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Modernização de ERP e saída do SAP ECC: a engenharia à volta da migração que ninguém orçamentou

Qualquer migração de ERP traz dois projetos lá dentro. Há o que está no plano (o novo sistema, o desenho dos processos, o integrador de sistemas) e há o que aparece no quarto mês, quando alguém conta as interfaces.

Esse segundo projeto é o nosso. As oitenta integrações à medida, os relatórios de que a área financeira depende e que não têm dono, os terminais do armazém ligados a uma vista da base de dados, o portal de clientes que lê diretamente das tabelas antigas, os vinte anos de dados que têm de chegar ao novo sistema num formato que ele aceite. Raramente está no âmbito inicial e é muitas vezes o que determina a data.

Porque é que isto está agora no calendário

A manutenção principal (mainstream maintenance) do SAP ECC 6.0 termina em 31 de dezembro de 2027. A manutenção alargada pode levar uma empresa até ao fim de 2030, a um preço mais alto e com âmbito reduzido. Uma grande parte da base instalada ainda não começou, as migrações demoram normalmente entre dezoito e trinta e seis meses, e a capacidade dos parceiros e dos hyperscalers para as fazer está a ser reservada agora.

A mesma pressão existe fora do SAP. Os clientes de Oracle EBS têm o seu próprio horizonte de suporte, as instalações de Dynamics AX e NAV estão a ser empurradas para o Business Central e o Dynamics 365, e há uma longa lista de empresas que usam um ERP que foi muito personalizado há uma década por pessoas que entretanto saíram.

Seja qual for o destino, o problema tem sempre a mesma forma: o ERP não é uma ilha, e o que está ligado a ele normalmente não está documentado.

O que fazemos

Levantamento e inventário de interfaces

Antes de se poder planear seja o que for, alguém tem de apurar o que comunica de facto com o ERP. Fazemo-lo de forma empírica (lendo os registos da base de dados, o tráfego de rede, as tarefas agendadas, a configuração do middleware de integração e o código-fonte), em vez de fazer circular um questionário e esperar pelo melhor.

O resultado é um inventário de todas as interfaces, com o sentido, o protocolo, a frequência, o volume de dados, o responsável de negócio quando é possível encontrá-lo e uma avaliação sobre se tem de ser reconstruída, se pode ser desativada ou se pode ser adaptada. Os clientes encontram com frequência entre duas e cinco vezes mais interfaces do que esperavam, e um número significativo acaba por não servir para nada.

Reconstrução da camada de integração

Reconstruímos as interfaces que têm de sobreviver e preferimos fazê-lo sobre uma camada de abstração, em vez de as apontar diretamente para o novo sistema. Uma camada de integração entre as suas aplicações satélite e o ERP faz com que a próxima migração (e vai haver outra) não repita este exercício. Permite também passar as aplicações por vagas, em vez de tudo num único fim de semana de mudança.

O trabalho abrange interfaces IDoc e BAPI, serviços OData, endpoints SOAP de outra época, trocas de ficheiros planos e SFTP que ainda sustentam metade do B2B europeu, filas de mensagens e, do lado novo, APIs REST modernas.

Engenharia da migração de dados

Extração, limpeza, transformação, carregamento e (a parte que costuma ser subestimada) reconciliação. Construímos a migração como código repetível, e não como um script de uso único, para que possa ser executada dezenas de vezes sobre dados cada vez mais limpos, com os resultados comparados automaticamente de cada vez.

É na reconciliação que se ganha a credibilidade. A área financeira não aprova uma migração porque o carregamento correu bem; aprova porque os saldos batem certo, as contagens batem certo e as diferenças que restam estão explicadas e aceites por escrito.

Aplicações à medida que sobrevivem ao ERP

A maioria das empresas tem aplicações construídas à volta do ERP antigo que fazem algo que o ERP não conseguia fazer: um configurador, uma ferramenta de preços, um terminal de chão de fábrica, um portal de clientes, uma folha de planeamento que passou a ser estrutural. Algumas devem ser substituídas pelas funcionalidades normais do novo sistema. Outras são uma verdadeira vantagem competitiva e devem ser reconstruídas a sério, como aplicações de pleno direito, já sem estarem soldadas a um esquema de base de dados que está prestes a mudar.

Ajudamos a distinguir umas das outras e depois construímos as que vale a pena manter.

Relatórios e o património de dados paralelo

Qualquer ERP com muitos anos cria à sua volta uma camada de relatórios, extrações e folhas de cálculo. Estes partem-se com estrondo na mudança e quase nunca estão no plano. Fazemos o inventário, identificamos aqueles de que o negócio depende de facto e reconstruímo-los sobre o novo modelo de dados ou sobre uma camada de reporting que os isole dele.

Desativação e conservação de dados

O sistema antigo guarda registos que a lei obriga a conservar durante anos depois de ser desligado. Manter o ECC a funcionar só em leitura durante uma década é uma forma cara de cumprir uma regra de conservação. Construímos a extração para um arquivo acessível, com os percursos de pesquisa e exportação que os auditores e a autoridade tributária realmente pedem, para que o sistema antigo possa ser desligado.

