Nýi reikningsskilastaðallinn um leigusamninga í Japan: kerfisvinnan fyrir apríl 2027

Frá og með fyrsta reikningsári sem hefst 1. apríl 2027 eða síðar færir japönsk reikningsskilavenja (Japanese GAAP) nánast hvern leigusamning inn á efnahagsreikninginn. Leiga á skrifstofum og verslunum, vöruhús, fyrirtækjabílar og leiga sem er falin inni í þjónustusamningum verða öll að eign vegna notkunarréttar (使用権資産) og leiguskuld (リース負債). Fyrir fyrirtæki með reikningsár sem lýkur í mars eru það sex mánuðir frá deginum í dag.

Matsatriðin í reikningsskilunum eiga heima hjá fjármáladeildinni og endurskoðandanum þínum. Þessi grein fjallar um hinn helminginn: samningsgögnin, útreikninginn, færslurnar og viðmótin. Það er þar sem þessi verkefni dragast.

Hvað breytist, og fyrir hverja

Reikningsskilaráð Japans (ASBJ) birti ASBJ Statement No. 34, Accounting Standard for Leases, ásamt framkvæmdarleiðbeiningum nr. 33 (Implementation Guidance No. 33), hinn 13. september 2024. Þau leysa af hólmi Statement No. 13 frá 2007. Samantekt ASBJ (á japönsku) setur dagsetningarnar:

• Skylda frá upphafi reikningsára sem hefjast 1. apríl 2027 eða síðar, bæði í samstæðureikningsskilum og reikningsskilum einstakra félaga.
• Heimilt frá reikningsárum sem hefjast 1. apríl 2025 eða síðar.

Ekkert sem ASBJ hefur birt síðan hefur fært þessar dagsetningar.

Samkvæmt gamla staðlinum fóru fjármögnunarleigusamningar inn á efnahagsreikninginn og rekstrarleigusamningar voru gjaldfærðir sem leiga. Samkvæmt Statement No. 34 færir leigutakinn eign og skuld fyrir hvern leigusamning og bókar afskriftir og vexti, hvað sem leigusamningurinn kallaðist áður. Það er eina líkanið í IFRS 16, með nokkrum einföldunum. Reikningsskil leigusala haldast að mestu óbreytt.

Tvö atriði skipta meira máli fyrir kerfin en þau virðast gera.

Þetta gildir um reikningsskil einstakra félaga, ekki aðeins samstæðunnar. ASBJ íhugaði að takmarka það við samstæðureikningsskil og ákvað að gera það ekki. Bókhald hvers félags í samstæðunni ber nýju tölurnar, svo leiðrétting ofan á við samstæðuuppgjör leysir það ekki.

Nú þarf að bera kennsl á leigusamninga. Statement No. 13 hafði engar reglur um að koma auga á leigu inni í samningi. Statement No. 34 hefur þær, og ASBJ segir hreint út að samningar sem aldrei hafa verið færðir sem leigusamningar geti reynst innihalda slíkan.

Hverjir falla undir

Staðallinn er skrifaður fyrir fyrirtæki sem beita fullri japanskri reikningsskilavenju. Í reynd þýðir það skráð fyrirtæki, og stór fyrirtæki samkvæmt félagalögunum (hlutafé 500 milljónir jena eða meira, eða heildarskuldir 20 milljarðar jena eða meira), sem verða að skipa endurskoðanda (会計監査人). ASBJ bendir á að lítil og meðalstór fyrirtæki fylgi venjulega leiðbeiningum um reikningsskil lítilla og meðalstórra fyrirtækja í staðinn.

Þar á meðal eru japönsk dótturfélög erlendra samstæðna sem eru stór fyrirtæki samkvæmt félagalögunum. Lögbundin reikningsskil þeirra eru samkvæmt japanskri reikningsskilavenju, hvaða staðla sem móðurfélagið notar. Ef móðurfélagið beitir IFRS 16 eru flest gögnin til: ASBJ hannaði staðalinn þannig að fyrirtæki sem beitir IFRS í samstæðureikningsskilum sínum geti notað IFRS 16 tölur sínar í reikningsskilum einstakra félaga í grundvallaratriðum án leiðréttinga. Móðurfélag sem beitir US GAAP þýðir meiri vinnu. Topic 842 heldur einum línulegum kostnaði fyrir rekstrarleigusamninga, en japanski staðallinn krefst afskrifta auk vaxta fyrir þá alla.

Fyrir hverja þetta er ekki: samstæður sem beita þegar IFRS 16 og bera þær tölur í bókhaldi einstakra félaga hafa unnið mest af þessu. Ekkert af því sem á eftir fer er ráðgjöf um reikningsskil.

