Интеграција на е-фактурирање: Peppol, XRechnung, ZUGFeRD и Factur-X за системи што не биле правени за тоа

Да се купи производ за е-фактурирање е лесно. Проблемот речиси никогаш не е производот: туку дванаесетгодишниот систем за нарачки што ги произведува вашите фактури, ценовната логика што никој не ја документирал и фактот дека броевите на фактурите доаѓаат од stored procedure напишана од човек што замина во 2019.

Ние го градиме конекторот меѓу тоа што навистина го работите и тоа што го бара мандатот. Генерирање структурирани фактури, валидација, пренос низ мрежа, обработка на влезни фактури и архивирање: вградени во постоечкиот систем, наместо да го заменуваат.

Мандатите, и кога почнуваат да стегаат

Европа преминува од PDF фактури кон структурирани, машински читливи, по распоред што се разликува од земја до земја, пред пакетот ДДВ во дигиталната ера (ViDA) што сето тоа ќе го хармонизира. Датумите што моментално ги движат проектите:

• Германија: приемот на структурирани е-фактури е задолжителен од 1 јануари 2025. Издавањето станува задолжително на 1 јануари 2027 за компании со промет над 800.000 EUR, и на 1 јануари 2028 за сите останати. Форматите во пракса се XRechnung (чист XML) и ZUGFeRD 2.x (хибриден PDF со вграден XML), двата усогласени со EN 16931.
• Франција: прием, и издавање за големи и средни компании, од 1 септември 2026; издавање за малите и средните претпријатија од 1 септември 2027. Преносот оди преку регистрирани платформи, со Factur-X како вообичаен хибриден формат.
• Белгија: задолжително B2B е-фактурирање преку Peppol од 1 јануари 2026, со е-известување по петаголен модел планирано за 2028.
• Полска: KSeF, националната платформа за клириншки модел, со сопствена XML шема и сопствен распоред.
• Италија: SdI и FatturaPA, во работа од 2019 и сè уште најстрогиот клириншки модел во ЕУ.
• Шпанија: Verifactu и обврските за фактурирање од Crea y Crece, кои се воведуваат напоредно со регионалните TicketBAI системи.

Ниту еден од овие мандати не е апстрактен за компанија што продава во Европа. Обврската се врзува за субјектот основан во соодветната земја (вашата ќерка-фирма, вашиот дистрибутер или вашиот купувач), но фактурата ја произведува вашиот систем, па барањето на крајот слетува во вашиот код.

А ако продавате во повеќе од една од овие земји, немате повеќе проекти. Имате една архитектура и неколку адаптери по земја, и разликата меѓу тоа да го третирате така и да не го третирате така е разликата меѓу една интеграција и пет.

Каде проектите навистина се расипуваат

Податоците за фактурата не постојат во обликот што го бара стандардот. EN 16931 бара полиња што многу системи никогаш не ги фаќале: уредна референца на купувачот, разбивка на ДДВ по стапка наместо по ставка, структурирани услови на плаќање, шифри на единици мерка од контролиран речник. Инженерската работа е тие полиња да се реконструираат од она што го имате, детерминистички, за секоја фактура што некогаш ќе ја издадете.

Грешките од валидација пристигнуваат откако е доцна. Одбиена фактура е неплатена фактура. Валидацијата мора да се врти пред преносот, наспроти актуелната шема и актуелните деловни правила на земјата, а грешките да завршуваат кај човек што може да реагира, наместо во лог-фајл.

Влезните фактури се потешки од излезните. Сите планираат за издавање фактури и забораваат дека од датумот на прием мора да прифаќаат структурирани фактури од секој добавувач, во секој соодветен формат, и да ги внесат во обврските кон добавувачи без некој рачно да отвора секоја од нив.

Нумерирање и идемпотентност. Повторни обиди, мрежни истеци и падови на платформи се нормална појава. Фактура испратена двапати под два броја е даночен проблем, не софтверски. Ова мора да биде решено уште на почетокот.

Што градиме

Проценка и одлука за формат

Кратка соработка (обично една до две недели), во која гледаме како навистина се произведуваат вашите фактури, кои мандати ве стигаат и кога, и кои се реалните опции. Испораката е пишана препорака: кои формати ви требаат, дали до Peppol треба да одите преку провајдер или преку сопствена пристапна точка, што мора да се смени во изворниот систем и колку чини сето тоа.

Понекогаш препораката е дека готов производ плус мал адаптер ја завршуваат работата. Порадо ќе ви го кажеме тоа во првата недела отколку да ви фактурираме шест месеци.

Генерирање и мапирање на фактури

Го градиме слојот за мапирање од вашите изворни податоци кон бараните синтакси (UBL и CII според EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD 2.x, Factur-X, FatturaPA, KSeF XML), со документирани изведувања на полињата, за да можат да ги следат и ревизорот и вашето сметководство. Каде што изворниот систем воопшто не може да даде задолжително поле, го кажуваме тоа рано и го дизајнираме зафаќањето на податокот, наместо да измислуваме подразбирана вредност.

Валидација пред пренос

Валидација на шема, деловни правила преку Schematron и специфични проверки по земја: сето тоа се врти пред нешто да ја напушти вашата куќа. Неуспесите одат во ред за обработка со сопственик-човек, со порака што кажува кое поле паднало и зошто, а не stack trace.

Поврзување со мрежата

Поврзување на Peppol Access Point, било преку постоен провајдер, било со сопствена пристапна точка, зависно од обемот и од тоа колку контрола ви треба. За земјите со клириншки модел интегрираме директно со националната платформа (KSeF, SdI, францускиот PDP екосистем) вклучително и работата со сертификати и автентикација, што секоја од овие платформи ја прави поинаку.

