Faturação eletrónica B2B obrigatória em Espanha a partir de outubro de 2027: o que os sistemas à medida e legados têm de mudar

A partir de 6 de outubro de 2027, todas as empresas em Espanha cujo volumen de operaciones tenha ultrapassado 8 milhões de euros no ano civil anterior passam a ter de emitir, enviar e receber as faturas destinadas a outras empresas espanholas como faturas eletrónicas estruturadas. A partir do mesmo dia, enquanto compradoras, têm de comunicar à administração fiscal quando cada fatura de fornecedor foi paga na totalidade, ou que foi rejeitada. As restantes seguem-se a 6 de outubro de 2028. A contagem começou a 6 de outubro de 2026.

O PDF que o seu sistema envia hoje por email deixa de ser a fatura. Mas o que apanha os projetos desprevenidos está do outro lado da contabilidade: as contas a pagar têm de comunicar a data de pagamento e a data de vencimento de cada fatura de fornecedor que pagam, no prazo de quatro dias, sem contar fins de semana e feriados nacionais.

Se as suas faturas e os pagamentos a fornecedores correm num ERP comercial com manutenção, a maior parte do trabalho de emissão cabe ao fornecedor do software. Pergunte também o que esse fornecedor disponibiliza para a comunicação de pagamentos, porque isso depende da forma como a sua tesouraria regista os pagamentos.

Este artigo destina-se a empresas cuja faturação ou contas a pagar assentam em algo para que ninguém vende atualizações: uma aplicação AS/400, uma instalação antiga de Navision personalizada ao ponto de já não poder ser atualizada, um motor de faturação escrito pela sua própria equipa. Tudo o que se segue reflete a situação a 16 de outubro de 2026.

As datas

A obrigação consta do artigo 2 bis da Ley 56/2007, na redação dada pelo artigo 12 da Ley 18/2022, a lei «Crea y Crece». O pormenor está no Real Decreto 238/2026, cuja quarta disposição final fixa duas fases, contadas a partir da entrada em vigor da portaria ministerial sobre a solução pública:

«a) Doce meses después, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones, calculado conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior. b) Veinticuatro meses después, para el resto de los empresarios y profesionales.»

Essa portaria é a Orden HAC/1028/2026, publicada no BOE a 5 de outubro de 2026 e em vigor desde 6 de outubro. O calendário de implementação da AEAT traduz isto em datas:

As plataformas privadas de intercâmbio têm obrigações próprias a partir de 6 de outubro de 2027, sejam quais forem os seus clientes. A solução pública da AEAT tem de estar disponível pelo menos dois meses antes da primeira data, ou seja, no início de agosto de 2027, o mais tardar.

Há dois pormenores que contam para o planeamento. O limiar mede-se como para o IVA, sobre «el año natural inmediato anterior»: numa leitura literal, 2026 para a data de outubro de 2027, o que o seu consultor fiscal deve confirmar. E, durante doze meses, uma empresa acima de 8 milhões de euros tem de enviar um PDF com cada fatura eletrónica «que asegure su legibilidad», salvo se o cliente «acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original». O PDF nunca vai para a AEAT.

Quem está abrangido e quem não está

A obrigação recai sobre qualquer empresário ou profissional, na aceção do IVA, que tenha de emitir uma fatura, quando o cliente é uma empresa com sede, estabelecimento estável ou residência em Espanha. A página sobre o âmbito da AEAT acrescenta que abrange operações sujeitas a IVA, IGIC e IPSI, pelo que as Canárias, Ceuta e Melilha estão incluídas.

Ficam de fora, segundo a mesma página:

• As faturas simplificadas, exceto as qualificadas nos termos do artigo 7.2 do regulamento de faturação.
• As vendas a consumidores e as vendas a empresas não estabelecidas em Espanha, incluindo as intracomunitárias.
• As operações que o Ministério da Economia exclua por portaria e determinadas atividades reguladas dos operadores do mercado de eletricidade e gás e das câmaras de compensação da IATA.

