Novi japonski standard za računovodenje najemov: sistemsko delo pred aprilom 2027

Od prvega poslovnega leta, ki se začne 1. aprila 2027 ali pozneje, japonski GAAP v bilanco stanja prenese skoraj vsak najem. Najemnine za pisarne in trgovine, skladišča, službeni avtomobili in najemi, skriti v pogodbah o storitvah, vse to postane pravica do uporabe sredstva (使用権資産) in obveznost iz najema (リース負債). Za podjetje, katerega poslovno leto se konča marca, je to čez šest mesecev.

Računovodske presoje sodijo k vaši finančni ekipi in revizorju. Ta članek govori o drugi polovici: o podatkih iz pogodb, izračunu, knjižbah in vmesnikih. Tam ti projekti zamujajo.

Kaj se spremeni in za koga

Japonski odbor za računovodske standarde (ASBJ) je 13. septembra 2024 objavil ASBJ Statement No. 34, Accounting Standard for Leases, skupaj z navodili za izvajanje Implementation Guidance No. 33. Nadomeščata Statement No. 13 iz leta 2007. Povzetek ASBJ (v japonščini) določa datume:

• Obvezno od začetka poslovnih let, ki se začnejo 1. aprila 2027 ali pozneje, v konsolidiranih in posamičnih računovodskih izkazih.
• Dovoljeno od poslovnih let, ki se začnejo 1. aprila 2025 ali pozneje.

Nič, kar je ASBJ objavil od takrat, teh datumov ni premaknilo.

Po starem standardu so finančni najemi šli v bilanco stanja, poslovni najemi pa so bili izkazani kot strošek najemnine. Po Statement No. 34 najemnik za vsak najem pripozna sredstvo in obveznost ter knjiži amortizacijo in obresti, ne glede na to, kako se je najem prej imenoval. To je enotni model iz MSRP 16 (IFRS 16) z nekaj poenostavitvami. Računovodenje najemodajalca ostaja večinoma enako.

Dve podrobnosti sta za sisteme pomembnejši, kot se zdi.

Velja za posamične izkaze družb, ne le za konsolidirane. ASBJ je razmišljal o omejitvi na konsolidirane izkaze in se odločil proti. Glavna knjiga vsake družbe v skupini nosi nove številke, zato popravek na ravni konsolidacije težave ne reši.

Najeme je treba zdaj prepoznati. Statement No. 13 ni imel pravil za prepoznavanje najema znotraj pogodbe. Statement No. 34 jih ima, ASBJ pa jasno pove, da se lahko izkaže, da pogodbe, ki nikoli niso bile obračunane kot najemi, najem vsebujejo.

Kdo je zajet

Standard je napisan za podjetja, ki uporabljajo celoten japonski GAAP. V praksi to pomeni družbe, ki kotirajo na borzi, in velike družbe po zakonu o gospodarskih družbah (kapital 500 milijonov jenov ali več ali skupne obveznosti 20 milijard jenov ali več), ki morajo imenovati računovodskega revizorja. ASBJ ugotavlja, da mala in srednje velika podjetja običajno sledijo smernicam za računovodenje MSP.

To vključuje japonske hčerinske družbe tujih skupin, ki so velike družbe po zakonu o gospodarskih družbah. Njihovi zakonski izkazi so po japonskem GAAP, ne glede na to, po katerih standardih poroča matična družba. Pri matični družbi, ki uporablja IFRS 16, večina podatkov obstaja: ASBJ je standard zasnoval tako, da lahko podjetje, ki v konsolidiranih izkazih uporablja IFRS, v posamičnih izkazih uporabi svoje številke po IFRS 16 v bistvu brez prilagoditev. Matična družba po US GAAP pomeni več dela. Topic 842 za poslovne najeme ohranja en sam enakomerno razporejen strošek, japonski standard pa za vse zahteva amortizacijo in obresti.

Za koga to ni: skupine, ki IFRS 16 že uporabljajo in te številke vodijo v glavnih knjigah posameznih družb, so večino tega že opravile. Nič od tega, kar sledi, ni računovodski nasvet.