O que não fazemos

Não somos uma consultora funcional de SAP. Não configuramos FI/CO, não desenhamos os seus modelos de processos e não somos o parceiro que conduz o programa S/4HANA. São funções especializadas e deve contratar um especialista para elas.

Somos a equipa de engenharia que trabalha ao lado desse parceiro em tudo aquilo em que o ERP toca e que o programa de ERP não cobre. Na prática, somos contratados diretamente pelo cliente, para proteger o seu lado do programa, ou como subcontratados do integrador de sistemas que o conduz.

Se procura alguém que fique com toda a conversão para S/4HANA, dizemos-lhe que não somos isso, e preferimos dizê-lo na primeira conversa do que na terceira.

Onde trabalhamos

Ao lado de um programa S/4HANA: reconstrução de integrações, engenharia da migração de dados, trabalho nas aplicações satélite e desativação dos sistemas legados.

Saídas totais do SAP: para Odoo, Dynamics 365 Business Central, ERPNext, Netsuite ou um sistema específico do setor, o mais comum em empresas de média dimensão para as quais o S/4HANA é desproporcionado. Aqui, o trabalho de integração e de dados é a maior parte do projeto.

Ambientes Oracle, Dynamics AX/NAV e Infor, sujeitos à mesma pressão do ciclo de vida, mas com menos atenção.

Empresas que não vão migrar, que decidiram ficar onde estão por agora e precisam de modernizar os sistemas à volta, de tornar as interfaces sustentáveis e de reduzir o risco enquanto esperam.

Como decorre o trabalho

Levantamento, de três a seis semanas. Inventário de interfaces, avaliação da qualidade dos dados, análise das aplicações satélite e um relatório escrito sobre o aspeto real do ambiente à volta do ERP. Está disponível de propósito como trabalho autónomo: vários clientes usaram-no para renegociar o âmbito e o preço da proposta de um integrador de sistemas, o que mais do que o pagou.

Construção, em paralelo com o programa principal: camada de integração, pipeline de migração, reconstrução de aplicações, ao seu ritmo e em função da sua data de mudança.

Apoio à mudança, incluindo os ensaios, as execuções de reconciliação e o período de acompanhamento intensivo (hypercare), em que as interfaces que nunca chegaram a ser bem exercitadas nos testes finalmente o são.

Desativação, quando o novo sistema estiver estável e o arquivo tiver sido aprovado.

Tecnologia

Java, .NET, Python, Node.js e PHP do lado das aplicações; tecnologias de interface SAP, incluindo IDoc, BAPI, RFC e OData; middleware como MuleSoft, Apache Camel, Kafka e Azure Integration Services; SQL Server, Oracle, DB2, HANA e PostgreSQL; AWS e Azure. Quando o ambiente existente corre sobre algo mais antigo (Delphi, VB6, PowerBuilder, COBOL ao lado do ERP), é terreno conhecido, não uma surpresa.

Perguntas frequentes

Quando termina exatamente o suporte ao SAP ECC?

A manutenção principal do SAP ECC 6.0 termina em 31 de dezembro de 2027. A manutenção alargada está disponível até ao fim de 2030, com custo adicional e âmbito reduzido. Confirme os pormenores do seu enhancement pack e do seu contrato diretamente com a SAP, porque as condições variam.

Já escolhemos um integrador de sistemas. Onde é que entram?

Ao lado dele. O integrador fica com a conversão do ERP; nós ficamos com o que está à volta: interfaces, engenharia de dados, aplicações satélite, relatórios e desativação. Esta divisão é comum, mantém o integrador concentrado no sistema em que é especialista e garante que há alguém responsável pelas partes que costumam cair entre contratos.

É realista sair completamente do SAP?

Para algumas empresas, sim. Depende de quanto do que fazem é normalizado, de quanto está em personalizações e de uma plataforma mais pequena conseguir suportar o seu volume e os seus requisitos regulamentares. É uma opção real para fabricantes e distribuidores de média dimensão e uma má opção para grupos multinacionais complexos. A fase de levantamento dá-lhe provas para decidir, e não apenas argumentos.

Quanto tempo demora o inventário de interfaces?

De três a seis semanas para a maioria dos ambientes de média dimensão. Depende sobretudo do acesso: da rapidez com que chegamos aos registos, ao código-fonte, à configuração do middleware e às pessoas que se lembram de porque é que algo existe.

Conseguem manter o sistema antigo disponível para auditoria depois de o desligarmos?

Sim. Construímos a extração para um arquivo que se pode consultar, com o prazo de conservação e as capacidades de pesquisa e exportação que os seus auditores e a autoridade tributária exigem. Isso é normalmente muito mais barato do que manter um ERP licenciado a funcionar só em leitura durante uma década.

E se decidirmos não migrar já?

É uma decisão legítima, sobretudo com a manutenção alargada disponível até 2030. O trabalho passa então por reduzir o risco entretanto: documentar e estabilizar as interfaces, desativar o que nada usa e modernizar as aplicações à volta do ERP, para que, quando mudarem, o ambiente à volta não seja o obstáculo.

Começar

Diga-nos o que usa, em que ponto está a decisão e se já há um integrador escolhido. Dizemos-lhe quanto é provável que o ambiente à volta lhe custe e por onde começaríamos.

Contacte-nos para definir o âmbito de um levantamento de interfaces e de dados.

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