Obligatorisk e-faktura mellem virksomheder i Spanien fra oktober 2027: det skal specialudviklede og ældre systemer ændre

Fra 6. oktober 2027 skal alle virksomheder i Spanien, hvis volumen de operaciones (omsætningen opgjort efter momsreglerne) oversteg 8 millioner euro i det foregående kalenderår, udstede, sende og modtage deres fakturaer til og fra andre spanske virksomheder som strukturerede elektroniske fakturaer. Fra samme dag skal de som købere fortælle skattemyndigheden, hvornår hver leverandørfaktura er betalt fuldt ud, eller at den er afvist. Alle andre følger efter 6. oktober 2028. Uret begyndte at tikke den 6. oktober 2026.

Den PDF, jeres system mailer i dag, holder op med at være fakturaen. Men det, der tager mange projekter på sengen, ligger på den anden side af regnskabet: kreditorbogholderiet skal indberette betalingsdato og forfaldsdato for hver leverandørfaktura, det betaler, inden for fire dage, weekender og nationale helligdage ikke medregnet.

Kører jeres fakturaer og leverandørbetalinger på et kommercielt ERP-system, der stadig vedligeholdes, er det meste af arbejdet med at udstede jeres softwareleverandørs opgave. Spørg også, hvad de leverer til betalingsindberetningen, for det afhænger af, hvordan jeres treasury registrerer betalinger.

Denne artikel er til virksomheder, hvis fakturering eller kreditorbogholderi kører på noget, ingen sælger en opdatering til: en AS/400-applikation, en gammel Navision-installation, der er tilpasset så meget, at den ikke længere kan opgraderes, eller en faktureringsmotor, jeres eget team har skrevet. Alt nedenfor er opgjort pr. 16. oktober 2026.

Datoerne

Kravet står i artikel 2 bis i Ley 56/2007, som omskrevet ved artikel 12 i Ley 18/2022, loven »Crea y Crece«. Detaljerne står i Real Decreto 238/2026, hvis fjerde slutbestemmelse fastsætter to faser, regnet fra ikrafttrædelsen af ministerbekendtgørelsen om den offentlige løsning:

»a) Doce meses después, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones, calculado conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior. b) Veinticuatro meses después, para el resto de los empresarios y profesionales.«

Den bekendtgørelse er Orden HAC/1028/2026, offentliggjort i BOE den 5. oktober 2026 og i kraft siden 6. oktober. AEAT's implementeringskalender omsætter den til datoer:

Private udvekslingsplatforme har deres egne forpligtelser fra 6. oktober 2027, uanset hvem deres kunder er. AEAT's offentlige løsning skal være tilgængelig mindst to måneder før den første dato, altså senest i starten af august 2027.

To detaljer har betydning for planlægningen. Grænsen opgøres som for moms, over »el año natural inmediato anterior«, det umiddelbart foregående kalenderår: læst bogstaveligt er det 2026 for datoen i oktober 2027, hvilket jeres skatterådgiver bør bekræfte. Og i tolv måneder skal en virksomhed over 8 millioner euro sende en PDF med hver e-faktura, der sikrer læsbarheden (»que asegure su legibilidad«), medmindre kunden frivilligt og udtrykkeligt accepterer kun at modtage originalformatet (»acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original«). PDF'en går aldrig til AEAT.

Hvem der er omfattet, og hvem der ikke er

Forpligtelsen gælder for enhver erhvervsdrivende eller selvstændig i momsmæssig forstand, der skal udstede en faktura, når kunden er en virksomhed med hjemsted, fast forretningssted eller bopæl i Spanien. AEAT's side om anvendelsesområdet tilføjer, at den omfatter transaktioner, der er underlagt moms, IGIC eller IPSI. De Kanariske Øer, Ceuta og Melilla er altså med.

Ikke omfattet, ifølge samme side:

• Forenklede fakturaer, bortset fra de kvalificerede forenklede fakturaer efter artikel 7.2 i den spanske faktureringsbekendtgørelse.
• Salg til forbrugere og salg til virksomheder, der ikke er etableret i Spanien, også salg inden for EU.
• Transaktioner, som økonomiministeriet undtager ved bekendtgørelse, og visse regulerede aktiviteter hos markedsoperatørerne for el og gas og hos IATA's clearinghuse.

