E-factuurplicht tussen bedrijven in Spanje vanaf oktober 2027: wat maatwerk- en legacysystemen moeten aanpassen

Vanaf 6 oktober 2027 moet elk bedrijf in Spanje waarvan het volumen de operaciones (de omzet zoals die voor de btw wordt berekend) in het voorgaande kalenderjaar hoger was dan € 8 miljoen, facturen aan en van andere Spaanse bedrijven als gestructureerde elektronische facturen uitreiken, versturen en ontvangen. Vanaf dezelfde dag moet het als koper aan de belastingdienst melden wanneer elke leveranciersfactuur volledig is betaald, of dat die is afgewezen. Alle anderen volgen op 6 oktober 2028. De klok loopt sinds 6 oktober 2026.

De pdf die uw systeem nu mailt, is dan niet langer de factuur. Maar wat projecten overvalt, zit aan de andere kant van de boekhouding: de crediteurenadministratie moet van elke leveranciersfactuur die ze betaalt de betaaldatum en de vervaldatum melden, binnen vier dagen, weekends en nationale feestdagen niet meegerekend.

Lopen uw facturen en leveranciersbetalingen via een commercieel ERP-pakket dat nog wordt onderhouden, dan ligt het meeste werk aan de uitgaande kant bij uw softwareleverancier. Vraag ook wat die levert voor de betalingsmeldingen, want dat hangt af van hoe uw treasury betalingen vastlegt.

Dit artikel is bedoeld voor bedrijven waarvan de facturatie of crediteurenadministratie draait op iets waarvoor niemand een update verkoopt: een AS/400-applicatie, een oude Navision-installatie die zo ver is aangepast dat upgraden niet meer gaat, een factureringsengine die uw eigen team heeft geschreven. Alles hieronder is de stand van zaken op 16 oktober 2026.

De data

De verplichting staat in artikel 2 bis van Ley 56/2007, zoals herschreven door artikel 12 van Ley 18/2022, de wet “Crea y Crece”. De uitwerking staat in Real Decreto 238/2026, waarvan de vierde slotbepaling twee fasen vastlegt, gerekend vanaf de inwerkingtreding van de ministeriële regeling over de publieke oplossing:

“a) Doce meses después, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones, calculado conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior. b) Veinticuatro meses después, para el resto de los empresarios y profesionales.”

Die regeling is Orden HAC/1028/2026, op 5 oktober 2026 gepubliceerd in het BOE en sinds 6 oktober van kracht. De invoeringskalender van de AEAT zet dat om in data:

Private uitwisselingsplatforms hebben vanaf 6 oktober 2027 eigen verplichtingen, wie hun klanten ook zijn. De publieke oplossing van de AEAT moet ten minste twee maanden vóór de eerste datum beschikbaar zijn, dus uiterlijk begin augustus 2027.

Twee details zijn van belang voor de planning. De drempel wordt gemeten zoals voor de btw, over “el año natural inmediato anterior”, het direct voorafgaande kalenderjaar: letterlijk gelezen is dat 2026 voor de datum van oktober 2027, iets wat uw belastingadviseur moet bevestigen. En twaalf maanden lang moet een bedrijf boven € 8 miljoen bij elke e-factuur een pdf meesturen die de leesbaarheid garandeert (“que asegure su legibilidad”), tenzij de klant vrijwillig en uitdrukkelijk akkoord gaat met alleen het oorspronkelijke formaat (“acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original”). De pdf gaat nooit naar de AEAT.

Wie eronder valt, en wie niet

De verplichting geldt voor elke ondernemer of beroepsbeoefenaar in de zin van de btw die een factuur moet uitreiken, als de klant een bedrijf is met zijn zetel, een vaste inrichting of zijn woonplaats in Spanje. De pagina van de AEAT over de reikwijdte voegt eraan toe dat het gaat om handelingen die onder de btw, de IGIC of de IPSI vallen. De Canarische Eilanden, Ceuta en Melilla doen dus mee.

Buiten de reikwijdte vallen, volgens dezelfde pagina:

• Vereenvoudigde facturen, behalve de gekwalificeerde vereenvoudigde facturen van artikel 7.2 van het Spaanse factuurbesluit.
• Verkopen aan consumenten, en verkopen aan bedrijven die niet in Spanje zijn gevestigd, intracommunautaire verkopen inbegrepen.
• Handelingen die het ministerie van Economie bij regeling uitsluit, en bepaalde gereguleerde activiteiten van de marktbeheerders voor elektriciteit en gas en van de IATA-clearinghuizen.

