Apie musPaslaugosDarbaiStraipsniai

E. sąskaitų faktūrų integracija: Peppol, XRechnung, ZUGFeRD ir Factur-X sistemoms, kurios tam nebuvo kurtos

Įsigyti e. sąskaitų faktūrų produktą nesunku. Bėda beveik niekada nėra pats produktas. Bėda yra dvylikos metų senumo užsakymų valdymo sistema, kuri išrašo jūsų sąskaitas, niekur neaprašyta kainodaros logika ir tai, kad sąskaitų numerius generuoja saugoma procedūra, kurią parašė 2019 m. išėjęs darbuotojas.

Mes kuriame jungtį tarp to, ką iš tikrųjų naudojate, ir to, ko reikalauja prievolė. Struktūrizuotų sąskaitų generavimą, patikrą, siuntimą per tinklą, gaunamų sąskaitų apdorojimą ir archyvavimą įdiegiame į jūsų esamą sistemą, o ne ją pakeičiame.

Prievolės ir kada jos įsigalioja

Europa kiekvienoje šalyje pagal savo grafiką pereina nuo PDF sąskaitų prie struktūrizuotų, mašininiu būdu nuskaitomų sąskaitų, dar prieš ES paketą PVM skaitmeniniame amžiuje (ViDA), kuris visa tai suvienodins. Datos, kurios šiuo metu lemia projektus:

  • Vokietija: gauti struktūrizuotas e. sąskaitas faktūras privaloma nuo 2025 m. sausio 1 d. Išrašyti jas tampa privaloma nuo 2027 m. sausio 1 d. įmonėms, kurių apyvarta viršija 800 000 EUR, ir nuo 2028 m. sausio 1 d. visoms kitoms. Praktikoje naudojami formatai yra XRechnung (grynasis XML) ir ZUGFeRD 2.x (hibridinis PDF su įterptu XML); abu atitinka EN 16931.
  • Prancūzija: gauti, o didelėms ir vidutinėms įmonėms ir išrašyti, privaloma nuo 2026 m. rugsėjo 1 d.; MVĮ išrašyti privalės nuo 2027 m. rugsėjo 1 d. Sąskaitos siunčiamos per registruotas platformas, o įprastas hibridinis formatas yra Factur-X.
  • Belgija: privalomos B2B e. sąskaitos faktūros per Peppol nuo 2026 m. sausio 1 d., o 2028 m. planuojamas e. ataskaitų teikimas pagal penkių kampų modelį.
  • Lenkija: KSeF, nacionalinė patvirtinimo (clearance) platforma su savo XML schema ir savo grafiku.
  • Italija: SdI ir FatturaPA, veikiantys nuo 2019 m. ir vis dar griežčiausias patvirtinimo modelis ES.
  • Ispanija: Verifactu ir įstatymo „Crea y Crece“ sąskaitų išrašymo prievolės, diegiamos kartu su regioninėmis TicketBAI sistemomis.

Jei parduodate į kelias iš šių šalių, turite ne vieną projektą. Turite vieną architektūrą ir kelis šalių adapterius, o skirtumas tarp to, ar į tai žiūrima būtent taip, ar ne, yra skirtumas tarp vienos integracijos ir penkių.

Kur projektai iš tikrųjų stringa

Sąskaitos duomenys neegzistuoja tokio pavidalo, kokio reikalauja standartas. EN 16931 reikalauja laukų, kurių daugelis sistemų niekada nefiksavo: tinkamos pirkėjo nuorodos, PVM išskaidymo pagal tarifą, o ne pagal eilutę, struktūrizuotų mokėjimo sąlygų, matavimo vienetų kodų iš kontroliuojamo žodyno. Inžinerinis darbas yra deterministiškai atkurti šiuos laukus iš to, ką turite, kiekvienai sąskaitai, kurią kada nors išrašysite.

Patikros klaidos paaiškėja per vėlai. Atmesta sąskaita yra neapmokėta sąskaita. Patikra turi vykti prieš siuntimą, pagal galiojančią schemą ir galiojančias šalies verslo taisykles, o klaidos turi pasiekti žmogų, galintį ką nors padaryti, o ne nugulti žurnalo faile.

Gaunamos sąskaitos sudėtingesnės nei siunčiamos. Visi planuoja sąskaitų išrašymą ir pamiršta, kad nuo gavimo prievolės datos turės priimti struktūrizuotas sąskaitas iš kiekvieno tiekėjo, bet kuriuo standartą atitinkančiu formatu, ir perkelti jas į mokėtinas sumas, kad žmogui nereikėtų atidaryti kiekvienos.

Numeracija ir idempotentiškumas. Pakartotiniai bandymai, tinklo laiko limitai ir platformų sutrikimai yra įprasti dalykai. Sąskaita, išsiųsta du kartus dviem skirtingais numeriais, yra mokestinė, o ne programinė problema. Tai turi būti padaryta teisingai nuo pat pradžių.

