La factura electrónica B2B obligatoria en España desde octubre de 2027: qué tienen que cambiar los sistemas a medida y heredados

Desde el 6 de octubre de 2027, toda empresa o profesional en España cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros en el año natural anterior tiene que expedir, remitir y recibir en formato electrónico estructurado las facturas que intercambia con otras empresas españolas. Desde ese mismo día, como comprador, tiene que comunicar a la Agencia Tributaria cuándo ha pagado por completo cada factura de proveedor, o que la ha rechazado. El resto llega el 6 de octubre de 2028. Los plazos empezaron a contar el 6 de octubre de 2026.

El PDF que hoy envía tu sistema por correo deja de ser la factura. Pero la parte que suele descolocar a los proyectos está en el otro lado: cuentas a pagar tiene que comunicar la fecha de pago y la fecha de vencimiento de cada factura de proveedor que paga, en cuatro días, sin contar fines de semana ni festivos nacionales.

Si tus facturas y los pagos a proveedores salen de un ERP comercial con mantenimiento, la mayor parte del trabajo de emisión le toca a tu proveedor de software. Pregúntale también qué ofrece para comunicar los pagos, porque eso depende de cómo registra los pagos tu tesorería.

Este artículo es para empresas cuya facturación o cuentas a pagar funcionan sobre algo para lo que nadie vende una actualización: una aplicación en AS/400, un Navision antiguo personalizado hasta el punto de no poder actualizarse, un motor de facturación escrito por tu propio equipo. Todo lo que sigue está referido al 16 de octubre de 2026.

Las fechas

La obligación está en el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, en la redacción que le dio el artículo 12 de la Ley 18/2022, la ley «Crea y Crece». El detalle está en el Real Decreto 238/2026, cuya disposición final cuarta fija dos fases, contadas desde la entrada en vigor de la orden ministerial que regula la solución pública:

«a) Doce meses después, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones, calculado conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior. b) Veinticuatro meses después, para el resto de los empresarios y profesionales.»

Esa orden es la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026 y en vigor desde el 6 de octubre. El calendario de implantación de la AEAT lo traduce a fechas:

Las plataformas privadas de intercambio tienen obligaciones propias desde el 6 de octubre de 2027, sean cuales sean sus clientes. La solución pública de la AEAT tiene que estar disponible al menos dos meses antes de la primera fecha, es decir, a principios de agosto de 2027 como muy tarde.

Dos detalles importan para planificar. El umbral se mide como en el IVA, sobre «el año natural inmediato anterior»: leído literalmente, 2026 para la fecha de octubre de 2027, algo que debe confirmar tu asesor fiscal. Y durante doce meses, quien supere los 8 millones tiene que acompañar cada factura electrónica de un PDF «que asegure su legibilidad», salvo que el cliente «acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original». El PDF nunca se envía a la AEAT.

Quién está obligado y quién no

La obligación recae sobre cualquier empresario o profesional, en el sentido de la Ley del IVA, que tenga que expedir factura, cuando el cliente sea un empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España. La página de la AEAT sobre el ámbito añade que afecta a las operaciones sujetas a IVA, IGIC e IPSI, así que Canarias, Ceuta y Melilla quedan dentro.

Quedan fuera, según esa misma página:

• Las facturas simplificadas, salvo las cualificadas del artículo 7.2 del Reglamento de facturación.
• Las ventas a consumidores, y las ventas a empresas no establecidas en España, incluidas las intracomunitarias.
• Las operaciones que excluya por orden el Ministerio de Economía, y determinadas actividades reguladas de los operadores de los mercados eléctrico y de gas y de las cámaras de compensación de la IATA.

