Obligatorisk e-fakturering mellan företag i Spanien från oktober 2027: vad specialutvecklade och äldre system måste ändra

Från 6 oktober 2027 måste varje företag i Spanien vars volumen de operaciones översteg 8 miljoner euro föregående kalenderår utfärda, skicka och ta emot sina fakturor till andra spanska företag som strukturerade elektroniska fakturor. Från samma dag måste det, i rollen som köpare, meddela skattemyndigheten när varje leverantörsfaktura har betalats i sin helhet eller att den har avvisats. Alla andra följer efter 6 oktober 2028. Klockan började ticka 6 oktober 2026.

Den pdf som ditt system mejlar i dag slutar vara fakturan. Men det som brukar ställa till det för projekten finns på andra sidan reskontran: leverantörsreskontran måste rapportera betalningsdag och förfallodag för varje leverantörsfaktura den betalar, inom fyra dagar, lördagar, söndagar och nationella helgdagar oräknade.

Om dina fakturor och leverantörsbetalningar körs i ett kommersiellt affärssystem som underhålls, ligger det mesta av arbetet med utfärdandet hos leverantören. Fråga också vad den levererar för betalningsrapporteringen, eftersom den beror på hur din likviditetsavdelning bokför betalningar.

Den här artikeln vänder sig till företag vars fakturering eller leverantörsreskontra körs i något som ingen längre säljer uppdateringar till: en AS/400-applikation, en gammal Navision-installation som anpassats så långt att den inte går att uppgradera, en faktureringsmotor som ditt eget team skrev. Allt nedan gäller per 16 oktober 2026.

Datumen

Kravet finns i artikel 2 bis i Ley 56/2007, i den lydelse som artikel 12 i Ley 18/2022, lagen ”Crea y Crece”, gav den. Detaljerna står i Real Decreto 238/2026, vars fjärde slutbestämmelse anger två faser, räknade från ikraftträdandet av ministerieförordningen om den offentliga lösningen:

”a) Doce meses después, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones, calculado conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior. b) Veinticuatro meses después, para el resto de los empresarios y profesionales.”

Den förordningen är Orden HAC/1028/2026, publicerad i BOE 5 oktober 2026 och i kraft sedan 6 oktober. AEAT:s införandekalender gör om den till datum:

Privata utväxlingsplattformar har egna skyldigheter från 6 oktober 2027, oavsett vilka kunder de har. AEAT:s offentliga lösning ska vara tillgänglig minst två månader före det första datumet, alltså senast i början av augusti 2027.

Två detaljer spelar roll för planeringen. Tröskeln mäts som för moms, över ”el año natural inmediato anterior”: bokstavligt läst 2026 för datumet i oktober 2027, vilket din skatterådgivare bör bekräfta. Och under tolv månader måste ett företag över 8 miljoner euro skicka en pdf med varje e-faktura ”que asegure su legibilidad”, om inte kunden ”acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original”. Pdf:en går aldrig till AEAT.

Vem som omfattas och vem som inte gör det

Skyldigheten gäller varje företagare eller yrkesutövare, enligt momsens definition, som måste utfärda en faktura när kunden är ett företag med säte, fast driftställe eller hemvist i Spanien. AEAT:s sida om tillämpningsområdet tillägger att den omfattar transaktioner som är föremål för VAT, IGIC och IPSI, så Kanarieöarna, Ceuta och Melilla ingår.

Utanför tillämpningsområdet, enligt samma sida:

• Förenklade fakturor, utom de kvalificerade enligt artikel 7.2 i faktureringsförordningen.
• Försäljning till konsumenter och försäljning till företag som inte är etablerade i Spanien, även inom EU.
• Transaktioner som ekonomiministeriet undantar genom förordning, samt vissa reglerade verksamheter hos el- och gasmarknadens operatörer och IATA:s clearinghus.

