Obowiązkowe e-fakturowanie B2B w Hiszpanii od października 2027: co trzeba zmienić we własnych i starszych systemach

Od 6 października 2027 każda firma w Hiszpanii, której volumen de operaciones (obrót liczony na potrzeby VAT) przekroczył w poprzednim roku kalendarzowym 8 mln euro, musi wystawiać, wysyłać i odbierać faktury w rozliczeniach z innymi hiszpańskimi firmami w postaci ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Od tego samego dnia jako nabywca musi też informować administrację podatkową, kiedy każda faktura od dostawcy została zapłacona w całości, albo o tym, że ją odrzuciła. Pozostali dołączają 6 października 2028. Zegar ruszył 6 października 2026.

PDF, który Twój system dziś wysyła e-mailem, przestaje być fakturą. Ale projekty najczęściej zaskakuje druga strona księgowości, czyli rozrachunki z dostawcami: trzeba zgłaszać datę zapłaty i termin płatności każdej opłacanej faktury zakupowej w ciągu czterech dni, nie licząc weekendów i świąt ogólnokrajowych.

Jeśli faktury i płatności dla dostawców obsługuje komercyjny ERP z aktualnym wsparciem, większość pracy przy wystawianiu faktur spada na jego producenta. Zapytaj go też, co oferuje w zakresie raportowania płatności, bo to zależy od tego, jak Twój dział finansowy je rejestruje.

Ten artykuł jest dla firm, których fakturowanie albo rozrachunki z dostawcami działają na czymś, do czego nikt nie sprzedaje aktualizacji: na aplikacji AS/400, na starej instalacji Navision dostosowanej tak mocno, że nie da się jej już zaktualizować, na silniku rozliczeniowym napisanym przez Twój własny zespół. Wszystko poniżej odzwierciedla stan na 16 października 2026.

Terminy

Obowiązek wynika z art. 2 bis Ley 56/2007 w brzmieniu nadanym przez art. 12 Ley 18/2022, czyli ustawy „Crea y Crece”. Szczegóły zawiera Real Decreto 238/2026, którego czwarty przepis końcowy wyznacza dwa etapy, liczone od wejścia w życie rozporządzenia ministra w sprawie rozwiązania publicznego:

„a) Doce meses después, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones, calculado conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior. b) Veinticuatro meses después, para el resto de los empresarios y profesionales.”

Chodzi o Orden HAC/1028/2026, opublikowany w BOE 5 października 2026 i obowiązujący od 6 października. Harmonogram wdrożenia AEAT przekłada go na konkretne daty:

Prywatne platformy wymiany mają własne obowiązki od 6 października 2027, niezależnie od tego, kim są ich klienci. Publiczne rozwiązanie AEAT musi być dostępne co najmniej dwa miesiące przed pierwszym terminem, czyli najpóźniej na początku sierpnia 2027.

Dla planowania ważne są dwa szczegóły. Próg liczy się tak jak dla VAT, za „el año natural inmediato anterior”, czyli bezpośrednio poprzedzający rok kalendarzowy. Dosłownie oznacza to rok 2026 dla terminu z października 2027, co powinien potwierdzić Twój doradca podatkowy. Ponadto przez dwanaście miesięcy firma powyżej 8 mln euro musi wysyłać z każdą e-fakturą PDF „que asegure su legibilidad”, czyli zapewniający jej czytelność, chyba że klient „acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original”, a więc dobrowolnie i wyraźnie zgodzi się odbierać faktury w oryginalnym formacie. PDF nigdy nie trafia do AEAT.

Kogo to obejmuje, a kogo nie

Obowiązek spoczywa na każdym podatniku prowadzącym działalność gospodarczą lub zawodową w rozumieniu przepisów o VAT, który musi wystawić fakturę, gdy klientem jest firma z siedzibą, stałym miejscem prowadzenia działalności lub miejscem zamieszkania w Hiszpanii. Strona AEAT o zakresie dodaje, że chodzi o transakcje podlegające VAT, IGIC i IPSI, więc obowiązek obejmuje też Wyspy Kanaryjskie, Ceutę i Melillę.