Обработка на влезни фактури

Прием, валидација и нормализација на фактурите од добавувачите во единствена внатрешна претстава, спарени со нарачки и приемници таму каде такви постојат, и предадени во вашиот тек на обврски кон добавувачи. Токму тука обично се враќа вложеното, бидејќи се укинува рачно внесување што никој никогаш не го измерил.

Архивирање и ревизорска трага

Усогласено чување на оригиналниот структуриран документ, во форма и за период што ги задоволува германскиот GoBD, италијанската conservazione sostitutiva или еквивалентните правила таму каде работите, со тестирана (не претпоставена) патека за преземање.

Системи со кои интегрираме

SAP ECC и S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 и Business Central, Odoo, NetSuite, Sage, Infor, Xero, DATEV интерфејси, и (најчесто) сопствен или тешко модифициран систем што е централен за работењето и нема да биде заменет заради еден мандат. Работиме во .NET, Java, PHP, Python, Node.js, а кога тоа е она што стои пред нас, и во постари стекови.

Ако водите маркетплејс, претплатничка платформа или billing engine што издава фактури програмски и во голем обем, тоа е токму случајот за кој сме направени: фактурата ја генерира вашиот код, па и усогласеноста мора да живее во вашиот код.

Што ова не е

Не продаваме софтвер за фактурирање и не сме сметководствен пакет. Ако сте мала фирма и барате алатка што произведува усогласени фактури, купете таква: DATEV, sevDesk, Lexware и уште десетина го прават тоа добро и чинат делче од еден интеграциски проект.

Дојдете кај нас кога фактурата ја произведува систем што веќе го поседувате, кога правилата на неколку земји мора да коегзистираат, или кога обемот значи дека сето ова мора да се врти без никој да гледа.

Како течат соработките

Проценка, една до две недели, со фиксна цена, што завршува со пишана препорака и план со цени.

Изведба, типично шест до дванаесет недели за првата земја, зависно од тоа колку се чисти изворните податоци. Работиме во вашето складиште, по вашата стратегија на гранки, со вашиот тим, и оставаме тестови зад себе.

Пилот, со реални фактури кон мал круг деловни партнери, напоредно со постоечкиот процес, сè додека стапката на грешки не слезе таму каде треба.

Премин и поддршка, со надгледуван ред на неуспеси и одговорен човек за него, низ првиот месечен затворен период и првата ДДВ пријава, кога всушност излегуваат прашањата што се важни.

Стандарди според кои работиме

EN 16931 и неговите синтаксни поврзувања (UBL 2.1, UN/CEFACT CII), Peppol BIS Billing 3.0 и транспортната инфраструктура на Peppol, XRechnung и валидаторот на KoSIT, профилите на ZUGFeRD 2.x и Factur-X, FatturaPA, KSeF, и предлозите на ViDA што го обликуваат тоа што доаѓа по 2030.

Често поставувани прашања

Од кога точно нè обврзува германското е-фактурирање?

Приемот важи за сите германски компании од 1 јануари 2025. Издавањето важи од 1 јануари 2027 ако прометот во претходната година надминал 800.000 EUR, а од 1 јануари 2028 во сите други случаи. Обврската ги опфаќа домашните B2B трансакции; третманот на прекуграничното и B2C фактурирањето е поинаков и вреди да се потврди со вашиот даночен советник.

Која е разликата меѓу XRechnung и ZUGFeRD?

XRechnung е чист XML, дефиниран од германскиот јавен сектор и задолжителен за фактури кон јавни органи. ZUGFeRD 2.x е хибриден: PDF/A-3 документ со истите структурирани податоци вградени во него, така што човек го чита PDF-от, а машина го чита XML-от. Двата се усогласени со EN 16931. Комерцијалната B2B пракса во Германија клони кон ZUGFeRD; многу купувачи прифаќаат и едно и друго.

Дали ни треба сопствена Peppol Access Point?

Обично не. Повеќето компании се поврзуваат преку постоен провајдер на пристапна точка, што е поевтино и побрзо. Сопствена пристапна точка има смисла при голем обем, кога ви треба контрола врз транспортниот слој, или кога и вие самите нудите услуги за фактурирање на други.

Можете ли да работите со нашиот постоен добавувач за е-фактурирање?

Да, и честопати тоа е вистинската поделба: добавувачот го носи преносот и членството во мрежата, а ние го градиме сè меѓу вашиот систем и неговото API, мапирањето, валидацијата, повторните обиди, обработката на грешки и порамнувањето.

Што се случува со фактурите што не поминуваат валидација?

Одат во ред за обработка со читливо објаснување кое поле кое правило го прекршило. Тој ред го дизајнираме намерно, зашто во првите месеци по пуштањето во работа тоа е најкористениот дел од системот, а лош ред претвора проект за усогласеност во траен рачен процес.

Како спречувате иста фактура да биде испратена двапати?

Со стабилен клуч за идемпотентност изведен од идентитетот на фактурата, кој се пренесува низ секој повторен обид, плус лог на преноси што е авторитет за тоа што е испратено. Секој повторен обид го користи оригиналниот идентификатор, наместо да генерира нов.

Започнете

Кажете ни во кои земји фактурирате, приближно колку фактури месечно и што ги произведува денес. Ќе ви кажеме кои мандати ве стигаат, по кој редослед, и дали ова е конектор или проект.

Контактирајте нè за да закажете проценка на подготвеност за е-фактурирање.

Поврзани услуги

• Развој за влез на ЕУ пазарот: остатокот од регулаторниот стек за продажба во Европа
• Модернизација на ERP и излез од SAP ECC: кога мандатот за фактурирање слетува среде миграција
• Одржување на наследени системи: за системот што ги произведува фактурите