Новиот јапонски сметководствен стандард за закуп: работата на системите пред април 2027

Од првата финансиска година што почнува на или по 1 април 2027, јапонскиот GAAP речиси секој закуп го става во билансот на состојба. Закупнината за канцеларии и продавници, магацините, службените автомобили и закупите скриени во договори за услуги стануваат право на користење на средство (使用権資産) и обврска за закуп (リース負債). За компанија чија финансиска година завршува во март, тоа е за шест месеци.

Сметководствените проценки им припаѓаат на вашиот финансиски тим и на вашиот ревизор. Оваа статија е за другата половина: податоците од договорите, пресметката, книжењата и интерфејсите. Тука ваквите проекти доцнат.

Што се менува и за кого

Одборот за сметководствени стандарди на Јапонија (ASBJ) ги објави ASBJ Statement No. 34, Accounting Standard for Leases и Насоката за примена бр. 33 на 13 септември 2024. Тие го заменуваат Statement No. 13 од 2007. Прегледот на ASBJ (на јапонски) ги утврдува датумите:

• Задолжително од почетокот на финансиските години што почнуваат на или по 1 април 2027, и во консолидираните и во поединечните финансиски извештаи.
• Дозволено од финансиските години што почнуваат на или по 1 април 2025.

Ништо што ASBJ објавил оттогаш не ги поместило тие датуми.

Според стариот стандард, финансиските закупи одеа во билансот на состојба, а оперативните закупи се признаваа како расход за закупнина. Според Statement No. 34, закупецот признава средство и обврска за секој закуп и книжи амортизација и камата, без оглед како порано се нарекувал закупот. Тоа е единствениот модел од IFRS 16, со некои поедноставувања. Сметководството кај закуподавачот останува главно какво што беше.

Два детали се поважни за системите отколку што изгледаат.

Се применува на поединечните сметки на компаниите, а не само на консолидираните. ASBJ размислуваше да го ограничи на консолидираните извештаи и одлучи да не го стори тоа. Главната книга на секоја компанија во групата ги носи новите бројки, па корекција на ниво на консолидација не го решава проблемот.

Закупите сега мора да се идентификуваат. Statement No. 13 немаше правила за препознавање закуп во договор. Statement No. 34 има, а ASBJ отворено вели дека договори што никогаш не се третирале како закупи може да се покаже дека содржат закуп.

Кој е опфатен

Стандардот е напишан за компании што применуваат целосен јапонски GAAP. Во пракса тоа значи компаниите котирани на берза и големите компании според Законот за трговски друштва (капитал од 500 милиони јени или повеќе, или вкупни обврски од 20 милијарди јени или повеќе), кои мора да назначат сметководствен ревизор. ASBJ наведува дека малите и средните компании вообичаено ги следат насоките за сметководство за МСП.

Тоа ги вклучува и јапонските подружници на странски групи што се големи компании според Законот за трговски друштва. Нивните законски сметки се според јапонскиот GAAP, без оглед на тоа по кој стандард известува матичната компанија. Со матична компанија на IFRS 16, повеќето податоци постојат: ASBJ го дизајнираше стандардот така што компанија што применува IFRS во консолидираните извештаи може своите бројки по IFRS 16 да ги користи во поединечните извештаи во основа без корекција. Матична компанија на US GAAP значи повеќе работа. Topic 842 задржува единствен праволиниски трошок за оперативните закупи, додека јапонскиот стандард бара амортизација плус камата за сите.

За кого ова не е: групите што веќе применуваат IFRS 16 и ги носат тие бројки во главните книги на своите правни лица веќе го направиле поголемиот дел од ова. Ништо од она што следи не е сметководствен совет.

Каде е работата на системите

1. Наоѓање на закупите

ProShip, добавувач на софтвер за сметководство на закуп, во мај 2025 анкетираше 1.007 сметководители во котирани и големи компании и ги објави резултатите во април 2026. Само 23,5% го завршиле прегледот на договорите што би можеле да бидат опфатени; 53,9% сè уште работеле на нив.

Дефиницијата го следи IFRS 16: договор, или дел од договор, што пренесува право на користење на идентификувано средство за одреден период во замена за надоместок. Тестот е контролата. Ги добивате суштински сите економски користи од средството и вие одлучувате како се користи.

Недвижностите се очигледната група. Потешката група се крие во договорите за услуги: логистички договори со посветен магацински простор или возила, ИТ хостинг на посветен хардвер, договори за аутсорсинг врзани за конкретна опрема.

Дали секој од нив содржи закуп е проценка на финансиите. Нивното наоѓање е работа со податоци. Почнете од обврските кон добавувачите: извлечете ги плаќањата за 12 до 24 месеци, групирајте ги по добавувач и сметка, означете ги повторувачките износи на сметките за закупнина, логистика, аутсорсинг и ИТ, а потоа побарајте ги договорите зад нив. Прашалник до одделите го фаќа она што главната книга го пропушта.

Стандардот ѝ дозволува на компанијата закупите на нематеријални средства да ги остави надвор од опсегот. Нека тоа се одлучи рано: тоа решава дали договорите за софтверски лиценци воопшто влегуваат во регистарот.