Kje je sistemsko delo

1. Iskanje najemov

ProShip, ponudnik programske opreme za računovodenje najemov, je maja 2025 anketiral 1.007 računovodskih delavcev v družbah, ki kotirajo na borzi, in velikih družbah ter rezultate objavil aprila 2026. Le 23,5 % jih je pregledalo pogodbe, ki bi lahko bile zajete; 53,9 % jih je bilo še sredi dela.

Opredelitev sledi IFRS 16: pogodba ali njen del, ki za nadomestilo za določeno obdobje prenaša pravico do uporabe opredeljenega sredstva. Merilo je obvladovanje. Pridobite skoraj vse gospodarske koristi sredstva in usmerjate, kako se uporablja.

Nepremičnine so očitna skupina. Težja skupina se skriva v pogodbah o storitvah: logistični dogovori z namenskim skladiščnim prostorom ali vozili, gostovanje IT na namenski strojni opremi, dogovori o zunanjem izvajanju, vezani na določeno opremo.

Ali posamezna pogodba vsebuje najem, je presoja financ. Iskanje je podatkovno opravilo. Začnite pri obveznostih do dobaviteljev: izluščite plačila za 12 do 24 mesecev, jih združite po dobaviteljih in kontih, označite ponavljajoče se zneske na kontih najemnin, logistike, zunanjega izvajanja in IT ter zahtevajte pogodbe za njimi. Vprašalnik oddelkom ujame, kar knjiga spregleda.

Standard podjetju dovoljuje tudi, da najeme neopredmetenih sredstev izključi iz obsega. O tem odločite zgodaj: od tega je odvisno, ali pogodbe o licencah za programsko opremo sploh pridejo v register.

2. Register, ki zmore nositi presoje

Register najemov postane izvorni sistem evidence. Vsak najem potrebuje:

• družbo, stroškovno mesto, nasprotno stranko, osnovno sredstvo in razred sredstev, v katerega bi sodilo, če bi bilo v lasti (pojasnila potrebujejo to delitev);
• datum začetka in obdobje, v katerem najema ni mogoče odpovedati;
• možnosti podaljšanja in odpovedi, z oceno „dovolj gotovo“, s tem, kdo jo je podal in kdaj;
• načrt plačil, razdeljen na fiksna plačila, plačila, vezana na indeks ali stopnjo, spremenljiva plačila zunaj obveznosti, jamstva za preostalo vrednost, nakupne opcije in kazni za odpoved;
• nenajemne sestavne dele in ali so se finance odločile, da jih po razredih sredstev združijo;
• diskontno stopnjo;
• predplačila, začetne neposredne stroške, spodbude in stroške vzpostavitve v prvotno stanje, ki določajo začetno pravico do uporabe sredstva;
• pristojbine za ustanovitev stavbne pravice (借地権の設定に係る権利金等) in klavzule o ponovnem najemu (再リース), za katere veljajo posebna japonska pravila;
• oznake za izjemi kratkoročnih najemov in najemov sredstev majhne vrednosti.

Pri trajanju najema japonske nepremičnine stvar otežijo. Pri običajnih najemih zemljišč in stavb (普通借地契約, 普通借家契約) je ASBJ priznal, da je presoja trajanja težka, in dodal posebne japonske ponazoritvene primere. V raziskavi ProShip je 40,0 % anketirancev, ki so se že pripravljali, trajanje najema navedlo kot vprašanje, ki vzame največ časa. Vsako predpostavko in njen razlog shranite kot podatek, ne kot komentar v celici preglednice.

3. Izračun

Obveznost je sedanja vrednost še neplačanih najemnin. Pravica do uporabe sredstva se začne s to obveznostjo, ki se ji prištejejo predplačila, začetni neposredni stroški in stroški vzpostavitve v prvotno stanje, odštejejo pa spodbude. Obresti se izračunajo po metodi efektivne obrestne mere. Amortizacija običajno teče v obdobju najema do nič.

Japonski GAAP ohranja poenostavitve, ki jih IFRS 16 nima, sistem pa mora podpirati tiste, ki jih izberejo finance:

• Če je skupna pravica do uporabe sredstev nepomembna, se obresti lahko razporedijo enakomerno ali izpustijo, sredstvo in obveznost pa se izkažeta v nediskontiranih plačilih.
• Najeme, ki trajajo 12 mesecev ali manj in nimajo nakupne opcije, je mogoče izkazati kot strošek.
• Majhne najeme je mogoče izkazati kot strošek: staro merilo 3 milijonov jenov skupnih plačil na pogodbo se prenese, poleg izjeme v slogu IFRS 16 za sredstva, ki imajo kot nova majhno vrednost.

