E-facturatie in de VAE per 1 juli 2027: een eigen ERP-systeem klaarmaken voor Peppol

Vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven in de Verenigde Arabische Emiraten met een jaaromzet van AED 50.000.000 of meer hun B2B- en B2G-facturen als gestructureerde XML versturen en ontvangen, via een Accredited Service Provider over het Peppol-netwerk. Alle bedrijven onder die drempel volgen op 1 juli 2027 en moeten uiterlijk 31 maart 2027 een provider hebben aangesteld. Overheidsinstanties gaan live op 1 oktober 2027.

Vanaf uw livedatum is de XML de belastingfactuur. De pdf die uw systeem vandaag mailt, is alleen nog nodig als aanvulling, voor klanten die nog niet op het netwerk zitten.

Komen uw facturen uit Zoho, Tally, Wafeq of een vergelijkbaar standaardpakket, dan ligt het meeste werk bij uw leverancier. Alle drie staan zelf op de lijst van geaccrediteerde providers van het ministerie van Financiën. Uw werk bestaat uit een provider kiezen, onboarden via EmaraTax en uw klantgegevens opschonen.

Dit artikel is bedoeld voor bedrijven waarvan de facturen uit een eigen systeem komen: een zelfgebouwd ERP-systeem, een installatie die zo ver is aangepast dat upgraden niet meer gaat, een eigen factureringsengine. Voor zulke systemen levert niemand de koppeling. De UAE Electronic Invoicing Guidelines zeggen het ook met zoveel woorden: bedrijven moeten “alle aanpassingen aan eigen systemen afronden en beginnen met het testen van de verzending van factuurgegevens”.

De data

De fasering staat in Ministerieel Besluit nr. 244 van 2025, zoals gewijzigd:

In de eerste rij stond oorspronkelijk 31 juli 2026. Ministerieel Besluit nr. 66 van 2026 heeft dat verschoven naar 30 oktober 2026 en de livedatum ongemoeid gelaten. De tabel in de richtlijnen vermeldt nog de oude datum, dus lees de twee documenten samen.

Vrijwillige invoering staat sinds 1 juli 2026 voor iedereen open, en dat is van belang voor het plan verderop.

Wat eronder valt

E-facturatie geldt voor iedereen die in de VAE zaken doet, ongeacht btw-registratie. Een bedrijf dat niet voor de btw is geregistreerd, verstuurt via hetzelfde netwerk elektronische handelsfacturen in plaats van belastingfacturen.

B2B-, B2G-, G2B- en G2G-transacties vallen eronder. Leveringen aan consumenten vallen erbuiten tot de minister anders beslist, en een bedrijf dat alleen aan consumenten verkoopt, valt voorlopig helemaal niet onder het systeem. Er zijn smalle uitzonderingen voor soevereine overheidsactiviteiten, vliegtickets voor passagiers en van btw vrijgestelde financiële diensten.

Hebt u een btw-groep, dan telt één tegemoetkoming: transacties tussen leden van dezelfde groep krijgen een overgangsperiode van 24 maanden vanaf 1 januari 2027. Elk lid onboardt nog steeds afzonderlijk onder zijn eigen TIN, en facturen aan externe partijen vallen vanaf de gewone datum onder de verplichting.

Het vijfhoeksmodel, gezien vanuit uw ERP-systeem

De VAE werken met een vijfhoeksmodel:

1. Hoek 1: u, de leverancier.
2. Hoek 2: uw Accredited Service Provider (ASP).
3. Hoek 3: de ASP van uw afnemer.
4. Hoek 4: uw afnemer.
5. Hoek 5: de Federal Tax Authority.

Uw systeem praat met één partij: uw ASP. U stuurt factuurgegevens in een formaat dat u met die partij hebt afgesproken. De ASP valideert ze, zet ze zo nodig om naar de XML van de VAE, levert ze af bij de ASP van de afnemer en rapporteert tegelijkertijd de fiscale gegevens aan de FTA. De ASP van de afnemer valideert wat hij ontvangt en rapporteert dat eveneens. Bevestigingen lopen via dezelfde keten terug naar u.