Drie dingen die geen uitzondering zijn:

• SII-aangevers. Noch het decreet, noch de lijst van de AEAT noemt het Suministro Inmediato de Información. Het SII is verplicht voor wie maandelijks btw-aangifte doet, en artikel 71.3 van het Spaanse btw-reglement zet een bedrijf op maandelijkse aangifte als zijn volumen de operaciones, op dezelfde manier berekend, het jaar ervoor hoger was dan € 6.010.121,04. Elk bedrijf in de golf van oktober 2027 dat zijn btw-aangifte bij de AEAT doet, zit dus al in het SII. Daardoor valt het buiten VERI*FACTU. Buiten deze verplichting valt het daardoor niet.
• Baskenland en Navarra. VERI*FACTU houdt op bij de grens van de forale gebieden, deze verplichting niet. Volgens het decreet bedient de publieke oplossing ook de belastingplichtigen daar, via overeenkomsten tussen hun belastingdiensten en de AEAT.
• Self-billing en facturering door derden. Als de klant of een derde de factuur voor u uitreikt, blijven de verplichtingen bij u.

Hoe het systeem werkt

Er zijn twee routes, en u kunt ze combineren: private uitwisselingsplatforms en een gratis publieke oplossing van de AEAT. Private platforms moeten op verzoek van een klant kosteloos met elkaar koppelen, dus niemand wordt gedwongen op het platform van een klant. Een bedrijf dat met een leverancier niet heeft afgesproken via een privaat platform te ontvangen, wordt behandeld alsof het voor de publieke oplossing heeft gekozen.

De factuur is een gestructureerd bericht op basis van het semantische model van EN 16931, in een van vier syntaxen: CII, UBL, EDIFACT of Facturae (artikel 7.1). De preambule van het decreet voegt toe dat Peppol BIS op private platforms geldig is. De publieke oplossing accepteert alleen UBL.

Welke route ook: de AEAT krijgt elke factuur. Een systeem dat niet via de publieke oplossing uitreikt, moet de AEAT “simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL” sturen (artikel 6.2), dus gelijktijdig met de uitreiking een getrouwe elektronische kopie van elke factuur in UBL. Volgens de regeling wordt de kopie gemarkeerd in het veld CopyIndicator, bevat ze geen ingesloten bestanden en wordt ze geweigerd als er al een kopie met dezelfde unieke code bestaat; een geweigerde kopie wordt gecorrigeerd en opnieuw verstuurd, en het origineel blijft geldig. De unieke code bestaat uit het NIF (het Spaanse fiscale nummer) van de uitreiker, de reeks en het nummer, en de factuurdatum. Facturen die via private platforms worden uitgereikt, dragen een geavanceerde elektronische handtekening, en voor toegang tot de publieke oplossing via een webservice is een elektronisch certificaat nodig.

De markt begint niet bij nul. Het ministerie van Economie schrijft: “hoy se intercambian ya más de 550 millones de facturas electrónicas al año en España”, dus nu al meer dan 550 miljoen e-facturen per jaar. Nieuw is dat iedereen moet, en dat de AEAT elke factuur en elke betaling ziet.

Wat een maatwerksysteem moet kunnen

Uitreiken

• Facturen als data, niet als afdrukopmaak. Elke factuur moet als gestructureerd record bestaan voordat ze wordt verstuurd. In oudere systemen berekent vaak pas het rapport dat de factuur afdrukt de btw-specificatie, en die wordt nooit opgeslagen.
• Schone stamgegevens. De publieke oplossing neemt een factuur alleen aan als het NIF van de uitreiker en dat van de ontvanger correct zijn ingevuld. Adressen, eenheden en betalingsvoorwaarden in vrije tekst moeten naar codes worden gemapt.
• De Spaanse uitbreidingen. De bijlage bij de regeling voegt velden toe die EN 16931 mist: inhouding van inkomstenbelasting (retenciones), facturen die door een derde zijn uitgereikt, de ligging van een verhuurd pand, het soort nationale belasting, en codes voor het type en de methode van een correctiefactuur.
• Een leveringsroute per klant: een privaat platform (en welk) of de publieke oplossing.
• De UBL-kopie, op het moment van uitreiken, tenzij u via de publieke oplossing uitreikt. Een platform kan ze voor u versturen; koppelt u rechtstreeks, dan bouwt u ze zelf.
• Correcties. De regeling laat u een factuur intrekken (“dar de baja”) als de handeling nooit heeft bestaan. Andere fouten volgen de gewone factuurregels, wat in de praktijk correctiefacturen betekent.
• De overgangs-pdf twaalf maanden lang, als u boven € 8 miljoen zit.

Ontvangen en betalen: de grootste helft

Hier doet het pijn voor maatwerksystemen, omdat het doorwerkt in inkoop, goedkeuringen en treasury, en niet alleen in een factuursjabloon.