4. Dogodki ponovnega merjenja

Register, ki je pravilen 1. aprila in napačen do junija, ni uporaben. Standard določa dve vrsti dogodkov.

Spremembe spremenijo obseg ali nadomestilo: zmanjšana talna površina, skrajšano ali podaljšano trajanje, spremenjena najemnina na enoto. Dodajanje sredstva po samostojni ceni ustvari ločen najem. Zmanjšanje obsega zmanjša sredstvo in knjiži dobiček ali izgubo. Druge spremembe sredstvo prilagodijo za spremembo obveznosti.

Ponovne ocene se zgodijo brez spremembe pogodbe: spremeni se trajanje najema ali pa se plačila spremenijo zaradi nakupne opcije, jamstva za preostalo vrednost ali indeksa oziroma stopnje, na katero je vezana najemnina.

Sistem potrebuje dnevnik dogodkov z datumi veljavnosti, ponovni izračun naprej od vsakega dogodka in vse prejšnje načrte, ohranjene tako, da lahko revizor izsledi vsako številko. Težja je organizacijska težava. Oseba, ki ponovno pogaja o najemu skladišča, ne dela v računovodstvu, zato mora dogodek do registra priti prek poteka dela, ne prek e-poštnega sporočila, na katerega se je treba spomniti.

5. Osnovna sredstva, knjižbe in glavna knjiga

Finančni najemi so običajno že v sistemu osnovnih sredstev. Nekdanji poslovni najemi, večinoma nepremičnine, so nova skupina.

Potek knjižb:

1. Ob začetku: pravica do uporabe sredstva v breme, obveznost iz najema v dobro.
2. Vsak mesec: amortizacija in obresti na obveznost.
3. Vsako plačilo: račun za najemnino zmanjša obveznost, namesto da gre na strošek najemnine.
4. Vsako ponovno merjenje: prilagoditev sredstva in obveznosti ter morebiten dobiček ali izguba.

Pri 3. koraku se integracije zlomijo. Danes račun najemodajalca pride prek obveznosti do dobaviteljev in se knjiži na strošek najemnine (地代家賃). Če se to nadaljuje, medtem ko sistem za najeme knjiži amortizacijo in obresti, je najemnina šteta dvakrat. Običajna rešitev je, da račune za najeme usmerite na prehodni konto, sistem za najeme pa knjiži razdelitev, za kar je potrebna preslikava dobaviteljev in pogodb, ki preživi spremembe pogodb.

Najemi med družbami v skupini morajo biti za izločanje prepoznavni na obeh straneh. Načrt plačil pa hranite kot samostojen zapis: približno devet od desetih anketirancev ProShip je pričakovalo vpliv na delo pri davčnih obračunih, saj se pričakuje, da se bosta računovodska in davčna obravnava razšli.

6. Razkritja

Pojasnila najemnika vključujejo skupni denarni odtok za najeme, povečanja pravic do uporabe sredstev, amortizacijo po razredih sredstev, strošek kratkoročnih najemov in spremenljiva plačila, ki niso vključena v obveznost. Vsako je poročilo, ki ga je treba zgraditi in uskladiti, denarni odtok pa izhaja iz podatkov o plačilih, zato je odvisen od povezave z obveznostmi do dobaviteljev. Podjetje, ki pripravlja konsolidirane izkaze, lahko več teh pojasnil v posamičnih izkazih izpusti.

Paket ali rešitev po meri?

Večina podjetij bo kupila. V raziskavi ProShip jih je 35,4 % načrtovalo uvedbo ali zamenjavo sistema za upravljanje najemov, nadaljnjih 23,0 % pa je o tem razmišljalo. Za zunanjo pomoč poleg revizijske družbe je 15,9 % že podpisalo pogodbo, 42,1 % pa je o tem razmišljalo. Gre za raziskavo ponudnika, zato jo berite kot smer, ne kot meritev.

