Elektronikus számlázás integrációja: Peppol, XRechnung, ZUGFeRD és Factur-X olyan rendszerekhez, amelyeket nem erre terveztek

E-számlázó terméket venni könnyű. A gond szinte soha nem a termék, hanem a tizenkét éves rendeléskezelő rendszer, amely a számláit előállítja, a sehol nem dokumentált árazási logika, és az, hogy a számlaszámok egy olyan tárolt eljárásból jönnek, amelyet valaki 2019-ben írt, majd elment a cégtől.

Mi azt az illesztést építjük meg, amely a ténylegesen működő rendszere és a jogszabályi elvárás között hiányzik. Strukturált számlaelőállítás, validáció, hálózati továbbítás, bejövő feldolgozás és archiválás: a meglévő rendszerébe bekötve, nem helyette.

A kötelezettségek és az időzítésük

Európa országonként eltérő ütemezésben tér át a PDF-számlákról a strukturált, géppel olvasható számlára, az uniós héa a digitális korban (ViDA) csomag előtt, amely mindezt harmonizálni fogja. A projekteket jelenleg ezek a dátumok hajtják:

• Németország: a strukturált e-számlák fogadása 2025. január 1. óta kötelező. A kibocsátás 2027. január 1-jétől kötelező a 800 000 EUR feletti árbevételű vállalkozásoknak, és 2028. január 1-jétől mindenki másnak. A gyakorlatban használt formátumok az XRechnung (tiszta XML) és a ZUGFeRD 2.x (hibrid PDF beágyazott XML-lel), mindkettő az EN 16931 szabványnak megfelelően.
• Franciaország: fogadás, valamint nagy- és középvállalati kibocsátás 2026. szeptember 1-jétől; kkv-knál a kibocsátás 2027. szeptember 1-jétől. A továbbítás regisztrált platformokon keresztül zajlik, közös hibrid formátumként a Factur-X-szel.
• Belgium: kötelező B2B e-számlázás Peppolon keresztül 2026. január 1. óta, 2028-ra tervezett, ötsarkú modellre épülő e-jelentéssel.
• Lengyelország: KSeF, a nemzeti klíringplatform, saját XML-sémával és saját ütemtervvel.
• Olaszország: SdI és FatturaPA, 2019 óta élesben, máig a legszigorúbb klíringmodell az EU-ban.
• Spanyolország: a Verifactu és a Crea y Crece számlázási kötelezettségek bevezetése a regionális TicketBAI rendszerek mellett.

Ha több ilyen országba is értékesít, akkor nem egy projektje van. Egy architektúrája van és több országadaptere, és a kettő közötti különbség az egy integráció és az öt integráció közötti különbség.

Hol szoktak elhasalni a projektek

A számlaadat nem olyan alakban létezik, ahogy a szabvány kéri. Az EN 16931 olyan mezőket vár el, amelyeket sok rendszer soha nem rögzített: rendes vevői hivatkozás, áfakulcsonkénti (nem tételenkénti) áfabontás, strukturált fizetési feltételek, szabályozott kódlistából vett mértékegységkódok. A mérnöki munka az, hogy ezeket a mezőket determinisztikusan előállítsuk a meglévő adatokból, minden egyes számlára, amit valaha ki fog bocsátani.

A validációs hibák utólag érkeznek. Az elutasított számla kifizetetlen számla. A validációnak a továbbítás előtt kell lefutnia, az aktuális séma és az aktuális országos üzleti szabályok ellen, a hibákat pedig olyan ember elé kell tenni, aki tud velük kezdeni valamit, nem egy logfájlba.

A bejövő oldal nehezebb, mint a kimenő. Mindenki a számlakibocsátásra készül, és megfeledkezik arról, hogy a fogadási dátumtól minden beszállítójától be kell tudnia fogadni strukturált számlát, bármely megfelelő formátumban, és be kell juttatnia a szállítói számla folyamatba anélkül, hogy valaki egyenként megnyitogatná őket.

Számozás és idempotencia. Az újrapróbálkozás, a hálózati időtúllépés és a platformkiesés normális üzem. A kétszer, két számlaszámon elküldött számla adóügyi probléma, nem szoftveres. Ezt az elején kell jól megcsinálni.

