A nova norma japonesa de contabilização das locações: o trabalho nos sistemas antes de abril de 2027

A partir do primeiro exercício que comece em ou após 1 de abril de 2027, as normas contabilísticas japonesas (Japanese GAAP) põem quase todas as locações no balanço. Rendas de escritórios e lojas, armazéns, viaturas da empresa e locações escondidas dentro de contratos de serviços passam todas a ser um ativo sob direito de uso (使用権資産) e um passivo da locação (リース負債). Para uma empresa com o exercício a terminar em março, isso é daqui a seis meses.

Os juízos contabilísticos cabem à sua equipa financeira e ao seu auditor. Este artigo trata da outra metade: os dados dos contratos, o cálculo, os lançamentos e as interfaces. É aí que estes projetos se atrasam.

O que muda, e para quem

O Accounting Standards Board of Japan (ASBJ) publicou a ASBJ Statement No. 34, Accounting Standard for Leases, com a Implementation Guidance No. 33, a 13 de setembro de 2024. Substituem a Statement No. 13, de 2007. O resumo do ASBJ (em japonês) fixa as datas:

• Obrigatória a partir do início dos exercícios que comecem em ou após 1 de abril de 2027, tanto nas demonstrações financeiras consolidadas como nas individuais.
• Permitida a partir dos exercícios que comecem em ou após 1 de abril de 2025.

Nada do que o ASBJ publicou desde então alterou estas datas.

Com a norma antiga, as locações financeiras iam para o balanço e as locações operacionais eram reconhecidas como gasto de renda. Com a Statement No. 34, o locatário reconhece um ativo e um passivo por cada locação e regista depreciações e juros, seja qual for o nome que a locação tinha antes. É o modelo único da IFRS 16, com algumas simplificações. A contabilidade do locador mantém-se praticamente como estava.

Há dois pormenores que pesam mais nos sistemas do que parece.

Aplica-se às contas individuais de cada empresa, não só às consolidadas. O ASBJ ponderou limitá-la às demonstrações consolidadas e decidiu não o fazer. O razão de cada empresa do grupo passa a ter os novos números, por isso um ajustamento de topo na consolidação não resolve.

As locações passam a ter de ser identificadas. A Statement No. 13 não tinha regras para detetar uma locação dentro de um contrato. A Statement No. 34 tem, e o ASBJ diz claramente que contratos que nunca foram contabilizados como locações podem afinal conter uma.

Quem está abrangido

A norma foi escrita para as empresas que aplicam as Japanese GAAP na íntegra. Na prática, isso significa as sociedades cotadas e as grandes empresas na aceção da Lei das Sociedades Comerciais japonesa (capital igual ou superior a 500 milhões de ienes, ou passivo total igual ou superior a 20 mil milhões de ienes), que têm de nomear um auditor contabilístico. O ASBJ nota que as pequenas e médias empresas seguem normalmente as orientações contabilísticas para PME.

Isto inclui as filiais japonesas de grupos estrangeiros que sejam grandes empresas na aceção dessa lei. As suas contas estatutárias seguem as Japanese GAAP, seja qual for o referencial da empresa-mãe. Com uma empresa-mãe em IFRS 16, a maior parte dos dados já existe: o ASBJ desenhou a norma de modo a que uma empresa que aplica as IFRS nas demonstrações consolidadas possa usar os números da IFRS 16 nas demonstrações individuais praticamente sem ajustamentos. Uma empresa-mãe em US GAAP dá mais trabalho. O Topic 842 mantém um gasto linear único para as locações operacionais, ao passo que a norma japonesa exige depreciação mais juros para todas.

Para quem isto não é: os grupos que já aplicam a IFRS 16 e têm esses números nos razões de cada entidade já fizeram a maior parte deste trabalho. Nada do que se segue é aconselhamento contabilístico.

Onde está o trabalho nos sistemas

1. Encontrar as locações

A ProShip, fornecedora de software de contabilização de locações, inquiriu 1 007 profissionais de contabilidade de sociedades cotadas e grandes empresas em maio de 2025 e publicou os resultados em abril de 2026. Só 23,5 % tinham terminado o levantamento dos contratos potencialmente abrangidos; 53,9 % ainda estavam a meio.

A definição segue a IFRS 16: um contrato, ou parte de um contrato, que transmite o direito de usar um ativo identificado durante um período, em troca de uma retribuição. O critério é o controlo: o locatário obtém substancialmente todos os benefícios económicos do ativo e decide como ele é usado.

O imobiliário é o universo óbvio. O universo mais difícil esconde-se nos contratos de serviços: contratos logísticos com espaço de armazém ou viaturas dedicados, alojamento informático em hardware dedicado, contratos de outsourcing ligados a equipamento específico.

Saber se cada um contém uma locação é um juízo da área financeira. Encontrá-los é um trabalho de dados. Comece pelas contas a pagar: extraia 12 a 24 meses de pagamentos, agrupe-os por fornecedor e por conta, assinale os montantes recorrentes nas contas de rendas, logística, outsourcing e informática e, depois, peça os contratos que estão por trás deles. Um questionário aos departamentos apanha o que o razão deixa escapar.