2. Регистар што може да ги носи проценките

Регистарот на закупи станува систем на евиденција. Секој закуп бара:

• правно лице, центар на трошоци, договорна страна, основното средство и класата на средства во која би се нашол ако е во сопственост (белешките бараат таа поделба);
• датум на почеток и период без можност за откажување;
• опции за продолжување и раскинување, со проценката „разумно сигурно“, кој ја направил и кога;
• распоредот на плаќања, поделен на фиксни плаќања, плаќања врзани за индекс или стапка, варијабилни плаќања надвор од обврската, гаранции за резидуална вредност, опции за купување и пенали за раскинување;
• компонентите што не се закуп и дали финансиите избрале да ги комбинираат по класа на средства;
• дисконтната стапка;
• авансните плаќања, почетните директни трошоци, поттиците и трошоците за враќање во првобитна состојба, кои го одредуваат почетното право на користење на средството;
• надоместоците за воспоставување право на закуп на земјиште (借地権の設定に係る権利金等) и клаузулите за повторен закуп (再リース), кои имаат правила специфични за Јапонија;
• ознаки за изземањата за краткорочни закупи и закупи со мала вредност.

Траењето на закупот е местото каде јапонските недвижности го прават ова тешко. За обичните закупи на земјиште и згради (普通借地契約, 普通借家契約) ASBJ призна дека проценката на траењето е тешка и додаде разработени примери специфични за Јапонија. Во анкетата на ProShip, 40,0% од испитаниците што веќе се подготвуваат го навеле траењето на закупот како прашањето што трае најдолго. Чувајте ја секоја претпоставка и нејзината причина како податок, а не како коментар во ќелија на табела.

3. Пресметката

Обврската е сегашната вредност на неплатените плаќања за закупот. Правото на користење на средството почнува од таа обврска, плус авансните плаќања, почетните директни трошоци и трошоците за враќање во првобитна состојба, минус поттиците. Каматата го користи методот на ефективна камата. Амортизацијата вообичаено тече низ траењето на закупот до нула.

Јапонскиот GAAP задржува поедноставувања што IFRS 16 ги нема, а системот мора да ги поддржи оние што ќе ги изберат финансиите:

• Ако вкупните права на користење на средствата не се материјални, каматата може да се распредели праволиниски или да се изостави, при што средството и обврската се евидентираат според недисконтираните плаќања.
• Закупите од 12 месеци или помалку без опција за купување може да се признаат како расход.
• Малите закупи може да се признаат како расход: стариот тест од 3 милиони јени вкупни плаќања по договор се пренесува, покрај изземањето во стилот на IFRS 16 за средства со мала вредност кога се нови.

4. Настани за повторно мерење

Регистар што е точен на 1 април, а погрешен до јуни, не е корисен. Стандардот дефинира два вида настани.

Модификациите го менуваат опсегот или надоместокот: намалена површина, скратено или продолжено траење, променета единечна закупнина. Додавањето средство по самостојна цена создава посебен закуп. Намалувањето на опсегот го намалува средството и книжи добивка или загуба. Другите промени го коригираат средството за промената во обврската.

Повторните процени се случуваат без модификација: траењето на закупот се менува, или плаќањата се менуваат преку опција за купување, гаранција за резидуална вредност или индекс или стапка за која е врзана закупнината.

На системот му треба дневник на настани со датуми на важење, повторна пресметка нанапред од секој настан и чување на секој претходен распоред, за ревизорот да може да ја следи секоја бројка. Потешкиот проблем е организациски. Лицето што повторно преговара закуп на магацин не работи во сметководството, па настанот мора да стигне до регистарот преку тек на работа, а не преку е-порака на која некој ќе се сети.

5. Основни средства, книжења и главната книга

Финансиските закупи обично се веќе во системот за основни средства. Поранешните оперативни закупи, главно недвижности, се новата група.

Текот на книжења:

1. При почетокот: право на користење на средството наспроти обврската за закуп.
2. Секој месец: амортизација и камата на обврската.
3. Секое плаќање: фактурата за закупнина ја намалува обврската, наместо да оди на расход за закупнина.
4. Секое повторно мерење: корекцијата на средството и обврската, плус евентуална добивка или загуба.

Чекорот 3 е местото каде интеграциите се кршат. Денес фактурата на закуподавачот доаѓа преку обврските кон добавувачите и се книжи на расход за закупнина (地代家賃). Ако тоа продолжи додека системот за закупи книжи амортизација и камата, закупнината се брои двапати. Вообичаената поправка е фактурите за закуп да се насочат на преодна сметка, а системот за закупи да ја книжи поделбата, што бара мапирање на добавувачите и договорите што ги преживува промените на договорите.

Закупите меѓу компаниите во групата мора да се препознаваат на двете страни заради елиминација. И чувајте го распоредот на плаќања како посебен запис: речиси девет од десет испитаници на ProShip очекувале влијание врз нивната работа на даночните пријави, бидејќи се очекува сметководствениот и даночниот третман да се разидат.