Três situações que não são exclusões:

• Quem está no SII. Nem o decreto nem a lista da AEAT mencionam o Suministro Inmediato de Información. O SII é obrigatório para quem declara o IVA mensalmente, e o artigo 71.3 do regulamento do IVA coloca uma empresa no regime de declaração mensal quando o seu volumen de operaciones, calculado da mesma forma, ultrapassou 6 010 121,04 € no ano anterior. Assim, todas as empresas da vaga de outubro de 2027 que declaram o IVA junto da AEAT já estão no SII. Isso deixa-as fora do VERI*FACTU. Não as deixa fora disto.
• O País Basco e Navarra. O VERI*FACTU para na fronteira foral; isto não. O decreto prevê que a solução pública sirva os contribuintes forais através de acordos entre as respetivas administrações fiscais e a AEAT.
• Autofaturação e faturação por terceiros. Quando é o cliente ou um terceiro a emitir a fatura em seu nome, as obrigações continuam a ser suas.

Como funciona o sistema

Há duas vias, que podem ser combinadas: as plataformas privadas de intercâmbio e uma solução pública gratuita gerida pela AEAT. As plataformas privadas têm de se interligar gratuitamente quando um cliente o pede, para que ninguém seja obrigado a usar a plataforma de um cliente. Considera-se que escolheu a solução pública a empresa que não tenha acordado com um fornecedor receber as faturas através de uma plataforma privada.

A fatura é uma mensagem estruturada segundo o modelo semântico EN 16931, numa de quatro sintaxes: CII, UBL, EDIFACT ou Facturae (artigo 7.1). O preâmbulo do decreto acrescenta que o Peppol BIS é válido nas plataformas privadas. A solução pública só aceita UBL.

Seja qual for a via, a AEAT acaba por receber todas as faturas. Um sistema que não emita através da solução pública tem de enviar «simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL» (artigo 6.2). Nos termos da portaria, a cópia é identificada no campo CopyIndicator, não leva ficheiros incorporados e é recusada se já existir outra com o mesmo código único; uma cópia rejeitada é corrigida e reenviada, e o original mantém-se válido. O código único é composto pelo NIF do emitente, a série e o número, e a data de emissão. As faturas emitidas através de plataformas privadas levam assinatura eletrónica avançada, e o acesso por web service à solução pública exige um certificado eletrónico.

O mercado não parte do zero: o Ministério da Economia afirma que «hoy se intercambian ya más de 550 millones de facturas electrónicas al año en España». A novidade é que passa a ser obrigatório para todos e que a AEAT vê todas as faturas e todos os pagamentos.

O que um sistema à medida tem de fazer

Emissão

• Faturas como dados, não como formato de impressão. Cada fatura tem de existir como registo estruturado antes de ser enviada. Nos sistemas mais antigos, a discriminação do IVA é muitas vezes calculada pelo relatório que imprime a fatura e nunca chega a ser guardada.
• Dados mestre limpos. A solução pública só admite uma fatura quando o NIF do emitente e o do destinatário estão corretamente preenchidos. Moradas, unidades e condições de pagamento em texto livre têm de ser mapeadas para códigos.
• As extensões espanholas. O anexo da portaria acrescenta campos que a EN 16931 não tem: retenções na fonte do imposto sobre o rendimento (retenciones), faturas emitidas por terceiros, a localização de um imóvel arrendado, o tipo de imposto nacional e códigos para o tipo e o método de uma fatura retificativa.
• Uma via de entrega por cliente: uma plataforma privada (e qual) ou a solução pública.
• A cópia UBL, no momento da emissão, salvo se emitir através da solução pública. Uma plataforma pode enviá-la por si; se se ligar diretamente, é o seu sistema que a gera.
• Correções. A portaria permite anular uma fatura («dar de baja») quando a operação nunca existiu. Os outros erros seguem as regras normais de faturação, o que na prática significa faturas retificativas.
• O PDF transitório durante doze meses, se estiver acima de 8 milhões de euros.

Receção e pagamento: a metade maior

É aqui que os sistemas à medida sofrem, porque o impacto chega às compras, às aprovações e à tesouraria, e não apenas a um modelo de fatura.