• Gestructureerde facturen ontvangen, van een platform of van de publieke oplossing, waar een ontvanger ze op elk moment kan ophalen, rechtstreeks of via geautomatiseerde toegang.
• Melden aan de leverancier. Artikel 10 verplicht de klant de uitreiker te laten weten of en wanneer hij de factuur heeft geaccepteerd of afgewezen, en wanneer hij die volledig heeft betaald, “en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales”, dus binnen vier dagen, weekends en nationale feestdagen niet meegerekend. Gaat de factuur via de publieke oplossing, dan geldt alleen artikel 12.
• Melden aan de AEAT. Artikel 12 verplicht de klant om aan de publieke oplossing de volledige daadwerkelijke betaling van elke ontvangen en niet afgewezen factuur te melden, met de datum ervan, “en un plazo máximo de 4 días naturales desde dicha fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales” (vier dagen na de betaling, zonder weekends en nationale feestdagen), en daarnaast de vervaldatum. Ook afwijzingen worden gemeld; wordt er niets gemeld, dan wordt de factuur geacht te zijn geaccepteerd. Dit geldt ongeacht de route die de factuur heeft genomen.
• Het formaat. Volgens de artikelen 7 en 8 van de regeling zijn dit UBL-berichten van het type ApplicationResponse (PAYMENT en REJECTION, elk met een annulering), verstuurd via een webservice met de unieke code van de factuur, of één voor één via een webformulier. Uw platform kan voor u melden als u het daartoe machtigt. Ligt de publieke oplossing aan de kant van de AEAT langer dan 24 uur plat, dan krijgt u na het herstel vier werkdagen.
• De juiste betaaldatum. De preambule van het decreet definieert die als de dag waarop de leverancier daadwerkelijk wordt betaald: de contante betaling, bij een overschrijving de afschrijving van de rekening van de betaler, of de overeengekomen verrekening. “La mera puesta a disposición del proveedor de un mecanismo financiero para adelantar el cobro de la factura no computará”: een financieringsinstrument waarmee de leverancier eerder aan zijn geld komt, telt niet mee. Bij confirming (reverse factoring) is de dag waarop de bank uw leverancier een voorschot aanbiedt dus niet de datum die u meldt.
• Eén uitzondering. Staat op de factuur zelf een betaaldatum op of vóór de factuurdatum, die overeenkomt met de datum van de handeling, dan geldt de betalingsmelding als gedaan.

Voor een verouderde crediteurenmodule betekent dit nieuwe gegevens: een koppeling van elke afschrijving terug naar de unieke codes van de facturen die ermee zijn voldaan, een vlag voor volledig betaald, een opgeslagen vervaldatum, en een wachtrij die de berichten verstuurt en mislukte pogingen binnen de termijn herhaalt. Eén overschrijving die dertig facturen voldoet, wordt dertig betalingsberichten.

De gegevens zijn ook buiten de belastingen nuttig. Elk eerste kwartaal levert de AEAT aan het Observatorio Estatal de la Morosidad Privada (het Spaanse observatorium voor betalingsachterstanden) de gegevens voor zijn lijst van bedrijven die het jaar ervoor de betaaltermijnen van Ley 3/2004 hebben overschreden. De betaaldata die uw systeem meldt, zijn het bewijs.

Hoe VERI*FACTU zich hiertoe verhoudt

Het zijn aparte regelingen. VERI*FACTU, op grond van Real Decreto 1007/2023, stelt antifraude-eisen aan factureringssoftware: een gehasht record per factuur en een QR-code. De B2B-e-factuur legt vast in welk formaat facturen tussen bedrijven worden uitgewisseld, en hoe hun betaling wordt gemeld. In de woorden van het ministerie van Economie: “se trata de dos medidas diferentes”. Het decreet verbindt ze op één punt: een verplichte e-factuur moet komen uit systemen die zijn aangepast aan artikel 29.2.j van de Algemene Belastingwet (Ley General Tributaria), de bepaling die VERI*FACTU uitwerkt.

Voor een bedrijf boven € 8 miljoen in het gewone Spaanse belastinggebied (buiten Baskenland en Navarra) beslist het SII de zaak: VERI*FACTU geldt niet, oktober 2027 wel. Voor een kleiner bedrijf wijzen beide projecten nu naar dezelfde maand. Op 5 oktober 2026 heeft het ministerie van Financiën aangekondigd dat de nog openstaande VERI*FACTU-verplichtingen verschuiven “hasta octubre de 2028”, zodat ze samenvallen met de e-factuur voor bedrijven tot € 8 miljoen. Op 16 oktober 2026 is er nog geen regeling in het BOE verschenen die dat doet, dus de VERI*FACTU-data van 2027 blijven bindend. Onze gids over VERI*FACTU behandelt die kant.

