Facturation électronique des PME : raccorder votre propre outil de facturation avant le 1er septembre 2027

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées par la réforme doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques par l'intermédiaire d'une plateforme agréée. Les grandes entreprises et les ETI doivent en outre émettre leurs factures par ce canal et transmettre leur e-reporting. Le site des impôts présente désormais la réforme comme « effective depuis le 1er septembre 2026 ».

La seconde vague arrive le 1er septembre 2027. À partir de cette date, les PME, les TPE et les micro-entreprises doivent émettre leurs factures B2B sous forme électronique via une plateforme agréée et commencer l'e-reporting : la transmission à l'administration des données relatives aux ventes à des particuliers, aux opérations internationales et, pour les prestations de services, aux paiements encaissés.

Si vos factures sortent d'un logiciel du marché comme Sage, Cegid ou Pennylane, le raccordement à une plateforme agréée vient de votre éditeur, qui en est une ou travaille avec une. Votre part consiste à choisir la plateforme et à fiabiliser vos données clients.

Cet article traite de l'autre cas : des factures produites par votre propre logiciel de facturation, un ERP personnalisé ou le code de votre plateforme. Là, le raccordement doit être construit. Onze mois suffisent si vous commencez maintenant.

Le calendrier, et la vague dont vous relevez

Le guide pratique du démarrage de la facturation électronique de la DGFiP fixe les dates :

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises concernées doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; les grandes entreprises et les ETI doivent en outre en émettre et transmettre leur e-reporting.
• 1er septembre 2027 : les PME, les TPE et les micro-entreprises doivent émettre leurs factures électroniques et transmettre leur e-reporting.

La taille s'apprécie par entité juridique (par SIREN) au 1er janvier 2025, à partir du dernier exercice clos avant cette date. Selon la FAQ officielle, une PME occupe moins de 250 personnes et réalise un chiffre d'affaires n'excédant pas 50 millions d'euros ou présente un total de bilan n'excédant pas 43 millions d'euros. Au-delà, votre échéance était 2026.

Un piège. Les spécifications externes (version 3.2 du 30 avril 2026) placent les entités membres d'un assujetti unique dans la vague 2026, quelle que soit leur taille. Si c'est votre cas, vous êtes déjà en retard.

Le guide tranche aussi deux questions en votre faveur. Vous pouvez commencer à émettre sous forme électronique avant votre échéance, à titre volontaire. Et un client ne peut pas s'appuyer sur la réforme pour vous imposer l'envoi de factures électroniques avant le 1er septembre 2027, même si vos contrats peuvent toujours fixer les modalités d'échange des factures.

Ce que fait une plateforme agréée

Une plateforme agréée est un opérateur privé immatriculé par l'État. Pour figurer sur la liste officielle, elle doit démontrer sa conformité fiscale, la sécurité de ses infrastructures et de ses données, et son interopérabilité technique.

Les spécifications désignent l'architecture comme le schéma en « Y ». Votre système envoie la facture à votre plateforme. Votre plateforme recherche le destinataire dans l'annuaire central géré par le portail public de facturation (PPF) et remet la facture à la plateforme de l'acheteur. Parallèlement, votre plateforme extrait de la facture les données réglementaires et les transmet au PPF, qui les communique à l'administration fiscale.

Trois conséquences pour qui construit l'intégration :

• Vous ne dialoguez jamais directement avec l'État. Seules les plateformes agréées peuvent remettre des factures aux destinataires et transmettre des données au PPF. Votre outil de facturation est ce que les spécifications appellent une solution compatible : il échange avec une plateforme, et la plateforme fait le reste.
• Vous avez probablement déjà une plateforme. Il vous en fallait une pour la réception à partir du 1er septembre 2026. Demandez-lui d'abord ce qu'elle propose pour l'émission. Vous êtes libre d'en choisir une autre, mais un seul contrat et une seule intégration, c'est plus simple.
• L'interface est normalisée. La norme AFNOR XP Z12-013 définit les API entre les systèmes des entreprises et les plateformes agréées ; la XP Z12-012 couvre les formats de facture et de statut. Les plateformes proposent aussi des canaux EDI et des portails, et Peppol relie les plateformes entre elles. Demandez ce que la vôtre prend en charge avant de concevoir quoi que ce soit.

Les acheteurs publics restent sur Chorus Pro, et les raccordements existants à Chorus Pro peuvent être conservés.

Ce que votre système doit produire

Une plateforme peut transporter et convertir une facture. Elle ne peut pas inventer des données que votre système n'a jamais eues.

Un format du socle commun

Toute plateforme agréée doit prendre en charge trois formats, tous construits sur la norme européenne EN 16931 : UBL (version 2.1), CII (version D22B) et Factur-X, un PDF dans lequel les données structurées sont embarquées. Les plateformes peuvent en accepter d'autres ; seuls ces trois-là sont garantis.