Tre ting, der ikke er undtagelser:

• Virksomheder i SII. Hverken dekretet eller AEAT's liste nævner Suministro Inmediato de Información. SII er obligatorisk for virksomheder, der angiver moms månedligt, og artikel 71.3 i den spanske momsbekendtgørelse sætter en virksomhed på månedlig angivelse, når dens volumen de operaciones, opgjort på samme måde, oversteg 6.010.121,04 euro året før. Alle virksomheder i bølgen i oktober 2027, der angiver deres moms til AEAT, er altså allerede i SII. Det holder dem uden for VERI*FACTU. Det holder dem ikke uden for dette krav.
• Baskerlandet og Navarra. VERI*FACTU stopper ved grænsen til de forale områder, men det gør dette krav ikke. Ifølge dekretet skal den offentlige løsning også betjene skatteydere dér gennem aftaler mellem deres skattemyndigheder og AEAT.
• Selvfakturering og fakturering ved tredjemand. Når kunden eller en tredjemand udsteder fakturaen for jer, forbliver forpligtelserne jeres.

Sådan fungerer systemet

Der er to veje, og I kan kombinere dem: private udvekslingsplatforme og en gratis offentlig løsning, som AEAT driver. Private platforme skal forbinde sig med hinanden uden beregning, når en kunde beder om det, så ingen bliver tvunget over på en kundes platform. En virksomhed, der ikke har aftalt med en leverandør at modtage via en privat platform, behandles, som om den har valgt den offentlige løsning.

Fakturaen er en struktureret meddelelse efter den semantiske model i EN 16931, i en af fire syntakser: CII, UBL, EDIFACT eller Facturae (artikel 7.1). Dekretets præambel tilføjer, at Peppol BIS er gyldigt på private platforme. Den offentlige løsning accepterer kun UBL.

Uanset vejen ender AEAT med hver eneste faktura. Et system, der ikke udsteder via den offentlige løsning, skal sende AEAT »simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL« (artikel 6.2), altså en tro elektronisk kopi af hver faktura i UBL, samtidig med at den udstedes. Ifølge bekendtgørelsen markeres kopien i feltet CopyIndicator, den indeholder ingen indlejrede filer, og den afvises, hvis der allerede findes en med samme unikke kode; en afvist kopi rettes og sendes igen, og originalen forbliver gyldig. Den unikke kode består af udstederens NIF (det spanske skattenummer), serie og nummer samt udstedelsesdatoen. Fakturaer, der udstedes via private platforme, bærer en avanceret elektronisk signatur, og adgang til den offentlige løsning via webservice kræver et elektronisk certifikat.

Markedet starter ikke fra nul. Økonomiministeriet skriver: »hoy se intercambian ya más de 550 millones de facturas electrónicas al año en España«, altså over 550 millioner e-fakturaer om året allerede i dag. Det nye er, at alle skal, og at AEAT ser hver faktura og hver betaling.

Hvad et specialudviklet system skal kunne

Udstedelse

• Fakturaer som data, ikke som printlayout. Hver faktura skal findes som en struktureret registrering, før den sendes. I ældre systemer beregnes momsspecifikationen ofte først af den rapport, der printer fakturaen, og den gemmes aldrig.
• Rene stamdata. Den offentlige løsning accepterer kun en faktura, når udstederens og modtagerens NIF er korrekt udfyldt. Adresser, enheder og betalingsbetingelser i fritekst skal mappes til koder.
• De spanske udvidelser. Bekendtgørelsens bilag tilføjer felter, som EN 16931 mangler: indeholdelse af indkomstskat (retenciones), fakturaer udstedt af tredjemand, beliggenheden af en udlejet ejendom, typen af national afgift samt koder for type og metode for en rettelsesfaktura.
• En leveringsvej pr. kunde: en privat platform (og hvilken) eller den offentlige løsning.
• UBL-kopien, i det øjeblik fakturaen udstedes, medmindre I udsteder via den offentlige løsning. En platform kan sende den for jer; forbinder I jer direkte, bygger I den selv.
• Rettelser. Bekendtgørelsen lader jer trække en faktura tilbage (»dar de baja«), når transaktionen aldrig har fundet sted. Andre fejl følger de almindelige faktureringsregler, hvilket i praksis betyder rettelsesfakturaer.
• Overgangs-PDF'en i tolv måneder, hvis I ligger over 8 millioner euro.

Modtagelse og betaling: den største halvdel

Det er her, specialudviklede systemer får skrammer, fordi det griber ind i indkøb, godkendelser og treasury og ikke bare i én fakturaskabelon.

