Om ossTjänsterProjektArtiklar

Integration av e-fakturering: Peppol, XRechnung, ZUGFeRD och Factur-X för system som inte byggdes för det

Att köpa en produkt för e-fakturering är enkelt. Problemet är nästan aldrig produkten. Det är det tolv år gamla ordersystemet som tar fram dina fakturor, prislogiken som ingen har dokumenterat och det faktum att fakturanumren kommer från en lagrad procedur som skrevs av någon som slutade 2019.

Vi bygger kopplingen mellan det du faktiskt kör och det kraven förutsätter. Generering av strukturerade fakturor, validering, överföring via nätverket, hantering av inkommande fakturor och arkivering, inkopplat i ditt befintliga system i stället för att ersätta det.

Kraven, och när de slår till

Europa går över från PDF-fakturor till strukturerade, maskinläsbara fakturor enligt ett schema som skiljer sig från land till land, inför EU:s paket VAT in the Digital Age (ViDA) som ska harmonisera alltihop. De datum som driver projekten just nu:

  • Tyskland: att ta emot strukturerade e-fakturor har varit obligatoriskt sedan 1 januari 2025. Att utfärda dem blir obligatoriskt 1 januari 2027 för företag med en omsättning över 800 000 euro och 1 januari 2028 för alla andra. Formaten i praktiken är XRechnung (ren XML) och ZUGFeRD 2.x (en hybrid-PDF med inbäddad XML), som båda följer EN 16931.
  • Frankrike: mottagande, och utfärdande för stora och medelstora företag, från 1 september 2026; utfärdande för små och medelstora företag från 1 september 2027. Överföringen sker via registrerade plattformar, med Factur-X som det vanliga hybridformatet.
  • Belgien: obligatorisk e-fakturering mellan företag via Peppol sedan 1 januari 2026, med e-rapportering enligt en femhörnsmodell planerad till 2028.
  • Polen: KSeF, den nationella clearingplattformen, med eget XML-schema och egen tidsplan.
  • Italien: SdI och FatturaPA, i drift sedan 2019 och fortfarande den strängaste clearingmodellen i EU.
  • Spanien: Verifactu och faktureringskraven i Crea y Crece, som införs parallellt med de regionala TicketBAI-systemen.

Säljer du i flera av de här länderna har du inte ett projekt. Du har en arkitektur och flera landsadaptrar, och skillnaden mellan att behandla det så eller inte är skillnaden mellan en integration och fem.

Där projekten faktiskt går fel

Fakturadata finns inte i den form standarden kräver. EN 16931 kräver fält som många system aldrig har registrerat: en riktig köparreferens, momsuppdelning per skattesats i stället för per rad, strukturerade betalningsvillkor och enhetskoder från en kontrollerad vokabulär. Utvecklingsarbetet består i att återskapa de fälten ur det du har, deterministiskt, för varje faktura du någonsin kommer att utfärda.

Valideringsfelen kommer i efterhand. En avvisad faktura är en obetald faktura. Valideringen måste köras före överföringen, mot det aktuella schemat och de aktuella affärsreglerna för varje land, och felen måste nå en människa som kan åtgärda dem i stället för att hamna i en loggfil.

Inkommande fakturor är svårare än utgående. Alla planerar för att utfärda fakturor och glömmer att de från mottagningsdatumet måste ta emot strukturerade fakturor från varje leverantör, i vilket godkänt format som helst, och få in dem i leverantörsreskontran utan att någon öppnar varenda en.

Numrering och idempotens. Nya försök, nätverkstimeouter och plattformsavbrott är vardag. En faktura som skickas två gånger under två nummer är ett skatteproblem, inte ett mjukvaruproblem. Det här måste vara rätt från början.

Det här bygger vi

Bedömning och val av format

Ett kort uppdrag (oftast en till två veckor) där vi tittar på hur dina fakturor faktiskt tas fram, vilka krav som gäller dig och när, och vilka realistiska alternativ du har. Leveransen är en skriftlig rekommendation: vilka format du behöver, om Peppol-åtkomsten ska gå via en leverantör eller en egen accesspunkt, vad som måste ändras i ditt källsystem och vad det kostar.

Ibland är rekommendationen att en standardprodukt och en liten adapter räcker. Det säger vi hellre den första veckan än fakturerar dig för sex månader.

Generering och mappning av fakturor

Vi bygger mappningslagret från dina källdata till de syntaxer som krävs (UBL och CII enligt EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD 2.x, Factur-X, FatturaPA, KSeF XML), med härledningen av varje fält dokumenterad så att både en revisor och din ekonomiavdelning kan följa den. Där källsystemet inte kan leverera ett obligatoriskt fält alls säger vi det tidigt och utformar ett sätt att registrera det, i stället för att hitta på ett standardvärde.

Validering före överföring

Schemavalidering, affärsregler i Schematron och landsspecifika kontroller körs innan något lämnar huset. Fel skickas till en kö som en människa äger, med ett meddelande som säger vilket fält som inte gick igenom och varför, inte en stackspårning.

Nätverksanslutning

Anslutning till en Peppol-accesspunkt, antingen via en etablerad leverantör eller genom att du driver en egen, beroende på volym och hur mycket kontroll du behöver. För länder med clearingmodell integrerar vi direkt mot den nationella plattformen (KSeF, SdI, det franska PDP-ekosystemet), inklusive hanteringen av certifikat och autentisering som alla dessa plattformar sköter på olika sätt.