Ką kuriame

Vertinimas ir formato sprendimas

Trumpas darbas (paprastai nuo vienos iki dviejų savaičių), per kurį išsiaiškiname, kaip iš tikrųjų išrašomos jūsų sąskaitos, kurios prievolės jus paliečia ir kada, ir kokias realias galimybes turite. Rezultatas yra rašytinė rekomendacija: kokių formatų jums reikia, ar prie Peppol jungtis per paslaugų teikėją, ar per savo prieigos tašką, ką reikia pakeisti jūsų šaltinio sistemoje ir kiek tai kainuoja.

Kartais rekomendacija būna tokia, kad pakaks standartinio produkto ir nedidelio adapterio. Tai mieliau pasakysime pirmą savaitę, nei išrašysime jums sąskaitas už šešis mėnesius.

Sąskaitų generavimas ir laukų atitiktis

Kuriame atitikties sluoksnį nuo jūsų šaltinio duomenų iki reikiamų sintaksių (UBL ir CII pagal EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD 2.x, Factur-X, FatturaPA, KSeF XML), o laukų išvedimo taisykles dokumentuojame taip, kad jas suprastų ir auditorius, ir jūsų finansų komanda. Jei šaltinio sistema privalomo lauko apskritai negali pateikti, pasakome tai anksti ir suprojektuojame, kaip jį fiksuoti, užuot sugalvoję numatytąją reikšmę.

Patikra prieš siuntimą

Schemos patikra, Schematron verslo taisyklės ir konkrečios šalies patikros atliekamos dar prieš tai, kai kas nors išeina už jūsų įmonės ribų. Klaidos nukreipiamos į eilę, už kurią atsakingas konkretus žmogus, su pranešimu, kuris laukas nepraėjo patikros ir kodėl, o ne su klaidų dėklo išrašu.

Prisijungimas prie tinklo

Prisijungimas prie Peppol prieigos taško per patikimą paslaugų teikėją arba per savo prieigos tašką, priklausomai nuo apimčių ir nuo to, kiek kontrolės jums reikia. Šalyse, kuriose taikomas patvirtinimo modelis, integruojamės tiesiogiai su nacionaline platforma (KSeF, SdI, Prancūzijos PDP ekosistema), įskaitant sertifikatų ir autentifikavimo tvarkymą, kurį kiekviena iš šių platformų daro savaip.

Gaunamų sąskaitų apdorojimas

Tiekėjų sąskaitų gavimas, patikra ir suvienodinimas į vieną vidinį formatą, sugretinimas su pirkimo užsakymais ir prekių priėmimo dokumentais, kai jų yra, ir perdavimas į jūsų mokėtinų sumų procesą. Būtent iš čia paprastai ir atsiperka projektas, nes jis panaikina rankinį duomenų suvedimą, kurio niekas niekada nematavo.

Archyvavimas ir audito seka

Originalaus struktūrizuoto dokumento saugojimas pagal reikalavimus, tokia forma ir tokį laikotarpį, kurie atitinka Vokietijos GoBD, Italijos conservazione sostitutiva ar lygiavertes taisykles šalyse, kuriose veikiate, o dokumentų paieška yra išbandyta, o ne tik numanoma.

Sistemos, su kuriomis integruojamės

SAP ECC ir S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 ir Business Central, Odoo, NetSuite, Sage, Infor, Xero, DATEV sąsajos ir (dažniausiai) individuali arba smarkiai perdaryta sistema, kuri yra verslo veiklos šerdis ir dėl prievolės nebus keičiama. Dirbame su .NET, Java, PHP, Python, Node.js ir, jei to reikia, senesnėmis technologijomis.

Jei valdote prekyvietę, prenumeratos platformą ar atsiskaitymų sistemą, kuri programiškai išrašo daug sąskaitų, tai būtent tas atvejis, kuriam esame pasirengę: sąskaitą generuoja jūsų kodas, todėl ir atitiktis turi būti jūsų kode.

Ko nedarome

Neparduodame sąskaitų išrašymo programinės įrangos ir nesame apskaitos programa. Jei esate maža įmonė ir ieškote įrankio, kuris išrašytų reikalavimus atitinkančias sąskaitas, įsigykite jį: DATEV, sevDesk, Lexware ir dar keliolika kitų tai daro gerai ir kainuoja tik dalį integracijos projekto kainos.

Kreipkitės į mus, kai sąskaitą išrašo jums jau priklausanti sistema, kai turi sugyventi kelių šalių taisyklės arba kai dėl apimčių viskas turi veikti be nuolatinės žmogaus priežiūros.