Amit megépítünk

Felmérés és formátumdöntés

Rövid, jellemzően egy-két hetes szakasz, amelyben megnézzük, hogyan állnak elő valójában a számlái, mely kötelezettségek érnek el Önhöz és mikor, és mik a reális lehetőségei. A végtermék írásos ajánlás: milyen formátumokra van szüksége, a Peppol-elérés szolgáltatón keresztül vagy saját hozzáférési ponttal célszerű-e, mit kell megváltoztatni a forrásrendszerében, és mennyibe kerül.

Néha az ajánlás az, hogy egy dobozos termék plusz egy kis adapter megoldja. Ezt szívesebben mondjuk el az első héten, mint hogy hat hónapot számlázzunk rá.

Számlaelőállítás és mezőleképezés

Megépítjük a leképezési réteget a forrásadatai és az elvárt szintaxisok között (UBL és CII az EN 16931 alatt, XRechnung, ZUGFeRD 2.x, Factur-X, FatturaPA, KSeF XML), a mezőszármaztatásokat pedig úgy dokumentáljuk, hogy egy könyvvizsgáló és a pénzügyi csapata is végig tudja követni. Ha a forrásrendszer egy kötelező mezőt egyszerűen nem tud szolgáltatni, ezt korán jelezzük, és megtervezzük az adatfelvételt ahelyett, hogy alapértelmezést találnánk ki.

Validáció a továbbítás előtt

Sémavalidáció, Schematron üzleti szabályok és országspecifikus ellenőrzések futnak le, mielőtt bármi elhagyná a házat. A hibák egy olyan sorba kerülnek, amelynek van gazdája, és olyan üzenettel, amely megmondja, melyik mező min bukott el, nem stacktrace-szel.

Hálózati csatlakozás

Peppol hozzáférési pont (Access Point) csatlakozás, akár bevett szolgáltatón keresztül, akár saját üzemeltetéssel, a volumentől és a kívánt kontroll mértékétől függően. A klíringmodellt alkalmazó országokban közvetlenül a nemzeti platformmal integrálunk (KSeF, SdI, a francia PDP-ökoszisztéma), beleértve a tanúsítvány- és hitelesítéskezelést, amelyet ezek a platformok mind másképp csinálnak.

Bejövő számlafeldolgozás

A beszállítói számlák fogadása, validálása és egységes belső reprezentációra normalizálása, összevetve a megrendelésekkel és a bevételezésekkel, ahol vannak ilyenek, majd átadás a szállítói számla munkafolyamatba. A projekt megtérülése rendszerint innen jön, mert ez szünteti meg azt a kézi adatrögzítést, amelyet soha senki nem mért.

Archiválás és bizonylatnyom

Az eredeti strukturált dokumentum megfelelő tárolása, olyan formában és olyan ideig, amely kielégíti a német GoBD, az olasz conservazione sostitutiva vagy a működési helye szerinti egyenértékű szabályokat: a visszakeresési útvonal letesztelve, nem feltételezve.

Rendszerek, amelyekhez illesztünk

SAP ECC és S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 és Business Central, Odoo, NetSuite, Sage, Infor, Xero, DATEV-interfészek, és (leggyakrabban) egyedi vagy erősen testreszabott rendszer, amely a cég működésének gerince, és nem fogják egy jogszabály miatt lecserélni. .NET-ben, Javában, PHP-ban, Pythonban, Node.js-ben dolgozunk, és ha az van előttünk, régebbi stackekben is.

Ha marketplace-t, előfizetéses platformot vagy programozottan, nagy tételben számlázó billing motort üzemeltet, az pontosan a mi esetünk: a számlát az Ön kódja állítja elő, tehát a megfelelőségnek is az Ön kódjában kell laknia.

Amit nem csinálunk

Nem árulunk számlázóprogramot, és nem vagyunk könyvelőrendszer. Ha kisvállalkozásként olyan eszközt keres, amely megfelelő számlát állít elő, vegyen egyet: a DATEV, a sevDesk, a Lexware és még egy tucat másik ezt jól csinálja, töredékéért egy integrációs projektnek.

Akkor jöjjön hozzánk, ha a számlát egy már meglévő rendszere állítja elő, ha több ország szabályainak kell egyszerre megférnie, vagy ha a volumen miatt ennek felügyelet nélkül kell futnia.

Hogyan zajlik egy együttműködés

Felmérés, egy-két hét, fix áron, írásos ajánlással és beárazott tervvel a végén.