A norma permite também excluir do âmbito as locações de ativos intangíveis. Decida isso cedo: é o que determina se os contratos de licenças de software entram sequer no registo.

2. Um registo capaz de suportar os juízos

O registo das locações passa a ser o sistema de referência. Cada locação precisa de:

• entidade, centro de custo, contraparte, ativo subjacente e a classe de ativos em que ficaria se fosse próprio (as notas exigem essa divisão);
• data de início e período não cancelável;
• opções de prorrogação e de rescisão, com a avaliação de «razoavelmente certo», quem a fez e quando;
• o plano de pagamentos, dividido em pagamentos fixos, pagamentos indexados a um índice ou taxa, pagamentos variáveis fora do passivo, garantias de valor residual, opções de compra e penalizações por rescisão;
• componentes que não são locação, e se a área financeira optou por agregá-los por classe de ativos;
• a taxa de desconto;
• pagamentos antecipados, custos diretos iniciais, incentivos e custos de reposição, que determinam o ativo sob direito de uso inicial;
• prémios de constituição de direito de superfície (借地権の設定に係る権利金等) e cláusulas de nova locação (再リース), ambos com regras próprias do Japão;
• indicadores para as isenções de curto prazo e de baixo valor.

O prazo da locação é onde o imobiliário japonês complica as coisas. Para os arrendamentos comuns de terrenos e edifícios (普通借地契約, 普通借家契約), o ASBJ reconheceu que avaliar o prazo é difícil e acrescentou exemplos práticos próprios do Japão. No inquérito da ProShip, 40,0 % dos inquiridos que já estavam em preparação apontaram o prazo da locação como a questão que mais tempo leva. Guarde cada pressuposto e a sua justificação como dados, e não como um comentário numa célula de folha de cálculo.

3. O cálculo

O passivo é o valor atual dos pagamentos da locação ainda não efetuados. O ativo sob direito de uso parte desse passivo, mais os pagamentos antecipados, os custos diretos iniciais e os custos de reposição, menos os incentivos. Os juros seguem o método do juro efetivo. A depreciação faz-se normalmente ao longo do prazo da locação, até zero.

As Japanese GAAP mantêm simplificações que a IFRS 16 não tem, e o sistema tem de suportar as que a área financeira escolher:

• Se o total dos ativos sob direito de uso não for material, os juros podem ser repartidos de forma linear, ou omitidos, registando o ativo e o passivo pelos pagamentos não descontados.
• As locações de 12 meses ou menos sem opção de compra podem ser reconhecidas como gasto.
• As locações de pequeno montante podem ser reconhecidas como gasto: mantém-se o antigo critério de 3 milhões de ienes de pagamentos totais por contrato, a par de uma isenção ao estilo da IFRS 16 para ativos de baixo valor em novo.

4. Eventos de remensuração

Um registo que está certo a 1 de abril e errado em junho não serve para nada. A norma define dois tipos de evento.

As modificações alteram o âmbito ou a retribuição: área reduzida, prazo encurtado ou prolongado, renda unitária alterada. Acrescentar um ativo a um preço autónomo cria uma locação separada. Uma redução do âmbito diminui o ativo e gera um ganho ou uma perda. As restantes alterações ajustam o ativo pela variação do passivo.

As reavaliações acontecem sem modificação: o prazo da locação muda, ou os pagamentos mudam por via de uma opção de compra, de uma garantia de valor residual ou de um índice ou taxa a que a renda está indexada.

O sistema precisa de um histórico de eventos com datas de efeito, de recalcular para a frente a partir de cada evento e de guardar todos os planos anteriores, para que o auditor consiga seguir cada número. O problema mais difícil é organizacional. Quem renegocia o contrato de um armazém não trabalha na contabilidade, por isso o evento tem de chegar ao registo através de um fluxo de trabalho, e não de um email de que alguém se lembra.

5. Ativos fixos, lançamentos e razão

As locações financeiras normalmente já estão no sistema de ativos fixos. As antigas locações operacionais, sobretudo imobiliárias, são o universo novo.

O fluxo dos lançamentos:

1. No início: ativo sob direito de uso por contrapartida do passivo da locação.
2. Todos os meses: depreciação, e juros sobre o passivo.
3. Em cada pagamento: a fatura da renda reduz o passivo, em vez de ir a gasto de renda.
4. Em cada remensuração: o ajustamento ao ativo e ao passivo, mais o eventual ganho ou perda.

O passo 3 é onde as integrações falham. Hoje, a fatura do senhorio entra pelas contas a pagar e é lançada em rendas (地代家賃). Se isso continuar enquanto o sistema de locações lança depreciações e juros, a renda é contada duas vezes. A solução habitual é encaminhar as faturas de locação para uma conta transitória e deixar que o sistema de locações lance a repartição, o que exige um mapeamento de fornecedores e contratos que resista às alterações contratuais.

As locações entre empresas do grupo têm de ser identificáveis dos dois lados para efeitos de eliminação. E guarde o plano de pagamentos como registo autónomo: cerca de nove em cada dez inquiridos da ProShip esperavam um impacto no trabalho das declarações fiscais, porque se prevê que o tratamento contabilístico e o fiscal divirjam.