Kaip vyksta darbas

Vertinimas: nuo vienos iki dviejų savaičių, fiksuota kaina, baigiasi rašytine rekomendacija ir įkainotu planu.

Kūrimas: paprastai nuo šešių iki dvylikos savaičių pirmajai šaliai, priklausomai nuo to, kokie tvarkingi šaltinio duomenys. Dirbame jūsų repozitorijoje, pagal jūsų šakų strategiją, su jūsų komanda, ir paliekame testus.

Bandomasis etapas: tikros sąskaitos siunčiamos nedideliam partnerių ratui lygiagrečiai su esamu procesu, kol klaidų dalis tampa tokia, kokia turi būti.

Perėjimas ir palaikymas: klaidų eilė stebima ir už ją kažkas atsakingas per pirmąją mėnesio pabaigą ir pirmąją PVM deklaraciją, nes būtent tada iškyla tikrai svarbūs klausimai.

Standartai, kurių laikomės

EN 16931 ir jo sintaksės susiejimai (UBL 2.1, UN/CEFACT CII), Peppol BIS Billing 3.0 ir Peppol perdavimo infrastruktūra, XRechnung ir KoSIT validatorius, ZUGFeRD 2.x ir Factur-X profiliai, FatturaPA, KSeF ir ViDA pasiūlymai, formuojantys tai, kas bus po 2030 m.

Dažnai užduodami klausimai

Nuo kada tiksliai Vokietijos e. sąskaitų faktūrų prievolė taikoma mums?

Gavimo prievolė visoms Vokietijos įmonėms taikoma nuo 2025 m. sausio 1 d. Išrašymo prievolė taikoma nuo 2027 m. sausio 1 d., jei jūsų praėjusių metų apyvarta viršijo 800 000 EUR, ir nuo 2028 m. sausio 1 d. kitais atvejais. Prievolė apima vidaus B2B sandorius; tarptautinių ir B2C sąskaitų tvarka skiriasi, ir ją verta pasitikslinti su savo mokesčių konsultantu.

Kuo skiriasi XRechnung ir ZUGFeRD?

XRechnung yra grynasis XML, apibrėžtas Vokietijos viešojo sektoriaus ir privalomas sąskaitoms valdžios institucijoms. ZUGFeRD 2.x yra hibridas: PDF/A-3 dokumentas su tais pačiais struktūrizuotais duomenimis viduje, todėl žmogus gali skaityti PDF, o mašina gali nuskaityti XML. Abu atitinka EN 16931. Vokietijos komercinėje B2B praktikoje labiau linkstama prie ZUGFeRD; daugelis pirkėjų priima bet kurį iš jų.

Ar mums reikia savo Peppol prieigos taško?

Paprastai ne. Dauguma įmonių jungiasi per esamą prieigos taško paslaugų teikėją, nes tai pigiau ir greičiau. Savas prieigos taškas prasmingas, kai apimtys didelės, kai reikia kontroliuoti perdavimo sluoksnį arba kai patys teikiate sąskaitų išrašymo paslaugas kitiems.

Ar galite dirbti su mūsų esamu e. sąskaitų faktūrų paslaugų teikėju?

Taip, ir dažnai būtent toks modelis yra teisingas: paslaugų teikėjas rūpinasi siuntimu ir naryste tinkle, o mes kuriame viską tarp jūsų sistemos ir jo API: laukų atitiktį, patikrą, pakartotinius bandymus, klaidų tvarkymą ir sutikrinimą.

Kas nutinka sąskaitoms, kurios nepraeina patikros?

Jos patenka į eilę su suprantamu paaiškinimu, kuris laukas pažeidė kurią taisyklę. Šią eilę projektuojame kruopščiai, nes per pirmuosius mėnesius po paleidimo tai dažniausiai naudojama sistemos dalis, o prastai suprojektuota eilė atitikties projektą paverčia nuolatiniu rankiniu procesu.

Kaip išvengiate tos pačios sąskaitos siuntimo du kartus?

Stabilus idempotentiškumo raktas, išvestas iš jūsų sąskaitos tapatybės ir perduodamas per kiekvieną pakartotinį bandymą, bei siuntimo žurnalas, kuris yra patikimas šaltinis apie tai, kas išsiųsta. Kiekvienas pakartotinis bandymas naudoja pradinį identifikatorių, o ne generuoja naują.

Pradėkite

Parašykite mums, į kurias šalis išrašote sąskaitas, maždaug kiek sąskaitų per mėnesį ir kas jas šiandien generuoja. Pasakysime, kurios prievolės jus paliečia, kokia tvarka ir ar tai yra jungtis, ar projektas.

Susisiekite su mumis ir užsisakykite e. sąskaitų faktūrų pasirengimo vertinimą.

Susijusios paslaugos

Norite pradėti naudotis šia paslauga?

Susisiekite
← Atgal į visas paslaugas