Tre saker som inte är undantag:

• SII-rapporterande företag. Varken dekretet eller AEAT:s lista nämner Suministro Inmediato de Información. SII är obligatoriskt för den som deklarerar moms månadsvis, och artikel 71.3 i momsförordningen sätter ett företag på månadsdeklaration när dess volumen de operaciones, beräknad på samma sätt, översteg 6 010 121,04 euro året innan. Varje företag i vågen i oktober 2027 som deklarerar sin moms till AEAT finns alltså redan i SII. Det håller dem utanför VERI*FACTU. Det håller dem inte utanför det här.
• Baskien och Navarra. VERI*FACTU stannar vid den forala gränsen; det här gör det inte. Dekretet anger att den offentliga lösningen ska betjäna forala skattskyldiga genom avtal mellan deras skattemyndigheter och AEAT.
• Självfakturering och fakturering genom tredje part. När kunden eller en tredje part utfärdar fakturan åt dig förblir skyldigheterna dina.

Hur systemet fungerar

Det finns två vägar, och du kan kombinera dem: privata utväxlingsplattformar och en kostnadsfri offentlig lösning som AEAT driver. Privata plattformar måste koppla upp sig mot varandra utan kostnad när en kund begär det, så ingen tvingas över till en kunds plattform. Ett företag som inte har kommit överens med en leverantör om att ta emot via en privat plattform anses ha valt den offentliga lösningen.

Fakturan är ett strukturerat meddelande enligt den semantiska modellen EN 16931, i en av fyra syntaxer: CII, UBL, EDIFACT eller Facturae (artikel 7.1). Dekretets ingress tillägger att Peppol BIS är giltigt på privata plattformar. Den offentliga lösningen tar bara emot UBL.

Oavsett väg får AEAT till slut varje faktura. Ett system som inte utfärdar via den offentliga lösningen måste skicka ”simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL” (artikel 6.2). Enligt förordningen markeras kopian i fältet CopyIndicator, innehåller inga inbäddade filer och avvisas om det redan finns en med samma unika kod; en avvisad kopia rättas och skickas på nytt, och originalet förblir giltigt. Den unika koden består av utfärdarens NIF, serie och nummer samt utfärdandedatum. Fakturor som utfärdas via privata plattformar bär en avancerad elektronisk signatur, och åtkomst till den offentliga lösningen via webbtjänst kräver ett elektroniskt certifikat.

Marknaden börjar inte från noll: ekonomiministeriet uppger att ”hoy se intercambian ya más de 550 millones de facturas electrónicas al año en España”. Det nya är att alla måste, och att AEAT ser varje faktura och varje betalning.

Vad ett specialutvecklat system måste klara

Utfärdande

• Fakturor som data, inte som en utskriftslayout. Varje faktura måste finnas som en strukturerad post innan den skickas. I äldre system räknas momsuppdelningen ofta fram av rapporten som skriver ut fakturan och sparas aldrig.
• Ren grunddata. Den offentliga lösningen tar bara emot en faktura när utfärdarens och mottagarens NIF är korrekt ifyllda. Adresser, enheter och betalningsvillkor i fritext måste mappas till koder.
• De spanska tilläggen. Förordningens bilaga lägger till fält som EN 16931 saknar: källskatt på inkomst (retenciones), fakturor utfärdade av tredje part, var en uthyrd fastighet ligger, typ av nationell skatt samt koder för typ och metod för en rättelsefaktura.
• En leveransväg per kund: en privat plattform (och vilken) eller den offentliga lösningen.
• UBL-kopian, i samma ögonblick som fakturan utfärdas, om du inte utfärdar via den offentliga lösningen. En plattform kan skicka den åt dig; ansluter du direkt bygger du den själv.
• Rättelser. Förordningen låter dig dra tillbaka en faktura (”dar de baja”) när transaktionen aldrig ägt rum. Andra fel följer de vanliga faktureringsreglerna, vilket i praktiken betyder rättelsefakturor.
• Övergångs-pdf:en under tolv månader, om du ligger över 8 miljoner euro.

Mottagande och betalning: den större halvan

Det är här specialutvecklade system tar skada, eftersom det griper in i inköp, attester och likviditet snarare än i en enda fakturamall.

