Slowakije stapt op 1 januari 2027 over op Peppol: e-facturatie voor maatwerk-ERP en EDI-stromen

Vanaf 1 januari 2027 kan een btw-plichtige die in Slowakije is gevestigd geen pdf meer mailen naar een ander Slowaaks bedrijf en dat een factuur noemen. Binnenlandse B2B- en B2G-facturen moeten gestructureerde XML zijn volgens de Europese norm EN 16931, afgeleverd over het Peppol-netwerk via een gecertificeerde provider, die de Slowaakse belastingdienst een “digitálny poštár” noemt, een digitale postbode. Elk Slowaaks bedrijf, elke eenmanszaak en elk overheidsorgaan moet ze kunnen ontvangen, ook wie niet btw-plichtig is.

Begin oktober 2026 laat dat ongeveer 90 dagen over.

Werkt u met Pohoda, KROS, Money of een vergelijkbaar boekhoudpakket, dan is dit grotendeels het werk van uw leverancier. Die levert Peppol-ondersteuning, en de eigen handleiding van de Slowaakse belastingdienst van 26 augustus 2026 zegt dat in de meeste gevallen een update van het bestaande systeem volstaat. Installeer de update, kies een provider en spreek de werkwijze af met uw boekhouder.

Dit artikel is voor alle anderen: bedrijven waarvan de facturen uit een eigen ERP-systeem komen, uit een zwaar aangepast systeem of een systeem aan het einde van zijn levensduur, uit een factureringsengine in hun eigen product, of uit een EDIFACT-koppeling met retailklanten.

Wat de wet eist

De verplichting komt uit de gewijzigde btw-wet (222/2004 Z. z., gewijzigd bij 385/2025 Z. z.). In hoofdlijnen, op basis van de eFaktúra-pagina van de Slowaakse belastingdienst en de handleiding:

• Uitreiken. Btw-plichtigen die in Slowakije zijn gevestigd, moeten e-facturen uitreiken voor binnenlandse leveringen, en voor betalingen die vóór de levering zijn ontvangen, als de klant een Slowaakse belastingplichtige of een Slowaakse rechtspersoon is. Consumenten vallen erbuiten. Net als van btw vrijgestelde leveringen en vereenvoudigde facturen (een bon tot € 100, of een eKasa-bon tot € 400 inclusief btw). Verder speelt de factuurwaarde geen rol meer.
• Ontvangen. Elke Slowaakse belastingplichtige, btw-plichtig of niet, en elke Slowaakse rechtspersoon moet e-facturen via een gecertificeerde provider kunnen ontvangen.
• Formaat. XML volgens EN 16931, in UBL 2.1 of CII D16B. Op het netwerk betekent dat Peppol BIS Billing 3.0, en dat is UBL.
• Aflevering. Via een gecertificeerde provider over Peppol. Partners kunnen een ander kanaal afspreken, zoals e-mail of een bestaande EDI-koppeling, maar alleen met voorafgaande toestemming van de afnemer; de factuur moet dan nog steeds EN 16931-XML zijn, en beide kanten moeten nog steeds via een provider bereikbaar zijn.
• Termijn. 15 dagen na de levering, zoals nu. Voor een factuur die via het netwerk wordt verstuurd, is de uitgiftedatum de dag waarop ze aan de provider is overgedragen.
• Rapportage. De provider haalt de fiscale gegevens eruit en rapporteert ze aan de belastingdienst, en de wet beschouwt uw rapportageplicht als vervuld zodra u de factuur overdraagt. De kontrolný výkaz (de Slowaakse btw-controleopgave) blijft tot 1 juli 2030 bestaan.
• Archief. Btw-plichtigen bewaren de XML tien jaar vanaf het einde van het jaar waarop ze betrekking heeft. Een pdf-weergave is niet de factuur.
• Boetes. Wie de e-facturatieverplichtingen schendt of onjuiste gegevens verstuurt, kan een boete krijgen tot € 10.000, en tot € 100.000 bij herhaling, volgens de handleiding en de FAQ van 15 september 2026. Een kennelijke fout die snel wordt gecorrigeerd, of een aantoonbare fout aan de kant van de provider, wordt niet beboet.