Tres cosas que no son exclusiones:

• Quienes están en el SII. Ni el real decreto ni la lista de la AEAT mencionan el Suministro Inmediato de Información. El SII es obligatorio para quien liquida el IVA por meses, y el artículo 71.3 del Reglamento del IVA impone la liquidación mensual cuando el volumen de operaciones, calculado de la misma forma, superó 6.010.121,04 euros el año anterior. Así que toda empresa de la fase de octubre de 2027 que liquide el IVA ante la AEAT ya está en el SII. Eso la deja fuera de VERI*FACTU. No la deja fuera de esto.
• País Vasco y Navarra. VERI*FACTU se detiene en la frontera foral; esto no. El real decreto dice que la solución pública atenderá a los contribuyentes forales mediante acuerdos entre sus haciendas y la AEAT.
• Autofacturación y facturación por terceros. Cuando el cliente o un tercero expide la factura por ti, las obligaciones siguen siendo tuyas.

Cómo funciona el sistema

Hay dos vías, y se pueden combinar: las plataformas privadas de intercambio y una solución pública gratuita gestionada por la AEAT. Las plataformas privadas tienen que interconectarse sin coste cuando un cliente lo pide, para que nadie se vea obligado a usar la plataforma de su cliente. Quien no haya acordado con un proveedor recibir a través de una plataforma privada se entiende que opta por la solución pública.

La factura es un mensaje estructurado conforme al modelo semántico EN 16931, en una de cuatro sintaxis: CII, UBL, EDIFACT o Facturae (artículo 7.1). El preámbulo del real decreto añade que Peppol BIS es válido en las plataformas privadas. La solución pública solo acepta UBL.

Sea cual sea la vía, la AEAT acaba teniendo todas las facturas. Un sistema que no emita a través de la solución pública tiene que remitir «simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL» (artículo 6.2). Según la orden, la copia se marca en el campo CopyIndicator, no lleva ficheros incrustados y se rechaza si ya existe otra con el mismo código único; una copia rechazada se corrige y se vuelve a enviar, y el original sigue siendo válido. El código único es el NIF del emisor, la serie y el número, y la fecha de expedición. Las facturas emitidas por plataformas privadas llevan firma electrónica avanzada, y el acceso por servicio web a la solución pública exige certificado electrónico.

El mercado no parte de cero: el Ministerio de Economía afirma que «hoy se intercambian ya más de 550 millones de facturas electrónicas al año en España». Lo nuevo es que todos tienen que hacerlo, y que la AEAT ve cada factura y cada pago.

Qué tiene que hacer un sistema a medida

Emisión

• Facturas como datos, no como formato de impresión. Cada factura tiene que existir como registro estructurado antes de enviarse. En los sistemas antiguos, el desglose del IVA lo suele calcular el informe que imprime la factura, y nunca se guarda.
• Datos maestros limpios. La solución pública solo admite una factura cuando el NIF del emisor y el del destinatario están correctamente informados. Las direcciones, unidades y condiciones de pago en texto libre hay que traducirlas a códigos.
• Las extensiones españolas. El anexo de la orden añade campos que la EN 16931 no tiene: retenciones, facturas expedidas por un tercero, la situación del inmueble arrendado, el tipo de impuesto nacional y los códigos de tipo y modalidad de la factura rectificativa.
• Una vía de entrega por cliente: una plataforma privada (y cuál) o la solución pública.
• La copia UBL, en el momento de la emisión, salvo que emitas a través de la solución pública. Una plataforma puede enviarla por ti; si te conectas directamente, la desarrollas tú.
• Correcciones. La orden permite dar de baja una factura cuando la operación no existió. Los demás errores siguen las reglas ordinarias de facturación, lo que en la práctica significa facturas rectificativas.
• El PDF transitorio durante doce meses, si superas los 8 millones.

Recepción y pago: la mitad más grande

Aquí es donde sufren los sistemas a medida, porque afecta a compras, aprobaciones y tesorería, no a una plantilla de factura.