• Ta emot strukturerade fakturor, från en plattform eller från den offentliga lösningen, där en mottagare när som helst kan hämta dem, direkt eller via automatiserad åtkomst.
• Rapportera till leverantören. Artikel 10 kräver att kunden meddelar utfärdaren om den godkänt eller avvisat fakturan och när, samt när den betalat den i sin helhet, ”en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales”. När fakturan går via den offentliga lösningen gäller enbart artikel 12.
• Rapportera till AEAT. Artikel 12 kräver att kunden till den offentliga lösningen rapporterar den fullständiga faktiska betalningen av varje mottagen faktura som inte avvisats, med datum, ”en un plazo máximo de 4 días naturales desde dicha fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales”, samt betalningens förfallodag. Avvisningar rapporteras också; rapporteras ingenting anses fakturan godkänd. Det gäller oavsett vilken väg fakturan tog.
• Formatet. Enligt artiklarna 7 och 8 i förordningen är det UBL-meddelanden av typen ApplicationResponse (PAYMENT och REJECTION, var och en med en annullering), som skickas via webbtjänst med fakturans unika kod eller ett i taget via ett webbformulär. Din plattform kan rapportera åt dig om du ger den behörighet. Ligger den offentliga lösningen nere i mer än 24 timmar på grund av AEAT får du fyra arbetsdagar efter att felet åtgärdats.
• Rätt betalningsdag. Dekretets ingress definierar den som den dag leverantören faktiskt får betalt: kontantbetalningen, debiteringen av betalarens konto vid en överföring eller den avtalade kvittningen. ”La mera puesta a disposición del proveedor de un mecanismo financiero para adelantar el cobro de la factura no computará”. Vid confirming är den dag banken erbjuder din leverantör ett förskott inte det datum du rapporterar.
• Ett undantag. När fakturan själv anger en betalningsdag som infaller på eller före utfärdandedatumet och stämmer med transaktionsdagen räknas betalningsrapporten som gjord.

För en äldre leverantörsreskontramodul betyder det ny data: en koppling från varje bankdebitering tillbaka till de unika koderna för de fakturor den reglerade, en flagga för fullt betald, en sparad förfallodag och en kö som skickar meddelandena och gör nya försök inom tidsfönstret. En överföring som reglerar trettio fakturor blir trettio betalningsmeddelanden.

Datan har en användning utöver skatten. Varje första kvartal skickar AEAT till Observatorio Estatal de la Morosidad Privada underlaget till dess lista över företag som året innan bröt mot betalningsvillkoren i Ley 3/2004. Datumen ditt system rapporterar är bevisningen.

Var VERI*FACTU passar in

Det är två separata regelverk. VERI*FACTU, enligt Real Decreto 1007/2023, ställer krav mot fusk på faktureringsprogram: en hashad post per faktura och en QR-kod. E-faktureringen mellan företag bestämmer formatet fakturorna färdas i mellan företag och rapporteringen av deras betalning. Med ekonomiministeriets ord: ”se trata de dos medidas diferentes”. Dekretet kopplar ihop dem på ett ställe: en obligatorisk e-faktura måste komma från system som är anpassade till artikel 29.2.j i den allmänna skattelagen, den bestämmelse som VERI*FACTU utvecklar.

För ett företag över 8 miljoner euro i det gemensamma skatteområdet avgör SII saken: VERI*FACTU gäller inte, men oktober 2027 gör det. För ett mindre företag pekar båda projekten nu mot samma månad. Den 5 oktober 2026 meddelade finansministeriet att de återstående VERI*FACTU-skyldigheterna flyttas ”hasta octubre de 2028”, så att de sammanfaller med e-faktureringen för företag upp till 8 miljoner euro. Per 16 oktober 2026 har ingen författning med den ändringen publicerats i BOE, så VERI*FACTU-datumen för 2027 gäller fortfarande. Vår guide till VERI*FACTU täcker den sidan.

En plan fram till 6 oktober 2027

Räknat från mitten av oktober 2026 har ett företag i den första vågen knappt tolv månader på sig. Det räcker för ett specialutvecklat system om arbetet börjar det här kvartalet.