Die rapportage gebruikt een apart Peppol-document, het UAE Tax Data Document, dat volgens de Peppol-specificatie door zowel de uitgever als de ontvanger van een factuur wordt gebruikt om die factuur te rapporteren. Uw ASP stelt het op. U bouwt de verwerking van wat terugkomt: de bevestiging dat de kant van de afnemer de factuur heeft geaccepteerd, de bevestiging dat de FTA de fiscale gegevens heeft ontvangen, en foutmeldingen voor allebei.

De ASP regelt transport, versleuteling, het opzoeken van deelnemers en de UUID die elke factuur uniek identificeert. U blijft verantwoordelijk voor de berekening van elke waarde op de factuur en voor het verzamelen van de Peppol-identificatie van uw afnemer. Uw provider valideert de factuur. Hij corrigeert haar niet.

U stelt precies één ASP aan, voor zowel verzenden als ontvangen.

Wat uw systeem moet aanleveren

Het formaat

De VAE gebruiken Peppol PINT-AE: UBL-XML, met een specificatie voor gewone facturatie en een aparte voor selfbilling (op het moment van schrijven allebei versie 1.0.4). Er is geen QR-code. U kunt geen eigen velden toevoegen; alles wat sectorspecifiek is, spreekt u af met uw ASP.

De velden die oudere systemen meestal missen

Het ministerie publiceert een lijst van verplichte velden: 51 voor een elektronische belastingfactuur. Dit zijn de velden die meestal werk vragen:

• Elektronische adressen voor beide partijen. Uw endpoint is 0235 gevolgd door uw TIN van 10 cijfers, dat zijn de eerste 10 cijfers van uw TRN. Dat van uw afnemer volgt hetzelfde patroon, wat betekent: een nieuw veld op elk klantrecord en iemand die de waarden verzamelt. Voor randgevallen zijn er vooraf gedefinieerde endpoints: 0235:9900000098 als de afnemer nog niet op het systeem zit, 0235:9900000099 voor een buitenlandse afnemer zonder Peppol-ID, 0235:9900000097 voor fictieve leveringen.
• Wettelijke registratie van de verkoper. Het registratienummer plus het type, uit een vaste reeks: TL (handelsvergunning), EID (Emirates ID), PAS (paspoort) of CD (Cabinet Decision). Op een handelsfactuur is ook de registratie van de afnemer verplicht.
• Gestructureerde adressen, inclusief de deelstaat (het emiraat), voor verkoper en afnemer.
• Betalingsvoorwaarden als data. Een vervaldatum en een code voor de betaalwijze op elke factuur.
• Gecodeerde eenheden en volledige prijsgegevens op elke regel. Een code voor de maateenheid, brutoprijs, nettoprijs en basishoeveelheid voor de prijs. Eenheden die als vrije tekst zijn opgeslagen (“st.”, “doos van 12”), hebben een omzettingstabel nodig.
• Btw-categorie per regel, plus een uitsplitsing per categorie: standaardtarief, vrijgesteld, buiten de reikwijdte, verlegd, nultarief of margeregeling. Facturen met binnenlandse verlegging bevatten daarnaast een toelichting en het soort goederen.
• Altijd bedragen in AED. Het btw-bedrag en het te betalen bedrag per regel, in AED, ongeacht de factuurvaluta. Een factuur in vreemde valuta heeft daarnaast de valuta voor de belastingadministratie nodig en het totaal inclusief btw in AED, tegen de koers van de Centrale Bank.
• Vlaggen voor het transactietype. Acht posities, elk 1 of 0: vrije zone, fictieve levering, margeregeling, verzamelfactuur, doorlopende levering, facturatie door een directe vertegenwoordiger (disclosed agent), e-commerce, export. Op één factuur kunnen er meerdere aan staan, en elke vlag die aanstaat brengt eigen eisen mee. Een klant in een vrije zone heeft bijvoorbeeld ook begunstigdengegevens nodig.