Hvar kerfisvinnan liggur

1. Að finna leigusamningana

ProShip, framleiðandi hugbúnaðar fyrir reikningsskil leigusamninga, kannaði 1.007 starfsmenn í bókhaldi hjá skráðum og stórum fyrirtækjum í maí 2025 og birti niðurstöðurnar í apríl 2026. Aðeins 23,5% höfðu lokið við að kanna samningana sem gætu fallið undir; 53,9% voru enn að vinna sig í gegnum þá.

Skilgreiningin fylgir IFRS 16: samningur, eða hluti samnings, sem veitir rétt til að nota tilgreinda eign um tiltekinn tíma gegn endurgjaldi. Prófið er yfirráð. Þú færð nánast allan efnahagslegan ávinning af eigninni og ræður því hvernig hún er notuð.

Fasteignir eru augljósi hópurinn. Erfiðari hópurinn leynist í þjónustusamningum: flutningasamningum með sérstöku vöruhúsarými eða ökutækjum, hýsingu upplýsingatækni á sérstökum vélbúnaði, útvistunarsamningum sem eru bundnir tilteknum búnaði.

Hvort hver þeirra inniheldur leigu er matsatriði fyrir fjármáladeildina. Að finna þá er gagnaverk. Byrjaðu á viðskiptaskuldunum: taktu út greiðslur 12 til 24 mánaða, flokkaðu þær eftir birgi og bókhaldslykli, merktu endurteknar fjárhæðir á lyklum fyrir leigu, flutninga, útvistun og upplýsingatækni, og biddu síðan um samningana að baki þeim. Spurningalisti til deilda grípur það sem bókhaldið missir af.

Staðallinn leyfir fyrirtæki líka að halda leigu á óefnislegum eignum utan gildissviðsins. Fáðu það ákveðið snemma: það ræður því hvort leyfissamningar um hugbúnað fara yfirleitt inn í skrána.

2. Skrá sem getur borið matsatriðin

Leigusamningaskráin verður meginheimildin. Hver leigusamningur þarf:

• félag, kostnaðarstað, gagnaðila, undirliggjandi eign og eignaflokkinn sem hún félli í væri hún í eigu félagsins (skýringarnar þurfa þá skiptingu);
• upphafsdag og óuppsegjanlegt tímabil;
• framlengingar- og uppsagnarrétt, með matinu á því hvort „nægjanlega öruggt“ sé að hann verði nýttur, hver gerði matið og hvenær;
• greiðsluáætlunina, skipt í fastar greiðslur, greiðslur tengdar vísitölu eða hlutfalli, breytilegar greiðslur utan skuldarinnar, ábyrgðir á hrakvirði, kauprétti og uppsagnargjöld;
• þætti sem ekki eru leiga, og hvort fjármáladeildin kaus að sameina þá eftir eignaflokkum;
• afvöxtunarhlutfallið;
• fyrirframgreiðslur, upphaflegan beinan kostnað, leiguhvata og kostnað við að koma eign í upprunalegt horf, sem ákvarða upphafsvirði eignarinnar vegna notkunarréttar;
• greiðslur fyrir lóðarleiguréttindi (借地権の設定に係る権利金等) og ákvæði um endurleigu (再リース), en um hvort tveggja gilda sérjapanskar reglur;
• flögg fyrir undanþágurnar vegna skammtímaleigu og eigna með lágt verðgildi.

Leigutíminn er þar sem japanskar fasteignir gera þetta erfitt. Fyrir venjulega lóðar- og húsaleigusamninga (普通借地契約, 普通借家契約) viðurkenndi ASBJ að erfitt væri að meta leigutímann og bætti við sérjapönskum dæmum. Í könnun ProShip nefndu 40,0% svarenda sem voru þegar í undirbúningi leigutímann sem það álitaefni sem tæki lengstan tíma. Geymdu hverja forsendu og rökin fyrir henni sem gögn, ekki sem athugasemd í reit í töflureikni.

3. Útreikningurinn

Skuldin er núvirði þeirra leigugreiðslna sem ekki hafa enn verið greiddar. Eignin vegna notkunarréttar byrjar á þeirri skuld, að viðbættum fyrirframgreiðslum, upphaflegum beinum kostnaði og kostnaði við að koma eign í upprunalegt horf, að frádregnum leiguhvötum. Vextir eru reiknaðir með aðferð virkra vaxta. Afskriftir eru venjulega línulegar yfir leigutímann niður í núll.

