Обврската за E-Rechnung во Германија: структурирани фактури од сопствените системи до 1 јануари 2027

Од 1 јануари 2027 германска компанија чиј промет во 2026 бил над 800.000 евра повеќе не смее да испрати хартиена или PDF фактура до друга германска компанија. Фактурата мора да биде структурирана е-фактура: датотека со податоци изработена според европскиот стандард EN 16931. Од 1 јануари 2028 прагот исчезнува и правилото важи за секоја компанија, освен неколку тесни исклучоци.

За мала фирма ова пристигнува како ажурирање на софтверот. За компанија чии фактури излегуваат од сопствен систем за наплата, од дејностен софтверски пакет или од ERP што се прилагодувал петнаесет години, тоа е софтверски проект, а останаа околу тринаесет недели. Оваа статија е за втората група.

Што вели законот

Дефиницијата се наоѓа во § 14 UStG: фактура „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“, односно фактура издадена, пренесена и примена во структуриран електронски формат што овозможува електронска обработка. Форматот мора да одговара на европскиот стандард според Директивата 2014/55/ЕУ (во пракса EN 16931) или да е договорен меѓу страните, под услов потребните податоци да можат точно и целосно да се извлечат во облик компатибилен со тој стандард. PDF не се квалификува, колку и да е уреден.

Обврската ги опфаќа испораките до друга компанија кога двете страни се основани во Германија. Преодниот период е уреден во § 27 Abs. 38 UStG:

• За испораки во 2025 и 2026 сè уште може да се фактурира на хартија, или во друг електронски формат ако купувачот се согласи, сè додека фактурата е испратена до 31 декември 2026.
• Испораките во 2027 го добиваат истото олеснување до 31 декември 2027, но само ако вкупниот промет на издавачот во претходната календарска година не надминал 800.000 евра.
• EDI што не го исполнува стандардот може да продолжи за испораки во 2027, со согласност на купувачот, без оглед на вашата големина.

Три детали се поважни отколку што изгледаат.

Прагот се мери според прометот од минатата година. Вашата положба во 2027 зависи од бројката за 2026, која никој нема да ја знае точно додека не се затворат книгите. Ако сте каде било близу до 800.000 евра, градете како да сте над прагот.

Олеснувањето завршува на датум на испраќање. Ако се чита буквално, првото преодно правило престанува да ги покрива хартијата и PDF-от на 31 декември 2026, дури и за работа завршена во 2026. Ако сте над прагот и фактурирате дополнително, фактурата што ја праќате во првата недела од јануари за работата од декември веќе мора да биде структурирана. Потврдете го ова со вашиот даночен советник, но не планирајте почеток на примена за средината на јануари.

Некои фактури остануваат надвор од опсегот: фактури до потрошувачи, прекугранични фактури, фактури за мали износи до 250 евра бруто, билети што важат како фактури, фактури од Kleinunternehmer (мали претприемачи ослободени од ДДВ) и испораки ослободени според § 4 Nr. 8 до 29 UStG.

Не знаеме за предлог-закон што би ги поместил овие датуми. Планирајте како да остануваат.

Примањето важи од 2025. Издавањето е новиот дел.

Од 1 јануари 2025 секоја германска компанија мора да може да прима е-фактури. Најчестите прашања за е-фактурирање на Сојузното министерство за финансии се директни за тоа што е потребно: „Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E-Mail-Postfach.“ Доволно е сандаче за е-пошта.

Обрнете внимание на една реченица во самиот § 14: кога важи обврската за е-фактура, не е потребна согласност од примачот. Германски деловен купувач не може да ја одбие вашата структурирана фактура.

Издавањето е друг проблем. Кога примате, алатка ја чита туѓата датотека. Кога издавате, вашиот систем е авторот: ако податоците се погрешни на изворот, никој подоцна во синџирот не може да ги поправи, а фактура што не ја поминува проверката кај купувачот останува неплатена.

Кој ова го добива со ажурирање

Отворено: ако сте мала фирма што фактурира од DATEV, lexoffice, sevDesk или сличен пакет, вашиот добавувач го испорачува форматот. Проверете ги матичните податоци (ДДВ број, адреси на купувачите, банкарски податоци), вклучете ја функцијата и испратете тест-фактура. Не ви треба проект и не ви треба софтверска компанија.

Слично важи и за распространет ERP што е сè уште близу до стандардната верзија: добавувачот или вашиот партнер го испорачува излезот, а работата е конфигурација и тестирање.

Остатокот од статијата е за компании чии фактури доаѓаат од код што е нивна сопственост, или од код што повеќе никој не го одржува:

• системи за наплата во платформи за претплата, пазари на интернет и комунални претпријатија, што издаваат фактури програмски и во голем обем;
• дејностен софтвер за големопродажба, градежништво, логистика или теренски услуги, каде добавувачот е мал, бавен или повеќе не постои;
• ERP-системи чиј излез за фактури пред години е препишан во сопствени програми за печатење, шаблони за извештаи или спојување писма на крајот на месецот.

