Obvezni e-računi med podjetji v Španiji od oktobra 2027: kaj morajo spremeniti sistemi po meri in podedovani sistemi

Od 6. oktobra 2027 mora vsako podjetje v Španiji, katerega volumen de operaciones (promet, izračunan po pravilih za DDV) je v preteklem koledarskem letu presegel 8 milijonov evrov, račune v poslovanju z drugimi španskimi podjetji izdajati, pošiljati in prejemati kot strukturirane elektronske račune. Od istega dne mora kot kupec davčni upravi sporočati, kdaj je bil posamezni račun dobavitelja v celoti plačan ali da ga je zavrnilo. Vsi drugi sledijo 6. oktobra 2028. Odštevanje se je začelo 6. oktobra 2026.

PDF, ki ga vaš sistem danes pošilja po e-pošti, ne bo več račun. Projekte pa najpogosteje preseneti druga stran knjig: pri obveznostih do dobaviteljev je treba za vsak plačan račun sporočiti datum plačila in datum zapadlosti, v štirih dneh, pri čemer se vikendi in državni prazniki ne štejejo.

Če vaše račune in plačila dobaviteljem obdeluje vzdrževan komercialni ERP, je večina dela pri izdajanju naloga vašega ponudnika. Vprašajte ga tudi, kaj ponuja za sporočanje plačil, saj je to odvisno od tega, kako vaše zakladništvo evidentira plačila.

Ta članek je namenjen podjetjem, pri katerih izdajanje računov ali obveznosti do dobaviteljev tečejo na nečem, za kar nihče ne prodaja posodobitev: na aplikaciji AS/400, na stari namestitvi Navision, ki je tako prilagojena, da je ni več mogoče nadgraditi, ali na mehanizmu za obračun, ki ga je napisala vaša ekipa. Vse, kar sledi, velja na dan 16. oktobra 2026.

Datumi

Obveznost določa člen 2 bis zakona Ley 56/2007 v besedilu, ki ga je uvedel člen 12 zakona Ley 18/2022, znanega kot zakon „Crea y Crece“. Podrobnosti so v uredbi Real Decreto 238/2026, katere četrta končna določba predvideva dve fazi, šteto od začetka veljavnosti ministrske odredbe o javni rešitvi:

„a) Doce meses después, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones, calculado conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior. b) Veinticuatro meses después, para el resto de los empresarios y profesionales.“

Ta odredba je Orden HAC/1028/2026, objavljena v BOE 5. oktobra 2026 in veljavna od 6. oktobra. AEAT jo v svojem časovnem načrtu uvajanja pretvori v datume:

Za zasebne platforme za izmenjavo veljajo lastne obveznosti od 6. oktobra 2027, ne glede na to, kdo so njihove stranke. Javna rešitev AEAT mora biti na voljo vsaj dva meseca pred prvim datumom, torej najpozneje do začetka avgusta 2027.

Za načrtovanje sta pomembni dve podrobnosti. Prag se meri kot pri DDV, za „el año natural inmediato anterior“, torej za neposredno preteklo koledarsko leto: če beremo dobesedno, je to za rok oktobra 2027 leto 2026, kar naj potrdi vaš davčni svetovalec. Poleg tega mora podjetje nad 8 milijoni evrov dvanajst mesecev ob vsakem e-računu poslati tudi PDF, „que asegure su legibilidad“, torej takšnega, ki zagotavlja berljivost, razen če stranka „acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original“. PDF nikoli ne gre na AEAT.

Kdo je zajet in kdo ne

Obveznost velja za vsakega podjetnika ali samostojnega poklicnega izvajalca v smislu DDV, ki mora izdati račun, kadar je stranka podjetje s sedežem, stalno poslovno enoto ali prebivališčem v Španiji. Stran AEAT o obsegu dodaja, da zajema transakcije, ki so predmet DDV, IGIC in IPSI, zato so vključeni tudi Kanarski otoki, Ceuta in Melilla.

Zunaj obsega so po isti strani:

• Poenostavljeni računi, razen kvalificiranih iz člena 7.2 pravilnika o izdajanju računov.
• Prodaja potrošnikom in prodaja podjetjem, ki nimajo sedeža ali poslovne enote v Španiji, vključno s prodajo znotraj EU.
• Transakcije, ki jih ministrstvo za gospodarstvo izključi z odredbo, in nekatere regulirane dejavnosti operaterjev trga električne energije in plina ter klirinških hiš IATA.