Japönsk reikningsskilavenja heldur einföldunum sem IFRS 16 hefur ekki, og kerfið verður að styðja þær sem fjármáladeildin velur:

• Ef heildareignir vegna notkunarréttar eru óverulegar má dreifa vöxtum línulega, eða sleppa þeim og færa eign og skuld á óafvöxtuðum greiðslum.
• Leigusamninga til 12 mánaða eða skemur án kaupréttar má gjaldfæra.
• Smáa leigusamninga má gjaldfæra: gamla prófið, 3 milljónir jena í heildargreiðslur á hvern samning, flyst yfir, við hlið undanþágu að hætti IFRS 16 fyrir eignir með lágt verðgildi sem nýjar.

4. Atburðir sem kalla á endurmat

Skrá sem er rétt 1. apríl og röng í júní kemur að engu gagni. Staðallinn skilgreinir tvenns konar atburði.

Breytingar á samningi breyta umfangi eða endurgjaldi: gólfflötur minnkaður, leigutími styttur eða lengdur, einingarleiga breytt. Viðbót eignar á sjálfstæðu verði býr til sérstakan leigusamning. Minnkun umfangs lækkar eignina og færir hagnað eða tap. Aðrar breytingar leiðrétta eignina um breytinguna á skuldinni.

Endurmat á sér stað án breytingar á samningi: leigutíminn breytist, eða greiðslur breytast vegna kaupréttar, ábyrgðar á hrakvirði, eða vísitölu eða hlutfalls sem leigan er tengd við.

Kerfið þarf atburðaskrá með gildisdögum, endurútreikning fram á við frá hverjum atburði, og að hver fyrri áætlun sé geymd svo endurskoðandinn geti rakið hverja tölu. Erfiðara vandamálið er skipulagslegt. Sá sem endursemur um leigu á vöruhúsi vinnur ekki í bókhaldi, svo atburðurinn þarf að berast skránni í gegnum verkferli, ekki tölvupóst sem einhver man eftir.

5. Fastafjármunir, færslur og fjárhagsbókhaldið

Fjármögnunarleigusamningar eru yfirleitt þegar í fastafjármunakerfinu. Fyrrverandi rekstrarleigusamningar, að mestu fasteignir, eru nýi hópurinn.

Færsluflæðið:

1. Við upphaf: eign vegna notkunarréttar á móti leiguskuld.
2. Í hverjum mánuði: afskriftir, og vextir af skuldinni.
3. Við hverja greiðslu: leigureikningurinn lækkar skuldina í stað þess að fara á leigukostnað.
4. Við hvert endurmat: leiðréttingin á eign og skuld, auk hugsanlegs hagnaðar eða taps.

Skref 3 er þar sem samþættingar brotna. Í dag kemur reikningur leigusalans í gegnum viðskiptaskuldir og er bókaður á leigukostnað (地代家賃). Ef það heldur áfram á meðan leigukerfið bókar afskriftir og vexti er leigan talin tvisvar. Venjulega lausnin er að beina leigureikningum á millireikning og láta leigukerfið bóka skiptinguna, sem krefst vörpunar birgja og samninga sem lifir af breytingar á samningum.

Leigusamninga milli félaga í samstæðunni þarf að vera hægt að bera kennsl á báðum megin vegna eyðingar í samstæðuuppgjöri. Og geymdu greiðsluáætlunina sem sjálfstæða færslu: um níu af hverjum tíu svarendum í könnun ProShip bjuggust við áhrifum á skattskil sín, því búist er við að meðferð í reikningsskilum og skattalegri meðferð beri á milli.

6. Upplýsingagjöf

Skýringar leigutaka fela í sér heildarútflæði handbærs fjár vegna leigu, viðbætur við eignir vegna notkunarréttar, afskriftir eftir eignaflokkum, kostnað vegna skammtímaleigu og breytilegar greiðslur sem haldið er utan skuldarinnar. Hver þeirra er skýrsla sem þarf að smíða og stemma af, og útflæði handbærs fjár kemur úr greiðslugögnum, svo það veltur á tengingunni við viðskiptaskuldirnar. Fyrirtæki sem semur samstæðureikningsskil má sleppa nokkrum þessara skýringa í reikningsskilum einstakra félaga.

Tilbúin lausn eða sérsmíði?

Flest fyrirtæki munu kaupa. Í könnun ProShip ætluðu 35,4% að taka upp eða skipta um kerfi fyrir umsýslu leigusamninga og önnur 23,0% voru að íhuga það. Hvað varðar utanaðkomandi aðstoð umfram endurskoðunarfyrirtækið höfðu 15,9% þegar skrifað undir samning og 42,1% voru að íhuga það. Þetta er könnun framleiðanda, svo lestu hana sem vísbendingu um stefnu, ekki mælingu.