Форматите: EN 16931, XRechnung и ZUGFeRD

EN 16931 е европскиот стандард. Го дефинира семантичкиот модел на фактурата (полињата, нивното значење, кои се задолжителни и деловните правила меѓу нив) и го врзува за две XML синтакси, UBL 2.1 и UN/CEFACT CII.

XRechnung е германската спецификација над EN 16931, што ја одржува KoSIT: чист XML во која било од двете синтакси, задолжителен за јавните органи и подеднакво валиден меѓу компании. Според страницата за XRechnung на KoSIT, верзијата 3.0 е на сила од 1 февруари 2024 и останува на сила најмалку до 31 јули 2027. Прелиминарна верзија на 4.0 е објавена во септември 2026, а конечното издание се очекува во пролетта 2027. Ќе почнете на 3.0 и ќе надградите во првата година.

ZUGFeRD е хибрид: PDF/A-3 датотека во која е вграден CII XML. Луѓето го читаат PDF-от, машините го читаат XML-от. Во Франција истиот формат се вика Factur-X и двата се технички идентични. FeRD ја објави верзијата 2.5.2 на 4 август 2026. ZUGFeRD доаѓа во профили (MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED), а најчестите прашања на министерството го прифаќаат ZUGFeRD од верзијата 2.0.1 „mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL“, односно освен профилите MINIMUM и BASIC-WL.

Кај хибридната фактура важи XML-от. Најчестите прашања структурираниот дел го нарекуваат „führender Teil“, водечкиот дел. Ако PDF-от и XML-от не се совпаѓаат, погрешен е PDF-от.

За повеќето германски издавачи во B2B разумниот стандарден избор е ZUGFeRD во профилот EN 16931, за купувачите што сè уште ги читаат фактурите со око да можат да продолжат така, плус XRechnung за јавните органи и за секој што ќе побара. И двата треба да излегуваат од еден внатрешен објект за фактура, а не од две патеки во кодот.

Што мора да се смени во вашиот систем

Фактурата станува податок, а не распоред на страница

Многу постари системи ја составуваат фактурата во моментот на печатење: текст споен во шаблон, збирови пресметани во самиот извештај, напомената за ДДВ како фиксно запишан пасус. Ништо од тоа не преживува со EN 16931. Потребен ви е зачуван објект за фактура што го содржи секое поле, а XML-от и PDF-от се генерираат од него.

Полињата што обично недостасуваат или се погрешни:

• Податоци за страните. Структурирани адреси со ISO кодови на земјите и ДДВ број или даночен број. Адресите напишани како слободен текст мора да се поделат.
• Датум на испорака или период на услугата, чуван како податок, а не како реченица во заглавието.
• Единици. Секоја количина бара код од Препораката 20 на UN/ECE (H87 за парче, KGM за килограм, DAY за ден). „Stk.“ и „pauschal“ мора да се мапираат.
• ДДВ. Секоја ставка носи категорија и стапка на ДДВ. Фактурата има по еден преглед на ДДВ за секоја комбинација на категорија и стапка, а збировите мора да се совпаѓаат точно на две децимали. Системите што го заокружуваат ДДВ по ставка тука паѓаат.
• Текстот за ослободување и за пренесување на даночната обврска. Реченицата на дното од PDF-от станува код на категорија на ДДВ плус причина за ослободување.
• Плаќање. Начин на плаќање, IBAN и услови во структуриран облик.
• Референци. Бројот на нарачката или референцата на купувачот според која службата за обврски кон добавувачи кај вашиот купувач ги усогласува фактурите. Ако никогаш не сте ја чувале, почнете да ја прибирате сега.

Ставките што содржат само текст („испорака како што е договорено“) се честа пречка. Во структурирана фактура ставката е ставка за наплата, па тој текст припаѓа во напомена.

Корекции, книжни одобрувања и самофактурирање

Најчестите прашања се јасни: кога важи обврската за е-фактура, и корекцијата мора да биде е-фактура, со видот на фактура за корекција. Во EN 16931 таа се повикува на претходната фактура преку бројот и датумот на издавање, па вашиот систем мора да ја чува таа врска како податок.

Внимавајте на терминологијата. Во германското право за ДДВ „Gutschrift“ е самофактура, што ја издава купувачот врз основа на претходен договор (§ 14 Abs. 2 UStG). Она што на англиски се вика credit note (намалување на цената или сторно) е корекција. Многу системи користат еден вид документ за двете. Разделете ги пред да ги мапирате, а ако самофактурирате кон добавувачи, тие документи третирајте ги како фактури што ги издава вашиот систем.