De overgang volgt het belastbare feit. Is de verplichting om een factuur uit te reiken uiterlijk 31 december 2026 ontstaan, dan gelden de oude regels, ook als de factuur in 2027 wordt betaald.

Twee kleinere wijzigingen overvallen mensen. Een betalingsschema (splátkový kalendár) voor huur of lease werkt niet meer als verzamelfactuur: elke terugkerende levering heeft een eigen e-factuur nodig. En buitenlandse bedrijven die in Slowakije alleen voor de btw zijn geregistreerd, blijven tot 30 juni 2030 buiten de reikwijdte.

EDIFACT-facturen tellen niet meer

Dit is het deel dat fabrikanten en leveranciers van retailketens raakt. De FAQ is onomwonden. U kunt na 1 januari 2027 EDIFACT blijven uitwisselen met uw klanten, maar voor binnenlandse transacties voldoet een EDIFACT-factuur niet meer aan de definitie van een elektronische factuur voor de btw. In de woorden van de FAQ: “vy alebo váš poskytovateľ IT služieb musí vykonať konverziu”: u of uw IT-dienstverlener moet die facturen omzetten naar EN 16931 UBL of CII.

De FAQ noemt zelfs de route. CEN/TS 16931-3-4 koppelt EDIFACT INVOIC D16B aan het semantische model van EN 16931, en van daaruit mapt u naar UBL. Het voorbeeld: het EDIFACT-factuurnummer wordt business term BT-1, die in UBL cbc:ID wordt.

Daar volgen twee ontwerpkeuzes uit.

Waar de omzetting gebeurt. Ofwel genereert uw systeem UBL uit dezelfde gegevens die het EDIFACT-bericht voeden, ofwel zet uw EDI-dienstverlener het bericht onderweg om. Doet die het, vraag dan om de validatierapporten, want de boete is voor u.

Welk kanaal het vervoert. Gaat de UBL over Peppol als Peppol BIS, dan rapporteert de provider haar. Houdt u het EDI-kanaal aan op basis van een afspraak met de afnemer, dan wordt er niets automatisch gerapporteerd, en hebt u voor al het andere nog steeds een Peppol-endpoint nodig.

De regels gaan over facturen, creditnota's en facturen via selfbilling. Orders en verzendberichten kunnen blijven zoals ze zijn.

Wat u echt moet bouwen

Voor een maatwerksysteem valt het werk in vier stukken uiteen. De koppeling met de provider is meestal het kleinste.

1. Uitgaand: UBL die de validatie doorstaat

Map uw factuurgegevens op de business terms van EN 16931, en daarna op UBL. De eFaktúra-pagina publiceert een transpositiespreadsheet (versie 1.11 toen dit werd geschreven) die de business terms koppelt aan de bepalingen van Slowaakse wet waarop ze steunen, met Slowaakse kardinaliteit bovenop Peppol BIS. Behandel die als uw specificatie.

De velden die problemen geven, zijn zelden de voor de hand liggende:

• Het DIČ van de ontvanger. Slowaakse deelnemers worden op Peppol geadresseerd als 0245:DIČ, het fiscale identificatienummer, niet het IČO en niet het IČ DPH. Een bedrijf dat al op Peppol zit onder een 9950-identificatie, heeft nog steeds een 0245-registratie in de Slowaakse SMP nodig. Bevat uw klantenstam alleen IČO en IČ DPH, dan hebt u een dataklus voordat u een codeklus hebt.
• Btw-categoriecodes. S, Z, E, AE en O, elk met bijbehorende Peppol-bedrijfsregels. Categorie O (buiten de reikwijdte van de btw) verbiedt btw-identificaties op de factuur en kan niet op één factuur staan met regels tegen het standaardtarief. De tekst voor de reden van vrijstelling (BT-120) is voor vrijgestelde leveringen; vult u die in op een factuur tegen het standaardtarief, dan is de XML ongeldig.
• Maateenheden uit de codelijsten van UN/ECE, geen vrije tekst. Elke regel heeft er een nodig.
• De documenttypen die u vergat. Correcties als creditnota plus een nieuwe factuur, of een corrigerende factuur die in BT-25 naar het origineel verwijst. Fiscale documenten voor vooruitbetalingen gebruiken typecode 388. Facturen via selfbilling zijn type 389.