Góð tilbúin lausn sér um útreikninginn, áætlanirnar og staðlaðar skýrslur. Hún finnur ekki samningana þína, hreinsar ekki gögnin þín og tengir sig ekki sjálf við viðskiptaskuldirnar og fjárhagsbókhaldið. Það skilur eftir þrjár algengar aðstæður:

• Tilbúið ERP-kerfi með studdri einingu fyrir leigu eða fastafjármuni. Framleiðandinn afhendir rökfræðina. Þín vinna er stillingar, innhleðsla gagna, breytingin á viðskiptaskuldum og prófanir. Fáðu útgáfudaginn og umfang útgáfunnar skriflega.
• Sérhæfður leiguhugbúnaður við hlið ERP-kerfisins. Viðmótin eru verkefnið: samningsgögn inn, færslur út, vörpun viðskiptaskulda, grunngögn félaga og kostnaðarstaða, og afstemming milli kerfanna tveggja.
• Fastafjármunakerfi smíðað innanhúss. Engin uppfærsla frá framleiðanda er á leiðinni. Annaðhvort fær kerfið eignaflokk fyrir notkunarrétt, afskriftir yfir leigutíma, endurmat og tengingu við skuldaráætlun, eða reikningsskil leigusamninga flytjast í tilbúna lausn og innanhússkerfið heldur eignum í eigu félagsins. Báðar hliðar breytast hvort sem er.

Fyrir dótturfélög erlendra samstæðna kann leigutól samstæðunnar þegar að fæða skýrslugjöf til móðurfélagsins. Ef hægt er að samræma japönsku valkostina við stefnu samstæðunnar þjónar einn útreikningur báðum bókunum; ef ekki, geymir kerfið tvo grunna fyrir hvern samning.

Áætlun fyrir næstu sex mánuði

Miðað við reikningsár sem lýkur í mars, svo staðallinn gildi frá 1. apríl 2027:

Október 2026: úttekt og ákvarðanir. Keyrðu greininguna á viðskiptaskuldum og sendu beiðnir um samninga. Fáðu valkosti fjármáladeildarinnar skrifaða niður: mörk undanþága, sameiningu þátta sem ekki eru leiga, óefnislegar eignir innan eða utan, nálgun á leigutíma fyrir venjulega húsaleigusamninga, afvöxtunarhlutföll. Veldu kerfið, eða staðfestu útgáfu framleiðandans.

Nóvember: skráin. Festu gagnalíkanið, hlaðaðu inn samningum, byrjaðu yfirferð matsatriða. Skilgreindu viðmótin: samningsgögn inn, færslur út, beining viðskiptaskulda.

Desember: smíði. Stilltu útreikninginn, varpaðu færslunum, smíðaðu breytinguna á viðskiptaskuldum.

Janúar 2027: prófaðu með raunverulegum samningum. Keyrðu alla skrána á móti áhrifamatinu og reiknaðu upphafsstöður miðað við 1. apríl 2027. Staðallinn leyfir að uppsöfnuð áhrif fari á óráðstafað eigið fé í upphafi, svo upphafsútreikningurinn er sérstök keyrsla.

Febrúar: æfing. Lokaðu einum mánuði á nýja grunninum í prófunarumhverfi, með greiðslum, afskriftum, vöxtum, einni breytingu á samningi, einu endurmati og skýrslunum fyrir upplýsingagjöf.

Mars: yfirfærsla. Frystu skrána, gakktu frá upphafsstöðum, skiptu um beiningu viðskiptaskulda fyrir aprílreikninga, skjalfestu eftirlitsaðgerðirnar og farðu yfir flæðið með endurskoðandanum.

Apríl 2027: í rekstri. Ef þú gerir upp mánaðarlega er fyrsta uppgjörið á nýja grunninum í lok apríl. Fyrsta hálfa árinu lýkur 30. september 2027.

Ef þú ert á eftir þessari áætlun, ákveddu varaleið núna: stýrðan bráðabirgðaútreikning úr sömu skrá fyrir upphafsstöðurnar og fyrstu mánuðina, með kerfið komið í rekstur á árinu. Ekki ákjósanlegt, en miklu betra en engin skrá.

Með reikningsári sem lýkur í desember hefst fyrsta árið 1. janúar 2028. Sama áætlun, fimmtán mánuðir í stað sex.

Hvar þetta passar inn

Við erum verkfræðingar, ekki endurskoðendur: fjármáladeildin og endurskoðandinn þinn taka ákvarðanir um reikningsskilaaðferðir og við smíðum eftir þeim. Okkar hluti er að hlaða inn og hreinsa leigusamningaskrána, viðmótin milli leiguhugbúnaðar, viðskiptaskulda og fjárhagsbókhaldsins, og breytingar á fastafjármunakerfum sem smíðuð eru innanhúss, eins og lýst er á síðunum okkar um nútímavæðingu ERP-kerfa og viðhald eldri kerfa. Ef apríl 2027 er í áætluninni þinni en samþættingin ekki, skrifaðu á office@c9group.dev.