Poza zakresem, według tej samej strony:

• Faktury uproszczone, z wyjątkiem kwalifikowanych faktur uproszczonych z art. 7.2 rozporządzenia o fakturowaniu.
• Sprzedaż konsumentom oraz firmom bez siedziby w Hiszpanii, w tym transakcje wewnątrzwspólnotowe.
• Transakcje, które ministerstwo gospodarki wyłączy rozporządzeniem, oraz niektóre regulowane działania operatorów rynku energii elektrycznej i gazu, a także izb rozliczeniowych IATA.

Trzy sprawy, które nie są wyłączeniami:

• Podatnicy SII. Ani dekret, ani lista AEAT nie wspominają o Suministro Inmediato de Información. SII jest obowiązkowe dla podatników rozliczających VAT co miesiąc, a art. 71.3 rozporządzenia o VAT nakłada rozliczenie miesięczne na firmę, której volumen de operaciones, liczony w ten sam sposób, przekroczył w poprzednim roku 6 010 121,04 euro. Każda firma objęta terminem z października 2027, która rozlicza VAT w AEAT, jest więc już w SII. To wyłącza ją z VERI*FACTU, ale nie z tego obowiązku.
• Kraj Basków i Nawarra. VERI*FACTU kończy się na granicy terytoriów foralnych; ten obowiązek nie. Dekret przewiduje, że rozwiązanie publiczne obsłuży podatników foralnych na podstawie porozumień między ich administracjami podatkowymi a AEAT.
• Samofakturowanie i fakturowanie przez osobę trzecią. Gdy fakturę wystawia za Ciebie klient albo osoba trzecia, obowiązki nadal należą do Ciebie.

Jak działa system

Są dwie drogi i można je łączyć: prywatne platformy wymiany oraz bezpłatne rozwiązanie publiczne prowadzone przez AEAT. Prywatne platformy muszą na życzenie klienta bezpłatnie łączyć się ze sobą, więc nikt nie jest zmuszony do przejścia na platformę swojego klienta. Firmę, która nie uzgodniła z dostawcą odbioru faktur przez prywatną platformę, traktuje się tak, jakby wybrała rozwiązanie publiczne.

Faktura to ustrukturyzowany komunikat oparty na modelu semantycznym EN 16931, w jednej z czterech składni: CII, UBL, EDIFACT lub Facturae (art. 7.1). Preambuła dekretu dodaje, że na prywatnych platformach dopuszczalny jest także Peppol BIS. Rozwiązanie publiczne przyjmuje tylko UBL.

Niezależnie od drogi AEAT dostaje każdą fakturę. System, który nie wystawia faktur przez rozwiązanie publiczne, musi przesłać do AEAT „simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL” (art. 6.2), czyli wierną kopię każdej faktury w składni UBL w chwili jej wystawienia. Zgodnie z rozporządzeniem kopia jest oznaczona w polu CopyIndicator, nie zawiera osadzonych plików i zostaje odrzucona, jeśli istnieje już kopia o tym samym unikalnym kodzie; odrzuconą kopię poprawia się i wysyła ponownie, a oryginał pozostaje ważny. Unikalny kod tworzą NIF wystawcy, seria i numer oraz data wystawienia. Faktury wystawiane przez prywatne platformy mają zaawansowany podpis elektroniczny, a dostęp do rozwiązania publicznego przez web service wymaga certyfikatu elektronicznego.

Rynek nie zaczyna od zera. Ministerstwo gospodarki podaje, że „hoy se intercambian ya más de 550 millones de facturas electrónicas al año en España”. Nowe jest to, że muszą to robić wszyscy i że AEAT widzi każdą fakturę i każdą płatność.