6. Divulgações

As notas do locatário incluem o total dos exfluxos de caixa das locações, as adições aos ativos sob direito de uso, a depreciação por classe de ativos, o gasto com locações de curto prazo e os pagamentos variáveis excluídos do passivo. Cada uma é um relatório a construir e a reconciliar, e os exfluxos de caixa vêm dos dados de pagamento, por isso dependem da ligação às contas a pagar. Uma empresa que prepara demonstrações consolidadas pode omitir várias destas notas nas suas demonstrações individuais.

Pacote ou desenvolvimento à medida?

A maioria das empresas vai comprar. No inquérito da ProShip, 35,4 % tencionavam introduzir ou substituir um sistema de gestão de locações e outros 23,0 % estavam a ponderá-lo. Para apoio externo além da sua sociedade de auditoria, 15,9 % já tinham assinado contrato e 42,1 % estavam a ponderar fazê-lo. É um inquérito de um fornecedor, por isso leia-o como uma tendência, não como uma medição.

Um bom pacote trata do cálculo, dos planos e dos relatórios standard. Não encontra os seus contratos, não limpa os seus dados e não se liga sozinho às contas a pagar e ao razão. Ficam três situações comuns:

• ERP de pacote com um módulo de locações ou de ativos fixos suportado. O fornecedor entrega a lógica. O seu trabalho é a configuração, o carregamento de dados, a alteração nas contas a pagar e os testes. Peça por escrito a data da versão e o que ela cobre.
• Software especializado de locações ao lado do ERP. As interfaces são o projeto: entrada dos dados dos contratos, saída dos lançamentos, mapeamento das contas a pagar, dados mestre de entidades e centros de custo e reconciliação entre os dois sistemas.
• Um sistema de ativos fixos desenvolvido internamente. Não vem aí nenhuma atualização do fornecedor. Ou o sistema ganha uma classe de ativos sob direito de uso, depreciação pelo prazo da locação, remensuração e uma ligação a um plano do passivo, ou a contabilização das locações passa para um pacote e o sistema interno fica com os ativos próprios. Em qualquer dos casos, os dois lados mudam.

Nas filiais de grupos estrangeiros, uma ferramenta de locações do grupo pode já alimentar o reporte à empresa-mãe. Se as opções japonesas puderem ser alinhadas com a política do grupo, um único cálculo serve os dois conjuntos de contas; se não, o sistema guarda duas bases por contrato.

Um plano para os próximos seis meses

Partindo de um exercício que termina em março, com a norma aplicável a partir de 1 de abril de 2027:

Outubro de 2026: levantamento e decisões. Faça a análise das contas a pagar e envie os pedidos de contratos. Ponha por escrito as opções de política da área financeira: limiares de isenção, agregação dos componentes que não são locação, ativos intangíveis dentro ou fora, abordagem ao prazo dos arrendamentos comuns de edifícios, taxas de desconto. Escolha o sistema, ou confirme a versão do fornecedor.

Novembro: o registo. Feche o modelo de dados, carregue os contratos, comece a rever os juízos. Especifique as interfaces: entrada dos dados dos contratos, saída dos lançamentos, encaminhamento das contas a pagar.

Dezembro: desenvolvimento. Configure o cálculo, mapeie os lançamentos, construa a alteração nas contas a pagar.

Janeiro de 2027: testes com contratos reais. Corra o registo completo contra a estimativa de impacto e calcule os saldos de abertura a 1 de abril de 2027. A norma permite levar o efeito acumulado aos resultados transitados de abertura, por isso o cálculo de abertura é uma execução à parte.

Fevereiro: ensaio geral. Feche um mês na nova base num ambiente de testes, com pagamentos, depreciação, juros, uma modificação, uma reavaliação e os relatórios de divulgação.

Março: passagem a produção. Congele o registo, feche os saldos de abertura, mude o encaminhamento das contas a pagar para as faturas de abril, documente os controlos e mostre o fluxo ao auditor.

Abril de 2027: em produção. Se fecha contas todos os meses, o primeiro fecho na nova base é no final de abril. O primeiro semestre termina a 30 de setembro de 2027.

Se está atrasado em relação a este plano, decida já uma alternativa: um cálculo provisório controlado, a partir do mesmo registo, para os saldos de abertura e os primeiros meses, com o sistema a entrar em produção ao longo do ano. Não é o ideal, mas é muito melhor do que não ter registo nenhum.

Com o exercício a terminar em dezembro, o primeiro ano começa a 1 de janeiro de 2028. O plano é o mesmo, com quinze meses em vez de seis.

Onde isto se enquadra

Somos engenheiros, não contabilistas: as decisões de política cabem à área financeira e ao seu auditor, e nós desenvolvemos de acordo com elas. A nossa parte é carregar e limpar o registo das locações, as interfaces entre o software de locações, as contas a pagar e o razão, e as alterações aos sistemas internos de ativos fixos, como descrito nas nossas páginas de modernização de ERP e de manutenção de sistemas legados. Se abril de 2027 está no seu plano e a integração não está, escreva para office@c9group.dev.