1. Oktober till november 2026: inventering. Varje system som utfärdar fakturor till spanska företag och varje system som tar emot, attesterar och betalar leverantörsfakturor. Bekräfta din våg med din rådgivare.
2. November 2026 till januari 2027: välj väg. En privat plattform, en direktanslutning till den offentliga lösningen eller båda. Fråga en plattform vilka syntaxer den tar emot, om den skickar UBL-kopian och betalningsrapporterna åt dig, hur statusmeddelanden kommer tillbaka och om den har en testmiljö.
3. December 2026 till mars 2027: data. NIF-validering, strukturerade adresser, betalningsvillkor som data, sparade momsuppdelningar, de spanska tilläggen och mappningen till EN 16931.
4. Januari till maj 2027: leverantörsreskontra. Hantering av inkommande fakturor, avvisningar, betalningsdagar från bankrörelser och rapporteringskön.
5. Så snart AEAT öppnar den offentliga lösningen, och senast i augusti 2027: testa hela kedjan. Förordningen överlåter de tekniska specifikationerna till det AEAT publicerar på sin Sede electrónica, så håll mappningen i en enda modul och räkna med revideringar.
6. September 2027: gå i drift tidigt med några kunder och leverantörer, med pdf vid sidan av.
7. 6 oktober 2027: obligatoriskt. Någon äger rapporteringskön från första dagen.

För vågen i oktober 2028 gäller samma steg ett år senare. Dina större leverantörer börjar skicka e-fakturor till dig i oktober 2027, med den pdf som enligt dekretets ingress garanterar läsbarheten för alla andra. Använd det året till att lära dig ta emot dem.

Vad som fortfarande kan ändras

• Tidsplanen har glidit förut. I mars 2026 räknade ekonomiministeriet med förordningen ”antes del 1 de julio de 2026”. Den kom i oktober. Nu kommer datumen från själva dekretet, och att flytta dem skulle kräva en ny författning.
• EU-villkoret. Ley 18/2022 gjorde sin artikel 12 villkorad av ett EU-undantag från artiklarna 218 och 232 i mervärdesskattedirektivet. Direktiv (EU) 2025/516, en del av ViDA-paketet, ändrade båda artiklarna från sitt ikraftträdande så att medlemsstaterna får kräva inhemska e-fakturor utan mottagarens godkännande, och dekretets ingress hänvisar till det. Om det uppfyller villkoret är en fråga för jurister; regeringen har gått vidare, och vi planerar efter dess datum.
• Specifikationerna. Den offentliga lösningens syntax kan ändras genom en gemensam förordning från de två ministerierna, och fler syntaxer kan tillåtas.
• Branschundantag. Ekonomiministeriet kan undanta transaktioner genom förordning, som regel tillfälligt.
• Sanktioner. Varken dekretet eller förordningen anger egna böter. Böterna på upp till 10 000 euro i artikel 2 bis.9 i Ley 56/2007 gäller underlåtenhet att erbjuda konsumenter e-fakturor, inte fakturering mellan företag. Vad ett fel i B2B-faktureringen skulle kosta är en fråga för din skatterådgivare.

Var du får hjälp

Vi bygger de delar av det här som hamnar i din egen kod: mappningen till EN 16931 och UBL-utdata, kopian till den offentliga lösningen, ändringar i grunddata, hanteringen av inkommande fakturor i leverantörsreskontran, registreringen av betalningsdagar och rapporteringskön med dess omförsök. Vår tjänst för integration av e-fakturering beskriver hur det arbetet går till. Om kravet dyker upp mitt i ett systembyte, se ERP-modernisering, och när ingen som är kvar vet hur det gamla programmet fungerar är det underhåll av äldre system som är startpunkten.

Om dina fakturor eller leverantörsbetalningar körs i ett system som ingen säljer en koppling till, skriv till office@c9group.dev. Vi är ingenjörer, inte jurister eller skatterådgivare: frågor om tillämpningsområde och ansvar hör hemma hos dina, och vi bygger efter deras svar.