Co musi zrobić własny system

Wystawianie

• Faktury jako dane, a nie układ wydruku. Każda faktura musi istnieć jako ustrukturyzowany rekord, zanim zostanie wysłana. W starszych systemach rozbicie VAT często liczy dopiero raport, który drukuje fakturę, i nigdzie go nie zapisuje.
• Czyste dane podstawowe. Rozwiązanie publiczne przyjmuje fakturę tylko wtedy, gdy NIF wystawcy i odbiorcy są poprawnie wypełnione. Adresy, jednostki i warunki płatności zapisane wolnym tekstem trzeba zmapować na kody.
• Hiszpańskie rozszerzenia. Załącznik do rozporządzenia dodaje pola, których brakuje w EN 16931: podatek dochodowy pobierany u źródła (retenciones), faktury wystawiane przez osobę trzecią, położenie wynajmowanej nieruchomości, rodzaj podatku krajowego oraz kody typu i sposobu korekty dla faktury korygującej.
• Kanał doręczenia dla każdego klienta: prywatna platforma (i która) albo rozwiązanie publiczne.
• Kopia UBL w chwili wystawienia, chyba że wystawiasz przez rozwiązanie publiczne. Może ją wysyłać za Ciebie platforma; jeśli łączysz się bezpośrednio, budujesz ją sam.
• Korekty. Rozporządzenie pozwala wycofać fakturę („dar de baja”), gdy transakcja w ogóle nie miała miejsca. Pozostałe błędy podlegają zwykłym zasadom fakturowania, co w praktyce oznacza faktury korygujące.
• Przejściowy PDF przez dwanaście miesięcy, jeśli przekraczasz 8 mln euro.

Odbiór i płatności: większa część pracy

Tu własne systemy mają najtrudniej, bo zmiany sięgają zakupów, akceptacji i finansów, a nie jednego szablonu faktury.

• Odbiór ustrukturyzowanych faktur z platformy albo z rozwiązania publicznego, gdzie odbiorca może je pobrać w dowolnym momencie, bezpośrednio lub przez dostęp automatyczny.
• Informowanie dostawcy. Art. 10 zobowiązuje klienta do poinformowania wystawcy, czy przyjął, czy odrzucił fakturę i kiedy, a także kiedy zapłacił ją w całości, „en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales”, czyli w ciągu czterech dni bez sobót, niedziel i świąt ogólnokrajowych. Gdy faktura przechodzi przez rozwiązanie publiczne, obowiązuje wyłącznie art. 12.
• Raportowanie do AEAT. Art. 12 zobowiązuje klienta do zgłoszenia w rozwiązaniu publicznym pełnej, faktycznej zapłaty każdej otrzymanej i nieodrzuconej faktury wraz z jej datą, „en un plazo máximo de 4 días naturales desde dicha fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales”, a także terminu płatności. Odrzucenia również się zgłasza; jeśli nic nie zostanie zgłoszone, przyjmuje się, że faktura została zaakceptowana. Dotyczy to faktur niezależnie od drogi, którą przeszły.
• Format. Zgodnie z art. 7 i 8 rozporządzenia są to komunikaty UBL ApplicationResponse (PAYMENT i REJECTION, każdy z własnym komunikatem anulowania), wysyłane przez web service z użyciem unikalnego kodu faktury albo pojedynczo przez formularz internetowy. Platforma może raportować za Ciebie, jeśli ją do tego upoważnisz. Jeśli rozwiązanie publiczne nie działa dłużej niż 24 godziny z przyczyn leżących po stronie AEAT, masz cztery dni robocze od usunięcia awarii.
• Właściwa data zapłaty. Preambuła dekretu definiuje ją jako dzień, w którym dostawca faktycznie dostaje pieniądze: dzień zapłaty gotówką, obciążenia rachunku płatnika przy przelewie albo uzgodnionego potrącenia. „La mera puesta a disposición del proveedor de un mecanismo financiero para adelantar el cobro de la factura no computará”: samo udostępnienie dostawcy instrumentu finansowego do wcześniejszego otrzymania zapłaty się nie liczy. Przy confirmingu (faktoringu odwrotnym) dzień, w którym bank proponuje Twojemu dostawcy wcześniejszą wypłatę, nie jest datą, którą zgłaszasz.
• Jeden wyjątek. Jeśli sama faktura zawiera datę zapłaty przypadającą w dniu wystawienia lub wcześniej, zgodną z datą transakcji, zgłoszenie zapłaty uznaje się za dokonane.