Tri stvari, ki niso izjeme:

• Zavezanci v SII. Niti uredba niti seznam AEAT ne omenjata sistema Suministro Inmediato de Información. SII je obvezen za zavezance, ki DDV obračunavajo mesečno, člen 71.3 pravilnika o DDV pa podjetje uvrsti med mesečne zavezance, kadar je njegov volumen de operaciones, izračunan na enak način, v preteklem letu presegel 6.010.121,04 €. Vsako podjetje v valu oktobra 2027, ki DDV obračunava pri AEAT, je torej že v SII. To ga izvzame iz VERI*FACTU. Iz te obveznosti ga ne izvzame.
• Baskija in Navarra. VERI*FACTU se ustavi na foralni meji, ta obveznost pa ne. Uredba določa, da bo javna rešitev foralnim zavezancem na voljo na podlagi sporazumov med njihovimi davčnimi organi in AEAT.
• Samofakturiranje in izdajanje računov prek tretje osebe. Kadar račun namesto vas izda stranka ali tretja oseba, obveznosti ostanejo vaše.

Kako sistem deluje

Obstajata dve poti, ki ju lahko kombinirate: zasebne platforme za izmenjavo in brezplačna javna rešitev, ki jo upravlja AEAT. Zasebne platforme se morajo na zahtevo stranke brezplačno povezati med seboj, zato nikogar ni mogoče prisiliti na platformo njegove stranke. Za podjetje, ki se z dobaviteljem ni dogovorilo za prejemanje prek zasebne platforme, se šteje, da je izbralo javno rešitev.

Račun je strukturirano sporočilo po semantičnem modelu EN 16931, v eni od štirih sintaks: CII, UBL, EDIFACT ali Facturae (člen 7.1). Preambula uredbe dodaja, da je na zasebnih platformah veljaven tudi Peppol BIS. Javna rešitev sprejema samo UBL.

Ne glede na pot AEAT na koncu prejme vsak račun. Sistem, ki ne izdaja prek javne rešitve, mora poslati „simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL“ (člen 6.2), torej hkrati z izdajo verno elektronsko kopijo vsakega računa v sintaksi UBL. Po odredbi je kopija označena v polju CopyIndicator, ne vsebuje vdelanih datotek in je zavrnjena, če kopija z isto enolično kodo že obstaja; zavrnjeno kopijo popravite in pošljete znova, izvirnik pa ostane veljaven. Enolično kodo sestavljajo NIF izdajatelja, serija in številka ter datum izdaje. Računi, izdani prek zasebnih platform, nosijo napredni elektronski podpis, za dostop do javne rešitve prek spletnih storitev pa je potrebno elektronsko potrdilo.

Trg ne začenja iz nič. Ministrstvo za gospodarstvo pravi: „hoy se intercambian ya más de 550 millones de facturas electrónicas al año en España“, v Španiji se torej že danes izmenja več kot 550 milijonov e-računov na leto. Novo je, da morajo to početi vsi in da AEAT vidi vsak račun in vsako plačilo.

Kaj mora narediti sistem po meri

Izdajanje

• Računi kot podatki, ne kot postavitev za tisk. Vsak račun mora obstajati kot strukturiran zapis, preden je poslan. V starejših sistemih razčlenitev DDV pogosto izračuna poročilo, ki račun natisne, in se nikoli ne shrani.
• Urejeni matični podatki. Javna rešitev sprejme račun le, če sta NIF izdajatelja in NIF prejemnika pravilno izpolnjena. Naslove, enote in plačilne pogoje v prostem besedilu je treba preslikati v kode.
• Španske razširitve. Priloga odredbe dodaja polja, ki jih EN 16931 nima: davčni odtegljaj (retenciones), račune, ki jih izda tretja oseba, lokacijo oddane nepremičnine, vrsto nacionalnega davka ter kode za vrsto in način popravljalnega računa.
• Pot dostave za vsako stranko: zasebna platforma (in katera) ali javna rešitev.
• Kopija UBL v trenutku izdaje, razen če izdajate prek javne rešitve. Platforma jo lahko pošlje namesto vas; če se povežete neposredno, jo zgradite sami.
• Popravki. Odredba dovoljuje umik računa („dar de baja“), kadar transakcija nikoli ni obstajala. Za druge napake veljajo običajna pravila o izdajanju računov, kar v praksi pomeni popravljalne račune.
• Prehodni PDF dvanajst mesecev, če ste nad 8 milijoni evrov.

Prejemanje in plačevanje: večja polovica

Tu sistemi po meri najbolj trpijo, ker delo sega v nabavo, odobritve in zakladništvo, ne le v eno predlogo računa.