Eén regel verdient een eigen testgeval: afronding gebeurt op het factuurtotaal, op twee decimalen, niet per regel of per btw-categorie. Rondt uw factureringscode elke regel of elk btw-tarief af, test dat dan tegen echte facturen voordat uw provider het doet.

HSN-goederencodes zijn voorlopig optioneel; de datum waarop ze verplicht worden, moet nog worden aangekondigd. Verkoopt u goederen, voeg ze dan toe nu de artikelstam toch openligt.

Creditnota's, voorschotten en inhoudingen

• Een factuur met een negatief totaal is niet toegestaan. Een creditering moet als elektronische creditnota worden uitgereikt, en dat geldt ook voor een verzamelfactuur die per saldo op een creditering uitkomt.
• Eén creditnota mag naar meerdere eerdere facturen verwijzen en mag ook maar een deel van één factuur dekken. Volumekortingen lopen via creditnota's met de bijbehorende redencode.
• Er is geen categorie voor voorlopige facturen. Elke voorlopige factuur is een volledige elektronische factuur, die later wordt gecorrigeerd met een creditnota of een aanvullende factuur.
• Vooruitbetalingen krijgen bij ontvangst een belastingfactuur. De eindfactuur dekt alleen het resterende saldo en verwijst naar de voorschotfactuur.
• Inhoudingen kunt u verwerken door te factureren na aftrek van de inhouding en een aparte factuur uit te reiken wanneer het ingehouden bedrag opeisbaar wordt.

Inkomend, wat iedereen vergeet

Dezelfde ASP ontvangt de facturen van uw leveranciers. Vanaf de livedatum komen die binnen als XML en moeten ze in de crediteurenadministratie belanden. Dat is vaak de grootste helft van het werk, omdat het de matching met inkooporders en de goedkeuringsstromen raakt in plaats van één documentsjabloon.

Uw grote leveranciers gaan op 1 januari 2027 live en zullen om uw identificatie vragen. Zolang u nog niet live bent, versturen zij naar het vooraf gedefinieerde endpoint en geven ze u daarnaast een gewone belastingfactuur, zodat er aan uw kant niets breekt.

Werken met een Accredited Service Provider

De lijst van het ministerie telde op 2 oktober 2026 60 geaccrediteerde providers. U start de onboarding zelf, niet de provider: de accountbeheerder van uw EmaraTax-account opent het onderdeel e-facturatie, kiest de provider en wordt doorgestuurd naar diens portaal. Teken eerst het contract en controleer of uw bedrijfsgegevens in EmaraTax actueel zijn.

Voor een maatwerksysteem zijn de vragen die het project bepalen technisch:

1. Wat accepteert de provider? Een eigen API-payload, een bestandsuitwisseling, of PINT-AE-XML die u zelf genereert. Het eigen formaat van de provider is vandaag minder werk; met uw eigen PINT-AE kunt u van provider wisselen zonder de mapping opnieuw te bouwen.
2. Hoe komen bevestigingen terug? Webhook, polling, bestand? Beide soorten horen op het factuurrecord, samen met de UUID die de ASP toekent.
3. Wat gebeurt er bij een nieuwe poging? Time-outs komen voor. Een factuur opnieuw versturen mag geen tweede factuur opleveren, dus spreek af hoe dubbele zendingen worden herkend en houd uw eigen verzendlog bij als bewijs van wat is verstuurd.
4. Is er een sandbox waarin u afwijzingen kunt testen, en niet alleen het geval waarin alles goed gaat?
5. Hoe bereiken inkomende facturen u? En wat gebeurt er als uw kant plat ligt?
6. Archiveert de provider voor u? Dat kan, contractueel, maar de bewaarplicht blijft bij u. Archieven mogen buiten de VAE staan, zolang ze volledig en leesbaar aan de FTA kunnen worden overgelegd.

