Par mumsPakalpojumiDarbiRaksti

E-rēķinu integrācija: Peppol, XRechnung, ZUGFeRD un Factur-X sistēmām, kas tam netika veidotas

Iegādāties e-rēķinu produktu ir viegli. Problēma gandrīz nekad nav pašā produktā. Tā ir divpadsmit gadus vecā pasūtījumu pārvaldības sistēma, kas sagatavo jūsu rēķinus, cenu loģika, ko neviens nav dokumentējis, un tas, ka jūsu rēķinu numurus ģenerē glabātā procedūra, kuru uzrakstīja kāds, kas aizgāja 2019. gadā.

Mēs izveidojam savienojumu starp to, ar ko jūs patiešām strādājat, un to, ko prasa obligātās prasības. Strukturētu rēķinu ģenerēšanu, validāciju, nosūtīšanu tīklā, ienākošo rēķinu apstrādi un arhivēšanu mēs iebūvējam jūsu esošajā sistēmā, nevis to aizstājam.

Obligātās prasības un to termiņi

Eiropa pāriet no PDF rēķiniem uz strukturētiem, mašīnlasāmiem rēķiniem, katra valsts pēc sava grafika, pirms ES paketes „PVN digitālajā laikmetā“ (ViDA), kas to visu saskaņos. Datumi, kas pašlaik nosaka projektus:

  • Vācija: strukturētu e-rēķinu saņemšana ir obligāta kopš 2025. gada 1. janvāra. Izrakstīšana kļūst obligāta 2027. gada 1. janvārī uzņēmumiem, kuru apgrozījums pārsniedz 800 000 €, un 2028. gada 1. janvārī visiem pārējiem. Praksē izmanto formātus XRechnung (tīrs XML) un ZUGFeRD 2.x (hibrīds PDF ar iegultu XML), kas abi atbilst EN 16931.
  • Francija: no 2026. gada 1. septembra saņemšana, kā arī izrakstīšana lieliem un vidējiem uzņēmumiem; izrakstīšana MVU no 2027. gada 1. septembra. Nosūtīšana notiek caur reģistrētām platformām, un kopīgais hibrīdformāts ir Factur-X.
  • Beļģija: obligāti B2B e-rēķini caur Peppol kopš 2026. gada 1. janvāra, un 2028. gadam plānota e-ziņošana pēc piecu stūru modeļa.
  • Polija: KSeF, valsts klīringa platforma ar savu XML shēmu un savu grafiku.
  • Itālija: SdI un FatturaPA, darbojas kopš 2019. gada un joprojām ir stingrākais klīringa modelis ES.
  • Spānija: Verifactu un likuma Crea y Crece rēķinu prasības, kas tiek ieviestas paralēli reģionālajām TicketBAI sistēmām.

Ja pārdodat vairākās no šīm valstīm, jums nav viens projekts. Jums ir viena arhitektūra un vairāki valstu adapteri, un tas, vai pret to izturaties šādi, nosaka, vai jums būs viena integrācija vai piecas.

Kur projektos patiesībā rodas problēmas

Rēķinu dati nepastāv tādā formā, kādu prasa standarts. EN 16931 prasa laukus, kurus daudzas sistēmas nekad nav fiksējušas: pienācīgu pircēja atsauci, PVN sadalījumu pa likmēm, nevis pa rindām, strukturētus maksājuma noteikumus, mērvienību kodus no kontrolētas vārdnīcas. Inženiertehniskais darbs ir šo lauku rekonstruēšana no tā, kas jums ir, deterministiski, katram rēķinam, ko jebkad izrakstīsiet.

Validācijas kļūdas atklājas pēc fakta. Noraidīts rēķins ir neapmaksāts rēķins. Validācijai jānotiek pirms nosūtīšanas, pret aktuālo shēmu un aktuālajiem valsts biznesa noteikumiem, un kļūdām jānonāk pie cilvēka, kurš var rīkoties, nevis tikai jāieraksta žurnāla failā.

Ienākošie rēķini ir sarežģītāki par izejošajiem. Visi plāno rēķinu izrakstīšanu un aizmirst, ka no saņemšanas pienākuma datuma ir jāpieņem strukturēti rēķini no katra piegādātāja jebkurā atbilstošā formātā un jānogādā tie kreditoru uzskaitē, lai nevienam nebūtu jāatver katrs rēķins atsevišķi.

Numerācija un idempotence. Atkārtoti mēģinājumi, tīkla noildzes un platformu dīkstāves ir ikdiena. Rēķins, kas nosūtīts divreiz ar diviem numuriem, ir nodokļu problēma, nevis programmatūras problēma. Tas jāizdara pareizi jau no paša sākuma.