• Prejemanje strukturiranih računov, s platforme ali iz javne rešitve, kjer jih prejemnik lahko kadar koli prevzame, neposredno ali prek avtomatiziranega dostopa.
• Sporočanje dobavitelju. Člen 10 zahteva, da stranka izdajatelju sporoči, ali je račun sprejela ali zavrnila in kdaj, ter kdaj ga je v celoti plačala, „en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales“, torej v največ štirih koledarskih dneh brez sobot, nedelj in državnih praznikov. Kadar račun potuje prek javne rešitve, velja samo člen 12.
• Sporočanje AEAT. Člen 12 zahteva, da stranka javni rešitvi sporoči celotno dejansko plačilo vsakega prejetega in nezavrnjenega računa, z datumom, „en un plazo máximo de 4 días naturales desde dicha fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales“, ter datum zapadlosti. Sporočajo se tudi zavrnitve; če ni sporočeno nič, se šteje, da je račun sprejet. To velja ne glede na pot, po kateri je račun prispel.
• Format. Po členih 7 in 8 odredbe so to sporočila UBL ApplicationResponse (PAYMENT in REJECTION, vsako s svojim preklicem), poslana prek spletne storitve z enolično kodo računa ali posamično prek spletnega obrazca. Vaša platforma lahko sporoča namesto vas, če jo pooblastite. Če javna rešitev zaradi težave na strani AEAT ne deluje več kot 24 ur, imate po odpravi napake štiri delovne dni.
• Pravi datum plačila. Preambula uredbe ga opredeli kot dan, ko je dobavitelj dejansko plačan: gotovinsko plačilo, bremenitev plačnikovega bančnega računa pri nakazilu ali dogovorjeni pobot. Zgolj ponudba finančnega instrumenta za predčasno izplačilo se ne šteje: „La mera puesta a disposición del proveedor de un mecanismo financiero para adelantar el cobro de la factura no computará“. Pri confirmingu (bančnem financiranju dobaviteljev) dan, ko banka vašemu dobavitelju ponudi predujem, ni datum, ki ga sporočite.
• Ena izjema. Kadar sam račun nosi datum plačila, ki je enak datumu izdaje ali zgodnejši in se ujema z datumom transakcije, se šteje, da je plačilo sporočeno.

Za podedovani modul obveznosti do dobaviteljev to pomeni nove podatke: povezavo vsake bančne bremenitve z enoličnimi kodami računov, ki jih je poravnala, oznako o plačilu v celoti, shranjen datum zapadlosti in vrsto, ki sporočila pošilja in jih ob neuspehu ponovi znotraj roka. Eno nakazilo, ki poravna trideset računov, postane trideset sporočil o plačilu.

Podatki imajo namen tudi zunaj davkov. AEAT vsako prvo četrtletje pošlje Observatorio Estatal de la Morosidad Privada (državnemu observatoriju za zamude pri plačilih v zasebnem sektorju) podatke za njegov seznam podjetij, ki so v preteklem letu kršila plačilne roke iz zakona Ley 3/2004. Datumi, ki jih sporoča vaš sistem, so dokaz.

Kam sodi VERI*FACTU

Gre za ločeni ureditvi. VERI*FACTU po uredbi Real Decreto 1007/2023 postavlja zahteve proti goljufijam za programsko opremo za izdajanje računov: zapis z zgoščeno vrednostjo za vsak račun in kodo QR. E-račun med podjetji določa format, v katerem računi potujejo med podjetji, in sporočanje njihovega plačila. Kot pravi ministrstvo za gospodarstvo: „se trata de dos medidas diferentes“. Uredba o e-računih ju poveže na enem samem mestu: obvezni e-račun mora priti iz sistemov, prilagojenih členu 29.2.j splošnega davčnega zakona, torej določbi, ki jo podrobneje ureja VERI*FACTU.

Za podjetje nad 8 milijoni evrov na skupnem davčnem ozemlju (zunaj Baskije in Navarre) vprašanje reši SII: VERI*FACTU zanj ne velja, oktober 2027 pa velja. Za manjše podjetje oba projekta zdaj kažeta na isti mesec. Ministrstvo za finance je 5. oktobra 2026 napovedalo, da bodo obveznosti VERI*FACTU, ki še ne veljajo, preložene „hasta octubre de 2028“, da bodo sovpadale z e-računi za podjetja do 8 milijonov evrov. Do 16. oktobra 2026 v BOE ni bil objavljen noben predpis, ki bi to uveljavil, zato datumi VERI*FACTU iz leta 2027 še vedno veljajo. To plat pokriva naš vodnik po VERI*FACTU.