Dla starszego modułu rozrachunków z dostawcami oznacza to nowe dane: powiązanie każdego obciążenia rachunku z unikalnymi kodami faktur, które to obciążenie rozliczyło, znacznik zapłaty w całości, zapisany termin płatności oraz kolejkę, która wysyła komunikaty i ponawia je, zanim minie termin. Jeden przelew, który rozlicza trzydzieści faktur, to trzydzieści komunikatów o płatności.

Te dane przydają się nie tylko do celów podatkowych. Co roku w pierwszym kwartale AEAT przekazuje Observatorio Estatal de la Morosidad Privada (państwowemu obserwatorium zatorów płatniczych) informacje do listy firm, które w poprzednim roku naruszyły terminy płatności z Ley 3/2004. Daty raportowane przez Twój system są dowodem.

Gdzie w tym wszystkim jest VERI*FACTU

To odrębne reżimy. VERI*FACTU, oparte na Real Decreto 1007/2023, nakłada na oprogramowanie do fakturowania wymogi, które mają zapobiegać oszustwom: zapis z hashem dla każdej faktury i kod QR. E-fakturowanie B2B określa format, w jakim faktury przechodzą między firmami, oraz raportowanie ich zapłaty. Jak ujęło to ministerstwo gospodarki, „se trata de dos medidas diferentes”. Dekret łączy je w jednym miejscu: obowiązkowa e-faktura musi pochodzić z systemów dostosowanych do art. 29.2.j hiszpańskiej ordynacji podatkowej (Ley General Tributaria), czyli przepisu, który rozwija VERI*FACTU.

Dla firmy powyżej 8 mln euro na wspólnym terytorium podatkowym (czyli poza Krajem Basków i Nawarrą) sprawę rozstrzyga SII: VERI*FACTU jej nie dotyczy, październik 2027 tak. Dla mniejszej firmy oba projekty wskazują teraz ten sam miesiąc. 5 października 2026 ministerstwo finansów zapowiedziało, że obowiązki VERI*FACTU, które jeszcze nie weszły w życie, zostaną przesunięte „hasta octubre de 2028”, tak by zbiegły się z e-fakturowaniem dla firm do 8 mln euro. Na 16 października 2026 w BOE nie ukazał się żaden przepis wprowadzający tę zmianę, więc terminy VERI*FACTU z 2027 nadal obowiązują. Tę stronę sprawy omawia nasz przewodnik po VERI*FACTU.

Plan do 6 października 2027

W połowie października 2026 firma z pierwszej fali ma niecałe dwanaście miesięcy. Dla własnego systemu to wystarczy, jeśli prace ruszą w tym kwartale.