Ko mēs izstrādājam

Novērtējums un formāta izvēle

Īss projekts (parasti viena līdz divas nedēļas), kurā mēs izpētām, kā jūsu rēķini patiesībā tiek sagatavoti, kuras prasības uz jums attiecas un kad, un kādas ir jūsu reālās iespējas. Rezultāts ir rakstisks ieteikums: kādi formāti jums vajadzīgi, vai Peppol piekļuvi organizēt caur pakalpojumu sniedzēju vai savu piekļuves punktu, kas jāmaina jūsu avota sistēmā un cik tas maksā.

Dažreiz ieteikums ir tāds, ka pietiks ar standarta produktu un nelielu adapteri. Mēs labāk to pateiksim pirmajā nedēļā, nekā izrakstīsim jums rēķinus sešus mēnešus.

Rēķinu ģenerēšana un kartēšana

Mēs izveidojam kartēšanas slāni no jūsu avota datiem uz vajadzīgajām sintaksēm (UBL un CII saskaņā ar EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD 2.x, Factur-X, FatturaPA, KSeF XML), ar dokumentētiem lauku atvasinājumiem, lai tiem varētu izsekot gan auditors, gan jūsu finanšu komanda. Ja avota sistēma kādu obligāto lauku nevar nodrošināt vispār, mēs to pasakām laikus un izstrādājam tā ievākšanu, nevis izdomājam noklusējuma vērtību.

Validācija pirms nosūtīšanas

Shēmas validācija, Schematron biznesa noteikumi un konkrētās valsts pārbaudes notiek, pirms kaut kas pamet jūsu uzņēmumu. Kļūdas tiek novirzītas uz rindu, par kuru atbild konkrēts cilvēks, ar ziņojumu, kas pasaka, kurš lauks neizturēja pārbaudi un kāpēc, nevis ar steka izsekojumu.

Savienojums ar tīklu

Peppol piekļuves punkta (Access Point) savienojums vai nu caur pieredzējušu pakalpojumu sniedzēju, vai darbinot savu, atkarībā no apjoma un no tā, cik lielu kontroli jums vajag. Klīringa modeļa valstīs mēs integrējamies tieši ar valsts platformu (KSeF, SdI, Francijas PDP ekosistēma), ieskaitot sertifikātu un autentifikācijas apstrādi, ko katra no šīm platformām risina citādi.

Ienākošo rēķinu apstrāde

Piegādātāju rēķinu saņemšana, validēšana un normalizēšana vienotā iekšējā formā, salīdzināšana ar pirkuma pasūtījumiem un preču pieņemšanas dokumentiem, ja tādi ir, un nodošana jūsu kreditoru uzskaites darbplūsmā. Tieši šeit parasti rodas projekta atdeve, jo tiek novērsta manuāla datu ievade, ko neviens nekad nav mērījis.

Arhivēšana un audita izsekojamība

Oriģinālā strukturētā dokumenta glabāšana tādā formā un tik ilgi, lai tā atbilstu Vācijas GoBD, Itālijas conservazione sostitutiva vai līdzvērtīgiem noteikumiem valstīs, kur jūs darbojaties, turklāt dokumentu atgūšanas ceļš ir pārbaudīts, nevis tikai pieņemts.

Sistēmas, ar kurām integrējamies

SAP ECC un S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 un Business Central, Odoo, NetSuite, Sage, Infor, Xero, DATEV saskarnes un (visbiežāk) pielāgota vai stipri pārveidota sistēma, kas ir uzņēmuma darbības centrā un kuru neviens prasību dēļ neaizstās. Mēs strādājam ar .NET, Java, PHP, Python, Node.js un, ja tas ir tas, kas mūsu priekšā, ar vecākām tehnoloģijām.

Ja jums ir tirdzniecības platforma, abonementu platforma vai norēķinu dzinējs, kas programmatiski izraksta rēķinus lielos apjomos, tieši tādam gadījumam mēs esam veidoti: rēķinu ģenerē jūsu kods, tātad arī atbilstībai ir jābūt jūsu kodā.

Kas tas nav

Mēs nepārdodam rēķinu programmatūru un neesam grāmatvedības programma. Ja esat mazs uzņēmums un meklējat rīku, kas sagatavo prasībām atbilstošus rēķinus, iegādājieties to: DATEV, sevDesk, Lexware un vēl ducis citu to dara labi un maksā tikai daļu no integrācijas projekta izmaksām.

Vērsieties pie mums, ja rēķinus sagatavo sistēma, kas jums jau pieder, ja jāsavieto vairāku valstu noteikumi vai ja apjoma dēļ tam jādarbojas bez cilvēka uzraudzības.

Kā noris sadarbība

Novērtējums, viena līdz divas nedēļas par fiksētu cenu, noslēgumā rakstisks ieteikums un plāns ar izmaksu aprēķinu.