• Modtag strukturerede fakturaer, fra en platform eller fra den offentlige løsning, hvor en modtager når som helst kan hente dem, direkte eller via automatiseret adgang.
• Besked til leverandøren. Artikel 10 kræver, at kunden fortæller udstederen, om og hvornår den har accepteret eller afvist fakturaen, og hvornår den har betalt den fuldt ud, »en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales«, altså inden for fire dage, weekender og nationale helligdage fraregnet. Går fakturaen gennem den offentlige løsning, gælder kun artikel 12.
• Indberetning til AEAT. Artikel 12 kræver, at kunden indberetter den fulde, faktiske betaling af hver modtaget og ikke afvist faktura til den offentlige løsning med datoen, »en un plazo máximo de 4 días naturales desde dicha fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales« (fire dage fra betalingsdatoen, uden weekender og nationale helligdage), og betalingens forfaldsdato. Afvisninger indberettes også; indberettes intet, anses fakturaen for accepteret. Det gælder, uanset hvilken vej fakturaen tog.
• Formatet. Efter artikel 7 og 8 i bekendtgørelsen er det UBL-meddelelser af typen ApplicationResponse (PAYMENT og REJECTION, hver med en annullering), sendt via webservice med fakturaens unikke kode eller én ad gangen via en webformular. Jeres platform kan indberette for jer, hvis I giver den fuldmagt. Er den offentlige løsning nede i mere end 24 timer på AEAT's side, får I fire arbejdsdage, efter at fejlen er rettet.
• Den rigtige betalingsdato. Dekretets præambel definerer den som den dag, leverandøren faktisk får sine penge: kontantbetalingen, debiteringen af betalerens konto ved en overførsel eller den aftalte modregning. »La mera puesta a disposición del proveedor de un mecanismo financiero para adelantar el cobro de la factura no computará«: et finansieringsinstrument, der lader leverandøren få pengene tidligere, tæller ikke. Ved confirming (omvendt factoring) er den dag, banken tilbyder jeres leverandør et forskud, altså ikke den dato, I indberetter.
• Én undtagelse. Når fakturaen selv angiver en betalingsdato på eller før udstedelsesdatoen, svarende til transaktionens dato, anses betalingsindberetningen for foretaget.

For et ældre kreditormodul betyder det nye data: en kobling fra hver bankdebitering tilbage til de unikke koder for de fakturaer, den har afregnet, et flag for fuldt betalt, en gemt forfaldsdato og en kø, der sender meddelelserne og prøver igen inden for fristen, når en afsendelse fejler. Én overførsel, der afregner tredive fakturaer, bliver til tredive betalingsmeddelelser.

Dataene kan bruges til mere end skat. Hvert år i første kvartal sender AEAT Observatorio Estatal de la Morosidad Privada (det spanske observatorium for forsinkede betalinger) oplysningerne til dets liste over virksomheder, der året før overtrådte betalingsfristerne i Ley 3/2004. De datoer, jeres system indberetter, er beviset.

Hvor VERI*FACTU passer ind

Det er to adskilte ordninger. VERI*FACTU, efter Real Decreto 1007/2023, stiller krav til faktureringssoftware for at modvirke svindel: en hashet registrering pr. faktura og en QR-kode. E-fakturering mellem virksomheder fastlægger det format, fakturaerne sendes i, og hvordan betalingen af dem indberettes. Med økonomiministeriets ord: »se trata de dos medidas diferentes«. Dekretet forbinder dem ét sted: en obligatorisk e-faktura skal komme fra systemer, der er tilpasset artikel 29.2.j i den generelle skattelov (Ley General Tributaria), den bestemmelse, som VERI*FACTU udmønter.

For en virksomhed over 8 millioner euro i det almindelige spanske skatteområde (uden for Baskerlandet og Navarra) afgør SII sagen: VERI*FACTU gælder ikke, oktober 2027 gør. For en mindre virksomhed peger begge projekter nu på samme måned. Den 5. oktober 2026 meddelte finansministeriet, at de udestående VERI*FACTU-forpligtelser flyttes »hasta octubre de 2028«, så de falder sammen med e-fakturering for virksomheder op til 8 millioner euro. Pr. 16. oktober 2026 er der ikke kommet nogen retsakt i BOE, der gennemfører det, så VERI*FACTU-datoerne for 2027 er stadig bindende. Vores guide til VERI*FACTU dækker den side.