Valideer vóór het versturen, tegen Peppol BIS en de Slowaakse regels, en stuur fouten door naar iemand die ze kan herstellen. Vergrendel de factuur zodra ze is overgedragen, en maak nieuwe pogingen idempotent: dezelfde factuur twee keer verstuurd onder twee nummers is een fiscaal probleem.

2. De koppeling met de provider

Het register van 1 oktober 2026 telt 79 gecertificeerde providers, Slowaakse en buitenlandse. Elk heeft een eigen API en eigen authenticatie. Er zit geen centraal overheidsplatform in het factuurpad: het plan daarvoor is in 2024 geschrapt, en facturen reizen rechtstreeks tussen providers. Praktische punten uit de FAQ:

• U kunt per deelnemers-ID maar één provider voor ontvangst registreren, maar u mag via meerdere versturen.
• Het registreren van uw ontvangende provider via het portaal van de belastingdienst is een wettelijke eis, en wie dat doet, moet gemachtigd zijn om op dat portaal namens het bedrijf op te treden. Regel dat deze week. Het is de traagste stap waar geen code aan te pas komt.
• Zit de ontvanger niet op Peppol, dan mislukt de aflevering, maar hebt u als verzender aan uw plicht voldaan en worden de gegevens toch gerapporteerd. Uw code moet de mislukking vastleggen en iemand waarschuwen, niet eindeloos opnieuw proberen of de facturatie blokkeren.

Een eigen access point draaien betekent OpenPeppol-certificering, accreditatie door de belastingdienst en, vanaf 1 juli 2027, ISO/IEC 27001. Voor een bedrijf dat alleen zijn eigen facturen verstuurt, is een provider het verstandige antwoord.

3. Inkomend, naar de crediteurenadministratie

Vanaf januari sturen uw energieleverancier, telecomaanbieder en softwareleveranciers u UBL. De handleiding legt de verantwoordelijkheid om te kunnen ontvangen bij de ontvanger: een leverancier die correct via het netwerk verstuurt, heeft zijn deel gedaan.

Inkomend werk betekent documenten ophalen via de API van de provider, ze valideren, de leverancier herkennen, regels omzetten naar uw crediteurenmodel, inkooporders matchen waar u dat doet, en de bestaande goedkeuringsworkflow voeden, die de wet ongemoeid laat. U hebt daarnaast op verzoek een leesbare weergave van de XML nodig en het XML-archief voor tien jaar. Peppol kent hier geen afwijzingsbericht, dus geschillen regelt u zoals vroeger met de leverancier.

4. Rapportage en aansluiting

De provider stelt het document met fiscale gegevens op en rapporteert het. Uw taak is ervoor te zorgen dat wat u overdraagt klopt, en dat uw btw-aangiften nog aansluiten, want de kontrolný výkaz loopt door tot 2030. Sla de berichtidentificaties en afleverstatussen van de provider per factuur op, zodat u kunt uitzoeken waarom de cijfers afwijken als ze dat doen.

Hoe lang het duurt

De eigen schatting van de belastingdienst: is uw software al met Peppol verbonden, dan is activering direct. Voor maatwerk of complexe oplossingen “môže trvať niekoľko dní až týždňov”: dat kan enkele dagen tot weken duren.

Voor de koppeling zelf klopt dat. De weken gaan op aan data: het DIČ vinden van elke klant en leverancier, de juiste btw-categorie bepalen voor elk product en elke dienst, en een verwerking van inkomende documenten bouwen die er niet van afhangt dat iemand elk document opent.