• Receber faturas estruturadas, de uma plataforma ou da solução pública, onde o destinatário as pode obter a qualquer momento, diretamente ou por acesso automatizado.
• Informar o fornecedor. O artigo 10 obriga o cliente a comunicar ao emitente se aceitou ou rejeitou a fatura e quando, e quando a pagou na totalidade, «en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales». Quando a fatura circula pela solução pública, aplica-se apenas o artigo 12.
• Informar a AEAT. O artigo 12 obriga o cliente a comunicar à solução pública o pagamento efetivo integral de cada fatura recebida e não rejeitada, com a respetiva data, «en un plazo máximo de 4 días naturales desde dicha fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales», e a data de vencimento do pagamento. As rejeições também são comunicadas; se nada for comunicado, presume-se que a fatura foi aceite. Isto aplica-se seja qual for a via que a fatura seguiu.
• O formato. Nos termos dos artigos 7 e 8 da portaria, trata-se de mensagens UBL ApplicationResponse (PAYMENT e REJECTION, cada uma com a respetiva anulação), enviadas por web service com o código único da fatura, ou uma a uma através de um formulário web. A sua plataforma pode comunicar por si, se a autorizar. Se a solução pública estiver em baixo mais de 24 horas por responsabilidade da AEAT, dispõe de quatro dias úteis após a reposição.
• A data de pagamento certa. O preâmbulo do decreto define-a como o dia em que o fornecedor é efetivamente pago: o pagamento em numerário, o débito na conta do pagador no caso de uma transferência, ou a compensação acordada. «La mera puesta a disposición del proveedor de un mecanismo financiero para adelantar el cobro de la factura no computará». Com o confirming, o dia em que o banco oferece ao seu fornecedor um adiantamento não é a data a comunicar.
• Uma exceção. Quando a própria fatura indica uma data de pagamento igual ou anterior à data de emissão, coincidente com a data da operação, considera-se feita a comunicação do pagamento.

Para um módulo legado de contas a pagar, isto significa dados novos: uma ligação entre cada débito bancário e os códigos únicos das faturas que liquidou, um indicador de pagamento integral, uma data de vencimento guardada e uma fila que envia as mensagens e as repete dentro do prazo. Uma transferência que liquida trinta faturas transforma-se em trinta mensagens de pagamento.

Estes dados têm uma utilidade que vai além do fisco. Todos os primeiros trimestres, a AEAT envia ao Observatorio Estatal de la Morosidad Privada a informação para a sua lista de empresas que incumpriram, no ano anterior, os prazos de pagamento da Ley 3/2004. As datas que o seu sistema comunica são a prova.

Onde entra o VERI*FACTU

São regimes distintos. O VERI*FACTU, ao abrigo do Real Decreto 1007/2023, fixa requisitos antifraude para o software de faturação: um registo com hash por fatura e um código QR. A faturação eletrónica B2B fixa o formato em que as faturas circulam entre empresas e a comunicação do respetivo pagamento. Nas palavras do Ministério da Economia, «se trata de dos medidas diferentes». O decreto liga-os uma única vez: uma fatura eletrónica obrigatória tem de provir de sistemas adaptados ao artigo 29.2.j da Lei Geral Tributária, a disposição que o VERI*FACTU desenvolve.

Para uma empresa acima de 8 milhões de euros no território fiscal comum, o SII resolve a questão: o VERI*FACTU não se aplica, e outubro de 2027 sim. Para uma empresa mais pequena, os dois projetos apontam agora para o mesmo mês. A 5 de outubro de 2026, o Ministério das Finanças anunciou que as obrigações VERI*FACTU pendentes passam «hasta octubre de 2028», para coincidir com a faturação eletrónica das empresas até 8 milhões de euros. A 16 de outubro de 2026 ainda não tinha surgido no BOE nenhuma norma a consagrar essa alteração, pelo que as datas VERI*FACTU de 2027 continuam a vincular. O nosso guia do VERI*FACTU trata dessa vertente.

Um plano até 6 de outubro de 2027

A partir de meados de outubro de 2026, uma empresa da primeira vaga tem pouco menos de doze meses. Chega para um sistema à medida, se o trabalho começar neste trimestre.