De richtlijnen noemen wat de tests moeten dekken: factuurgegevens naar de ASP sturen, aflevering bij de afnemer, de uitwisselingsbevestiging, ontvangst van een leveranciersfactuur, de rapportage van de ASP aan de FTA en de rapportagebevestiging. Test bij elke stap ook het foutpad, niet alleen het succes.

De boetes

Kabinetsbesluit nr. 106 van 2025 legt ze vast:

• Het systeem niet invoeren, waaronder niet op tijd een provider aanstellen: AED 5.000 per maand of deel van een maand.
• Een elektronische factuur of een elektronische creditnota niet uitreiken en versturen: AED 100 per stuk, met een maximum van AED 5.000 per kalendermaand.
• De FTA niet op de hoogte stellen van een systeemstoring, of uw ASP niet informeren over wijzigingen in uw geregistreerde gegevens: AED 1.000 per dag.

Geen van deze boetes geldt voor facturen die vrijwillig zijn uitgereikt vóór uw verplichte datum.

Een plan van negen maanden tot 1 juli 2027

Begin oktober 2026 heeft een bedrijf onder de drempel nog negen maanden. Voor een maatwerksysteem is dat genoeg, als het werk nu begint.

1. Oktober tot november 2026: gapanalyse. Exporteer een jaar aan facturen en creditnota's, deel ze in naar categorie, scenario, btw-categorie en valuta, en leg vast waar elk verplicht veld vandaan moet komen.
2. November tot december 2026: kies een provider. Maak een shortlist op basis van de technische vragen hierboven, teken en regel toegang tot de sandbox. 31 maart 2027 is de uiterste datum, niet het doel.
3. December 2026 tot februari 2027: bouwen. Wijzigingen in de stamgegevens en het verzamelen van klantidentificaties, de mapping, validatie vóór verzending, verwerking van bevestigingen, een foutenwachtrij met een eigenaar, en verwerking van inkomende facturen.
4. Februari tot maart 2027: onboarden via EmaraTax, met als sluitstuk uw deelnemersidentificatie. Rond dit ruim vóór 31 maart af.
5. April tot mei 2027: end-to-endtests met de provider: alle zes stappen, inclusief foutsituaties en creditnota's.
6. Mei tot juni 2027: vrijwillig live. Boetes gelden niet voor vrijwillige facturen, dus dit is de goedkoopste plek om de laatste problemen te vinden. Stem de volgorde af met uw provider.
7. 1 juli 2027: verplicht. Houd de foutenwachtrij bemand tot en met de eerste btw-aangifte.

Valt u in de grote groep en bent u nog niet begonnen, dan hebt u tot 30 oktober 2026 om een provider aan te stellen en minder dan drie maanden om live te gaan. Dezelfde stappen gelden, samengeperst in weken, en het eigen invoerformaat van de provider is dan waarschijnlijk de snellere route.

Wat er nog kan verschuiven

De data zijn al één keer verschoven, de richtlijnen staan op versie 1.1 en PINT-AE krijgt nieuwe versies, waarbij providers verplicht zijn de nieuwste te gebruiken. Houd de mapping in één module, achter uw eigen interface, zodat een update van de specificatie de factureringscode niet raakt. HSN-codes worden op enig moment verplicht, en B2C blijft alleen buiten schot tot er een nieuw besluit komt.

Niets daarvan is een reden om te wachten. De besluiten zijn van kracht en de boetetabel is gepubliceerd.

Waar u hulp krijgt

Wij bouwen de verbinding tussen het systeem dat uw facturen aanmaakt en de provider die ze verstuurt: de datamapping, wijzigingen in stamgegevens, validatie, de verwerking van bevestigingen en nieuwe pogingen, en de verwerking van inkomende facturen in de crediteurenadministratie. Op de pagina van onze dienst voor e-facturatie-integratie leest u hoe dat werk verloopt, en valt de verplichting midden in de vervanging van een systeem, kijk dan bij ERP-modernisering.

Komen uw facturen uit een systeem waarvoor niemand een koppeling verkoopt, schrijf dan naar office@c9group.dev.