Конечната фактура може да ги наведе претходните делумни плаќања во прилог, под услов структурираниот дел да се повикува на него; најчестите прашања потврдуваат дека тоа продолжува и по 2027.

Проверка пред ништо да излезе

KoSIT објавува валидатор со отворен код што го проверува XML-от наспроти шемите и правилата во Schematron, со јавна конфигурација за XRechnung. Работи од командна линија, како HTTP демон или како библиотека. Ставете го во патеката на испраќање: секоја фактура се проверува пред да излезе, а неуспехот завршува во редица што ја поседува именувано лице, со податок кое поле кое правило го прекршило.

За ZUGFeRD, проверете го вградениот XML според правилата на вашиот профил, проверете го PDF/A-3 контејнерот одделно и потврдете дека PDF-от ги прикажува истите збирови како XML-от.

Пренос

Законот, велат најчестите прашања, „sieht keinen bestimmten Weg vor“: не пропишува канал. Е-пошта со приложена датотека е во ред. Исто така и API, портал за преземање, заеднички простор за складирање во рамки на група или (примерот на самото министерство) USB-стик. За домашен B2B во Германија Peppol не е задолжителен.

Инженерската работа е по купувач: адреса за фактури, претпочитан формат и евиденција што е испратено и каде. Повторниот обид по неуспешно испраќање го носи истиот документ со истиот број на фактура. Два броја за една испорака се даночен проблем, а не софтверски.

Архивирање

Најмалку структурираниот дел мора да се чува „unversehrt in seiner ursprünglichen Form“, неоштетен во својот изворен облик, а § 14b UStG го определува рокот на чување на осум години од крајот на годината на издавање. Чувајте ги точните бајти што сте ги испратиле, со хеш. Не планирајте подоцна да ги генерирате фактурите повторно од базата: дотогаш и податоците и кодот ќе се променат. Истото важи и за е-фактурите што ги примате.

План за октомври до декември 2026

Тринаесет недели се доволни за фокусирана изработка, ако изворните податоци се во разумна состојба. Не се доволни за замена на системот за наплата.

Недели 1 и 2: попис и одлуки. Наведете го секое место каде што се произведува фактура, вклучително и рачните книжни одобрувања, конечните фактури за проекти и табелата во Excel за еден голем купувач. Проверете го прометот за 2026 во однос на прагот. Изберете стандарден формат и одлучете дали генераторот го градите сами или податоците од фактурите ги праќате до API на давател на услуги за е-фактурирање.

Од недела 2 до недела 4: анализа на јазовите во податоците. Мапирајте три месеци вистински фактури, поле по поле, кон EN 16931. Означете што недостасува, што мора да стане код и што се пресметува поинаку. Тука се гледа вистинската големина на проектот.

Од недела 4 до недела 9: изработка. Објектот за фактура, мапирањето, генерирањето на XML и PDF/A-3, валидаторот во патеката на испраќање, редицата за неуспеси и архивата. Паралелно, некој ги чисти матичните податоци и ги собира адресите за фактури од купувачите.

Од недела 9 до недела 11: повторно пуштање и пилот. Пуштете ги фактурите од последните три месеци низ новиот генератор и проверете ја секоја. Потоа направете пилот со неколку купувачи што се подготвени и прашајте дали нивните системи ги читаат датотеките.

Од недела 11 до недела 13: замрзнување и оперативен прирачник. Замрзнете ги промените во декември. Запишете кој ја поседува редицата за неуспеси, како се издава корекција и што се случува кога купувач ќе одбие фактура. Јануарските фактури за декемвриската работа веќе се опфатени.

Јануари 2027. Почнете со примена и следете ја редицата секој ден, низ првото затворање на месецот и првата пријава за ДДВ.

Во текот на 2027. Планирајте ја надградбата на XRechnung 4.0 пред 3.0 да престане да важи, и префрлете ги сите компании во групата што се под прагот пред 1 јануари 2028.

Ако почнувате доцна, кратете ја автоматизацијата, а не валидноста на излезот: прво автоматизирајте ги видовите фактури со голем обем, а ретките документи неколку недели праќајте ги рачно преку алатка за е-фактурирање.

Каде да побарате помош

Ја градиме врската меѓу системот што ги произведува вашите фактури и форматот што го бара законот: промени во моделот на податоци, мапирање, проверка, пренос и архива, во вашиот код и заедно со вашиот тим. Нашата услуга за интеграција на е-фактурирање опишува како течат тие проекти; ако обврската ве затекне среде промена на ERP, погледнете ја модернизацијата на ERP. Поширокиот календар е во нашиот водич за дигитална усогласеност со ЕУ 2026.

Ние сме инженери, а не даночни советници: прашањата за опсегот му припаѓаат на вашиот Steuerberater, а ние градиме според неговиот одговор. Кажете ни што ги произведува вашите фактури денес и приближно колку излегуваат секој месец: пишете ни на office@c9group.dev.