Choisissez en fonction de ce que votre système sait produire proprement, pas des préférences de chaque client. Un fournisseur ne peut pas imposer un format à un acheteur, et la plateforme de l'acheteur peut convertir vers le format qu'il préfère. Factur-X convient aux entreprises dont les clients veulent encore un PDF lisible ; UBL ou CII conviennent aux flux purement de système à système.

Les données, champ par champ

L'administration publie un tableau des données de facture qu'elle reçoit, mis en correspondance avec les termes métier de l'EN 16931. Quatre mentions sont nouvelles pour la plupart des factures françaises :

• le numéro SIREN du client (BT-47) ;
• la catégorie de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux (BT-23) ;
• l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits, si vous l'avez exercée (BT-8) ;
• l'adresse de livraison complète, si elle diffère de l'adresse de facturation du client (BT-75 à BT-80).

Le reste du socle obligatoire est connu mais doit être structuré : votre SIREN, les deux pays, un numéro de facture issu d'une séquence chronologique et continue, la date d'émission, les totaux hors taxes et de TVA, la devise, et une ventilation de TVA indiquant la base imposable, le montant de taxe et le taux pour chaque taux appliqué (BT-116, BT-117, BT-119). Les champs conditionnels comprennent les numéros de TVA, le motif d'exonération (sous forme de code VATEX), l'autoliquidation, l'autofacturation, une date de livraison différente de la date de facture, et la référence de la facture d'origine sur une facture rectificative.

Plusieurs champs de ce tableau ne sont attendus qu'à partir du 1er septembre 2027 : le détail des lignes (désignation, quantité, prix unitaire), les remises et charges au niveau du document, l'adresse de livraison, la date de la facture rectifiée, la mention d'escompte et le montant de l'éco-participation. L'échéance de 2027 est aussi le jour où le modèle de données s'enrichit pour tout le monde.

Là où les systèmes sur mesure achoppent d'ordinaire :

• La fiche client n'a pas de SIREN, ou contient un SIRET dans le champ SIREN.
• La catégorie de l'opération n'est pas stockée par produit ou par service, si bien qu'une facture mixte ne peut pas être qualifiée.
• La TVA est calculée et arrondie ligne par ligne, et la ventilation par taux ne se réconcilie pas avec les totaux.
• Les avoirs sont des documents isolés, sans référence à la facture qu'ils corrigent.
• Les numéros de facture présentent des trous, ou sont réutilisés après une annulation.

Chacun de ces points se corrige dans le système source, pas dans le connecteur.

Les données d'adressage

L'annuaire adresse par défaut une entreprise privée au niveau du SIREN, mais peut aussi router par SIRET, par code routage ou par suffixe lorsqu'un client veut recevoir ses factures par établissement ou par service. Stockez les bons identifiants pour chaque client. Quand une recherche échoue, la première consigne du guide est de vérifier le SIREN, le SIRET et l'établissement destinataire que vous avez utilisés.

Les statuts du cycle de vie, dans les deux sens

Une facture a désormais un cycle de vie, porté par des messages de statut. Quatre statuts sont obligatoires et remontent à l'administration fiscale :

D'autres, comme « Reçue par la plateforme », « En litige » ou « Paiement transmis », sont facultatifs.

Votre système doit lire les statuts autant qu'il les envoie. Un rejet est technique : format erroné, données manquantes ou incohérentes, mauvais adressage. Vous corrigez et vous renvoyez. Un refus vient de l'acheteur, doit être motivé, et ne peut s'appuyer que sur les motifs admis par la norme (une anomalie réglementaire que la plateforme n'a pas détectée, une erreur de destinataire, des conditions contractuelles non remplies), jamais sur un simple différend commercial. Si vous réémettez après un refus, la nouvelle facture doit porter un nouveau numéro. Les spécifications prévoient qu'une facture refusée ou rejetée est annulée dans votre comptabilité par un avoir interne ; le guide ajoute que si vous contestez un refus, vous ne devez pas en créer un automatiquement.

Encaissée est le statut que les systèmes sur mesure oublient. Pour les prestations de services, dont la TVA est exigible à l'encaissement, ce statut porte le numéro de facture, la date de paiement et le montant encaissé par taux de TVA : c'est par lui que les données de paiement parviennent à l'administration pour le B2B domestique. Votre rapprochement bancaire ou votre module de gestion des créances doit donc alimenter l'intégration de facturation, et ce sont souvent deux systèmes qui ne se sont jamais parlé.

L'e-reporting : tout ce qui n'est pas une facture B2B domestique

La facturation électronique couvre les ventes entre deux assujettis à la TVA établis en France. L'e-reporting couvre le reste, transmis lui aussi par votre plateforme agréée :

• Les ventes à des non-assujettis (B2C), en France ou à l'étranger : des totaux journaliers plutôt que des factures individuelles, ventilés par catégorie (livraisons de biens taxables, prestations de services taxables, ventes à distance intracommunautaires, régimes de marge), avec la base imposable et la TVA pour chaque taux.
• Le B2B international : les ventes à des entreprises non établies en France et les achats auprès d'elles, facture par facture, avec à peu près les mêmes champs qu'une facture domestique. Les achats comptent : une formation achetée à un fournisseur allemand est déclarée par vous, l'acheteur français.
• Les données de paiement, uniquement pour les prestations de services, et ni pour les opérations autoliquidées ni pour les entreprises ayant opté pour la TVA d'après les débits : la date et le montant encaissé par taux de TVA.