Izstrāde, parasti sešas līdz divpadsmit nedēļas pirmajai valstij, atkarībā no tā, cik tīri ir avota dati. Mēs strādājam jūsu repozitorijā, ievērojot jūsu zarošanas stratēģiju, kopā ar jūsu komandu, un atstājam aiz sevis testus.

Pilotprojekts, kurā reāli rēķini tiek sūtīti nelielam darījumu partneru lokam paralēli esošajam procesam, līdz kļūdu īpatsvars ir tāds, kādam tam jābūt.

Pāreja un atbalsts, kad kļūdu rinda tiek uzraudzīta un par to atbild konkrēts cilvēks, cauri pirmajam mēneša noslēgumam un pirmajai PVN deklarācijai, jo tieši tad atklājas patiešām svarīgie jautājumi.

Standarti, pēc kuriem strādājam

EN 16931 un tā sintakses piesaistes (UBL 2.1, UN/CEFACT CII), Peppol BIS Billing 3.0 un Peppol transporta infrastruktūra, XRechnung un KoSIT validators, ZUGFeRD 2.x un Factur-X profili, FatturaPA, KSeF un ViDA priekšlikumi, kas nosaka, kas notiks pēc 2030. gada.

Biežāk uzdotie jautājumi

Kad tieši Vācijas e-rēķinu pienākums attiecas uz mums?

Saņemšanas pienākums visiem Vācijas uzņēmumiem ir spēkā kopš 2025. gada 1. janvāra. Izrakstīšanas pienākums ir spēkā no 2027. gada 1. janvāra, ja jūsu iepriekšējā gada apgrozījums pārsniedza 800 000 €, un pārējos gadījumos no 2028. gada 1. janvāra. Pienākums attiecas uz iekšzemes B2B darījumiem; pārrobežu un B2C rēķiniem noteikumi atšķiras, un tos ieteicams pārbaudīt ar savu nodokļu konsultantu.

Kāda ir atšķirība starp XRechnung un ZUGFeRD?

XRechnung ir tīrs XML, ko definējis Vācijas publiskais sektors, un tas ir obligāts rēķiniem valsts iestādēm. ZUGFeRD 2.x ir hibrīds: PDF/A-3 dokuments, kurā iegulti tie paši strukturētie dati, tāpēc cilvēks var lasīt PDF, bet mašīna XML. Abi atbilst EN 16931. Vācijas komerciālajā B2B praksē biežāk izmanto ZUGFeRD; daudzi pircēji pieņem abus.

Vai mums vajadzīgs savs Peppol piekļuves punkts?

Parasti nē. Lielākā daļa uzņēmumu pieslēdzas caur esošu piekļuves punkta pakalpojumu sniedzēju, kas ir lētāk un ātrāk. Savs piekļuves punkts ir lietderīgs lielos apjomos, ja jums vajag kontroli pār transporta slāni vai ja jūs paši sniedzat rēķinu pakalpojumus citiem.

Vai varat strādāt ar mūsu esošo e-rēķinu piegādātāju?

Jā, un bieži tieši tā ir pareizi: piegādātājs nodrošina nosūtīšanu un dalību tīklā, bet mēs izstrādājam visu, kas atrodas starp jūsu sistēmu un viņu API: kartēšanu, validāciju, atkārtotos mēģinājumus, kļūdu apstrādi un saskaņošanu.

Kas notiek ar rēķiniem, kas neiztur validāciju?

Tie nonāk rindā ar saprotamu skaidrojumu, kurš lauks neatbilst kuram noteikumam. Šo rindu mēs projektējam apzināti, jo pirmajos mēnešos pēc palaišanas tā ir visvairāk lietotā sistēmas daļa, un slikti izveidota rinda pārvērš atbilstības projektu par pastāvīgu manuālu procesu.

Kā jūs novēršat viena un tā paša rēķina nosūtīšanu divreiz?

Ar stabilu idempotences atslēgu, kas atvasināta no jūsu rēķina identitātes un tiek saglabāta katrā atkārtotajā mēģinājumā, kā arī ar nosūtīšanas žurnālu, kas ir noteicošais avots par to, kas ir nosūtīts. Katrs atkārtots mēģinājums izmanto sākotnējo identifikatoru, nevis ģenerē jaunu.

Kā sākt

Pastāstiet mums, uz kurām valstīm izrakstāt rēķinus, aptuveni cik rēķinu mēnesī un kas tos šobrīd sagatavo. Mēs pateiksim, kuras prasības uz jums attiecas, kādā secībā un vai jums vajag savienotāju vai veselu projektu.

Sazinieties ar mums, lai pieteiktu e-rēķinu gatavības novērtējumu.

Saistītie pakalpojumi

Vai esat gatavi sākt ar šo pakalpojumu?

Sazinieties ar mums
← Atpakaļ uz visiem pakalpojumiem