Fejlesztés, az első országra jellemzően hat-tizenkét hét, attól függően, mennyire tiszta a forrásadat. Az Ön repójában, az Ön branch-stratégiája szerint, az Ön csapatával dolgozunk, és teszteket hagyunk magunk után.

Pilot, éles számlákkal, néhány partner felé, a meglévő folyamattal párhuzamosan futtatva, amíg a hibaarány oda nem kerül, ahol lennie kell.

Éles átállás és támogatás, monitorozott hibasorral és nevesített felelőssel, az első hónapzáráson és az első áfabevalláson át, mert a lényegi kérdések ilyenkor jönnek elő.

Szabványok, amelyek szerint dolgozunk

EN 16931 és szintaxiskötései (UBL 2.1, UN/CEFACT CII), Peppol BIS Billing 3.0 és a Peppol átviteli infrastruktúra, XRechnung és a KoSIT-validátor, ZUGFeRD 2.x és Factur-X profilok, FatturaPA, KSeF, valamint a ViDA-javaslatok, amelyek a 2030 utáni képet alakítják.

Gyakori kérdések

Pontosan mikortól vonatkozik ránk a német e-számlázási kötelezettség?

A fogadás 2025. január 1. óta minden német vállalkozásra vonatkozik. A kibocsátás 2027. január 1-jétől kötelező, ha az előző évi árbevétele meghaladta a 800 000 EUR-t, egyébként pedig 2028. január 1-jétől. A kötelezettség a belföldi B2B ügyletekre terjed ki; a határon átnyúló és a B2C számlázás kezelése eltér, és érdemes az adótanácsadójával megerősíttetni.

Mi a különbség az XRechnung és a ZUGFeRD között?

Az XRechnung tiszta XML, amelyet a német közszféra definiált, és amely a hatóságok felé kiállított számláknál kötelező. A ZUGFeRD 2.x hibrid: PDF/A-3 dokumentum, amelybe ugyanaz a strukturált adat be van ágyazva, így a PDF-et ember, az XML-t gép olvassa. Mindkettő megfelel az EN 16931-nek. A németországi kereskedelmi B2B gyakorlat a ZUGFeRD felé hajlik, sok vevő pedig mindkettőt elfogadja.

Kell saját Peppol hozzáférési pont?

Általában nem. A legtöbb cég meglévő hozzáférésipont-szolgáltatón keresztül csatlakozik, ami olcsóbb és gyorsabb. Saját hozzáférési pontot nagy volumennél érdemes üzemeltetni, ha kontrollra van szüksége az átviteli réteg felett, vagy ha maga nyújt számlázási szolgáltatást másoknak.

Tudnak együtt dolgozni a meglévő e-számlázási szállítónkkal?

Igen, és gyakran pont ez a helyes felállás: a szállító viszi a továbbítást és a hálózati tagságot, mi pedig mindent megépítünk a rendszere és az ő API-ja között, a leképezést, a validációt, az újrapróbálkozásokat, a hibakezelést és az egyeztetést.

Mi történik a validáción elbukó számlákkal?

Egy sorba kerülnek, olvasható magyarázattal arról, melyik mező melyik szabályon bukott el. Ezt a sort tudatosan tervezzük meg, mert az indulást követő első hónapokban ez a rendszer legtöbbet használt része, és egy rossz megoldás a megfelelőségi projektből tartós kézi munkát csinál.

Hogyan kerülik el, hogy ugyanaz a számla kétszer menjen ki?

A számlaidentitásból származtatott, stabil idempotenciakulccsal, amelyet minden újrapróbálkozás magával visz, plusz egy továbbítási naplóval, amely a hiteles forrás arról, mi ment ki. Az újrapróbálkozás az eredeti azonosítót használja, nem generál újat.

Kezdjen hozzá

Mondja el, mely országokba számláz, nagyjából hány számla megy ki havonta, és mi állítja elő őket ma. Megmondjuk, mely kötelezettségek érik el Önt, milyen sorrendben, és hogy ez egy illesztés vagy egy projekt.

Vegye fel velünk a kapcsolatot e-számlázási készenléti felmérés egyeztetéséhez.

Kapcsolódó szolgáltatások

• EU Piaci Belépés Fejlesztés: a szabályozási stack többi része az Európába értékesítéshez
• ERP-modernizáció és SAP ECC kivezetés: amikor a számlázási kötelezettség a migráció közepén érkezik
• Örökség rendszerek karbantartása: a számlákat előállító rendszerhez