Le rythme dépend de votre régime de TVA, selon le tableau des fréquences publié. Au régime réel normal mensuel, les données de transaction partent trois fois par mois (du 1er au 10, du 11 au 20, du 21 à la fin du mois), chacune dans les dix jours suivant sa période, et les données de paiement une fois par mois, avant le 10 du mois suivant. Au régime simplifié, les deux sont mensuelles, à transmettre entre le 25 et le 30 du mois suivant. En franchise en base, les deux partent tous les deux mois civils.

Trois transmissions par mois, c'est une tâche planifiée, pas un tableur. Et si vos ventes B2C passent par une caisse, une boutique en ligne et un outil de facturation, les totaux journaliers doivent venir des trois.

Un plan sur onze mois

En remontant depuis le 1er septembre 2027, et en faisant une croix sur août, parce que c'est août :

1. Octobre 2026 : périmètre. Confirmez votre catégorie de taille et vérifiez si vous êtes membre d'un assujetti unique. Recensez tous les flux qui produisent une facture ou une vente : B2B domestique, B2C, international, avoirs, acomptes, autofacturation, secteur public. Demandez à votre plateforme de réception son offre d'émission : formats, documentation de l'API, environnement de test, statuts renvoyés, e-reporting.
2. Novembre et décembre 2026 : données. Confrontez le tableau des champs à vos données réelles. Ajoutez et vérifiez SIREN et SIRET sur les fiches clients, ajoutez la catégorie de l'opération au catalogue, réglez l'indicateur de TVA sur les débits, auditez la numérotation des factures. Choisissez le format.
3. De janvier à mars 2027 : développement. Le générateur de format ; la validation par rapport à l'EN 16931 et aux règles françaises avant envoi ; le client de l'API de la plateforme ; le traitement des statuts, avec une machine à états pour la facture ; l'alimentation du statut Encaissée depuis la gestion des créances ; les agrégats d'e-reporting.
4. Avril et mai 2027 : tests, puis démarrage volontaire. D'abord l'environnement de test, puis de vraies factures à quelques clients d'accord pour jouer le jeu. Le guide autorise l'émission volontaire avant votre échéance, et en cas d'échec vous pouvez revenir à votre méthode habituelle pour les flux concernés. Le printemps 2027 vous offre les tests en conditions réelles les moins coûteux que vous aurez jamais.
5. Juin et juillet 2027 : élargissement. Tout le B2B domestique passe par la plateforme, l'e-reporting tourne, la première clôture mensuelle et la première déclaration de TVA sont rapprochées de ce que la plateforme a transmis.
6. Août 2027 : gel. Aucune mise en production, une procédure écrite pour les rejets et les refus, des personnes nommément désignées pendant les congés.
7. 1er septembre 2027 : obligation. Puis votre première échéance d'e-reporting, le vrai test du volet déclaratif.

Si vous n'êtes pas prêt le jour J

Le guide rédigé pour le démarrage de septembre 2026 fixe une ligne tolérante : pas de sanctions pendant la phase de démarrage pour les entreprises qui rencontrent des difficultés mais s'inscrivent dans une « trajectoire sérieuse de mise en conformité », appréciée sur des éléments concrets et datés (contrat avec une plateforme, tests, tickets de support). Il précise aussi que ce n'est « ni un report ni une suspension » de l'obligation. Il ne dit pas si la même ligne s'appliquera en septembre 2027.

Les sanctions figurent dans la FAQ : 50 € par facture non émise sous forme électronique, dans la limite de 15 000 € par année civile, la première infraction n'étant pas sanctionnée. Les manquements à l'e-reporting relèvent de l'article 1788 D du CGI.

Considérez le 1er septembre 2027 comme une date ferme, et conservez malgré tout la trace de vos démarches : c'est ce que l'administration vous demandera.

Où nous intervenons

La plupart des PME françaises obtiendront tout cela de leur éditeur de logiciel, et c'est très bien ainsi. Notre travail s'adresse aux autres : nous construisons la génération des formats, le raccordement à la plateforme, le traitement des statuts et les flux d'e-reporting au sein du système qui produit déjà vos factures, et nous corrigeons les données en dessous. Pour en savoir plus, voyez notre service d'intégration de la facturation électronique, et la modernisation d'ERP quand c'est l'outil de facturation lui-même qui pose problème.

Si vous avez une échéance en septembre 2027 et un outil de facturation auquel personne ne veut toucher, écrivez à office@c9group.dev. Nous sommes ingénieurs, pas fiscalistes : le périmètre et le traitement de la TVA relèvent de votre expert-comptable, et nous construisons selon sa réponse.