Načrt do 6. oktobra 2027

Od sredine oktobra 2026 ima podjetje v prvem valu nekaj manj kot dvanajst mesecev. Za sistem po meri je to dovolj, če se delo začne v tem četrtletju.

1. Oktober in november 2026: popis. Vsak sistem, ki izdaja račune španskim podjetjem, in vsak sistem, ki prejema, odobrava in plačuje račune dobaviteljev. S svetovalcem potrdite, v katerem valu ste.
2. Od novembra 2026 do januarja 2027: izbira poti. Zasebna platforma, neposredna povezava z javno rešitvijo ali oboje. Platformo vprašajte, katere sintakse sprejema, ali namesto vas pošilja kopijo UBL in sporočila o plačilih, kako se vračajo statusna sporočila in ali ima testno okolje.
3. Od decembra 2026 do marca 2027: podatki. Preverjanje NIF, strukturirani naslovi, plačilni pogoji kot podatki, shranjene razčlenitve DDV, španske razširitve, preslikava v EN 16931.
4. Od januarja do maja 2027: obveznosti do dobaviteljev. Obdelava prejetih računov, zavrnitve, datumi plačil iz bančnih transakcij, vrsta za sporočanje.
5. Takoj ko AEAT odpre javno rešitev in najpozneje do avgusta 2027: testiranje celotnega procesa. Odredba tehnične specifikacije prepušča temu, kar AEAT objavi na svoji Sede electrónica, zato preslikavo hranite v enem modulu in računajte na popravke.
6. September 2027: zgodnji začetek z nekaj strankami in dobavitelji, vzporedno s PDF.
7. 6. oktober 2027: obvezno. Od prvega dne je nekdo odgovoren za vrsto za sporočanje.

Za val oktobra 2028 veljajo isti koraki, le leto pozneje. Vaši večji dobavitelji vam bodo e-račune začeli izdajati oktobra 2027, skupaj s PDF, ki po preambuli uredbe zagotavlja berljivost vsem drugim. To leto izkoristite, da se jih naučite prejemati.

Kaj se še lahko premakne

• Časovnica je že zdrsnila. Marca 2026 je ministrstvo za gospodarstvo odredbo pričakovalo „antes del 1 de julio de 2026“. Izšla je oktobra. Zdaj datumi izhajajo iz same uredbe in za njihov premik bi bil potreben nov predpis.
• Pogoj EU. Ley 18/2022 je veljavnost svojega člena 12 pogojil z izjemo EU od členov 218 in 232 direktive o DDV. Direktiva (EU) 2025/516, del svežnja ViDA, je z začetkom veljavnosti spremenila oba člena, tako da lahko države članice predpišejo domače e-račune brez soglasja prejemnika, preambula uredbe pa se nanjo sklicuje. Ali to izpolnjuje pogoj, je vprašanje za pravnike; vlada je šla naprej, mi pa načrtujemo po njenih datumih.
• Specifikacije. Sintakso javne rešitve lahko obe ministrstvi spremenita s skupno odredbo, dopustita pa lahko tudi dodatne sintakse.
• Sektorske izključitve. Ministrstvo za gospodarstvo lahko z odredbo izključi transakcije, praviloma začasno.
• Kazni. Niti uredba niti odredba ne določata lastnih glob. Globa do 10.000 € iz člena 2 bis.9 zakona Ley 56/2007 velja za to, da podjetje potrošnikom ne ponudi e-računov, ne za izdajanje računov med podjetji. Koliko bi stala kršitev pri računih med podjetji, je vprašanje za vašega davčnega svetovalca.

Kje dobiti pomoč

Izdelamo tisto, kar od tega pristane v vaši lastni kodi: preslikavo v EN 16931 in izhod UBL, kopijo za javno rešitev, spremembe matičnih podatkov, obdelavo prejetih računov v modulu obveznosti do dobaviteljev, zajem datumov plačil in vrsto za sporočanje s ponovnimi poskusi. Naša storitev integracije e-računov opisuje, kako to delo poteka. Če obveznost pride sredi zamenjave sistema, si oglejte posodobitev ERP, kadar pa nihče več ne ve, kako stari program deluje, je vzdrževanje podedovanih sistemov pravo izhodišče.

Če vaši računi ali plačila dobaviteljem tečejo v sistemu, za katerega nihče ne prodaja priključka, pišite na office@c9group.dev. Smo inženirji, ne pravniki ali davčni svetovalci: vprašanja o obsegu in odgovornosti sodijo k vašim, mi pa gradimo po njihovem odgovoru.