Hantering av inkommande fakturor

Leverantörsfakturor tas emot, valideras och normaliseras till ett gemensamt internt format, matchas mot inköpsorder och godsmottagningar där sådana finns och levereras in i ditt flöde för leverantörsreskontra. Det är oftast här projektet betalar sig, eftersom det tar bort manuell inmatning som ingen någonsin har mätt.

Arkivering och verifieringskedja

Lagring av det ursprungliga strukturerade dokumentet i en form och under en tid som uppfyller tyska GoBD, italienska conservazione sostitutiva eller motsvarande regler där du är verksam, med hämtningen testad i stället för antagen.

System vi integrerar med

SAP ECC och S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 och Business Central, Odoo, NetSuite, Sage, Infor, Xero, DATEV-gränssnitt och (oftast) ett egenutvecklat eller kraftigt anpassat system som är centralt för hur verksamheten fungerar och som inte kommer att bytas ut på grund av ett regelkrav. Vi arbetar i .NET, Java, PHP, Python, Node.js och, när det är det som ligger framför oss, äldre stackar.

Driver du en marknadsplats, en prenumerationsplattform eller en faktureringsmotor som utfärdar fakturor programmatiskt i stor volym är det precis det fall vi är byggda för: fakturan genereras av din kod, så regelefterlevnaden måste också finnas i din kod.

Det här är vi inte

Vi säljer inte faktureringsprogram och vi är inte ett ekonomisystem. Är du ett litet företag som söker ett verktyg som tar fram korrekta fakturor, köp ett: DATEV, sevDesk, Lexware och ett dussin andra gör det bra och kostar en bråkdel av ett integrationsprojekt.

Kom till oss när fakturan tas fram av ett system du redan äger, när flera länders regler måste samexistera eller när volymen gör att det här måste fungera utan att någon håller koll på det.

Så går ett uppdrag till

Bedömning, en till två veckor till fast pris, som avslutas med en skriftlig rekommendation och en kostnadsberäknad plan.

Bygget, normalt sex till tolv veckor för det första landet, beroende på hur rena källdata är. Vi arbetar i ditt kodförråd, enligt din branchstrategi, med ditt team, och vi lämnar tester efter oss.

Pilot, där riktiga fakturor går till ett litet antal motparter parallellt med den befintliga processen, tills felfrekvensen ligger där den ska.

Driftstart och support, med felkön övervakad och någon som ansvarar för den, genom det första månadsbokslutet och den första momsdeklarationen, för det är då de frågor som verkligen spelar roll dyker upp.

Standarder vi arbetar efter

EN 16931 och dess syntaxbindningar (UBL 2.1, UN/CEFACT CII), Peppol BIS Billing 3.0 och Peppols transportinfrastruktur, XRechnung och KoSIT-validatorn, profilerna för ZUGFeRD 2.x och Factur-X, FatturaPA, KSeF och de ViDA-förslag som formar det som kommer efter 2030.

Vanliga frågor

Exakt när gäller det tyska e-fakturakravet oss?

Kravet på att ta emot har gällt alla tyska företag sedan 1 januari 2025. Kravet på att utfärda gäller från 1 januari 2027 om din omsättning föregående år översteg 800 000 euro och från 1 januari 2028 i övriga fall. Skyldigheten omfattar inhemska transaktioner mellan företag; för gränsöverskridande fakturering och fakturering till konsumenter gäller andra regler, och det är värt att stämma av med din skatterådgivare.

Vad är skillnaden mellan XRechnung och ZUGFeRD?

XRechnung är ren XML, definierad av den tyska offentliga sektorn och obligatorisk för fakturor till myndigheter. ZUGFeRD 2.x är en hybrid: ett PDF/A-3-dokument med samma strukturerade data inbäddade, så att en människa kan läsa PDF:en och en maskin kan läsa XML:en. Båda följer EN 16931. I kommersiell handel mellan företag i Tyskland lutar praxis åt ZUGFeRD; många köpare accepterar båda.

Behöver vi en egen Peppol-accesspunkt?

Oftast inte. De flesta företag ansluter via en befintlig leverantör av accesspunkter, vilket är billigare och går fortare. En egen accesspunkt är rimlig vid stora volymer, när du behöver kontroll över transportlagret eller när du själv tillhandahåller faktureringstjänster åt andra.

Kan ni arbeta med vår befintliga leverantör av e-fakturering?

Ja, och ofta är det rätt upplägg: leverantören sköter överföringen och medlemskapet i nätverket, och vi bygger allt mellan ditt system och deras API, det vill säga mappningen, valideringen, de nya försöken, felhanteringen och avstämningen.

Vad händer med fakturor som inte klarar valideringen?

De hamnar i en kö med en begriplig förklaring av vilket fält som bröt mot vilken regel. Vi utformar kön med omsorg, eftersom den är den mest använda delen av systemet under de första månaderna efter driftstart, och en dålig kö förvandlar ett regelefterlevnadsprojekt till en permanent manuell process.

Hur undviker ni att skicka samma faktura två gånger?

Med en stabil idempotensnyckel som härleds ur fakturans identitet och följer med vid varje nytt försök, plus en överföringslogg som är facit för vad som har skickats. Varje nytt försök återanvänder den ursprungliga identifieraren i stället för att skapa en ny.

Kom i gång

Berätta vilka länder du fakturerar till, ungefär hur många fakturor du skickar i månaden och vad som tar fram dem i dag. Vi säger vilka krav som gäller dig, i vilken ordning, och om det här är en koppling eller ett projekt.

Kontakta oss för att boka en beredskapsbedömning för e-fakturering.

Relaterade tjänster

Vill du komma igång med den här tjänsten?

Kontakta oss
← Tillbaka till alla tjänster