Een plan tot 6 oktober 2027

Vanaf half oktober 2026 heeft een bedrijf in de eerste golf iets minder dan twaalf maanden. Voor een maatwerksysteem is dat genoeg, als het werk dit kwartaal begint.

1. Oktober tot november 2026: inventarisatie. Elk systeem dat facturen aan Spaanse bedrijven uitreikt, en elk systeem dat leveranciersfacturen ontvangt, goedkeurt en betaalt. Laat uw adviseur bevestigen in welke golf u zit.
2. November 2026 tot januari 2027: kies de route. Een privaat platform, een directe koppeling met de publieke oplossing, of beide. Vraag een platform welke syntaxen het accepteert, of het de UBL-kopie en de betalingsmeldingen voor u verstuurt, hoe statusberichten terugkomen en of er een testomgeving is.
3. December 2026 tot maart 2027: data. NIF-validatie, gestructureerde adressen, betalingsvoorwaarden als data, opgeslagen btw-specificaties, de Spaanse uitbreidingen, de mapping naar EN 16931.
4. Januari tot mei 2027: crediteurenadministratie. Verwerking van inkomende facturen, afwijzingen, betaaldata uit bankmutaties, de meldingswachtrij.
5. Zodra de AEAT de publieke oplossing openstelt, en uiterlijk in augustus 2027: end-to-end testen. De regeling laat de technische specificaties over aan wat de AEAT op haar Sede electrónica publiceert, dus houd de mapping in één module en reken op herzieningen.
6. September 2027: vroeg live gaan met een paar klanten en leveranciers, met de pdf ernaast.
7. 6 oktober 2027: verplicht. Vanaf de eerste dag is iemand eigenaar van de meldingswachtrij.

Voor de golf van oktober 2028 gelden dezelfde stappen een jaar later. Uw grotere leveranciers sturen u vanaf oktober 2027 e-facturen, met de pdf die volgens de preambule van het decreet de leesbaarheid voor alle anderen garandeert. Gebruik dat jaar om te leren ze te ontvangen.

Wat nog kan schuiven

• Het tijdpad is al eerder verschoven. In maart 2026 verwachtte het ministerie van Economie de regeling “antes del 1 de julio de 2026”, dus vóór 1 juli 2026. Ze kwam in oktober. Nu volgen de data uit het decreet zelf, en om ze te verschuiven is een nieuwe regeling nodig.
• De EU-voorwaarde. Ley 18/2022 maakte haar artikel 12 afhankelijk van een EU-uitzondering op de artikelen 218 en 232 van de btw-richtlijn. Richtlijn (EU) 2025/516, onderdeel van het ViDA-pakket, wijzigde beide artikelen vanaf haar inwerkingtreding, zodat lidstaten binnenlandse e-facturen kunnen voorschrijven zonder dat de ontvanger daarmee instemt, en de preambule van het decreet verwijst ernaar. Of daarmee aan de voorwaarde is voldaan, is een vraag voor juristen; de regering is doorgegaan, en wij plannen op haar data.
• De specificaties. De syntaxis van de publieke oplossing kan bij gezamenlijke regeling van de twee ministeries worden gewijzigd, en er kunnen meer syntaxen worden toegelaten.
• Uitsluitingen per sector. Het ministerie van Economie kan handelingen bij regeling uitsluiten, in de regel tijdelijk.
• Sancties. Noch het decreet, noch de regeling stelt eigen boetes vast. De boete tot € 10.000 in artikel 2 bis.9 van Ley 56/2007 is voor wie consumenten geen e-facturen aanbiedt, niet voor facturatie tussen bedrijven. Wat een B2B-overtreding zou kosten, is een vraag voor uw belastingadviseur.

Waar u hulp krijgt

Wij bouwen de delen hiervan die in uw eigen code terechtkomen: de mapping naar EN 16931 en de UBL-output, de kopie naar de publieke oplossing, wijzigingen in de stamgegevens, de verwerking van inkomende facturen in de crediteurenadministratie, het vastleggen van betaaldata en de meldingswachtrij met haar herhaalpogingen. Onze dienst voor e-facturatie-integratie beschrijft hoe dat werk verloopt. Valt de verplichting midden in een systeemvervanging, kijk dan bij ERP-modernisering, en weet niemand meer hoe het oude programma werkt, dan begint het bij onderhoud van legacysystemen.

Draaien uw facturen of leveranciersbetalingen op een systeem waarvoor niemand een connector verkoopt, schrijf dan naar office@c9group.dev. Wij zijn ingenieurs, geen juristen of belastingadviseurs: vragen over reikwijdte en aansprakelijkheid horen bij die van u, en wij bouwen naar hun antwoord.