En plan frem til 6. oktober 2027

Fra midten af oktober 2026 har en virksomhed i første bølge knap tolv måneder. Det er nok til et specialudviklet system, hvis arbejdet starter i dette kvartal.

1. Oktober til november 2026: kortlægning. Hvert system, der udsteder fakturaer til spanske virksomheder, og hvert system, der modtager, godkender og betaler leverandørfakturaer. Få jeres rådgiver til at bekræfte, hvilken bølge I er i.
2. November 2026 til januar 2027: vælg vejen. En privat platform, en direkte forbindelse til den offentlige løsning eller begge dele. Spørg en platform, hvilke syntakser den accepterer, om den sender UBL-kopien og betalingsindberetningerne for jer, hvordan statusmeddelelser kommer tilbage, og om den har et testmiljø.
3. December 2026 til marts 2027: data. Validering af NIF, strukturerede adresser, betalingsbetingelser som data, gemte momsspecifikationer, de spanske udvidelser, mappingen til EN 16931.
4. Januar til maj 2027: kreditorbogholderiet. Behandling af indgående fakturaer, afvisninger, betalingsdatoer fra bankbevægelser, indberetningskøen.
5. Så snart AEAT åbner den offentlige løsning, og senest i august 2027: test hele vejen igennem. Bekendtgørelsen overlader de tekniske specifikationer til det, AEAT offentliggør på sin Sede electrónica, så hold mappingen samlet i ét modul, og regn med revisioner.
6. September 2027: gå tidligt i drift med nogle få kunder og leverandører, med PDF ved siden af.
7. 6. oktober 2027: obligatorisk. Nogen har ansvaret for indberetningskøen fra første dag.

For bølgen i oktober 2028 gælder de samme trin et år senere. Jeres større leverandører begynder at sende jer e-fakturaer i oktober 2027, med den PDF, som ifølge dekretets præambel sikrer læsbarheden for alle andre. Brug det år til at lære at modtage dem.

Hvad der stadig kan flytte sig

• Tidsplanen er skredet før. I marts 2026 forventede økonomiministeriet bekendtgørelsen »antes del 1 de julio de 2026«, altså før 1. juli 2026. Den kom i oktober. Nu kommer datoerne fra selve dekretet, og det ville kræve en ny retsakt at flytte dem.
• EU-betingelsen. Ley 18/2022 gjorde sin artikel 12 betinget af en EU-undtagelse fra artikel 218 og 232 i momssystemdirektivet. Direktiv (EU) 2025/516, en del af ViDA-pakken, ændrede begge artikler fra sin ikrafttræden, så medlemsstaterne kan kræve indenlandske e-fakturaer uden modtagerens accept, og dekretets præambel henviser til det. Om det opfylder betingelsen, er et spørgsmål for jurister; regeringen er gået videre, og vi planlægger efter dens datoer.
• Specifikationerne. Den offentlige løsnings syntaks kan ændres ved en fælles bekendtgørelse fra de to ministerier, og flere syntakser kan blive godkendt.
• Undtagelser for brancher. Økonomiministeriet kan undtage transaktioner ved bekendtgørelse, som regel midlertidigt.
• Sanktioner. Hverken dekretet eller bekendtgørelsen fastsætter egne bøder. Bøden på op til 10.000 euro i artikel 2 bis.9 i Ley 56/2007 gælder for ikke at tilbyde forbrugere e-fakturaer, ikke for fakturering mellem virksomheder. Hvad en fejl på B2B-siden ville koste, er et spørgsmål til jeres skatterådgiver.

Hvor I kan få hjælp

Vi bygger de dele af dette, der lander i jeres egen kode: mappingen til EN 16931 og UBL-outputtet, kopien til den offentlige løsning, ændringer i stamdata, behandlingen af indgående fakturaer ind i kreditorbogholderiet, registreringen af betalingsdatoer og indberetningskøen med dens genforsøg. Vores service til integration af e-fakturering beskriver, hvordan det arbejde foregår. Kommer kravet midt i en systemudskiftning, så se ERP-modernisering, og når ingen tilbage i virksomheden ved, hvordan det gamle program virker, starter det med vedligeholdelse af ældre systemer.

Kører jeres fakturaer eller leverandørbetalinger på et system, som ingen sælger en connector til, så skriv til office@c9group.dev. Vi er ingeniører, ikke jurister eller skatterådgivere: spørgsmål om afgrænsning og ansvar hører hjemme hos jeres rådgivere, og vi bygger efter deres svar.