Testen gaat langzamer dan u verwacht. De Peppol-monitor op epostari.sk, beheerd door Verteco, zelf een van de gecertificeerde providers, telde op 2 oktober 2026 3.332 van de 235.518 Slowaakse btw-plichtigen die Peppol-facturen kunnen ontvangen, ongeveer 1,4%. De monitor meet alleen btw-plichtigen en noemt zijn cijfers indicatief. Toch kunnen weinig van uw klanten vandaag een testfactuur ontvangen, en januari zal veel foutmeldingen “ontvanger niet gevonden” opleveren. Behandel die als normaal geval.

Een plan van 90 dagen

Week 1 tot 2: inventarisatie en beslissingen. Maak een lijst van elk systeem dat facturen uitreikt aan Slowaakse bedrijven: het ERP-systeem, de factureringsengine, de EDI-gateway, de spreadsheet die iemand bij verkoop nog gebruikt. Doe hetzelfde voor inkomend. Controleer hoeveel klant- en leveranciersrecords een DIČ hebben. Kies een provider, regel de machtiging voor het portaal en registreer voor ontvangst.

Week 3 tot 6: uitgaand. Bouw de UBL-mapping en de validatie, koppel aan de testomgeving van de provider, en zet EDIFACT-facturen om of spreek de omzetting af met uw EDI-dienstverlener. Dek creditnota's, vooruitbetalingen en selfbilling, niet alleen het geval waarin alles goed gaat.

Week 5 tot 9: inkomend. Ophalen, valideren, leveranciers herkennen, mappen naar de crediteurenadministratie, weergave en archief.

Week 9 tot 11: live in 2026. Vrijwillig gebruik is dit jaar toegestaan. Stuur echte facturen naar klanten die al geregistreerd zijn en ontvang van leveranciers die dat ook zijn. Hier komen mappingfouten aan het licht, nu ze nog niets kosten.

Week 12 tot 13: overschakeling. Laat de omschakeling afhangen van het belastbare feit, niet van de boekingsdatum. Plan rond de feestdagen: de laatste twee weken van december zijn geen testvenster.

Haalt de bouw het niet, zorg dan voor een terugvaloptie. Een losse webapplicatie van een provider, de optie die de handleiding voor kleine bedrijven noemt, volstaat om op 1 januari facturen te ontvangen terwijl de integratie wordt afgerond. Het is een noodoplossing voor ontvangen, geen manier om in grote aantallen uit te reiken.

Wat nog in beweging is

De FAQ noemt een herziene EN 16931 die in oktober 2025 is goedgekeurd en zegt de gevolgen daarvan nog niet te kunnen beschrijven; Peppol BIS zal de norm volgen. De transpositiespreadsheet staat op versie 1.11 en de FAQ is herhaaldelijk opnieuw uitgegeven. Houd de mapping op één plek en onder versiebeheer, niet verspreid door de factuurcode.

De tweede fase staat al in de planning. Vanaf 1 juli 2030 wordt de verplichting naar verwachting uitgebreid naar grensoverschrijdende leveringen, daalt de termijn voor uitreiken naar 10 dagen en verdwijnt de kontrolný výkaz. Codeer “alleen Slowaakse klanten” niet hard in het ontwerp.

Waar u hulp krijgt

Wij bouwen de verbinding tussen het systeem dat uw facturen aanmaakt en het netwerk dat ze nu moet vervoeren: UBL-mapping en validatie, integratie met de API van de provider, EDIFACT-omzetting en verwerking van inkomende facturen in de crediteurenadministratie. Op de pagina van onze dienst voor e-facturatie-integratie leest u hoe we werken, en is het onderliggende systeem het echte probleem, kijk dan bij ERP-modernisering. Is het werk afgebakend en hebt u handen nodig, dan plaatsen we ook ervaren ontwikkelaars in bestaande teams.

Wilt u uw situatie doorspreken, schrijf dan naar office@c9group.dev.