6. Обелоденувања

Белешките на закупецот вклучуваат вкупен паричен одлив за закупи, додавања во правата на користење на средствата, амортизација по класа на средства, расход за краткорочни закупи и варијабилни плаќања изоставени од обврската. Секое од нив е извештај што треба да се изгради и усогласи, а паричниот одлив доаѓа од податоците за плаќањата, па зависи од врската со обврските кон добавувачите. Компанија што подготвува консолидирани извештаи може неколку од овие белешки да ги изостави од своите поединечни извештаи.

Готов пакет или сопствено решение?

Повеќето компании ќе купат. Во анкетата на ProShip, 35,4% планирале да воведат или заменат систем за управување со закупи, а уште 23,0% размислувале за тоа. За надворешна помош покрај нивната ревизорска куќа, 15,9% веќе потпишале договор, а 42,1% размислувале за тоа. Тоа е анкета на добавувач, па читајте ја како насока, а не како мерење.

Добар пакет ги покрива пресметката, распоредите и стандардните извештаи. Не ги наоѓа вашите договори, не ги чисти вашите податоци и не се поврзува сам со обврските кон добавувачите и главната книга. Тоа остава три чести ситуации:

• Готов ERP со поддржан модул за закупи или основни средства. Добавувачот ја испорачува логиката. Ваша работа се конфигурацијата, вчитувањето на податоците, промената во обврските кон добавувачите и тестирањето. Добијте го датумот на изданието и неговиот опфат писмено.
• Специјализиран софтвер за закупи покрај ERP-от. Интерфејсите се проектот: податоците од договорите внатре, книжењата надвор, мапирањето на обврските кон добавувачите, матичните податоци за правните лица и центрите на трошоци и усогласувањето меѓу двата системи.
• Систем за основни средства изграден во куќата. Ажурирање од добавувач нема да дојде. Или системот добива класа на средства за право на користење, амортизација според траењето на закупот, повторно мерење и врска со распоред на обврските, или сметководството на закупите се преселува во пакет, а системот во куќата ги задржува средствата во сопственост. Во секој случај се менуваат двете страни.

За подружниците на странски групи, алатка за закупи на ниво на групата можеби веќе го храни известувањето кон матичната компанија. Ако јапонските опции можат да се усогласат со политиката на групата, една пресметка им служи на двете книги; ако не, системот чува две основи по договор.

План за наредните шест месеци

Претпоставувајќи финансиска година што завршува во март, така што стандардот се применува од 1 април 2027:

Октомври 2026: попис и одлуки. Направете ја анализата на обврските кон добавувачите и пратете барања за договорите. Запишете ги изборите на политики на финансиите: прагови за изземањата, комбинирање на компонентите што не се закуп, нематеријалните средства внатре или надвор, пристапот кон траењето на закупот за обичните закупи на згради, дисконтните стапки. Изберете го системот или потврдете го изданието на добавувачот.

Ноември: регистарот. Фиксирајте го моделот на податоци, вчитајте ги договорите, почнете со прегледот на проценките. Специфицирајте ги интерфејсите: податоците од договорите внатре, книжењата надвор, насочувањето во обврските кон добавувачите.

Декември: изработка. Конфигурирајте ја пресметката, мапирајте ги книжењата, изградете ја промената во обврските кон добавувачите.

Јануари 2027: тестирање со вистински договори. Пуштете го целиот регистар наспроти проценката на влијанието и пресметајте ги почетните салда на 1 април 2027. Стандардот дозволува кумулативниот ефект да оди во почетната задржана добивка, па почетната пресметка е посебно извршување.

Февруари: проба. Затворете еден месец на новата основа во тест-околина, со плаќања, амортизација, камата, една модификација, една повторна процена и извештаите за обелоденување.

Март: преминување. Замрзнете го регистарот, финализирајте ги почетните салда, сменете го насочувањето во обврските кон добавувачите за априлските фактури, документирајте ги контролите и поминете го текот со ревизорот.

Април 2027: во живо. Ако затворате месечно, првото затворање на новата основа е на крајот на април. Првото полугодие завршува на 30 септември 2027.

Ако заостанувате зад овој план, одлучете сега за резервна варијанта: контролирана привремена пресметка од истиот регистар за почетните салда и првите месеци, со системот во живо во текот на годината. Не е идеално, но е многу подобро од отсуство на регистар.

Со финансиска година што завршува во декември, првата година почнува на 1 јануари 2028. Истиот план, петнаесет месеци наместо шест.

Каде се вклопуваме ние

Ние сме инженери, а не сметководители: финансиите и вашиот ревизор ги носат одлуките за политиките, а ние градиме според нив. Нашиот дел е вчитувањето и чистењето на регистарот на закупи, интерфејсите меѓу софтверот за закупи, обврските кон добавувачите и главната книга и промените во системите за основни средства изградени во куќата, како што е опишано на нашите страници за модернизација на ERP и одржување наследени системи. Ако април 2027 е во вашиот план, а интеграцијата не е, пишете ни на office@c9group.dev.