1. Od października do listopada 2026: inwentaryzacja. Każdy system, który wystawia faktury hiszpańskim firmom, i każdy, który odbiera, akceptuje i opłaca faktury od dostawców. Potwierdź z doradcą, w której fali jesteś.
2. Od listopada 2026 do stycznia 2027: wybór drogi. Prywatna platforma, bezpośrednie połączenie z rozwiązaniem publicznym albo jedno i drugie. Zapytaj platformę, jakie składnie przyjmuje, czy wysyła za Ciebie kopię UBL i raporty płatności, jak wracają komunikaty o statusie i czy ma środowisko testowe.
3. Od grudnia 2026 do marca 2027: dane. Walidacja NIF, ustrukturyzowane adresy, warunki płatności jako dane, zapisane rozbicie VAT, hiszpańskie rozszerzenia, mapowanie na EN 16931.
4. Od stycznia do maja 2027: rozrachunki z dostawcami. Przetwarzanie faktur przychodzących, odrzucenia, daty zapłaty z ruchów na rachunku bankowym, kolejka raportów.
5. Gdy tylko AEAT udostępni rozwiązanie publiczne, najpóźniej w sierpniu 2027: testy całego obiegu. Rozporządzenie odsyła w sprawie specyfikacji technicznych do tego, co AEAT opublikuje w swojej Sede electrónica, więc trzymaj mapowanie w jednym module i spodziewaj się poprawek.
6. Wrzesień 2027: wcześniejszy start z kilkoma klientami i dostawcami, z PDF-em równolegle.
7. 6 października 2027: obowiązek wchodzi w życie. Od pierwszego dnia ktoś odpowiada za kolejkę raportów.

Dla fali z października 2028 obowiązują te same kroki, tylko rok później. Twoi więksi dostawcy zaczną wystawiać Ci e-faktury w październiku 2027, razem z PDF-em, który według preambuły dekretu zapewnia czytelność wszystkim pozostałym. Wykorzystaj ten rok, żeby nauczyć się je odbierać.

Co jeszcze może się zmienić

• Harmonogram już się przesuwał. W marcu 2026 ministerstwo gospodarki spodziewało się rozporządzenia „antes del 1 de julio de 2026”, czyli przed 1 lipca 2026. Ukazało się w październiku. Teraz daty wynikają z samego dekretu, a ich zmiana wymagałaby nowego przepisu.
• Warunek unijny. Ley 18/2022 uzależniła swój art. 12 od unijnego odstępstwa od art. 218 i 232 dyrektywy VAT. Dyrektywa (UE) 2025/516, część pakietu ViDA, z chwilą wejścia w życie zmieniła oba artykuły, tak aby państwa członkowskie mogły wymagać krajowych e-faktur bez zgody odbiorcy, a preambuła dekretu ją przywołuje. Czy to spełnia warunek, to pytanie do prawników; rząd poszedł naprzód, a my planujemy według jego terminów.
• Specyfikacje. Składnię rozwiązania publicznego można zmienić wspólnym rozporządzeniem obu ministerstw, a dopuścić można też kolejne składnie.
• Wyłączenia sektorowe. Ministerstwo gospodarki może wyłączać transakcje rozporządzeniem, co do zasady czasowo.
• Kary. Ani dekret, ani rozporządzenie nie przewidują własnych sankcji. Kara do 10 000 euro z art. 2 bis.9 Ley 56/2007 dotyczy nieoferowania e-faktur konsumentom, a nie fakturowania B2B. Ile kosztowałoby naruszenie w B2B, to pytanie do Twojego doradcy podatkowego.

Gdzie szukać pomocy

Budujemy te elementy, które trafiają do Twojego własnego kodu: mapowanie EN 16931 i generowanie UBL, kopię dla rozwiązania publicznego, zmiany w danych podstawowych, przetwarzanie faktur przychodzących w rozrachunkach z dostawcami, rejestrowanie dat zapłaty oraz kolejkę raportów z ponowieniami. Jak wygląda ta praca, opisuje nasza usługa integracji e-fakturowania. Jeśli obowiązek wypada w trakcie wymiany systemu, zajrzyj do modernizacji ERP, a gdy nikt już nie wie, jak działa stary program, punktem wyjścia jest utrzymanie systemów odziedziczonych.

Jeśli Twoje faktury albo płatności dla dostawców obsługuje system, do którego nikt nie sprzedaje konektora, napisz na office@c9group.dev. Jesteśmy inżynierami, a nie prawnikami ani doradcami podatkowymi: pytania o zakres i odpowiedzialność należą do Twoich doradców, a my budujemy pod odpowiedź, którą dadzą.