testar documentos antes da submissão, e o seu lugar é no conjunto de testes.

Receção e armazém

As guias recebidas chegam através de /public/documents/customers/changes, consultado por data a 1 000 alterações por página, ou por webhook. A subscrição de webhooks é diária: uma chamada a /public/webhook-notifications/subscribe cobre o dia seguinte. Corra-a como tarefa agendada, crie um alerta para quando falhar e mantenha o endpoint de consulta como reconciliação noturna, para que uma notificação perdida não se transforme num prazo falhado.

Cada guia recebida deve entrar no WMS como receção prevista, com os códigos de artigo do fornecedor mapeados para os seus. Quando as mercadorias dão entrada, o WMS envia a ação de receção física. Depois do controlo de quantidade e qualidade, envia a ePrijemnica: por linha, a quantidade que chegou e a quantidade recusada e devolvida no mesmo veículo. O sistema não aceita uma quantidade recusada superior à recebida.

O modelo de perfis do próprio Ministério é um bom ponto de partida. O seu perfil de armazém pode listar e descarregar as guias recebidas e confirmar a receção física. É também a forma certa para uma permissão no WMS.

Como remetente, recebe igualmente a nota de receção da outra parte e tem de a aceitar ou recusar. Acompanhe a janela de 30 dias para o acordo no ERP, não na caixa de correio de alguém.

Ligação às faturas eletrónicas do SEF

Ligar uma guia de remessa a uma fatura eletrónica no SEF é opcional. Depois de uma guia ser enviada e passada a sua hora efetiva de expedição, o SEF pode ligar uma ou mais guias a uma fatura eletrónica, e a fatura não tem de esperar que o fluxo de receção termine. Se a sua conferência tripla de encomenda, entrega e fatura já corre no ERP, a ligação dá aos serviços de contas a pagar do seu cliente a mesma evidência. O nosso trabalho de integração de faturação eletrónica cobre a parte do SEF.

Transportadores e estrada

O motorista pode mostrar a guia na aplicação para transportadores do Ministério. Se o transportador não for utilizador do sistema, o remetente imprime a guia, o transportador assina-a antes da partida e o remetente carrega a cópia assinada antes de as mercadorias saírem. Desde a alteração de agosto, um transportador que não consiga usar o sistema pode, em alternativa, mostrar o código QR gerado quando a guia foi enviada; o remetente anexa então a versão para impressão antes da partida. O seu TMS tem de produzir a opção que os seus transportadores utilizam, e a API devolve o código QR à parte, para etiquetas.

Para uma falha do sistema existe uma alternativa em papel: três cópias impressas com autocolantes holográficos de segurança da casa da moeda de Topčider, do Banco Nacional da Sérvia, registadas no sistema até ao dia útil seguinte. Compre os autocolantes antes de precisar deles.

Como funciona a chave da API

O representante legal regista a empresa, autenticando-se no portal estatal de identificação eletrónica. As chaves são depois criadas na interface web (Definições, definições da API, módulo de administração, chaves da API). Demonstração e produção são ambientes separados, por isso conte com chaves nos dois.

A chave identifica a empresa. As perguntas frequentes sobre a API são taxativas: não pode enviar documentos em nome de outra empresa, e o sistema reconhece a empresa pela chave da API que esta apresenta. Na prática:

• Um grupo com cinco entidades jurídicas precisa de cinco chaves e de um encaminhador que escolha a certa pelo PIB.
• Um centro de serviços partilhados ou uma empresa de software não pode fazer passar todos os clientes por uma única chave.
• As chaves devem estar num cofre de segredos, com um responsável e um procedimento de rotação, e não num ficheiro de configuração no servidor do ERP.

Um plano de 12 meses

Estamos em outubro de 2026. Contando para trás a partir de 1 de outubro de 2027:

Outubro a dezembro de 2026: levantamento e acessos.

• Liste todos os tipos de movimentação: vendas, devoluções, transferências entre armazéns, importações, exportações, frota própria, transportadores externos, levantamento pelo cliente.
• Registe a empresa em produção e obtenha chaves da API de demonstração.
• Comece a limpar os dados mestre: moradas, PIB e números de registo dos parceiros, transportadores, veículos, unidades de medida.

Janeiro a março de 2027: o circuito de envio.

• Gerar o DespatchAdvice a partir das expedições, com a caixa de saída, o acompanhamento assíncrono do estado e o tratamento de erros.
• Tarefa diária de subscrição de webhooks, mais reconciliação por consulta.
• Validador a correr na CI contra o ambiente de demonstração.

Abril a junho de 2027: receção e nota de receção.

• Guias recebidas no WMS como receções previstas.
• Receção física no cais de carga, ePrijemnica depois do controlo, alertas no segundo dia de três e no sexto dia de oito.
• Tratamento da aceitação e recusa das notas de receção que recebe como remetente. Ligação ao SEF, se a quiser.

Julho a setembro de 2027: a estrada e o piloto.

• Fluxo dos transportadores, impressão e QR, o procedimento sem ligação com os autocolantes no local.
• Emitir guias reais em produção com parceiros que já se registaram; as empresas privadas já podem usar o sistema voluntariamente.
• Formar o pessoal do armazém e os motoristas. Congelar alterações em setembro.

Doze meses chegam bem para uma entidade jurídica com dados limpos. São apertados para um grupo com várias entidades, vários armazéns e dados mestre em que ninguém mexe há anos.

Onde obter ajuda

O C9 Group tem um escritório em Novi Sad, por isso as regras sérvias são terreno conhecido para nós. Construímos a integração propriamente dita: geração de UBL, o cliente da API, o tratamento de webhooks e o fluxo de receção no armazém, dentro do seu ERP, WMS ou back end de loja online já existente. Veja o nosso serviço de modernização de ERP ou escreva para office@c9group.dev.