• Recibir facturas estructuradas, desde una plataforma o desde la solución pública, de donde el destinatario puede recuperarlas en cualquier momento, directamente o mediante acceso automatizado.
• Informar al proveedor. El artículo 10 obliga al cliente a comunicar al emisor si ha aceptado o rechazado la factura y cuándo, y cuándo la ha pagado por completo, «en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales». Cuando la factura circula por la solución pública, rige solo el artículo 12.
• Informar a la AEAT. El artículo 12 obliga al cliente a comunicar a la solución pública el pago efectivo completo de cada factura recibida y no rechazada, con su fecha, «en un plazo máximo de 4 días naturales desde dicha fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales», además de la fecha de vencimiento del plazo de pago. Los rechazos también se comunican; si no se comunica nada, la factura se presume aceptada. Esto vale sea cual sea la vía por la que llegó la factura.
• El formato. Según los artículos 7 y 8 de la orden, son mensajes UBL ApplicationResponse (PAYMENT y REJECTION, cada uno con su anulación), enviados por servicio web con el código único de la factura, o de uno en uno mediante un formulario web. Tu plataforma puede comunicarlos por ti si la autorizas. Si la solución pública deja de funcionar más de 24 horas por causas imputables a ella, tienes cuatro días hábiles desde que se resuelve la incidencia.
• La fecha de pago correcta. El preámbulo del real decreto la define como el día en que el proveedor cobra efectivamente: el pago en efectivo, el adeudo en la cuenta del ordenante si es una transferencia, o la compensación acordada. «La mera puesta a disposición del proveedor de un mecanismo financiero para adelantar el cobro de la factura no computará». Con confirming, el día en que el banco ofrece el anticipo a tu proveedor no es la fecha que comunicas.
• Una excepción. Cuando la propia factura incluye una fecha de pago anterior o igual a su fecha de expedición, y coincidente con la fecha de la operación, la comunicación del pago se da por hecha.

Para un módulo antiguo de cuentas a pagar esto supone datos nuevos: un vínculo entre cada adeudo bancario y los códigos únicos de las facturas que liquida, una marca de pagada por completo, la fecha de vencimiento guardada y una cola que envía los mensajes y los reintenta dentro del plazo. Una transferencia que liquida treinta facturas se convierte en treinta mensajes de pago.

Los datos sirven para algo más que lo fiscal. Cada primer trimestre, la AEAT envía al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada la información para su listado de empresas que incumplieron los plazos de pago de la Ley 3/2004 el año anterior. Las fechas que comunique tu sistema son la prueba.

Dónde encaja VERI*FACTU

Son regímenes distintos. VERI*FACTU, regulado por el Real Decreto 1007/2023, impone requisitos antifraude al software de facturación: un registro con huella por cada factura y un código QR. La factura electrónica B2B regula el formato en que viajan las facturas entre empresas y la comunicación de su pago. En palabras del Ministerio de Economía, «se trata de dos medidas diferentes». El real decreto las une en un punto: la factura electrónica obligatoria tiene que salir de sistemas adaptados al artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, el precepto que desarrolla VERI*FACTU.

Para una empresa de más de 8 millones en territorio común, el SII lo resuelve: VERI*FACTU no le aplica, y octubre de 2027 sí. Para una empresa más pequeña, los dos proyectos apuntan ahora al mismo mes. El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda anunció que las obligaciones pendientes de VERI*FACTU se aplazarán «hasta octubre de 2028», para hacerlas coincidir con la factura electrónica de quienes facturen hasta 8 millones de euros. A 16 de octubre de 2026 no ha aparecido en el BOE ninguna norma que lo haga, así que las fechas de VERI*FACTU de 2027 siguen obligando. Nuestra guía de VERI*FACTU cubre esa parte.

Un plan hasta el 6 de octubre de 2027

A mediados de octubre de 2026, una empresa de la primera fase tiene algo menos de doce meses. Es suficiente para un sistema a medida si el trabajo empieza este trimestre.