1. Outubro a novembro de 2026: inventário. Todos os sistemas que emitem faturas a empresas espanholas e todos os sistemas que recebem, aprovam e pagam faturas de fornecedores. Confirme a sua vaga com o seu consultor.
2. Novembro de 2026 a janeiro de 2027: escolha da via. Uma plataforma privada, uma ligação direta à solução pública, ou ambas. Pergunte a cada plataforma que sintaxes aceita, se envia por si a cópia UBL e as comunicações de pagamento, como chegam as mensagens de estado e se tem um ambiente de testes.
3. Dezembro de 2026 a março de 2027: dados. Validação de NIF, moradas estruturadas, condições de pagamento como dados, discriminação do IVA guardada, as extensões espanholas, o mapeamento para a EN 16931.
4. Janeiro a maio de 2027: contas a pagar. Processamento das faturas recebidas, rejeições, datas de pagamento a partir dos movimentos bancários, a fila de comunicações.
5. Logo que a AEAT abra a solução pública, e até agosto de 2027: testes de ponta a ponta. A portaria remete as especificações técnicas para o que a AEAT publicar na sua Sede electrónica, por isso mantenha o mapeamento num único módulo e conte com revisões.
6. Setembro de 2027: arranque antecipado com alguns clientes e fornecedores, com o PDF em paralelo.
7. 6 de outubro de 2027: obrigatório. Alguém fica responsável pela fila de comunicações desde o primeiro dia.

Para a vaga de outubro de 2028, os mesmos passos aplicam-se um ano mais tarde. Os seus fornecedores maiores vão começar a emitir-lhe faturas eletrónicas em outubro de 2027, acompanhadas do PDF que, segundo o preâmbulo do decreto, garante a legibilidade para todos os outros. Aproveite esse ano para aprender a recebê-las.

O que ainda pode mudar

• O calendário já derrapou antes. Em março de 2026, o Ministério da Economia contava ter a portaria «antes del 1 de julio de 2026». Saiu em outubro. Agora as datas decorrem do próprio decreto, e alterá-las exigiria uma nova norma.
• A condição europeia. A Ley 18/2022 tornou o seu artigo 12 dependente de uma derrogação europeia aos artigos 218.º e 232.º da Diretiva IVA. A Diretiva (UE) 2025/516, que faz parte do pacote ViDA, alterou ambos os artigos a partir da sua entrada em vigor para permitir que os Estados-Membros exijam faturas eletrónicas nacionais sem a aceitação do destinatário, e o preâmbulo do decreto cita-a. Saber se isso cumpre a condição é uma questão para juristas; o governo avançou, e nós planeamos com base nas suas datas.
• As especificações. A sintaxe da solução pública pode ser alterada por portaria conjunta dos dois ministérios, e podem ser admitidas mais sintaxes.
• Exclusões setoriais. O Ministério da Economia pode excluir operações por portaria, em regra de forma temporária.
• Sanções. Nem o decreto nem a portaria fixam coimas próprias. A coima até 10 000 € do artigo 2 bis.9 da Ley 56/2007 diz respeito a não disponibilizar faturas eletrónicas aos consumidores, não à faturação B2B. Quanto custaria um incumprimento B2B é uma pergunta para o seu consultor fiscal.

Onde obter ajuda

Desenvolvemos as partes disto que caem no seu próprio código: o mapeamento para a EN 16931 e a saída em UBL, a cópia para a solução pública, as alterações aos dados mestre, o processamento das faturas recebidas nas contas a pagar, a captura das datas de pagamento e a fila de comunicações com as respetivas repetições. O nosso serviço de integração de faturação eletrónica descreve como esse trabalho decorre. Se a obrigação chegar a meio da substituição de um sistema, consulte modernização de ERP e, quando já ninguém sabe como funciona o programa antigo, o ponto de partida é a manutenção de sistemas legados.

Se as suas faturas ou os pagamentos a fornecedores correm num sistema para o qual ninguém vende um conector, escreva para office@c9group.dev. Somos engenheiros, não juristas nem consultores fiscais: as questões de âmbito e responsabilidade cabem aos seus, e nós desenvolvemos de acordo com a resposta deles.