Dober paket opravi izračun, načrte in standardna poročila. Ne najde pa vaših pogodb, ne počisti vaših podatkov in se sam ne poveže z obveznostmi do dobaviteljev in glavno knjigo. To pušča tri pogoste položaje:

• Paketni ERP s podprtim modulom za najeme ali osnovna sredstva. Logiko dobavi ponudnik. Vaše delo so konfiguracija, nalaganje podatkov, sprememba v obveznostih do dobaviteljev in testiranje. Datum izdaje in njeno pokritost pridobite pisno.
• Specializirana programska oprema za najeme ob ERP. Projekt so vmesniki: podatki iz pogodb noter, knjižbe ven, preslikava obveznosti do dobaviteljev, matični podatki družb in stroškovnih mest ter usklajevanje med sistemoma.
• Sistem osnovnih sredstev, zgrajen v lastni režiji. Posodobitve ponudnika ne bo. Bodisi sistem dobi razred pravic do uporabe sredstev, amortizacijo v obdobju najema, ponovno merjenje in povezavo z načrtom obveznosti bodisi se računovodenje najemov preseli v paket, lastni sistem pa obdrži sredstva v lasti. Obe strani se v vsakem primeru spremenita.

Pri hčerinskih družbah tujih skupin morda skupinsko orodje za najeme že napaja poročanje matični družbi. Če je japonske možnosti mogoče uskladiti s politiko skupine, en izračun služi obema knjigama; če ne, sistem za vsako pogodbo hrani dve osnovi.

Načrt za naslednjih šest mesecev

Ob predpostavki, da se poslovno leto konča marca in se standard torej uporablja od 1. aprila 2027:

Oktober 2026: popis in odločitve. Izvedite analizo obveznosti do dobaviteljev in pošljite zahteve za pogodbe. Izbire politik financ naj bodo zapisane: pragovi za izjeme, združevanje nenajemnih sestavnih delov, neopredmetena sredstva v obsegu ali zunaj njega, pristop k trajanju najema pri običajnih najemih stavb, diskontne stopnje. Izberite sistem ali potrdite izdajo ponudnika.

November: register. Določite podatkovni model, naložite pogodbe, začnite pregledovati presoje. Opredelite vmesnike: podatki iz pogodb noter, knjižbe ven, usmerjanje obveznosti do dobaviteljev.

December: gradnja. Konfigurirajte izračun, preslikajte knjižbe, zgradite spremembo v obveznostih do dobaviteljev.

Januar 2027: testiranje z resničnimi pogodbami. Celoten register poženite glede na oceno učinka in izračunajte začetna stanja na dan 1. aprila 2027. Standard dovoljuje, da gre kumulativni učinek v začetni preneseni dobiček, zato je začetni izračun samostojen zagon.

Februar: poskusni zaključek. En mesec zaključite po novi osnovi v testnem okolju, s plačili, amortizacijo, obrestmi, eno spremembo, eno ponovno oceno in poročili za razkritja.

Marec: prehod. Zamrznite register, dokončajte začetna stanja, preklopite usmerjanje obveznosti do dobaviteljev za aprilske račune, dokumentirajte kontrole in revizorja popeljite skozi potek.

April 2027: v živo. Če zaključujete mesečno, je prvi zaključek po novi osnovi konec aprila. Prvo polletje se konča 30. septembra 2027.

Če zaostajate za tem načrtom, se zdaj odločite za rezervno možnost: nadzorovan vmesni izračun iz istega registra za začetna stanja in prve mesece, sistem pa začne delovati med letom. Ni idealno, je pa precej bolje kot brez registra.

Če se poslovno leto konča decembra, se prvo leto začne 1. januarja 2028. Isti načrt, petnajst mesecev namesto šestih.

Kam to sodi

Smo inženirji, ne računovodje: odločitve o politikah sprejmejo finance in vaš revizor, mi pa gradimo po njih. Naš del so nalaganje in čiščenje registra najemov, vmesniki med programsko opremo za najeme, obveznostmi do dobaviteljev in glavno knjigo ter spremembe lastnih sistemov osnovnih sredstev, kot je opisano na naših straneh posodobitev ERP in vzdrževanje podedovanih sistemov. Če je april 2027 v vašem načrtu, integracija pa ne, pišite na office@c9group.dev.