1. Octubre a noviembre de 2026: inventario. Todos los sistemas que emiten facturas a empresas españolas y todos los que reciben, aprueban y pagan facturas de proveedores. Confirma tu fase con tu asesor.
2. Noviembre de 2026 a enero de 2027: elegir la vía. Una plataforma privada, una conexión directa a la solución pública, o ambas. Pregunta a la plataforma qué sintaxis acepta, si envía por ti la copia UBL y las comunicaciones de pago, cómo vuelven los mensajes de estado a tu sistema y si tiene entorno de pruebas.
3. Diciembre de 2026 a marzo de 2027: datos. Validación de NIF, direcciones estructuradas, condiciones de pago como datos, desglose del IVA guardado, las extensiones españolas y el mapeo a EN 16931.
4. Enero a mayo de 2027: cuentas a pagar. Recepción, rechazos, fechas de pago tomadas de los movimientos bancarios y la cola de comunicaciones.
5. En cuanto la AEAT abra la solución pública, y no más tarde de agosto de 2027: pruebas de extremo a extremo. La orden remite las especificaciones técnicas a lo que publique la AEAT en su Sede electrónica, así que mantén el mapeo en un solo módulo y cuenta con revisiones.
6. Septiembre de 2027: arranque anticipado con algunos clientes y proveedores, con el PDF al lado.
7. 6 de octubre de 2027: obligatorio. Alguien se hace cargo de la cola de comunicaciones desde el primer día.

Para la fase de octubre de 2028 vale lo mismo, un año después. Tus proveedores más grandes empezarán a enviarte facturas electrónicas en octubre de 2027, con el PDF que, según el preámbulo del real decreto, garantiza su legibilidad para el resto. Aprovecha ese año para aprender a recibirlas.

Qué puede cambiar todavía

• El calendario ya se ha retrasado antes. En marzo de 2026, el Ministerio de Economía preveía la orden «antes del 1 de julio de 2026». Llegó en octubre. Ahora las fechas salen del propio real decreto, y moverlas exigiría una norma nueva.
• La condición europea. La Ley 18/2022 supeditó su artículo 12 a la obtención de la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva del IVA. La Directiva (UE) 2025/516, del paquete ViDA, modificó ambos artículos desde su entrada en vigor para permitir a los Estados miembros exigir la factura electrónica en las operaciones interiores sin aceptación del destinatario, y el preámbulo del real decreto la cita. Si eso cumple la condición es cosa de juristas; el Gobierno ha seguido adelante, y nosotros planificamos con sus fechas.
• Las especificaciones. La sintaxis de la solución pública puede cambiarse por orden conjunta de los dos ministerios, y pueden admitirse más sintaxis.
• Exclusiones sectoriales. El Ministerio de Economía puede excluir operaciones por orden, por regla general de forma temporal.
• Sanciones. Ni el real decreto ni la orden fijan multas propias. La multa de hasta 10.000 euros del artículo 2 bis.9 de la Ley 56/2007 castiga no ofrecer factura electrónica a los particulares, no la facturación entre empresas. Lo que costaría un incumplimiento B2B es una pregunta para tu asesor fiscal.

Dónde conseguir ayuda

Desarrollamos las partes de esto que caen en tu propio código: el mapeo a EN 16931 y la salida UBL, la copia a la solución pública, los cambios en datos maestros, la recepción hacia cuentas a pagar, la captura de fechas de pago y la cola de comunicaciones con sus reintentos. Nuestro servicio de integración de facturación electrónica explica cómo trabajamos. Si la obligación llega en mitad de una sustitución de sistema, consulta modernización de ERP, y cuando ya no queda nadie que sepa cómo funciona el programa antiguo, el mantenimiento de sistemas heredados es por donde se empieza.

Si tus facturas o tus pagos a proveedores salen de un sistema para el que nadie vende un conector, escribe a office@c9group.dev. Somos ingenieros, no abogados ni asesores fiscales: las cuestiones de alcance y de responsabilidad le corresponden a tu asesor, y nosotros desarrollamos según su respuesta.